Harvard Business Review: 4 manieren waarop procurement verandert in 2021 - en daarna.

Een onstuimig jaar gekenmerkt door veranderingen heeft de behoefte aan digitale transformatie alleen maar groter gemaakt. Toch geeft 92% van de procurementmanagers in een onderzoek van Harvard Business Review aan dat zij hun digitale processen niet als 'de beste in hun klasse' beschouwden aan het begin van de pandemie.

Toen er wereldwijd overgestapt moest worden op thuiswerken werden procurementteams voor enorme uitdagingen gesteld, want ondanks de digitale beperkingen moesten ze een volatiele vraag en verstoorde supplychains beheren. De teams kregen de opdracht om schaarse persoonlijke beschermingsmiddelen in te kopen, nieuwe leveranciers te ondersteunen en de bedrijfscontinuïteit veilig te stellen. Tegelijkertijd moesten ze de risico's en kosten voor het bedrijf beperken.

Om door deze onzekere tijden te navigeren werd het belang van procurement duidelijk - wat een begin vormt voor een nieuwe toekomst. Procurement werd tijdens de pandemie een van de belangrijkste strategische busines partners en zal dit ook blijven. Journalist Fareed Zakaria verwoordde het zo: "Het grootste effect van COVID-19 is het versnellen van trends die al in gang gezet waren."

Om deze ontwikkelingen bij te blijven moeten procurementteams van moderne tools worden voorzien om hun werk beter, sneller en slimmer dan ooit te voren te kunnen doen. In het laatste rapport voorspelt Harvard Business Review dat procurement zich op de volgende manieren zal ontwikkelen:

Het prioritiseren van leveranciersrelaties

Procurement is niet langer uitsluitend gericht op kostenbesparing. Juist het vermogen van procurementteams om hechte leveranciersrelaties op te bouwen en te onderhouden is van cruciaal belang voor de toekomst. In een wereld gekenmerkt door een volatiele vraag, veranderend consumentengedrag en veranderde markten, zijn leveranciersrelaties van fundamenteel belang.

Zo bleek tijdens de coronapandemie dat procurementteams die in realtime met hun leveranciers konden samenwerken beter in staat waren om creatieve oplossingen te vinden, zoals verlengde betalingstermijnen, opnieuw onderhandelde minimums en wederzijds voordelige contracten.

Leveranciersrelaties zijn cruciaal in tijden van herstel, maar zijn ook een belangrijke resource voor de toekomst, om een voorsprong te krijgen op de concurrentie. Ondernemingen die de kracht van hun leveranciersnetwerk succesvol inzetten kunnen productinnovatie stimuleren waardoor hun omzet wordt verhoogd. Ook evalueren bedrijven hun supplier management-strategieën om leveranciersinnovaties aan te moedigen. In een onderzoek van Harvard Business Review Analytics Service gaf 60% van de ondervraagden aan dat ze hun plannen voor het digitaliseren van leveranciersmanagement versneld aan het doorvoeren zijn.

Wanneer procurementteams strategisch samenwerken met leveranciers, zijn zij beter in staat om risico's te beperken en concurrentievoordeel te genereren. Teams die de toon zetten worden ondersteund door technologie om in realtime samen te werken, wat een grote impact heeft op de hele onderneming.

Automatisering voor betere inzichten

Een andere belangrijke verschuiving is de opkomst van automatisering. In een rapport van Harvard Business Review stelt Dr. Elouise Epstein, partner bij het internationale managementadviesbureau Kearney, dat "we op een kruispunt staan wat betreft inkoop en de manier waarop we dingen doen'' en dat "digitale technologieën de meeste routinematige inkoopprocessen binnen drie tot vijf jaar zullen automatiseren.” Met nieuwe automatiseringsmogelijkheden op het gebied van spendmanagement besparen procurementteams tijd, die besteed kan worden aan strategisch werk om betere resultaten voor het bedrijf te realiseren.

