Workday en VNDLY: Onze visie voor de toekomst van total workforce management

De snelheid waarmee veranderingen zich voltrekken, heeft niet alleen de aard van het werk veranderd, maar ook wie de uitvoerenden, ofwel de arbeidskrachten, zijn. Organisaties worden geconfronteerd met stijgende loonkosten en een tekort aan skills, terwijl tegelijk steeds meer werknemers het ondernemerschap verkiezen boven een traditioneel dienstverband. Hoewel projectmatig werk al jaren gangbaar is, zorgen deze omstandigheden ervoor dat het aantal externe medewerkers – dus degenen die hun skills aanbieden als zelfstandige, bijvoorbeeld op freelancebasis of als seizoensmedewerker – blijft toenemen. Naar verwachting zullen externe medewerkers tegen 2027 een meerderheid uitmaken van de Amerikaanse beroepsbevolking.  

De verschuiving in de samenstelling van de workforce zorgt ervoor dat veel organisaties een holistische workforcestrategie ontwikkelen waarbij werknemers en niet-werknemers samen worden beschouwd als één totaal personeelsbestand.

Dat is de visie achter VNDLY, een bedrijf van Workday, dat marktleider is op het gebied van cloudgebaseerde systemen voor extern personeels- en leveranciersbeheer.

De samenwerking tussen Workday en VNDLY begon ongeveer twee jaar geleden, toen VNDLY een zogenaamde Access Partner van Workday werd. Al snel daarna certificeerde Workday de Workforce Connector van VNDLY, dat daarmee het enige VMS (Vendor Management System) werd met een gecertificeerde integratie voor Workday Human Capital Management (HCM). Dus toen de acquisitie van VNDLY door Workday in december 2021 werd afgesloten, waren de oplossingen al geïntegreerd.

Met VNDLY kunnen bedrijven het potentieel van een personeelsbestand dat bestaat uit zowel vaste als externe medewerkers maximaliseren. VNDLY brengt procurement, human resources (HR), finance, IT en juridische zaken samen en creëert zo een end-to-end-oplossing die volledig inzicht biedt in de werving en selectie van externe medewerkers, contractonderhandelingen, compliance en facturering. Het resultaat is een uniforme oplossing waarmee organisaties alle soorten medewerkers – in loondienst, op uurbasis, tijdelijk en uitbesteed – kunnen beheren. Ook helpt VNDLY bij het ontwikkelen van een holistische talentstrategie, die rekening houdt met de behoeften op het gebied van personeelsplanning en compliance.

Workday en VNDLY: het potentieel van het hele personeelsbestand benutten

Het toonaangevende VMS-systeem van VNDLY overbrugt de kloof tussen het beheer van een uitgebreid personeelsbestand en de afstemming ervan op de bedrijfsstrategie. 

Dat is ook de reden waarom het internationale onderzoeksbureauEverest Group VNDLY heeft erkend als Leader (voor het tweede opeenvolgende jaar) maar ook als Star Performer in het rapport "Vendor Management System PEAK Matrix® Assessment With Technology Vendor Landscape 2022". Met de krachtige mogelijkheden van VNDLY kunnen organisaties een meer inclusieve benadering van personeelsbeheer hanteren en zich sneller aanpassen aan veranderende economische omstandigheden en nieuwe voorkeuren van werknemers, zoals de vraag naar meer flexibele werkregelingen.

"Met de integratie van Workday en VNDLY heb ik zicht op mijn hele personeelsbestand, waardoor ik de beste externe medewerkers kan aantrekken, behouden en beheren", zegt Melissa Stegman, Vice President en Senior Manager personeelsprogramma's bij Fifth Third Bank. "Dankzij deze integratie kon mijn team de implementatietijd met weken of zelfs maanden verkorten, de gegevensintegriteit behouden en de flexibiliteit creëren om zich aan te passen aan de steeds veranderende behoeften van het bedrijf."

Hieronder volgen een aantal ontwikkelingen waar VNDLY zeker aan zal bijdragen. 

Workday als hub voor alle werknemers

De opname van uitgebreide personeelsgegevens in het Workday-platform door VNDLY maakt van Workday een hub voor het beheren en ontwikkelen van het volledige personeelsbestand van een bedrijf. Dit betekent dat Workday-klanten die over VNDLY beschikken de nodige downstreamsystemen – zoals badging, netwerktoegang en e-mailtoepassingen – kunnen gebruiken voor alle medewerkers. 

De meeste organisaties gebruiken meerdere systemen voor het beheer van goedkeuringen en machtigingen waarmee externe werknemers toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk. Het centraliseren van deze functies in één enkele oplossing – zoals de VNDLY integratie met Workday – helpt organisaties echter te waarborgen dat beveiligingsprotocollen op het volledige personeelsbestand worden toegepast en dat voorzieningen die zijn verstrekt aan externe medewerkers ook weer worden ingetrokken zodra het contract van de betreffende medewerker is afgelopen.

