Workday의 당일 결산 여정: Philippa Lawrence와의 Q&A

재무 팀은 항상 빠르게 움직이고 변화에 적응하라는 요구를 받습니다. 따라서 당일 결산을 실현하는 기술만큼 재무 팀의 즉각적인 관심을 끄는 것도 없습니다. 

월말, 분기말 또는 연말의 보고 기간이 끝날 때까지 재무제표를 조정하는 일은 대개 몇 주가 걸리는 노동 집약적인 프로세스입니다. Workday가 재무회계 기능을 더욱 최적화하기 위한 노력의 일환으로 가능한 한 많은 재무 결산을 자동화하는 여정을 시작한 이유도 여기에 있습니다. 상시 결산, 또는 비접촉 결산이라고도 하는 당일 결산을 통해 신속하게 결산을 완료하고 최신 정보를 제공할 수 있습니다. 목표는 당일 결산이지만, 하나하나 따져보면 재무 기능을 발전시키는 프로세스 개선입니다.

사내 팀과 고객 모두에게 장래의 문제를 해결하고 미래의 재무 업무를 재정의하는, 현대적인 애자일 재무 관리 시스템을 제공하려는 Workday의 폭넓은 비전에서 속도는 고려 사항 중 하나일 뿐입니다. 간단히 말해, 결산을 신속하게 완료할 뿐만 아니라 상시 피드백 루프를 구축할 수 있습니다. 이러한 변화를 통해 더 나은 비즈니스 인사이트를 제공하고, 중요한 전략적 이니셔티브에 투입할 리소스를 확보하며, 모든 이해 관계자에게 종합적인 재무 정보를 제공할 수 있습니다. 게다가 재무 팀은 결과를 분석하고, 기업 실적에 관한 코멘트를 준비하고, 전략적 비전을 명확하게 제시하는 데 집중할 시간을 얻습니다.

Workday 최고회계책임자(CAO) 겸 Vice President인 Philippa Lawrence가 최근 인터뷰에서 당일 결산에서의 기술의 역할, 그리고 더 웅대한 목표에 관한 자신의 비전을 밝혔습니다.

Workday 최고회계책임자(CAO)로서 Workday 당일 결산 이니셔티브의 총괄 스폰서를 맡고 계시는데요, 이 이니셔티브에 관해 자세히 말씀해주시겠어요? 

결산은 기업 회계의 중요한 부분이지만, 정확한 정보는 수치가 의미하는 바를 심층 분석하고 비즈니스 전략을 구체화하는 조직 차원의 노력을 통해서만 탄생합니다.

Workday에서는 계속 업무 방식을 재정의하여 재무 프로세스의 장애 요소를 제거하고 있습니다. 끊임없는 자동화를 통해 결산을 혁신하고 재정의합니다. 현재 공동 사장이지만 당시에서는 CFO였던 Robynne Sisco와 대화하면서 당일 결산에 도전하기로 했습니다. 그리고 지금, 새로운 CFO인 Barbara Larson과 협력하여 당일 결산 목표를 채택하고 프로세스를 발전시키고 있습니다.

재무 정보가 끊임없이 기록되고 있다는 측면에서, 당일 결산 또는 상시 결산의 목표는 언제라도 결산을 완료하는 것입니다. 항상 최신 정보에 액세스할 수 있다는 의미입니다. 당일 결산은 우리 재무 팀과 고객이 빠르게 추진하는 목표입니다. 관계자 모두 이번 팬데믹 기간에 그 가능성과 가치를 확인했습니다. 가상 환경에서 결산할 뿐만 아니라 언제 어디서나 정보에 액세스할 수 있으니까요.

이 이니셔티브의 전략적 중요성은 무엇인가요?

이 이니셔티브는 공동의 목표 아래 이루어지는 팀워크입니다. 기술을 활용하여 회계의 번거로운 작업, 예를 들어 송장의 수동 데이터 입력이나 수동 분개장 작성과 같은 일을 해결함으로써 자원을 비즈니스에 가치 있는 인사이트를 제공하는 데 집중할 수 있다는 우리의 가설을 증명합니다.

당일 결산은 우리에게 귀중한 시간을 돌려줍니다. 그리고 오늘날의 비즈니스 환경에서는 시간이 경쟁력입니다.

