Waarom geïntegreerde personeelsplanning essentieel is voor organisatorische agility

De pandemie heeft een impuls gegeven aan thuiswerken. Er is ook geen weg meer terug: zo voorspellen onderzoekers dat het totale percentage thuiswerkers in 2021 zal verdubbelen. In het licht van deze onzekerheid is één ding zeker: verouderde processen voor personeelsplanning voldoen niet meer.

Image placeholder

Thuiswerken gaat niet meer weg. In het begin van de coronapandemie werd thuiswerken over de hele wereld verplicht of aangemoedigd. Het totale percentage thuiswerkers zal in 2021 naar verwachting wereldwijd verdubbelen.76% van de werknemers wereldwijd zegt dat ze vanuit huis willen blijven werken

De kans is klein dat deze cijfers veel afnemen. Kate Lister, President of Global Workplace Analytics, schat dat ongeveer 70% van de workforce tegen 2025 ten minste één werkweek per maand thuis zal werken. 

Voor agile organisaties roept deze ingrijpende verandering een aantal belangrijke vragen op als ze kijken naar personeelsplanning. Wat betekent deze verandering voor de traditionele kantoorruimte? Hoe beïnvloedt dit de efficiëntie en productiviteit van medewerkers? Welke impact heeft dit op talentacquisitie, talentontwikkeling en retentie?

In het licht van deze onzekerheid is één ding wel zeker: verouderde processen voor personeelsplanning voldoen niet meer. Daarom moeten HR-leaders zich voorbereiden op wat er komen gaat.

Laat personeelsplanning niet de zwakste schakel van uw organisatie zijn

Executives zagen het aannemen van personeel in het verleden als een kwestie van headcount en 'cost per hire'. Dit bekrompen perspectief wordt in stand gehouden door traditionele planningsprocessen, die zich kenmerken door arbeidsintensieve taken, verouderde data, en versnipperde communicatie tussen afdelingen. Hoewel de vertrouwde traditionele planningsprocessen nog veel worden gebruikt voor jaar- en kwartaalplannen heeft de pandemie een einde gemaakt aan het idee dat deze statische benadering geschikt is voor personeelsplanning in een moderne wereld.

Dit wordt versterkt door de huidige transformatie die HR ondergaat. Nog voor de pandemie introduceerde Deloitte de term 'exponential HR' om een breder en meer omvattend invloedsgebied van HR te beschrijven. Een invloedssysteem dat doordringt in het volledige ecosysteem van het bedrijf. 'Exponential HR' beschrijft ook een verschuiving in het perspectief van HR, waarbij de focus van HR zich verbreed naar de werknemers, personeelsplanning en het werk zelf. In dit meer strategische scenario wordt HR ook verantwoordelijk voor analytics en markttrends om de behoeften van het bedrijf op het gebied van vaardigheden en technologie te beoordelen.

Toch is personeelsplanning bij veel organisaties nog onsamenhangend. Bij deze organisaties kijkt finance naar de headcount (met de bijbehorende kostenoverwegingen), terwijl HR zich richt op het opbouwen van het ideale personeelsbestand (met inbegrip van vaardigheden en capaciteitsplanning, successieplanning, plannen voor talentsourcing enzovoort). Een onsamenhangende personeelsplanning wordt gekenmerkt door geïsoleerde besluitvorming en slecht afgestemde doelstellingen en prioriteiten. Het resultaat is suboptimale recruitment waarbij niet wordt voldaan aan de beoogde groei en toekomstplannen van het bedrijf. Als HR vertrouwt op traditionele planning kan het minder goed inspelen op de dynamische werkelijkheid van het bedrijf. En dat is een probleem.

Met een moderne planningsoplossing in de cloud bent u wel goed op weg naar een wendbare, meer strategische HR-functie.

Organisatorische agility vereist geïntegreerde, continue personeelsplanning

De kern van de zaak? Als u niet opereert met agility doet u uw bedrijf tekort. Dit is wellicht de reden dat steeds meer HR-leaders kiezen voor een geïntegreerde aanpak voor personeelsplanning.

