Leitfaden für CFOs zur Beschleunigung von Digitalisierungsinitiativen

Wie kann ein Unternehmen den Umstieg auf die Digitalisierung der Finanzen in einer post-pandemischen Welt beschleunigen? Hier sind vier Bereiche, die die Wertschöpfung erhöhen und im Jahr 2021 und darüber hinaus auf dem Radar jedes Finanzverantwortlichen sein sollten.

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Die COVID-19-Pandemie hat deutlich gemacht, wie wichtig die Technologie ist, um Unternehmen am Laufen zu halten. Während sich die Welt von der Pandemie erholt, bewerten Unternehmen Investitionen in die digitale Transformation mit einer weit höheren Priorität. Sie wollen sicherzustellen, dass sie angesichts zukünftiger unvorhergesehener Ereignisse und Herausforderungen agil und widerstandsfähig bleiben.

Die Finanzverwaltung der Unternehmen hat durch die Auswirkungen von COVID-19 viele neue Erkenntnisse gewonnen. Eine der wichtigsten Lehren aus der Pandemie war die Bestätigung, dass alte Technologien nicht mit dem Tempo des Wandels mithalten können – insbesondere bei Unternehmen, die mit dezentralen Mitarbeitern arbeiten.

Der Bericht der Hackett Group, „Looking Past Covid-19: Five Critical Messages for CFOs“ fordert Finanzvorstände auf, „die Einführung von cloudbasierten Lösungen zu beschleunigen, um den Zugang zu Unternehmensdaten und Arbeitstools zu erweitern.“

Warum jetzt beschleunigen?

Wenn Führungskräfte Entscheidungen über die Zukunft treffen, fragen sie zunehmend im Finanzbereich nach. Benötigt wird eine ausgewogene Balance von Investitionen in längerfristige Innovationen und Unterstützung des laufenden Geschäfts. Angesichts einer ständig wachsenden Zahl von Stakeholdern und gesellschaftlicher sowie ökologischer Herausforderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens war es für das Finanzwesen noch nie so wichtig wie heute, sich auf Veränderungen einzulassen.

Agilität ist ein entscheidendes Merkmal von Unternehmen, die in der Lage sind, vorausschauend zu planen, sich schnell an Änderungen anzupassen und entschlossen auf Kundenanforderungen, Marktschwankungen und Wettbewerbsrisiken zu reagieren. Dennoch arbeiten viele Unternehmen weiterhin mit statischen Systemen, die auf starren Datenmodellen, unterschiedlichen Architekturen und Datensilos basieren. Sie sind nicht in der Lage, auf schleichende oder unerwartete Veränderungen zu reagieren. In einer Zeit, in der Agilität mehr denn je benötigt wird, bedeutet dies ein erhöhtes Risiko. Die Lehren aus dem Jahr 2020 sind klar: Diejenigen, die sich dieser Herausforderung nicht stellen, werden weiter zurückfallen. Die Frage ist nicht, ob das Finanzwesen die Digitalisierung und die Cloud nutzen wird, sondern wann.

Aber wie kann ein Unternehmen den Umstieg auf die Digitalisierung der Finanzen beschleunigen? Beginnen wir mit den vier Bereichen, die die Wertschöpfung erhöhen und im Jahr 2021 im Fokus jedes Verantwortlichen für das Finanzwesen stehen sollten.

Bauen Sie eine intelligente Datengrundlage auf, um entscheidungsfähig zu werden

Eine der größten Herausforderungen für das Finanzwesen ist heute die Fülle an generierten Daten und die Frage, wie sie genutzt werden können, bevor sie veralten. Die Gefahr einer Lähmung durch Analysen ist nur allzu real, wenn die Finanzfunktion solche Informationen nicht in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln kann.

Unternehmen tun sich nun einmal schwer damit, ihre Daten zu nutzen. Ein enorm wertvolles Unternehmensvermögen bleibt damit weitgehend ungenutzt. Die McKinsey-Studie „Designing Data Governance that Delivers Value“ kam zu dem Schluss, dass Mitarbeiter aufgrund schlechter Datenqualität und -verfügbarkeit rund ein Drittel ihrer Zeit mit nicht-wertschöpfenden Aufgaben verbringen. Mitarbeiter im Finanzbereich wendeten mehr Zeit für die Beschaffung, Aggregation, Abstimmung und Bereinigung von Daten auf als jede andere Gruppe – und waren zudem auch noch mit manueller Berichterstattung belastet.

IT-Teams wollen wiederum ihre Systeme vereinfachen, die Ausgaben reduzieren und den Verwaltungsaufwand im Hinblick auf Altsysteme verringern. Die steigende Nachfrage nach handlungsorientierten Daten und Erkenntnissen führt leider dazu, dass die Agilität im gesamten Unternehmen mit den IT-Prozessen steht und fällt.

