3 étapes pour une planification plus agile

Quelle que soit leur taille, partout dans le monde les entreprises subissent les retombées de la crise. Dans l'incertitude qui imprègne l'actualité, la survie et la réussite dépendent de la rapidité à laquelle chacun identifie les changements disruptifs et de sa propre capacité de réaction.

Cela n'est pas évident lorsque votre entreprise stagne dans un système de planification statique, caractérisé par de longs cycles de planification, une obsolescence instantanée, des actions cloisonnées et l'invisibilité des erreurs. Avant, une feuille de calcul suffisait à satisfaire les exigences en matière de planification, de budgétisation et de projection. Cette époque est désormais révolue.

Les forces du marché, même les plus traditionnelles, présentent aujourd'hui d'importants défis. Face aux avancées technologiques, aux attentes croissantes de leurs clients et au besoin d'une prise de décisions data-driven, les équipes Finance doivent faire preuve d'agilité.

Comment planifier de sorte à réagir face aux événements, aussi prévisibles ou improbables soient-ils ?

Grâce à la planification active.

Pourquoi la planification statique ne fonctionne plus

Si pendant des décennies, les modèles de planification statiques ont servi de base aux équipes Finance, au temps de la disruption, ils font plus que freiner les entreprises : ils les bloquent. Empêtrées dans leurs processus de planification dépassés, les entreprises peinent à réagir au changement, alors que leurs concurrentes plus agiles les devancent largement. Tout autour de nous, des entreprises aujourd'hui florissantes ont vu leur situation changer en quelques semaines, voire en quelques jours, parfois de manière spectaculaire. Leur atout réussite, c'est leur agilité.

Il va de soi que ces entreprises agiles ne s'encombrent pas de systèmes de planification manuels, ponctuels et cloisonnés. Elles ont fait le choix d'adopter une approche moderne de la planification : une planification collaborative, intégrale et continue. Systématiquement, ces entreprises réduisent les risques, optimisent leurs performances et rattrapent la concurrence, grâce à un système de planification qui leur procure une plus grande agilité.

Une ligne parfois très nette sépare une planification statique d'un système moderne (ou proactif). Les outils de planification traditionnels tendent à être ralentis par leurs multitudes de versions incompréhensibles et leurs données cloisonnées et instantanément obsolètes. En revanche, les modèles de planification actifs mettent à la disposition des équipes des données opérationnelles et transactionnelles en temps réel issues des systèmes utilisés par l'ensemble de l'entreprise au-delà du service Finance pour prendre rapidement de meilleures décisions basées sur les données.

Poser les bases de l'agilité de l'entreprise

Tel que de nombreuses entreprises le signalaient bien avant la crise actuelle, l'agilité est devenue un impératif commercial qui passe nécessairement par une approche plus moderne de la planification. Ces 3 étapes vous aideront à entreprendre votre transition vers un nouveau modèle de planification actif.

1. Appréhendez le statu quo

Avant de tracer votre chemin, vous devez bien comprendre votre position actuelle. Faites un état des lieux de votre entreprise, analysez les obstacles de planification qui vous empêchent d'implémenter un environnement de planification plus moderne et simplifié. Il est plus que probable que ces obstacles relèveront du champ des personnes, des processus, des technologies ou de tous ces éléments à la fois.

Comprendre signifie approfondir chacun des aspects suivants :

• Quels sont vos processus de planification actuels ?

• De quelle technologie disposez-vous ? Comment s'adapte-t-elle à vos objectifs ?

• Quels sont les défis à ne pas perdre de vue au niveau des données ?

• Existe-t-il un moyen d'automatiser l'intégration des données ?

• Qu'est-ce qu'il vous manque en matière de planification RH ?

Répondre à ces questions vous aide à obtenir une vue claire de votre situation actuelle et identifier vos opportunités d'amélioration.

2. Faites participer l'ensemble de l'entreprise

Porter le changement n'est pas une mince affaire. Pour ce faire, vous aurez besoin de recruter un leader expérimenté qui vous aide à plaider la cause de la planification active. En plus du conseiller susmentionné, vous devez établir un groupe de travail composé de représentants d'autres services en dehors de la Finance, notamment des départements Opérations, Ventes et RH. N'oubliez surtout pas d'inclure la fonction IT, qui vous aidera à explorer vos besoins en technologie et à coordonner différentes sources des données.