Deze geïntegreerde personeelsplanning biedt de mogelijkheid om de personeelsplanning te synchroniseren met alle andere bedrijfsplannen: bedrijfsstrategie, financiën, bedrijfsvoering, afdelingsbudgetten en forecasts. Zo ontstaat er een dynamisch personeelsplan dat is afgestemd op de strategische bedrijfsdoelen. Zo kunnen HR-teams uiteindelijk overstappen van tactische headcountplanning naar strategische personeelsplanning om zo de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plaats te zetten.

HR-teams die geïntegreerde planning hebben omarmd kunnen de huidige situatie nauwkeuriger inschatten, anticiperen op veranderingen, snel bijsturen en de organisatorische agility verhogen.

De kracht van scenarioplanning benutten

Nu de werkplek evolueert is scenarioplanning wellicht het nuttigste onderdeel van geïntegreerde planning. Met scenarioplanning kunnen HR-leaders verschillende what-if-scenario's modelleren en potentiële uitkomsten voorspellen. Bedrijven die hun personeelsbestand willen optimaliseren kunnen zo snel en eenvoudig meerdere contingencyplannen ontwikkelen en herzien.

De scenario's voor personeelsplanning variëren van het modelleren van urgente behoeften tot het krijgen van inzicht in de langdurige gevolgen van aanstelling, outsourcing, werken op afstand en meer. Met een moderne omgeving voor personeelsplanning kunt u scenario's ontwikkelen voor:

  • De kosten van om- en bijscholing. Nu digitale transformatie de rol van de huidige medewerkers verandert moeten besluitvormers alle gevolgen van om- en bijscholing modelleren om 'skill gaps' te adresseren.

  • Productiviteit van thuiswerkers. Door te onderzoeken of en hoe thuiswerken de productiviteit beïnvloedt kunt u nieuwe metrics en benchmarks introduceren.

  • Vaardigheden opbouwen/kopen/inhuren. Organisaties moeten kosten-batenanalyses maken voor het opbouwen, kopen of inhuren (of wellicht een combinatie van de drie) van de vaardigheden die in de toekomst nodig zijn.

  • Werknemersbehoud. Het bepalen van de financiële en operationele voor- en nadelen van verschillende retentie- en ontwikkelingsinspanningen wordt steeds belangrijker nu de opkomst van thuiswerken de mogelijkheden voor werknemers aanzienlijk verruimt.

Naast de mogelijkheid om het beste, slechtste en meest waarschijnlijke scenario te modelleren, biedt een moderne en geïntegreerde planningsaanpak ook het voordeel dat u snel en eenvoudig modellen kunt bijstellen om van koers te veranderen. Dankzij scenarioplanning kan HR werken met actuals uit HCM-, CRM- en andere bedrijfsapplicaties, eventueel verrijkt met externe data, om goed geïnformeerde strategische beslissingen te nemen en snel nieuwe scenario's te implementeren als de situatie verandert.

Scenario's voor personeelsplanning variëren van het modelleren van urgente behoeften tot inzicht in de langdurige gevolgen van recruitment, outsourcing, ontwikkeling enzovoort.

Plannen voor disruptie

Functionaliteiten zoals scenarioplanning lijken misschien ver verwijderd van uw huidige processen voor personeelsplanning, maar zodra u een moderne planningsoplossing in de cloud heeft uitgerold bent u al goed op weg naar een agile, strategische HR-functie. En nu verandering en disruptie eerder de regel zijn dan de uitzondering, is er geen tijd te verliezen.

Download 'Plannen voor een veerkrachtig personeelsbestand: een gids over de rol van strategische personeelsplanning bij organisatorische agility' en ontdek hoe uw organisatie de agility kan verbeteren met behulp van personeelsplanningsfuncties zoals scenarioplanning.

Meer om te lezen