3 Strategien von Ralph Lauren für schnellere und nachhaltigere Beschaffungsprozesse

Als führende Luxusmodemarke verfolgt Ralph Lauren das Ziel, durch Authentizität und zeitlosen Stil den Traum von einem besseren Leben zu wecken. Den Umsatz von über 6 Milliarden USD verdankt das Modeunternehmen unter anderem seinem Beschaffungsteam, das für die konsistente Präsentation der verschiedenen Marken an über 600 Standorten verantwortlich ist. Um die hohe Nachfrage zu bewältigen, benötigt das Team lückenlose Transparenz über Lieferanten, Verträge und laufende Aufträge.

Juan Ahmad, Leiter des Bereichs Global Sourcing bei Ralph Lauren leitet, sprach mit uns auf der Veranstaltung Conversations for a Changing World darüber, wie eine erstklassige Beschaffungsorganisation für das Fortune 500-Unternehmen aussieht.

Ahmad und sein Team verwalten indirekte Ausgaben in Höhe von über 1 Milliarde US-Dollar und unterstützen strategische Entscheidungsprozesse, unter anderem in den Bereichen Marketing, IT und HR. Doch diese Führungsrolle ist hart erkämpft. Das Team benötigte knapp vier Jahre, um den Grundstein für die Transformation des Beschaffungswesens zu legen – ein Unterfangen, das sich in den turbulenten ersten Monaten den Pandemie bezahlt machen sollte.

Laut der aktuellen Chief Procurement Officer (CPO) Survey von Deloitte erlebt die Beschaffungsfunktion derzeit einen grundlegenden Wandel. Aufgrund der Lieferketten- und Betriebsstörungen sahen sich die Verantwortlichen gezwungen, neue Prioritäten zu setzen, um die Beschaffungsfunktion aufzuwerten. Deloitte zufolge betrachten 78 % der CPOs operative Effizienz als wichtige Priorität. 82 % der Befragten verbringen bis zu 20 % ihrer Zeit damit, Risiken einzudämmen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Am interessantesten ist jedoch, dass 70 % der besonders leistungsstarken Beschaffungsorganisationen stärker in die strategische Entscheidungsfindung eingebunden werden als die leistungsschwächeren Funktionen im Unternehmen.

Auf dem Weg zur leistungsstarken Beschaffungsorganisation führte das Team von Ralph Lauren moderne Technologien ein, um mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Auf unserer Veranstaltung „Conversations for a Changing World“ stellte Ahmad drei Best Practices vor, mit denen das Beschaffungsteam Mehrwert für das Unternehmen schaffen kann.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung und optimierte Zusammenarbeit

Wie viele Handelsunternehmen hatte auch Ralph Lauren während der Pandemie mit Lieferengpässen, unterbrochenen Wertschöpfungsketten und staatlich verordneten Ladenschließungen zu kämpfen. Da sich viele Kunden zu Hause isolierten, brachen die Ausgaben im Jahr 2020 drastisch ein. Dies belastete den Haushalt und zwang das Team dazu, kreative Lösungen zu finden, um trotz der Krise die wichtigsten Zielsetzungen zu erfüllen. Ahmad riet anderen Führungskräften im Beschaffungsbereich dazu, ihre Ziele eng auf die Unternehmensstrategie abzustimmen, um sich die Unterstützung des Managements zu sichern und mit der eigenen Abteilung auf Erfolgskurs zu gehen.

Zur Prozessoptimierung investierte er in Technologien, mit denen manuelle Aufgaben wie Dateneingaben und Reporting automatisiert werden können, um sein Team zugunsten von Initiativen mit strategischem Fokus wie Geschäftskontinuitätsplanung und Kosteneinsparungen zu entlasten. Außerdem verschaffte Ahmad sich einen ganzheitlichen Überblick über vertragliche Verpflichtungen und anstehende Vertragserneuerungen, um Ausgaben proaktiver zu managen. Und schließlich zentralisierte er die Zusammenarbeit innerhalb des Teams mithilfe eines einzigen Stammdatensystems, um sicherzustellen, dass alle Hand in Hand arbeiten.

Risikominimierung durch starke Lieferantenbeziehungen

Risikomanagement wird im Hinblick auf die strategische Unternehmensplanung immer wichtiger. Die aktuelle von Workday gesponserte und von Harvard Business Review Analytic Services durchgeführte Studie „Managing Procurement Risk“ ergab, dass 95 % der Unternehmen durch die Pandemie auf die eine oder andere Art von Unterbrechungen der Lieferkette betroffen waren. So auch Ralph Lauren. Für Ahmad hatte die Stabilisierung der Lieferkette angesichts der Arbeitskräfte- und Materialknappheit Vorrang. Risiken lediglich zu managen, reichte nicht aus. Gemeinsam mit seinem Team suchte er nach einer Möglichkeit, potenzielle Risiken zu prognostizieren und zu eliminieren, bevor sie zu geschäftskritischen Störungen führen.

Wie konnte diese Herausforderung bewältigt werden? Durch eine starke Partnerschaft mit den strategischen Lieferanten des Unternehmens. Schon lange zuvor hatten sich Ahmad und sein Team auf den Aufbau von Lieferantenbeziehungen konzentriert. Dank dieser starken Beziehungen gelang es ihnen nun, das Unternehmen sicher durch die Pandemie zu führen und auf Erfolgskurs zu halten. Zur Förderung dieser Partnerschaften empfiehlt Ahmad eine offene Kommunikation mit den Lieferanten. Durch frühzeitige und regelmäßige Zusammenarbeit mit den Partnern können Beschaffungsleiter vorausschauend planen, um für mögliche Umbrüche gewappnet zu sein.

Höhere Transparenz zur Förderung strategischer Entscheidungen

Die Beschaffungsfunktion befindet sich zweifellos im Wandel und die Teams sind gefordert, eine strategische Beraterrolle im Unternehmen einzunehmen. Für das Beschaffungsteam von Ralph Lauren war es Ahmad zufolge wichtig, dass diese einschneidende Änderung des Betriebsmodells sowohl von der Unternehmensleitung als auch von der Belegschaft getragen wird. Um die Position seines Teams zu stärken, bemühte er sich zunächst um eine enge Partnerschaft mit den Stakeholdern.

Laut Ahmand ist es außerdem wichtig, Stakeholdern die Vision, die Ziele und die Mission der Beschaffungsfunktion zu vermitteln. Wenn es Ihnen gelingt, den Mehrwert Ihres Teams zu demonstrieren und zu erläutern, wie dieses die Anforderungen der Stakeholder als Partner erfüllen kann, entsteht ein starkes Fundament des Vertrauens und eine ausbaufähige strategische Partnerschaft. 

Möchten Sie mehr über die Transformation der Beschaffung bei Ralph Lauren erfahren? Sehen Sie sich die komplette Session mit Juan Ahmad bei „Conversations for a Changing World“ an.