Door automatisering en digitalisering kunnen inkoopmanagers hun stakeholders ook volledige inzichten bieden. Door het samenvoegen van contract-, leveranciers- en projectdata ontstaat er een totaaloverzicht van het end-to-end sourcing proces.

Een uniforme 'core' van data bespaart procurementteams niet alleen tijd, maar het vereenvoudigt tevens het rapportageproces. Dankzij geautomatiseerde rapportages kunnen procurementmanagers overal de resultaten bekijken en aanbevelingen geven aan de C-suite op basis van realtime informatie. Nu de rol van procurement en spend management steeds strategischer wordt moeten teams kunnen vertrouwen op automatisering en gecentraliseerde data om cyclustijden te reduceren en betere beslissingen te nemen.

Veerkrachtige, agile sourcing

De internationale onzekerheid en supplychainverstoringen ten gevolge van de pandemie lieten zien hoe snel procurement bedrijven kon stabiliseren om de bedrijfscontinuïteit veilig te stellen. In de toekomst zal van procurement een belangrijke rol worden verwacht bij het ondersteunen van organisatorische agility met duurzame, veerkrachtige leveranciersnetwerken.

Naast het opbouwen van nieuwe relaties met leveranciers en het ondersteunen van het bedrijf bij het navigeren door een veranderende wereld, werd ook risicobeheer een belangrijke verantwoordelijkheid voor procurement. Inkoopmanagers met volledig inzicht in hun contracten en met realtime samenwerkingsmogelijkheden waren in staat om snel te reageren en risico's in te schatten.

Als er iets is dat we de afgelopen jaar hebben geleerd, dan is dat het feit dat verandering onvermijdelijk is. Ondernemingen werden gedwongen om zich aan te passen omdat markten en consumentengewoonten snel fluctueerden. Met een veerkrachtig en agile procurementteam kunnen bedrijven zich aanpassen aan verandering en tegelijk strategische plannen voor de toekomst.

Een doelgerichte organisatie ondersteunen

Met verbeterd inzicht in leveranciers en compliance kan procurement een centrale rol spelen bij het handhaven van bedrijfswaarden. Dit kan onder meer door het samenwerken met een meer diverse groep leveranciers. De verstoring van de supplychain van het afgelopen jaar heeft barsten in de conventionele leveranciersrelatie aan het licht gebracht en heeft bedrijven ertoe aangezet om contracten te sluiten met kleinere, lokalere leveranciers om hun supplychain te versterken. Ondernemingen met robuuste programma's voor diversiteit op het gebied van leveranciers zien een indrukwekkend rendement.

Procurement is ook een belangrijke drijfveer voor het stimuleren van ethische praktijken. Compliance en risicomanagement waren altijd al kernonderdelen van procurement en de recente wetgeving inzake mensenrechten heeft deze rol onderstreept.

Wetten zoals die in Californië, de Europese Unie en Australië eisen dat internationale bedrijven bewijzen dat er geen sprake is van schendingen van de mensenrechten in hun waardeketens. Ondernemingen verwachten van procurement dat ze hun leveranciers (en de leveranciers van hun leveranciers) doorlichten om aan deze wetten te voldoen en rechtvaardigere arbeidsomstandigheden te creëren. In het rapport noemt de CPO van Johnson & Johnson, Shashi Mandapaty, deze focus op sociale verantwoordelijkheid 'corporate citizenship'.

Het nieuwe bedrijfsmodel voor procurement

De gebeurtenissen van het afgelopen jaar hebben de evolutie van procurement alleen maar versneld. Ondersteund door cloudoplossingen kunnen toonaangevende teams hun leveranciersrelaties versterken, de C-suite inzicht geven, organisatorische agility ondersteunen en bijdragen op het gebied van duurzaamheid.

In een recent rapport schetst Harvard Business Review de belangrijkste veranderingen op het gebied van procurement en hoe executives kunnen zorgen dat hun teams over de tools beschikken om het nieuwe normaal het hoofd te bieden. Ontdek hoe u procurement binnen uw eigen organisatie verbetert, zodat het een strategische partner voor uw bedrijf wordt.