Finanzverantwortliche werden häufiger als je zuvor darum gebeten, ihre Vorstellungen in den Entscheidungsprozess einzubringen. Daher müssen sie ihren Fokus von den finanziellen Kernprozessen auf strategische Partnerschaften im gesamten Unternehmen verlagern – eine Verlagerung, die durch die Beschleunigung digitaler Initiativen und der Cloud möglich wird. Führungskräfte verlangen nach neuen Erkenntnissen und neuen Wegen, die Unternehmensleistung zu analysieren – was oft die Zusammenführung mehrerer und unterschiedlicher Datenquellen erfordert. Das Finanzwesen steht unter dem Druck, Daten in Handlungsempfehlungen umzuwandeln.

Ältere Ansätze beruhen auf Batchverarbeitung und wurden entwickelt, um Daten durch eine lineare Lieferkette für Finanzen laufen zu lassen, um sie zusammenzufassen und im Hauptbuch zu verbuchen. Sie waren aber nicht darauf ausgelegt, Veränderungen zu vereinfachen. Die Unwägbarkeiten  der letzten Zeit führten dazu, dass nur sehr wenige Finanzchefs die Initiativen zur Modernisierung ihrer Datenmanagement-Plattformen aufschoben. Einige verkürzten ihre Zielvorgaben sogar. Das ist nicht zu unterschätzen. Eine Studie der Hackett Group ergab, dass im Jahr 2020 88 % der Finanzabteilungen dabei waren, eine größere Transformationsinitiative durchzuführen, und 96 % planten, in den nächsten 12 bis 24 Monaten eine solche zu starten.

Das Finanzwesen muss in der Lage sein, problemlos große Mengen an operativen Daten (aus externen Systemen) aufzunehmen, einfache oder komplexe Berechnungen zur Anreicherung dieser Daten durchzuführen und bei Bedarf die zugehörigen Buchungen zu erstellen. All das muss direkt mit den Quelltransaktionen verknüpft sein. Diese außerordentlich reichhaltige Datenbasis wird letztendlich die Grundlage für maschinenlernfähige Transaktionen und Prozesse bilden, die schnell zu einem Kernbestandteil der Abläufe unternehmerischer Finanzverwaltung werden.

Unternehmen, die schnelle Entscheidungen treffen können, verfügen über Echtzeit-Einblicke, die sicherstellen, dass wichtige Fragen in den entscheidenden Momenten beantwortet werden. Dies ist möglich, weil ihr Datenmodell eine hohe Dimensionalität aufweist. Dieselbe Datenquelle kann aus diversen Perspektiven untersucht werden. Durch die Zusammenführung von Finanz-, Mitarbeiter- und Betriebsdaten gewinnen Unternehmen umfassendere und gleichzeitig kontextbezogene Erkenntnisse. Damit können sie direkt wichtige Fragen beantworten und verbessern die Geschwindigkeit und Qualität der Entscheidungsfindung.

Agilität wurde zum entscheidenden Merkmal von Unternehmen, die in der Lage sind, vorausschauend zu planen und sich schnell an Änderungen anzupassen.

Kontinuierliche, unternehmensweite Planung sorgt für eine Beschleunigung der Finanzabläufe 

Angesichts der anhaltenden wirtschaftlichen Unsicherheiten und Marktverwerfungen ist Agilität zu einem geschäftlichen Muss geworden. Unternehmen müssen mehrere Szenarien planen und prognostizieren, und zwar laufend. Wer sich immer noch auf eine manuelle, episodische Planung über Tabellen und schwerfällige Altsysteme verlässt, verschwendet wertvolle Zeit und erhöht das Geschäftsrisiko. Am Ende steht die Unfähigkeit, sich schnell und sicher umzuorientieren, auf mögliche Hindernisse vorzubereiten und sich bietende Chancen zu nutzen. Unternehmen richten daher ihre Pläne an einer Strategie aus, führen effektivere Geschäftsanalysen durch und können Prognosen erstellen, die den realen Bedingungen entsprechen.

Nie war Agilität für Unternehmen aller Größenordnungen wichtiger als heute. Schon vor der Pandemie gaben  75 Prozent der CFOs an, dass ihre Planungsprozesse ungeeignet sind, um adäquat auf wirtschaftliche und weltpolitische Verschiebungen zu reagieren. Diese Unternehmen werden von Jahresplänen belastet, die schon bei ihrer Fertigstellung veraltet sind, von Unternehmensdaten in Silos und von veralteten Planungsumgebungen, bei denen Revisionen und Konsolidierungen per E-Mail erfolgen. Um zu überleben und zu wachsen, brauchen Sie eine Agilität, die Ihnen hilft, Veränderungen zu antizipieren und für das zu planen, was als Nächstes kommt. Damit Sie nicht zurückbleiben.

