Introduction à la planification Agile

Les entreprises du monde entier se confrontent au même dilemme : elles doivent planifier le futur dans un présent en perpétuel changement. Elles se retrouvent ainsi à réviser leurs plans constamment, au gré des évolutions de leur environnement.

Il est cependant délicat de s’adapter rapidement lorsque les données sont éparpillées et difficiles d’accès. C’est pourquoi les organisations tendent de plus en plus à éliminer les silos et  privilégient des processus collaboratifs. Les pratiques de planification traditionnelles cèdent ainsi place à la planification Agile.

Inspirée des principes de la gestion de projet agile dans l’univers du développement logiciel, la planification Agile est une approche de gestion de projet et de planification stratégique qui favorise l'adaptabilité et la réactivité face aux changements et à l’incertitude. Elle repose sur des cycles de planification courts, une évaluation continue des progrès et des ajustements rapides et réguliers basés sur les feedbacks, les nouvelles informations et les conditions changeantes du marché.

Qu’est-ce que la planification Agile ?

L’approche Agile met l’accent sur l’adaptabilité, la collaboration et la livraison rapide de valeur ajoutée. Contrairement à la planification traditionnelle, qui suit un plan rigide et linéaire avec des étapes prédéterminées, la planification Agile est flexible et dynamique.Elle permet des ajustements continus en réponse aux changements et à l’incertitude, ce qui la rend particulièrement pertinente dans un environnement en constante évolution.

Elle repose sur un processus itératif où les projets sont divisés en cycles courts. Cela favorise des révisions fréquentes, basées sur les nouvelles informations et les besoins émergents, tout en maintenant un focus constant sur les objectifs globaux. De plus, cette approche encourage une plus grande participation des parties prenantes et une collaboration accrue entre les équipes, facilitant des décisions collectives basées sur des informations actualisées.

En contrôle de gestion (FP&A), la planification Agile améliore la précision et la pertinence des prévisions financières et des analyses de performance. Elle permet aux équipes FP&A de réévaluer régulièrement les hypothèses financières, d’ajuster les budgets et les projections en fonction des évolutions du marché et des performances réelles. De plus, elle offre la capacité de réagir rapidement aux changements économiques et opérationnels. Cela facilite une gestion proactive des risques et une allocation plus efficace des ressources, basées sur une vision financière actualisée et alignées avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Planification Agile et EPM : différents mais complémentaires

Aujourd’hui, de nombreuses organisations sont équipées de systèmes de gestion de la performance d’entreprise (EPM). Quelles différences et quels liens avec la planification Agile ?

Utilisés par les dirigeants et les équipes financières pour analyser les performances de l’entreprise et planifier les stratégies futures, les EPM regroupent diverses fonctionnalités essentielles. Ces dernières incluent la budgétisation, la planification, les prévisions, la consolidation financière, le reporting et l’analyse. Les EPM intègrent les données financières, RH et opérationnelles provenant de multiples sources, principalement des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning), pour offrir une vue globale de la performance de l’entreprise. Bien que la planification Agile et les systèmes EPM partagent le même objectif – suivre et améliorer la performance de l’entreprise –, ils diffèrent dans leur approche, leur méthodologie et leurs outils :

• Approche : les EPM utilisent des cycles de planification annuels ou trimestriels avec des ajustements moins fréquents, tandis que la planification Agile utilise des cycles courts et itératifs.

• Méthodologie : les EPM sont centralisés avec des décisions prises au niveau de la direction et une communication descendante, tandis que la planification Agile favorise une collaboration étroite entre des équipes autonomes et une méthodologie itérative.

• Outils et technologies : les EPM utilisent des plateformes intégrées comme Oracle Fusion Cloud ERP ou SAP EPM, tandis que la planification Agile utilise des outils spécifiques comme les tableaux Kanban et les logiciels de gestion agile (par exemple, Jira, Trello) et s’appuie sur des méthodologies comme Scrum, Lean et Extreme Programming (XP).

La planification Agile n’est pas un EPM en soi, mais elle constitue souvent une composante des solutions EPM modernes. Elle enrichit les capacités des EPM traditionnels en apportant plus d'agilité et de réactivité grâce à des technologies avancées comme l'intelligence artificielle et le machine learning.  

