Continue planning als springplank voor finance

Te veel ondernemingen kennen de uitdagingen op het gebied van planning die het gevolg zijn van het streven naar agility in een tijd van voortdurende veranderingen. 

Meerdere afzonderlijke spreadsheets voor planning en rapportage. Complexe processen voor het verzamelen van operationele data. Gedateerde, periodieke forecasting-workflows. Weinig inzicht in historische bedrijfsmetrics en -trends, en hoe die informatie kan helpen om de huidige en toekomstige prestaties te beoordelen. 

Deze symptomen van een gedateerde manier van plannen komen maar al te vaak voor. Toch hoeven de belemmeringen niet van blijvende aard te zijn. Moderne, meer wendbare processen, zoals rolling forecasts, kunnen executives de realtime-inzichten geven die ze nodig hebben om weloverwogen en met vertrouwen zakelijke beslissingen te nemen.  

Samen met scenarioplanning vormen rolling forecasts een kernelement van continue planning. Dat is een antwoord op de traditionele planningsprocessen die werden ontworpen toen bedrijven op een trager tempo konden werken en toch succes konden boeken. Een trager proces dat meer handmatig en periodiek werkt en finance tot een grotendeels functionele rol degradeert, is echter niet langer toereikend. 

Organisaties die op een sneller tempo werken, zijn vaak toonaangevend omdat ze sneller kunnen reageren op veranderende omstandigheden. In vergelijking met organisaties die nog steeds vasthouden aan traditionele manieren van plannen, is er bij bedrijven die voorop lopen 10 keer meer kans dat ze wendbaar en snel reageren op marktverschuivingen.

Planning continu maken

Een krachtige manier waarop organisaties hun agility kunnen verbeteren, is door continue planning.

Bij continue planning houden stakeholders toezicht op de doelstellingen, metrics en mijlpalen voor bestaande prioriteiten. Maar ze kunnen ook snel nieuwe strategische prioriteiten bepalen. Dit creëert een cultuur van zelfevaluatie, innovatie en aanpassingsvermogen. 

Continue planning brengt alles samen. Financeleaders kunnen dynamische factoren – van macrotrends tot individuele gebeurtenissen – met elkaar in verband brengen, waardoor het hele bedrijf erop vooruitgaat. Dit helpt om finance van haar gedateerde functionele rol te evolueren naar een nieuwe strategische rol. 

Onderzoek van FSN uit 2021 onder financeleaders toont aan dat continue planning een direct en gunstig effect heeft op de organisaties die er gebruik van maken. 

Over het geheel genomen maken organisaties sneller forecasts dan vier jaar geleden. Twee derde van de ondervraagden zegt zelfs in minder dan een week tijd een nieuwe reforecasting met betrekking tot de winst te kunnen maken. Voor een derde is het nog moeilijk om in dat tempo te forecasten en 6% doet meer dan een maand over reforecasting.

Sneller plannen is niet gelijk aan continu plannen

Hoewel alle verbeteringen zeker welkom zijn, halen ze niet altijd het niveau van continue planning. Zo zegt 64% van de ondervraagden een kleine wijziging binnen een halve dag te kunnen aanbrengen, zoals bijvoorbeeld een nieuwe kostenpost in hun budget- of forecastingmodellen. Ongeveer hetzelfde percentage zegt de wijziging te kunnen invoeren in de data-invoersjablonen van de budgethouders, die ervoor zorgen dat de wijziging in alle verslagen wordt opgenomen. 

Wanneer hen echter wordt gevraagd of zij een structurele verandering kunnen doorvoeren, zoals een nieuwe entiteit, kostenplaats of product in een hiërarchie, daalt het vermogen om de verandering in alle rapporten weer te geven tot 34%. Slechts een derde kan dit binnen een halve dag voor elkaar krijgen, en nog een derde binnen twee dagen. De rest doet er tussen twee dagen en meer dan een week over.  

Wat zegt ons dit? Hoewel de meeste bedrijven sneller kunnen forecasten dan vroeger, wil dit niet per se zeggen dat ze ook continu plannen. 

Dat komt omdat continue planning meer inhoudt dan traditionele planning en ook sneller verloopt. Het omvat specifieke activiteiten met een grote impact die bedrijven een concreet voordeel opleveren. Rolling forecasts zijn een goed voorbeeld en zorgen ervoor dat de forecasts actueel en relevant blijven, zelfs als de omstandigheden veranderen (en die zullen veranderen). De mogelijkheid om uitgebreide wat-als-scenario's te modelleren zonder dimensionale beperkingen, stelt besluitvormers in staat te anticiperen op wat er zal gebeuren als ze de prijs van een product verhogen, van leverancier veranderen, een verkoopkantoor uitbreiden, afzetgebieden bijsturen, of de verkoopcapaciteit aanpassen op basis van seizoensinvloeden.

