Checklist voor CFO's: efficiënt terugkeren naar de werkplek

We weten nog steeds niet of en wanneer we terugkeren naar 'business as usual'.

Uit een onderzoek van PwC onder 330 Amerikaanse financeleaders dat in juni 2020 werd uitgevoerd, bleek dat een derde van de Amerikaanse CFO's toen verwachtte dat het nog langer dan zes maanden zou duren. In april 2020 dacht slechts 2% van de CFO's dat het herstel zo lang zou duren.

Financeleaders spelen een belangrijke rol bij het beoordelen van de mogelijkheden om terug te keren naar de werkplek en het evalueren hoe de business in de toekomst effectiever kan reageren.

Omdat er geen universele strategie bestaat voor een overgangsperiode zoals deze hebben mijn collega's bij Workday, met behulp van het onderzoek van PwC (een Workday-partner), samen met onze klanten en branche-experts gewerkt aan onderstaande lijst. Het biedt een startpunt om uw organisatie te helpen met een succesvolle herstart.

Financiële planning

• Bereken de kosten van het beter uitrusten van de werkplek voor meer veiligheid. Volgens het onderzoek van PwC is 78% van de CFO's van plan hun faciliteiten aan te passen om social distancing te bevorderen. Ook is 83% van plan om nieuwe veiligheidsmaatregelen te introduceren. Misschien moeten er verbeteringen worden doorgevoerd om te zorgen dat uw faciliteiten voldoen aan richtlijnen voor social distancing of andere aanbevelingen. Bekijk de kosten voor het aanpassen van foyers, kantoorruimten, vergaderruimten, toiletten, kantines en uw airconditioning-, verwarmings- en ventilatiesystemen. Komt er een testfaciliteit op locatie? Wat zijn de gevolgen hiervan? En hoe zorgt u dat eventuele sportvoorzieningen veilig zijn voor uw werknemers, als ze überhaupt openblijven?

• Bekijk de kosten van nieuwe rollen en processen. Misschien overweegt uw bedrijf een Chief Health Officer of Chief Medical Officer aan te stellen. Misschien wilt u bepaalde procedures implementeren die specifieke benodigdheden vereisen, zoals nieuwe schoonmaakrichtlijnen, hygiënestations en systemen voor gezondheidschecks. Aangezien het de verwachting is dat deze pandemie nog enige tijd zal aanhouden, moet u niet alleen rekening houden met opstartkosten maar ook de lopende kosten van deze maatregelen.

• Denk na over alles. Het is belangrijk om de werkervaring te beoordelen, met de daarbij behorende onkosten. Zo worden reiskosten, die in april met 95% waren gedaald, een voor de hand liggende optie voor OpEX-besparingen, in elk geval voor de komende maanden. En als een groter deel van het personeel thuiswerkt kunt u wellicht besparen op huur, verwarming, airconditioning en andere operationele overheadkosten.

• Overweeg 'zero-based budgeting'. Sommige bedrijven kijken niet alleen naar kostenbesparingen, maar implementeren zero-based budgeting, met de gedachte dat een schone lei tot de grootste besparingen zal leiden. Het is meer werk dan een grondige kostenanalyse, maar het is wel zinvol als u zeker wilt weten dat elke euro goed wordt besteed. In een onderzoek onder financeleaders in april 2020 stelde Gartner dat een kwart (26%) van de CFO's van plan was 'zero-based budgeting' te implementeren als antwoord op de wereldwijde pandemie.

Operationele planning

• Werk samen met de business. De kans is groot dat u dit al doet: uit onderzoek van Gartner in april 2020 bleek dat executive-managementteams twee tot drie keer per week of zelfs dagelijks vergaderen naar aanleiding van COVID-19. Als onderdeel van deze samenwerking moeten businessleaders verschillende terugkeermogelijkheden forecasten en vergelijken. Wat is de impact van de verschillende scenario's op de capaciteit van de werkplek en op de productiviteit?

• Wees u ervan bewust dat elke locatie anders is. Iedere locatie moet onafhankelijk worden beoordeeld. Een mogelijke aanpak is een scorecard op basis van het aantal infecties en de trends. Hierbij krijgt elke locatie een 'readiness score'. Geef lokale managers wat ze nodig hebben om een grotere rol te spelen bij de terugkeer van hun teams.

