Waarom heeft mijn bedrijf een vendormanagementsysteem nodig?

Of het nu gaat om snelle veranderingen in de branche, het opvullen van skills gaps of het aantrekken van toptalent: bij moderne bedrijven wordt vaker dan ooit gekozen voor externe medewerkers (tijdelijke medewerkers, consultants, flexwerkers enzovoort). Feit: 36% van de ondervraagde medewerkers in 2022 omschreef zichzelf als zelfstandige arbeidskracht versus 27% in een onderzoek uit 2016. Door die verschuiving wordt het management van externe medewerkers steeds belangrijker voor de bedrijfsstrategie. 

Daardoor zijn veel bedrijven op zoek naar technologie om de end-to-end levenscyclus van tijdelijk personeel te managen, van werving, engagement en facturatie tot rapportages en offboarding. Uit het rapport 'Workforce Ecosystems: A New Strategic Approach to the Future of Work' van MIT Sloan Management Review en Deloitte blijkt dat managers tegenwoordig vaak het gevoel hebben klem te zitten tussen twee werkelijkheden.

Een daarvan is dat hun workforce steeds afhankelijker is van externe medewerkers. De andere is dat hun managementpraktijken, -systemen en -processen zijn ontworpen voor interne werknemers.

Om verandering en het aanpassingsvermogen van personeel te ondersteunen bij het managen van externe medewerkers kunt u het best kiezen voor een vendormanagementsysteem (VMS) dat naadloos aansluit op uw Human Capital Management-systeem (HCM). Een VMS is speciaal gericht op externe medewerkers en biedt robuuste factureringsmogelijkheden, verbeterde samenwerking met leveranciers en een unieke functionaliteit om extern personeel te ondersteunen. 

Wat is een vendormanagementsysteem?

In de eenvoudigste uitvoering is een VMS een softwareoplossing waarmee u de levenscyclus van externe medewerkers beheert. Naast het opslaan en managen van data van tijdelijke medewerkers bieden veel VMS-oplossingen ook een breed scala aan functies om de externe workforce te ondersteunen, zoals:

• Factureringsmogelijkheden
• Direct sourcing 
• Beleid inzake onboarding/offboarding
• Management van statements of work (SOW)
• Samenwerking met leveranciers en performance management
• Beheer van resources en uitgaven
• Datanauwkeurigheid en rapportages

Een VMS is essentieel als de externe workforce groeit en een succesvolle strategie vereist. VMS-oplossingen worden door een Project Management Office (PMO) of een Managed Service Provider (MSP) doorgaans gebruikt ter ondersteuning van dagelijkse managementtaken met betrekking tot externe medewerkers. De verzamelde data kunnen door de hele organisatie worden ingezet. De data zijn eenvoudig toegankelijk voor HR-, finance- en IT-leaders die de geanalyseerde data benutten om de personeelsplanning te verbeteren en een actiegerichte personeelsstrategie te faciliteren.

Wat kan een vendormanagementsysteem betekenen voor mijn organisatie?

Het rapport 'Global Talent Trends' van Mercer toont aan dat bij 62% van de organisaties HR meer verantwoordelijkheid en invloed krijgt over extern talent. Omdat HR-teams meer extern talent inhuren om belangrijke skills gaps in te vullen, moeten ze bij het budgetteren, plannen en forecasten rekening kunnen houden met tijdelijke medewerkers. Volgens de Society for Human Resource Management wordt minimaal 68% van het externe personeelsbestand niet meegenomen bij talentplanning en -budgettering. 

Veel managementteams zijn momenteel op zoek naar technologie om data over mensen, financiën en activiteiten te stroomlijnen, bedrijfsstrategieën te moderniseren en behoeften van externe medewerkers tijdens het plannen te evalueren. Een VMS kan de data bieden die een team nodig heeft om te plannen voor de externe workforce, van flexwerkers en consultants tot andere tijdelijke medewerkers. Het is daarnaast een plek om veiliger met leveranciers samen te werken, meer inzicht te krijgen in de prestaties van leveranciers en wederzijds profijt te halen uit de relatie.