Ensuite, il vous suffira de plaider la cause de l'agilité organisationnelle auprès de cette équipe choisie.

Comment ? En élaborant une étude de cas.

Pour cela, calculez l'impact du statu quo sur l'entreprise. Combien de temps et d'argent coûtent à l'entreprise tous ces processus manuels et ces goulots d'étranglement ? Quelles opportunités laissez-vous passer ? A contrario, quels seraient les résultats de ces stratégies de mesure et de ces KPI avec un modèle de planification active ? Proposez plusieurs cas de figure plus approfondis pour calculer le ROI : par exemple, montrez comment la réduction du temps de budgétisation de moitié offrirait plus de temps à vos collaborateurs pour analyser plusieurs scénarios hypothétiques, afin de démontrer la valeur profonde de l'introduction d'un modèle de planification moderne fondé sur l'agilité.

Une fois votre équipe créée et les défaillances identifiées et quantifiées, vous pouvez élaborer le plan d'exécution initial de votre projet. Pour vos premières actions, il convient de vous concentrer sur une fonction interne à la fonction Finance pour en contrôler le déploiement. Développez un plan par paliers, en énonçant clairement les objectifs (aussi bien ce qui a trait à la planification active en soi que ce tout premier projet), ainsi qu'un plan d'action concis et réaliste, et les indicateurs clés de votre modèle de KPI. Le fait d'expliquer clairement les raisons qui motivent cette initiative vous permettra de convaincre aisément l'équipe de direction pour aller de l'avant. Pour cela, vous avez besoin d'un plan complet et parfaitement conçu.

3. Déployez à l'échelle de l'entreprise

Tel que nous le disions auparavant, il est fortement recommandé de lancer votre modèle de planification active à l'intérieur de la fonction Finance et de vous concentrer sur certains aspects particulièrement flagrants pour cueillir rapidement les premiers fruits de votre initiative. Une fois que tous les acteurs impliqués ont eu le temps de s'adapter, vous pourrez vous aventurer vers des services autres que la Finance. Lancez des projets de planification impliquant les services RH, Ventes ou Marketing. A ce stade, vous pouvez commencer à généraliser l'adoption et l'impact de la planification active à l'échelle de l'entreprise.

Il est essentiel de renforcer la communication et la collaboration entre les différents services. Cependant, ne tombez pas dans le piège : ne dépendez pas exclusivement de votre technologie et de vos outils pour les tâches les plus lourdes. Une réussite complète et soutenue repose sur des entretiens avec les acteurs impliqués, l'identification des leçons tirées le long du parcours, la découverte de nouvelles opportunités d'innover et d'améliorer, et la communication des expériences réussies ponctuées de félicitations lorsqu'elles sont méritées.

Ce faisant, le rôle de la fonction Finance se verra rehaussé au rang de force stratégique dans le cadre de l'entreprise, en assumant la tâche de la planification à l'échelle de l'entreprise. La fonction Finance sortira de son rôle traditionnel de collecte de chiffres pour l'élaboration du budget et la préparation de rapports. Elle montrera le chemin du changement et de l'innovation, non seulement pour signaler les difficultés et l'incertitude, mais également pour les surmonter.

Tracez votre route

Ces 3 piliers constituent la pierre angulaire d'un environnement de planification plus agile, qui vous aidera à être prêt aux changements. Cela ne suffit pas cependant pas pour bâtir un édifice. Grâce à nos autres blogs, vous pourrez obtenir des insights supplémentaires qui vous aideront à tirer pleinement parti de votre environnement de planification moderne.

La seule certitude, c'est qu'il vous faudra être agile pour faire face à l'avenir. Grâce à cette pierre angulaire et aux insights que nous nous apprêtons à vous révéler dans les prochains blogs, vous aurez les clés pour naviguer dans le monde de demain.

Obtenez tous les insights dans notre dernier livre blanc : « Mesures concrètes pour l'agilité de l'entreprise ».