Eine leistungsstarke Beschaffung

Da Unternehmen heute mit disruptiven Entwicklungen auf globaler Ebene konfrontiert sind, hat die Verwaltung der Ausgaben an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen streben eine Neuausrichtung der Beschaffungs- und Finanzteams an, um die Wertschöpfung zu erhöhen, Risiken zu reduzieren und strategisches Vorgehen zu unterstützen. Unternehmen sind erfolgreich, wenn sie die Wertschöpfung ihrer Zulieferer maximieren und alle Stakeholder auf eine gemeinsame Linie bringen. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf manuelle Prozesse und veraltete Technologien, während Informationen über Lieferanten, Verträge und Ausgaben oft zwischen den Geschäftsfunktionen und -bereichen isoliert sind. 

Die unerwarteten Entwicklungen und Veränderungen, die im letzten Jahr aufgetreten sind,  haben Unternehmen gezwungen, sich mit den Risiken in der Supply Chain auseinanderzusetzen und die Wertschöpfung im gesamten Unternehmen zu steigern. Beschaffungsleiter müssen dafür mit ihren Kollegen im Finanzbereich zusammenarbeiten, um den Gewinn zu steigern, die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und Risiken zu reduzieren. Untersuchungen zeigen, dass Finanz- und Beschaffungswesen besser zusammenarbeiten und bessere Ergebnisse für das Unternehmen erzielen können, wenn sie aufeinander abgestimmt sind. Zu den Ergebnissen gehören Kostensenkungen, ein höherer ROI und ein größerer strategischer Einfluss innerhalb der Organisation. Solche Ergebnisse erfordern jedoch einen integrierten Ansatz und Prozess zwischen Beschaffung und Finanzen.

Vorausschauende Unternehmen, die eine größere Transparenz, Integration und Automatisierung im Bereich Beschaffung und Einkauf anstreben, wenden sich der Cloud-Technologie zu. Hiermit können sie Menschen und Prozesse zusammenbringen, manuelle Methoden hinter sich lassen, eine durchgehende Transparenz bei Beschaffungsprojekten und -leistungen schaffen und internen und externen Stakeholdern eine effektivere Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Dies geht aus der HBR-Studie  „Managing Procurement Risk: Enterprise Agility for a Changing World“ hervor, die zeigt, dass fast die Hälfte der Befragten plant, die Automatisierung von Beschaffungsprozessen in den nächsten 12 Monaten zu voranzutreiben.

Mit neuen Technologien wie dem maschinellen Lernen hat das Finanzwesen die Chance, eine neue Ära der Effizienz einzuläuten.

Reibungslose Finanzoperationen

Die Pandemie hat die Aufmerksamkeit auf unzureichende und ineffiziente Finanzprozesse gelenkt, die auf menschliches Eingreifen angewiesen sind, und zeigte auch deren mangelnde Transparenz sowie fehlende Erkenntnisse auf. In Umgebungen, die nicht vorhersehbar waren, zeigte sich, wie wichtig die Finanzen sein können, um das Unternehmen durch widrige Umstände zu führen. Für den Leiter des Rechnungswesens bedeutet dies Einblicke in die Leistungsqualität, Einführung interner Kontrollen trotz dezentraler Abläufe, Optimierung der Geldzu- und -abflüsse sowie stärkere Orientierung am Kunden. Buchhaltung und Finanzwesen müssen ihren Fokus von den reinen Transaktionen weg und hin zu neuen Arbeitsweisen richten.

Mit neuen Technologien wie dem maschinellen Lernen hat das Finanzwesen die Chance, eine neue Ära der Effizienz einzuläuten. Die Finanzfunktion gewinnt Zeit zurück, indem sie sich nur auf Ausnahmen und jene Bereiche konzentriert, die wirklich ihre Aufmerksamkeit benötigen. Diese Zukunft bietet intelligente und reibungslose Abläufe. Für das Finanzwesen bedeutet das, intelligenter, schneller und genauer arbeiten zu können.

Vor COVID haben viele Finanzabteilungen über die digitale Transformation nachgedacht. Jetzt geht es bei dieser Transformation nicht mehr um Nachdenken. Sie ist für viele alternativlos geworden. Indem die Finanzabteilung gemeinsam mit der IT Veränderungsinitiativen anführt, kann sie signifikante Kosteneinsparungen durch Effizienzsteigerungen nachweisen – etwas, das das unternehmerische Finanzwesen seit Jahrzehnten anstrebt. Im KPMG-Bericht „Finance in a post-COVID world“ heißt es: „Die Automatisierung hat sich als ein zentrales Thema aus der globalen Pandemie herauskristallisiert. Viele Unternehmen haben über verstärkte Automatisierungsinitiativen gesprochen, damit sie sich auf wirklich wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren können, anstatt weiter „Erbsen zu zählen“.

In einer zunehmend virtuellen Welt, in der automatisierte Prozesse entscheidend sind, um die Effizienz zu steigern und eine bessere Kontrolle und Resilienz zu ermöglichen, sind verstärkte digitale Initiativen eine wichtige Priorität für Führungskräfte im Finanzwesen.

Erfahren Sie mehr über die Beschleunigung Ihrer Digital Finance Journey.

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