L’apport des méthodes agiles

Dans le contexte du contrôle de gestion, la planification Agile s’appuie sur plusieurs méthodes empruntées à la gestion de projet agile pour améliorer l’efficacité des processus, adapter rapidement les plans financiers et collaborer plus efficacement. Parmi ces méthodes, on retrouve :

• Scrum : méthodologie de gestion de projet basée sur des sprints (des cycles de travail courts et définis). Les équipes financières peuvent s’inspirer du Scrum pour raccourcir les cycles de planification, ou plus généralement pour décomposer les projets financiers complexes en tâches gérables.

• Kanban : méthode visuelle de gestion de projet qui utilise des tableaux pour représenter les tâches à accomplir, offrant une vue d’ensemble claire du flux de travail et aidant à identifier les goulets d’étranglement. Le Kanban aide les équipes à gérer leur charge de travail en temps réel, et à mieux suivre le statut des tâches au sein des processus de prévision budgétaire, rapports financiers et analyses en cours.

• Lean : se concentre sur la suppression des gaspillages (les activités qui n’ajoutent pas de valeur), la prise de décision tardive (pour rester flexible) et l’amélioration continue des processus. Cette approche permet d’éliminer les inefficacités dans les processus de FP&A et de réduire le temps consacré à des tâches à faible valeur ajoutée.

• L’Extreme Programming : méthodologie de développement de logiciels qui met l’accent sur des cycles de développement très courts, la rétroaction continue, la collaboration et l’amélioration de la qualité du code à travers des pratiques telles que le développement itératif et les tests automatisés. Bien que le XP soit spécifiquement conçu pour le développement logiciel, ses principes peuvent être appliqués en FP&A pour développer des outils financiers et des modèles qualitatifs et flexibles.

Workday Adaptive Planning, un facilitateur technologique de la planification Agile

Workday Adaptive Planning, anciennement Adaptive Insights, est une solution logicielle de planification financière basée sur le Cloud intégrée à la suite Workday. Il ne faut toutefois pas la confondre avec la planification Agile elle-même. Cette dernière est une approche conceptuelle de la gestion stratégique et financière, tandis qu’Adaptive Planning est un outil technologique spécifique qui facilite la mise en œuvre de cette approche. La planification Agile implique notamment des données en temps réel, une réactivité élevée et une collaboration étroite entre les équipes. C’est précisément ce qu’offre Adaptive Planning qui intègre les données financières et opérationnelles nécessaires ; facilite la mise à jour des budgets et des prévisions ; donne accès à des dashboards interactifs et des fonctionnalités avancées de modélisation et d’analyse de scénarios ; et permet à plusieurs équipes fonctionnelles de contribuer. En bref, Workday Adaptive Planning est un facilitateur technologique de la planification Agile ! 

La planification Agile pour toutes les industries et tous les métiers

La planification Agile peut être adoptée par diverses industries, de la finance au commerce de détail, en passant par la santé et l’industrie manufacturière. Elle renforce l’agilité organisationnelle, stimule la collaboration interfonctionnelle et optimise la gestion des ressources, cruciales pour s‘adapter dans un environnement en constant changement.

De plus, les outils de planification Agile ne sont pas uniquement destinés aux responsables financiers et aux analystes. Les chefs de projets peuvent gérer plus efficacement les calendriers, les ressources et les budgets en ajustant les plans en fonction des feedbacks, des modifications de projets ou des imprévus. Les directeurs des opérations peuvent créer et adapter des modèles opérationnels pour simuler l’impact de certaines variations sur les résultats financiers. Les responsables marketing et chefs de produit peuvent anticiper les tendances de la demande et ajuster leurs stratégies en conséquence. Les dirigeants bénéficient quant à eux d’une vue d’ensemble précise et actualisée.

Des entreprises de tous horizons utilisent Workday Adaptive Planning pour accélérer leurs prévisions et enrichir leurs analyses. Par exemple, HelloFresh et Veolia ont centralisé leurs processus de planification financière avec cette solution pour améliorer leur agilité et leur collaboration interfonctionnelle, renforçant ainsi leur compétitivité.

Profitez des avantages de Workday Adaptive Planning

Soutenue par des outils comme Workday Adaptive Planning, la planification Agile représente une approche moderne et efficace pour s'adapter rapidement aux changements et maximiser la performance des entreprises. Pour en savoir plus, consultez notre site Web et jetez un œil à cette démo rapide.