Drei Strategien zur Wachstumsförderung Ihres mittelständischen Unternehmens, Teil 1

Oft beherrschen Großkonzerne die Schlagzeilen. Doch wenn es um neue Arbeitsplätze, Innovationen und Wirtschaftswachstum geht, leisten mittelständische Unternehmen Enormes.

In den USA gibt es nach Hochrechnungen des National Center for the Middle Market (NCMM) knapp 200.000 mittelständische Unternehmen. Zu dieser Kategorie zählt das NCMM Firmen mit einem Umsatz zwischen 10 Mio. und 1 Mrd. US-Dollar. Diese erwirtschaften ein Drittel des BIP im US-amerikanischen Privatsektor.

„Die USA erleben gerade die drittlängste Wachstumsperiode mit Unterbrechungen in ihrer gesamten Wirtschaftsgeschichte und die treibende Kraft dahinter ist der Mittelstand“, so Thomas Stewart, Executive Director des NCMM.

In Europa haben mittelständische Unternehmen nur einen geringen Anteil an der Gesamtheit aller Firmen. Dieser Anteil reicht von gerade einmal 1,2 Prozent in Deutschland bis zu 1,7 Prozent in Frankreich. Laut einer Studie der ESSEC Business School in Zusammenarbeit mit GE Capital sind diese Unternehmen jedoch für rund ein Drittel aller Umsätze im Privatsektor verantwortlich und beschäftigen ein Drittel aller Erwerbstätigen ihres jeweiligen Landes.

Als Führungskraft in einem mittelständischen Unternehmen (oder einem kleinen Unternehmen mit Wachstumsambitionen) können Sie diesen Daten nicht nur den erheblichen Nutzen Ihres Sektors für die globale Wirtschaft entnehmen, sondern auch die ungeheuren Wachstumschancen, die die Zukunft für Sie bereithält.

Was ist nötig, damit Ihr Unternehmen den nächsten Meilenstein seiner Entwicklung erreicht – sei es im Hinblick auf finanzielle Ziele, die Expansion in andere Regionen oder den Sprung in die Liga der ganz großen Akteure?

Die Antwort hängt von drei Kernbereichen ab – wie effizient Ihr Unternehmen wirtschaftet, wie schnell es sich auf Änderungen einstellen kann und wie erfolgreich es darin ist, Personal zu rekrutieren und langfristig zu binden.

In dieser dreiteiligen Blog-Reihe werden diese einzelnen Bereiche genauer beleuchtet, um Herausforderungen und effektive Lösungen zu identifizieren.

Eine der größten Herausforderungen des Mittelstands ist die Komplexität rund um administrative Aufgaben und Backoffice-Funktionen wie Entgeltabrechnung und Kreditorenbuchhaltung.

Oft mangelt es an effektiven Systemen (sofern man überhaupt wirklich von einem „System“ sprechen kann), sodass die Unternehmen auf manuelle Prozesse angewiesen sind. Dies verleitet die Belegschaft dazu, Prozesse auf der Grundlage von Spreadsheets und ähnlichen Anwendungen zu entwickeln. Somit verteilen sich Daten auf eine Vielzahl voneinander getrennter Systeme, wodurch das Risiko von Datenfehlern entsteht.

„Die Zunahme des administrativen Aufwands und der manuellen Prozesse stellt den Mittelstand vor große Herausforderungen“, so Greg Bloom, Regional Vice President der Unternehmensberatung Mercer und Head of Enterprise Technology Deployments for the Mid-Market. Er betont, dass Unternehmen „mehr Effizienz und Effektivität im Hinblick auf Menschen, Prozesse und Technologien“ erreichen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und nachhaltig zu wachsen.

„Mittelständische Unternehmen auf Wachstumskurs geraten nicht selten ins Schleudern“, weiß Stewart vom NCMM. „Der Papierkram hält den Betrieb auf und das Management mehrerer Informationssysteme, die das Wachstum mit sich bringt, wächst ihnen schnell über den Kopf.“

Diese Verwaltungsaufgaben belasten überdies vorhandene Finanz- und Personalressourcen, da sie diese von strategischen Aufgaben wie der Datenanalyse und der Pflege von Geschäftspartnerschaften abhalten.