이 노력의 일환으로, 회사의 주식 보상 프로그램이나 환 헤지와 같은 데이터 집약적이고 매우 복잡한 프로세스를 대상으로 여러 구체적인 자동화 사용 사례를 개발했습니다. 회계 팀의 일상을 근본적으로 바꿀 프로젝트에 참여한다는 생각에 우리 팀은 열정적으로 참여하고 있습니다. 당일 결산을 목표로 삼아 효율성을 크게 개선하고 단계적인 자동화를 완료하는 중입니다.

오늘날 결산 프로세스 개선이 중요한 이유와 재무 임원이 결산 기간 단축을 원하는 이유는 무엇인가요?

결산 시간 단축은 일관된 목표였습니다. 이 시간은 일반적으로 모니터링되는 메트릭입니다. 하지만 Workday와 같이 빠르게 성장하는 회사에서 결산 시간 단축이 왜 그렇게 중요할까요?

무엇보다도 결산이 빨라질수록 의사결정자가 더 신속하게 정보를 수집합니다. 지난 몇 년의 가파른 변화와 불확실성을 감안할 때 더욱 중요한 이점이죠. 우리 팀은 이제 개별 트랜잭션을 확인하는 데 시간을 허비하지 않습니다. 대신, 비즈니스 팀에서 수치 이면의 ‘원인’을 이해하는 데 도움이 될 데이터의 이상 요인이나 추세를 찾아내는 데 주력합니다. 

매니지먼트 리포트 프로세스 대부분을 자동화했기 때문에 보고 주기를 50% 단축하고, 분기마다 임원진에게 최신 정보를 제공하는 데 걸리는 시간도 3일에서 몇 시간으로 크게 줄였습니다.

따라서 결산 완료 및 내부 보고의 속도 면에서는 당일 결산의 비전을 실현할 수 있고 고객에게도 그 노하우를 전수할 수 있다는 확신이 있습니다. 또한 [미국 증권거래위원회(SEC)에] 자료를 제출하는 속도도 중요합니다. 2022년 1월 31일에 마감한 최근 회계연도는 실적 리포트를 처음 공표한 당일에 Form 10-K 자료를 제출했습니다. 이렇게 할 수 있는 곳은 많지 않습니다.

하지만 속도가 유일한 고려사항은 아닙니다. 기업의 성장 잠재력, 고객의 정서와 모멘텀, 기업의 목적과 가치, 그리고 불확실한 경제 환경에서 발휘되는 회복탄력성에 주목하는 투자자 및 기타 이해 관계자에게 전달되는 정보의 품질도 중요합니다. 이상적인 결산의 진정한 조건은 빠른 속도와 일관된 품질의 조합입니다.

다른 여러 재무 시스템을 다룬 경험이 있으신데요, 당일 결산이 가능하다고 생각하시는 이유는 무엇입니까?

Workday의 2가지 차별화 요소가 당일 결산을 쉽게 해낼 수 있다는 확신을 심어줬습니다. 첫 번째는 Workday의 데이터 모델입니다. Workday에서는 항목을 입력하고 몇 초 후에 연결회계를 실행하면 해당 항목이 포함되어 있습니다.

이 데이터 모델 덕분에 Workday 리포트 내에서 간접 및 직접 현금흐름 명세서를 자동으로 생성합니다. Workday 기본 차원인 Worktag를 사용하면, 추가 속성을 트랜잭션 태그로 지정하여 불필요한 수작업을 없애고 기본 트랜잭션을 역추적할 수도 있습니다.

Workday의 데이터 모델은 15개가 넘는 외부 소스의 운영 데이터를 결합하여 모든 회계 기능을 단일 시스템으로 통합하는 지능형 데이터 코어에 의해 구현됩니다. Workday 재무 관리와 Workday Accounting Center 및 Workday Prism Analytics가 지능형 데이터 코어의 기초를 구성합니다. 결산 중에 외부 데이터의 회계 정보 생성을 자동화하여 50시간 이상을 단축했습니다.

두 번째는 ‘미래 보장형’ 재무 시스템을 가능하게 하는 Workday의 적응형 아키텍처입니다. 새로운 디멘션, 법인 또는 비즈니스 프로세스를 빠르고 쉽게 생성합니다. 또한 Workday를 사용하면, 몇 년 전에 있었던 수익 인식 원칙의 변화, 최근 임대 회계 표준 등 진화하는 규제 환경에 더욱 쉽게 적응할 수 있습니다.

