De kracht van continue planning voor retail CFO's

De dagen van jaar- of kwartaalplanningen zijn voor de meeste bedrijven al lang verleden tijd. Een bedrijf kon zich tot het uiterste inspannen tijdens deze planningen, maar hoe mooi het plan ook was, vaak gebeurde er ergens iets waardoor het toch niet kon worden uitgevoerd. Nog vóór de pandemie waarin men vaak het roer volledig wilde omgooien was continue planning al de norm aan het worden. 

Toen was het maart 2020 en veranderde alles. Winkels sloten volledig of moesten van de ene op de andere dag overstappen op een nieuw exploitatiemodel. Het concept van ophalen bij de winkel werd een noodzaak in plaats van een ontwikkelingsproces. Er moesten direct veiligheidsmaatregelen worden getroffen. Dit alles moest worden uitgevoerd zonder te weten hoe het de financiën van de winkels zou beïnvloeden. Weet u nog dat we die tijden 'ongekend' noemden? We weten nu hoe het ging, maar enkele jaren geleden had men nog geen idee hoe lang het zou duren en wat de effecten zouden zijn.

Stel u eens voor dat u als CFO van een internationaal retailmerk te maken krijgt met zo'n situatie. Zelfs nu, bij elke nieuwe golf of variant van de pandemie, moeten CFO's alert blijven in hun reactie. 

Al deze veranderingen, binnen en buiten de onderneming, beïnvloeden het financiële model. Veiligheidsmaatregelen kosten geld, de behoefte aan personeel en de opleidingskosten fluctueren en de snelle opkomst van alternatieve bedrijfsmodellen, zoals afhalen bij de winkel, zijn van invloed op de forecasts. Dit alles geeft aan dat retail CFO's genoeg hebben om over na te denken als ze naar de toekomst kijken. 

Maar het is niet alleen maar kommer en kwel. Shehtaaz Zaman is directeur bij KPMG. In een recente aflevering van de Workday Podcast vertelde hij dat retail CFO's manieren vinden om te innoveren ten tijde van disruptie. "We zien een opkomst van machine learning, analytics en intelligente forecasting die het forecastingproces dynamischer maken, en dat geeft ons informatie over de manier waarop de business beweegt. Dit is de belangrijkste toegevoegde waarde die finance kan bieden aan de onderneming als men er nuttig gebruik van weet te maken", vertelde hij. 

CFO's die klaar zijn voor een succesvolle toekomst vinden een positieve weg voorwaarts, en innovatie is hierbij van essentieel belang. Dit wordt ondersteund door de data: uit een recent onderzoek van Workday blijkt dat retailers het beter doen dan veel andere bedrijven als het gaat om organisatorische flexibiliteit.  

Dus, als we even een stapje terug doen, wat is altijd de droom geweest van elke retail CFO (of elke andere CFO)? De efficiëntie verhogen, de kosten verlagen en de waarde voor de aandeelhouders verhogen. De marges en de arbeidskosten bieden niet veel ruimte. Dit genereert financiële druk waar CFO's iets aan moet doen in het algemeen belang van de onderneming (en dus ook in hun eigen belang). Een traag, onsamenhangend planningsproces zal de zaken alleen maar erger maken. Nu CFO's hun activiteiten en processen onder de loep moeten nemen, is continue planning op basis van concrete en bruikbare inzichten essentieel. Behalve CFO's kunnen ook andere executives in de hele organisatie profiteren van een verbonden en continue aanpak waarbij ze op elk moment scenariomodellen kunnen maken en plannen kunnen bijstellen.  

De resultaten van continue planning mogen er wezen, zoals ook blijkt uit de ervaringen van Specsavers, de grootste optiek-retailer in Australië en Nieuw-Zeeland. Na de implementatie van Workday Adaptive Planning is de tijd en moeite die nodig is om budgetten voor 60 kostenplaatsen op te stellen en te consolideren drastisch afgenomen. Het bedrijf heeft nu inzicht in de verschillende kostenveroorzakers zodat het de uitgaven en de groei kan managen. "We kunnen binnen enkele seconden wijzigingen aanbrengen aan het budget en hebben inzicht in hoe veranderingen in headcount of salariëring de business beïnvloeden, dit jaar en volgend jaar", aldus het hoofd van de afdeling voor planning, rapportage en analyse. "Dit was onmogelijk met spreadsheets."

Het tijdperk van continue planning is aangebroken, en voor retail CFO’s kan dit van essentieel belang zijn om de efficiëntie te verhogen, de kosten te verlagen en vooruitgang te boeken, zelfs in tijden van disruptie. In een sector die zo dynamisch is als de detailhandel, kunnen CFO's achterop raken als ze van continue planning nog niet hun nieuwe normaal hebben gemaakt.