VMS-oplossingen zijn bijzonder waardevol bij het creëren van afgestemde technologische ecosystemen − een topprioriteit voor executives in teams. Een VMS met native koppelingen met HCM- en financiële software kan een hub creëren voor alles wat met uw externe personeelsbestand te maken heeft en die data naadloos tussen systemen delen. Dit zorgt voor meer inzicht in kosten, sourcing en planning voor externe medewerkers en levert een eenvoudig, afgestemd technologisch ecosysteem op om uw volledige workforce mee te managen. 

Executives profiteren dankzij robuuste rapportages en analytics (en gedetailleerde kostenspecificaties bij SOW-projecten) van top-down inzicht in de behoeften van hun externe personeelsbestand. Executives kunnen zo direct vanaf het begin rekening houden met externe medewerkers om hun algemene strategieën en financiële planning te verbeteren. 

Data van de externe workforce centraliseren

Arbeidskosten vormen een van de grootste kostenposten van tijdelijk personeel. Veel bedrijven die informatie van tijdelijke medewerkers verzamelen, gebruiken hier vaak hun HCM of een ander systeem voor dat niet is gebouwd voor externe medewerkers. Zonder eenduidig overzicht van alle typen externe medewerkers kan het voor procurementteams lastig zijn gerelateerde kosten bij te houden en te managen. 

Met één uitgebreide databron voor externe medewerkers kan uw procurementteam kosten en medewerkers efficiënt managen. Door data te verenigen, wordt het voorspellen van kosten en behoeften een gestroomlijnd proces dat nog kan worden versterkt met een native koppeling tussen uw VMS-, HCM- en financiële software.  

Uw complete workforce managen

Zodra uw organisatie over één databron voor externe medewerkers beschikt, kunt u de zichtbaarheid vergroten door dat systeem aan uw HCM te koppelen. In plaats van data van fulltime en externe medewerkers apart te bekijken, kunnen executives data over het volledige personeelsbestand bekijken en analyseren. Met een totaalbeeld van de totale personeelsuitgaven, resourcing voor SOW-projecten en meer, kan uw managementteam werving en budgettering strategisch plannen.

Het koppelen van uw VMS en HCM levert ook aanzienlijke waarde op voor werknemers die de systemen dagelijks gebruiken. Door vervelende taken te elimineren en de data-efficiëntie in het systeem te verbeteren, ontstaan nauwkeurige talentpools voor wervingsmanagers zonder dat dit uitgebreide invoer van data vereist. Workflows worden bovendien eenvoudiger als beide systemen op elkaar worden afgestemd. Zo kunnen werknemers hun werk gestroomlijnd en efficiënt uitvoeren. 

Beveiligings- en compliancerisico's minimaliseren

Op zoek naar manieren om beveiligingsrisico's te verminderen bij het inzetten van externe medewerkers? VMS-oplossingen bieden vereenvoudigde workflows van werving tot onboarding, zodat elke stap tijdens de levenscyclus van een medewerker wordt voltooid. 

Workflows kunnen worden afgestemd op de specifieke behoeften van uw organisatie. Of het nu gaat om naleving van het dienstverband of het intrekken van toegang na uitdiensttreding, een VMS werkt met uw systemen en processen om uw externe workforce te ondersteunen.

Kies een vendormanagementsysteem dat verandering ondersteunt

Er ontstaan bij uw organisatie nieuwe behoeften om medewerkers te betalen en te voorzien van apparatuur naarmate uw externe workforce groeit. Lukt het uw team niet om uw VMS te herconfigureren of is de navigatie lastig? Dan kan het zijn dat uw werknemers het systeem überhaupt niet willen gebruiken.

Het juiste VMS voor uw business is intuïtief en flexibel genoeg om te voldoen aan uw behoeften, zelfs als uw organisatie of de economie verandert. Door workflows af te stemmen op de behoeften van uw teams verbetert u ook de agility en kan er slimmer (niet harder) worden gewerkt. En uw team kan deze workflows indien nodig naar eigen inzicht aanpassen en u de benodigde flexibiliteit bieden om ook na de overstap naar een VMS nog lang agile te blijven. 

Een aan uw HCM gekoppelde VMS biedt end-to-end zichtbaarheid en automatisering om vervelende administratieve taken te verminderen en uw complete personeelsbestand te managen. Terwijl u uw bedrijfsstrategieën perfectioneert en extern personeel inzet, levert een VMS optimaal aanpassingsvermogen.

Woon onze conferentie bij van 26-29 september in het Moscone Convention Center in San Francisco of volg de sessies online. Lees meer.