„Zur Förderung der Entwicklung mittelständischer Unternehmen – sei es in Form von organischem Wachstum, Übernahmen, Fusionen oder dem Börsengang – sollten sich Finanz- und HR-Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren und nicht mit manuellen Arbeiten aufhalten“, so Bloom.

BlaBlaCar, die weltweit führende Mitfahrzentrale für Fernfahrten mit Hauptsitz in Paris, sah sich im Zuge seiner globalen Expansion mit zunehmender Komplexität und steigendem Verwaltungsaufwand konfrontiert. Zeitaufwändige manuelle Prozesse wie das Extrahieren und Abgleichen von Daten aus unterschiedlichen Systemen nahmen zu viel Zeit in Anspruch.

CustomInk stand vor einem ähnlichen Problem. Das Unternehmen, das seinen Kunden die Möglichkeit bietet, eigene T-Shirts, Baseball-Caps und Wasserflaschen zu designen, wuchs zwar in raschem Tempo, doch es wurde von seinen eigenen Systemen ausgebremst.

„Wir nutzten ein Dutzend verschiedener Systeme für Finanzen und die Personalentwicklung. Irgendwann war der Punkt erreicht, an dem diese Systeme unseren Zielen für die Zukunft nicht mehr gerecht wurden“, erinnert sich Kaylan McDuff, Assistant Controller of Subsidiaries bei CustomInk. „Geschäftsprozesse wie die Entgeltabrechnung und die Kreditorenbuchhaltung waren zeitintensiv und mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Notlösungen mussten gefunden werden, was unseren Beschäftigten Zeit und Energie raubte, die dann bei wichtigeren Projekten fehlte.“

Dank technologischer Fortschritte sind mittelständische Unternehmen inzwischen in der Lage, viele dieser lästigen Prozesse zu automatisieren. Unternehmensanwendungen, die In-Memory-Computing nutzen, mit integrierten Business Process Frameworks zur Optimierung von Effizienz und Skalierbarkeit ausgestattet sind und in der Cloud bereitgestellt werden, eignen sich dafür besonders gut.

Durch die Zusammenführung von Finanzen, HR, Analyse und Planung in einer einzigen Lösung können Unternehmen Prozesse abteilungsübergreifend standardisieren und automatisieren und Daten aus einer „Single Source of Truth“ beziehen.

Inzwischen sind solche Lösungen auch für den Mittelstand erschwinglich und sie können schneller und einfacher bereitgestellt werden als Altsysteme.

Im Folgenden wollen wir uns drei Bereiche näher ansehen, in denen die Prozessautomatisierung das Unternehmenswachstum stark unterstützen kann:

Im Zuge des Wachstums von CustomInk wurde die Personalvergütung zum echten Problem, da sie immer mehr manuellen Arbeitsaufwand und Unterlagen erforderte. Also investierte die Firma in eine einzige cloudbasierte Lösung für Finanzen und HR, die in der Lage war, die Prozesse zu verschlanken und Effizienzvorteile zu erzielen. „Durch die Bündelung von Finanzen, Personalmanagement, Vergütung, Spesenmanagement und Zeiterfassung in einem einheitlichen System konnten wir unsere Prozesse rationalisieren. Während wir früher drei Tage brauchten, alles für die Personalvergütung vorzubereiten, brauchen wir heute lediglich drei Stunden“, fasst McDuff zusammen. „Vor allem aber sind unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel zufriedener und können sich auf strategische, erfüllendere Aufgaben konzentrieren.“

Durch den Umstieg auf eine cloudbasierte Finanzanwendung konnte das französische Unternehmen BlaBlaCar Finanzprozesse standardisieren und die Entscheidungsfindung verbessern. Als innovatives Unternehmen, das in hohem Tempo neue Märkte erschloss, benötigte es einen Standardsatz an Finanzprozessen, der viele Regionen abdeckte und zu dem neue Geschäftseinheiten schnell hinzugefügt werden konnten. Inzwischen verfügt BlaBlaCar über eine zentrale Quelle für alle Finanzdaten, auf die wichtige Stakeholder in Echtzeit zugreifen und jederzeit wichtige Entscheidungen bezüglich der Zukunft des Unternehmens treffen können.