In de cyclus van plannen, uitvoeren en analyseren van de succesvolle organisaties van vandaag fungeert continue planning als een bolwerk tegen de ravage die economische en marktverstoringen kunnen aanrichten. 

Inzetten op de bron van (en het antwoord op) disruptie

Elke organisatie kent een limiet als we kijken naar de hoeveelheid veranderingen die in een bepaalde tijd begrepen en verwerkt kunnen worden. Verandering komt sneller en gemakkelijker tot stand wanneer organisaties de juiste workflow en technologie invoeren. 

Technologie, zo blijkt, is zowel de drijvende kracht achter verandering als het antwoord om er succesvol mee om te gaan. Zet in op de juiste tools (technologie) op de juiste manier (cultuur), en u hebt een veel grotere kans om de volledige kracht van continue planning te bundelen. 

Voor bedrijven die continue planning nog moeten implementeren, is het verleidelijk om zich te concentreren op bepaalde functies. Maar alleen met de juiste bedrijfscultuur kunt u het meeste uit deze tools halen. Om uw bedrijfsmetabolisme te versnellen, moeten bepaalde belangrijke pijlers op grote schaal worden toegepast. Met deze pijlers in handen, bent u beter in staat om te experimenteren met rolling forecasts, wat-als-scenario's en de andere baanbrekende mogelijkheden die continue planning biedt. Denk aan:

Kortere cyclustijden. Kortere cyclustijden geeft finance-medewerkers de ruimte om zich met meer strategische taken bezig te houden. Op cloud-technologie gebaseerde automatisering helpt organisaties dit te bereiken door de maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse afsluiting te versnellen. Plannen zijn er sneller en vaker. Forecasts worden voortdurend herhaald. Als de teams voor financiële planning en analyse (FP&A) vanuit een gemeenschappelijke datakern werken, kunnen ze actuals en belangrijke feedback sneller verspreiden, zodat ze voortdurend met de meest recente data kunnen werken. Met de systemen en tools voor planning is het voor alle belanghebbenden gemakkelijk om hun deel van een opkomende continue financiële planningscultuur te omarmen. Het resultaat? Bruikbare inzichten en bijna realtime bijsturing. 

Finance als strategisch adviseur. Organisaties die geen cultuur van continue planning kennen, degraderen de finance tot haar gedateerde rol van cententeller. Dat komt omdat FP&A-teams zo druk bezig zijn met het handmatig achterhalen van data en het afstemmen van spreadsheet-versies, dat ze geen tijd hebben om hun volledige potentieel als strategisch adviseur van uw bedrijf te vervullen. Dat kan ook anders door een continue planningscultuur toe te passen. Plotseling beschikt finance over de data, de visie en de tijd om realtime bedrijfsinzichten te bieden voor realtime bedrijfsbeslissingen. Bovendien kan de afdeling finance "voorop lopen" en de planning voor de hele organisatie coördineren. Als FP&A-leaders goed bekend zijn met de bredere bedrijfsstrategie, kan de strategie zelf weldoordacht worden bijgesteld om de besluitvorming sneller en flexibeler te maken. 

Een single source of truth. Traditionele financiële planning wordt vaak gekenmerkt door het feit dat finance andere datasets gebruikt dan andere afdelingen van de organisatie. Dit werkt gescheiden doelstellingen, verkeerd uitgelijnde tijdschema's en ondeugdelijke budgetten en plannen in de hand. Maar als FP&A het voortouw neemt bij het gebruik van een single source of truth – één enkele datakern – werken de verschillende teams nauwer samen en maakt iedereen gebruik van hetzelfde intelligente datafundament dat nodig is voor echte continue planning.

De wereld verandert sneller dan ooit tevoren. Volgende week, volgende maand, en ver daarna, zal de wereld nog sneller veranderen. Aangezien er geen manier is om het tempo van de veranderingen af te remmen, is snel en agile handelen het enige antwoord voor een bedrijf. Zoals talloze bedrijven al hebben ontdekt, helpt een bedrijfscultuur van continue planning bij het realiseren van een toekomst als agile bedrijf.