VNDLY blijft zijn integratie in andere Workday-oplossingen verbeteren, globaliseren en schalen. Zo krijgen ze meer zicht op de totale extended workforce en kunnen ze bedrijfsprocessen naadloos omzetten in bedrijfswaarde.

Een uniform personeelsbestand

Nu externe medewerkers een steeds groter deel uitmaken van de personeelssamenstelling, geven steeds meer organisaties HR de leiding over deze extended workforce. Maar in de meeste gevallen wordt bij de budgettering, planning en prognoses geen rekening gehouden met externe werknemers. Voor HR betekent die gebrekkige zichtbaarheid dat ze de impact van toekomstige competentie- en recruitingbehoeften niet nauwkeurig kunnen plannen of meten. 

Maar de integratie van VNDLY met Workday zorgt voor een naadloze gegevensstroom tussen beide systemen, waardoor een uniforme datafundering ontstaat. 

Neem bijvoorbeeld First Financial Bank:

"Voordat we de integratie tussen Workday en VNDLY hadden, werkte ons team met een handmatig proces om rapporten te genereren, data naar VNDLY te sturen en dan te wachten tot ze waren geüpload", zegt Joe Hoskins, Vice President, Director of HR Systems & Operations bij First Financial Bank. "We hadden kunnen kiezen voor een standaard integratie voor het versturen van bestanden, maar de Workforce Connector van VNDLY trok ons over de streep omdat deze naadloos integreert met Workday. Dankzij de integratie kunnen we data uit Workday rechtstreeks in VNDLY importeren, zodat de gegevens altijd op elkaar zijn afgestemd. Dit leidt niet alleen tot efficiëntere systeembeheerprocessen, maar het biedt ook een naadloze gebruikerservaring voor onze hiringmanagers omdat zij in beide oplossingen de juiste data vinden.

Workday en VNDLY werken momenteel aan een uitgebreide oplossing om een holistische talentstrategie mogelijk te maken. Om deze visie te realiseren, richten wij ons op het helpen van onze klanten bij het opbouwen van een robuust system of record met werknemersdata van zowel hun vaste als externe medewerkers.

Die uniforme datafundering, die alle Workday-toepassingen ondersteunt, zal organisaties in staat stellen al hun medewerkers te mobiliseren binnen de Workday-suite. Dat wil zeggen dat organisaties de vrijheid krijgen om rechtstreeks via Workday Recruiting externe arbeidskrachten te werven, via Workday Learningspecifieke trainingen en cursussen toe te wijzen op basis van werknemerstype, en inzicht te krijgen in engagementscores per personeelscategorie via Workday Reporting & Analytics, en nog veel meer.  

Uiteindelijk stellen Workday en VNDLY organisaties in staat om de individuele behoeften van hun personeelsbestand strategisch te beheren om snel in te spelen op nieuwe zakelijke behoeften.

Inzet van machine learning en business process automation voor optimalisatie van de workforce

Net als onze klanten van Workday gewend zijn, gebruikt VNDLY ook machine learning en automatisering om organisaties te helpen hun personeelsstrategie te optimaliseren en rekening te houden met externe medewerkers. Organisaties zijn voortdurend bezig met het uitstippelen en voorspellen van de vaardigheden of het talent dat nodig is voor bepaalde bedrijfsinitiatieven. Door processen te automatiseren kunnen ze in minder tijd essentiële vaardigheden inkopen en met machine learning kunnen ze het beoordelingsproces van kandidaten optimaliseren. Organisaties kunnen inzichten uit Workday en VNDLY beter benutten om het aannemen van vaste of externe medewerkers te verantwoorden op basis van eerdere retentiepercentages, verwachte loonkosten en de beschikbare vaardigheden in interne en externe talentpools.

Op naar de toekomst van werk met total workforce management

Om aan de snel veranderende bedrijfsbehoeften te voldoen en werknemers met de meest gevraagde vaardigheden aan te trekken, moeten bedrijven nadenken over hun bredere ecosysteem van arbeidskrachten. Een geïntegreerde benadering van talentmanagement beschouwt elke werknemer als een partner die een doorslaggevend effect op de organisatie kan hebben. Met Workday en VNDLY kunnen organisaties hun personeelsbestand uitbreiden met externe medewerkers, kritieke vaardigheidstekorten opvullen en een holistische personeelsstrategie en -aanpak ontwikkelen waarbij alle werknemers als één totaal personeelsbestand worden behandeld. 

Koop een digitale pas voor Workday Rising 2022 om de keynote van VNDLY over hun productvisie te bekijken en kom meer te weten over de nieuwste productinnovaties van VNDLY.