CustomInk verbesserte mithilfe seiner cloudbasierten Finanzlösung außerdem den Ablauf seines Finanzabschlusses. „Als ich 2010 bei CustomInk anfing, wurde ich mit der Aufgabe betraut, den Finanzabschluss von 25 bis 30 Tagen auf fünf bis sieben Tage zu verkürzen“, erinnert sich McDuff. „Es gelang mir, doch uns war klar, dass wir das mit unseren bestehenden Systemen und Wachstumsplänen nicht aufrechterhalten konnten. Mit einer cloudbasierten Finanzlösung ließ sich die Fünf-Tage-Frist für den Finanzabschluss problemlos einhalten.“

Elekta, ein wachstumsstarkes multinationales Unternehmen mit Hauptsitz in Stockholm und ein Pionier in der Behandlung von Krebs und Gehirnerkrankungen, setzte in der Vergangenheit eine Vielzahl verschiedener HR-Lösungen ein, mit denen selbst die einfachsten Aufgaben zur Herausforderung wurden. „Selbst grundlegende Informationen zu erhalten, beispielsweise wie viel Personal wir beschäftigen, war für uns eine Herausforderung“, so Raymond L‘homme, Global HR Business Application Manager.

An die Stelle von 20 separaten Systemen trat eine cloudbasierte Lösung für Human Capital Management, die die Prozesse unternehmensweit vereinheitlichte. Dadurch erhielten die Wachstumspläne des Unternehmens Rückenwind. „Der größte Vorteil ist die Tatsache, dass eine einzige Lösung reicht. Insbesondere unsere globalen Führungskräfte wissen das sehr zu schätzen“, so L‘homme. „Heute arbeiten wir überall auf der Welt mit den gleichen Prozessen und haben eine einheitliche Benutzeroberfläche. Wenn wir eine Gehaltserhöhung planen, ist der Prozess in China derselbe wie in Schweden.“

Die Automatisierung hat alle drei Unternehmen ihren Wachstumszielen ein ganzes Stück näher gebracht. „Durch Effizienzsteigerungen gelingt es mittelständischen Unternehmen, besser mit der Konkurrenz Schritt zu halten, neue Chancen wahrzunehmen und sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die an den Geschäftszielen und der Unternehmensstrategie ausgerichtet sind“, fasst Bloom zusammen.

Als Ausgangspunkt können mittelständische Unternehmen ineffiziente Prozesse ermitteln, die dem Wachstum im Weg stehen, und erkunden, inwiefern Technologie dazu beitragen kann, diese Prozesse zu verschlanken und das Unternehmenswachstum besser planbar zu machen.

„Mittelständische Firmen sollten sich die Frage stellen: Haben wir die Systeme und Strukturen, die unser Wachstum unterstützen?“, so Stewart. „Es ist wichtig, dass sie die Fähigkeiten haben, ihr Unternehmen zu managen und zu expandieren.“

Je früher dies geschieht, desto besser. „Oft bietet sich mittelständischen Unternehmen schon in einer frühen Phase des Wachstumszyklus die Möglichkeit, Prozesse zu verschlanken und zu standardisieren. Für große Unternehmen gestaltet sich dies unter Umständen weitaus schwieriger“, so Bloom. „Mittelständler können auf diese Weise echte Kosteneinsparungen und Effizienzvorteile erzielen.“

Im zweiten Teil dieser Reihe erfahren Sie, wie Sie Ihr mittelständisches Unternehmen im Rahmen seiner Wachstumsstrategie dabei unterstützen können, sich an den Wandel anzupassen.