• Vergelijk what-if-scenario's voor verschillende regio's en locaties. Een heropening ziet er overal weer anders uit. Restaurants moeten bijvoorbeeld nagaan wat een heropening betekent voor hun toeleveringsketen, voedselvoorraad, vestiging, capaciteit en werknemers. Dit vereist flexibele scenarioplanning, iets wat volgens Gartner al door drie vijfde van de senior financeleaders is gebruikt om voor te bereiden op de tweede golf van de uitbraak

• Denk aan uw klanten. Hoe worden uw opbrengsten beïnvloed door een beperkte capaciteit op locatie? Voor een klant van Workday Adaptive Planning in het hoger onderwijs gaat het bij terugkeren naar de werkplek over de terugkeer naar fysiek onderwijs. Dit betekent dat ze actief:

  • Scenario's modelleren over de kans dat er minder inschrijvingen zijn dan verwacht, en daarmee ook minder inkomsten.

  • Evalueren wat de financiële gevolgen zijn voor het voortzetten of zelfs uitbreiden van online colleges in het najaar.

  • Extra kosten incalculeren voor betere schoonmaak- en hygiëneprocedures in klaslokalen en andere faciliteiten.

  • Forecasts die langetermijnbeslissingen aansturen, zoals onderzoeksinitatieven of curriculumuitbreiding, actief aanpassen.

Workforce Planning

• Modelleer hoe werknemers kunnen terugkeren. Zo plannen sommige organisaties voor een gelijktijdige terugkeer naar de primaire werkplek van alle werknemers. Andere bedrijven, zoals Workday, kiezen voor een gefaseerde aanpak. Hoe dan ook, u moet bepalen wie er op welk moment kan terugkeren. Een van de opties is om eerst te identificeren welke facilitaire functies essentieel zijn om de werkplek draaiende te houden. Die data kunt u dan combineren met inzichten in welke werknemers vinden dat ze moeten terugkeren (hun thuissituatie is mogelijk niet geschikt voor thuiswerken) of eenvoudigweg willen terugkeren (ze zijn graag op het werk bij collega's). Wat ons bij het volgende punt brengt:

• Neem de mening van werknemers mee in uw besluitvorming. Bij het bepalen van uw terugkeerstrategieën moet u rekening houden met de voorkeuren van werknemers. Het HR-team van Workday organiseert 'Feedback Fridays' om met onze Best Workday Survey de mening van medewerkers te peilen en volgen. Dit is het perfecte moment om deze functie in uw eigen omgeving te implementeren. Hoe u het ook aanpakt, werk samen met HR om te zorgen dat uw actieplan overeenkomt met hun plannen.

• Als u testprocedures wilt implementeren, bepaal dan welke er passend zijn. Gaat u gezondheidschecks intern afhandelen of verwijst u medewerkers door naar plaatselijke aanbieders voor tests of andere diensten? Dit kan locatieafhankelijk zijn: elk land en elke regio heeft weer andere richtlijnen of eisen.

• Bepaal een strategie voor het aanpassen van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Bekijk de impact van potentiële veranderingen in ziektekostenverzekering, ziekteverlof, betaald verlof enzovoort.

• Blijf wendbaar. Elke beslissing moet flexibel zijn en werknemers laten kiezen of ze er al dan niet gebruik van willen maken, niet alleen vanwege de kans op een nieuwe golf, maar ook voor het welzijn en de veiligheid van uw personeel. PwC stelde vast dat 54% van de CFO's van plan is om van thuiswerken een permanente optie te maken.

Gebruik elke tool die u heeft

Hoe uw planningsproces voor de terugkeer naar het werk er ook uitziet, maak gebruik van de krachtige tools die u al heeft. Dit is precies wat Workday-klanten doen: sinds het begin van de pandemie hebben ze meer aandacht besteed aan planning om hun agility en veerkracht te verhogen in deze ontwrichtende tijd. Begin maart 2020 creëerden Workday Adaptive Planning-klanten 30 keer meer forecasts en scenario's dan gewoonlijk. En de mate van modellering en herkalibratie was gemiddeld 15 keer hoger.

Maak gebruik van alle beschikbare technologieën en data om duidelijkheid te krijgen over de toekomst. Gebruik vervolgens al uw resources om met vertrouwen actie te ondernemen, wendbaar te reageren op veranderingen en kansen te grijpen wanneer ze zich voordoen. Als u dit doet, is de kans groot dat u in de voetsporen treedt van de financeleaders die in juni 2020 door PwC zijn ondervraagd: 72% denkt met meer veerkracht en agility uit de huidige situatie te komen.

Bekijk voor meer informatie de on-demand webinar 'How to Recalibrate and Plan for the New Normal'.