당일 결산을 구현하는 과정에서 지금까지 어떤 이점을 누리셨습니까?

여러 모범 사례를 통해 큰 효과를 거뒀습니다. 무엇보다도, 결산 프로세스 초기에 문제를 미리 찾아내는 것이 가능해졌습니다. 신속하게 수정 조치를 하여 문제가 표면화되기 전에 방지합니다.

또한 수동 분개장 입력을 거의 하지 않습니다. Workday 시스템의 자동화 기능을 이용하여 현금흐름을 거의 100% 자동화하고 100% 청구 정확도를 달성했는데, 물론 예외적인 상황은 있습니다. 하지만 Workday가 이러한 예외를 규명하므로, 결산에 영향을 미치기 전에 신속하게 처리하고 해결합니다. 또한 더 많은 머신러닝 기능을 도입하고 있으므로, 더 큰 가치를 창출할 것입니다.

기업이 각자의 결산 프로세스를 간소화하기 위해 적용할 모범 사례를 강조해 오셨습니다. 이에 관해 말씀해 주시겠습니까?

먼저, 결산과 관련된 모든 사람을 대상으로 결산에 관한 설문조사를 하면 위험을 표면화하고, 피드백을 제공하고, 잘되는 일과 그렇지 않은 일을 구분할 수 있습니다. 이러한 정보는 거시적인 관점을 제공하므로, 병목 지점이나 위험 영역을 더 쉽게 식별하게 됩니다.

다음으로, 재무 계획 및 분석(FP&A) 팀과의 협업과 파트너십을 강화할 수 있습니다. 같은 데이터세트를 사용하기 때문에, 예산과 실제 비용에 관한 실시간 인사이트를 얻습니다. 이를 통해 차이를 더욱 쉽게 ​​해결할 수 있습니다.

세 번째로, Workday의 대시보드를 사용하여 최고회계책임자(CAO) 커멘드센터를 만듭니다. 이 커멘드센터에서 현금수금, 외상매출금(AR) 분석, 매출채권회전일(DSO), 매입채무회전일(DPO), 손익계산서(P&L) 비용 추이 등 중요 메트릭을 확인할 수 있습니다. 따라서 월말뿐만 아니라 한 달 내내 이상 추이를 발견하고 조치를 할 수 있습니다.

네 번째로, 결산을 모니터링합니다. 기말 결산 대시보드가 실시간 정보를 제공합니다. 여기에는 결산 프로세스의 개략적인 상태를 경영진에게 제공하는 리더 대시보드와 결산 완료까지 남은 모든 작업을 우리 팀에게 보여주는 결산 개요 대시보드가 포함됩니다.

마지막으로, 규제 기관 신고 자료, 뉴스 보도 자료, 투자자 상담 준비 자료 등과 같은 외부 보고를 위한 종합 재무 분석을 수행합니다. FP&A 팀과 회계 팀이 같은 데이터로 작업하기 때문에 수치가 정확한지 확인하는 심층 분석이 가능합니다.

결산 프로세스가 단축되면 또 누가 혜택을 받을까요?

직원에게 유익합니다. 특히 팬데믹 기간에 확인한바, ‘대량 퇴직’을 야기한 요인으로 미루어보건대, 사람들이 새로운 관점으로 삶의 질을 중요하게 생각하게 되었음을 알 수 있습니다. 여기에는 워라밸 개선이 포함되는데, 당일 결산이 이를 지원합니다.

물론, 재무 팀이 몇 주씩 매달려야 했던 프로세스가 크게 간소화되면, 인재 채용과 유지에도 도움이 됩니다. 현재와 가까운 미래에 성공하려면 절대적으로 중요한 조건입니다.

재무 전문가가 일하고 싶은 회사는 비즈니스에 도움이 되는 까다롭고 복잡한 문제 해결에 필요한 기술을 제공하는 회사입니다. Workday의 적응형 아키텍처와 독창적인 오브젝트 데이터 모델을 사용하면, 적절한 액세스 권한이 있는 팀의 누구나 자신만의 대시보드나 리포트를 실행하고, 트랜잭션 수준의 세부내용까지 드릴다운하고, 특정 수치나 추이 이면의 정보를 확인하고, 자신의 결정이 어떤 영향을 미칠지 스스로 답을 구할 수 있습니다.