Lorsque l'entreprise allemande HelloFresh a dû s'assurer qu'elle pouvait rester agile et prendre rapidement des décisions éclairées, elle s'est tournée vers Workday Adaptive Planning. Cette agilité est devenue particulièrement importante à une époque où le prêt-à-cuisiner s'est imposé comme une alternative populaire aux restaurants et aux courses au supermarché.
La pandémie a mis à rude épreuve l'agilité et la résilience de pratiquement toutes les entreprises. Mais si la plupart des restaurants et des entreprises de services alimentaires ont été confrontés à des défis, certains y ont vu des opportunités. Et ils ont su exploiter les outils de planification moderne pour en tirer le meilleur parti.
HelloFresh compte parmi ces entreprises. Basée en Allemagne, elle livre des kits repas directement aux consommateurs. Fondée en 2011, elle a étendu son service de livraison de kits repas aux Etats-Unis l'année suivante. Depuis, elle a pris la tête du marché américain et est désormais présente dans 13 pays sur 3 continents.
En 2019, HelloFresh a livré plus de 280 millions de repas dans le monde. Puis est arrivé le COVID-19, et pratiquement du jour au lendemain, ce qui semblait auparavant être un moyen pratique pour les familles occupées de cuisiner des repas à la maison a pris une toute nouvelle dimension : le kit repas est devenu une alternative sûre et utile au restaurant, voire aux courses au supermarché. La demande de kits repas a explosé.
Evidemment, HelloFresh devait s'assurer qu'elle pouvait rester agile et compétitive, et prendre rapidement des décisions éclairées. « Cet environnement dynamique exige vraiment que nous agissions rapidement et que nous soyons agiles », souligne Sander van Vliet, Manager FP&A chez HelloFresh.
Heureusement pour HelloFresh, l'équipe FP&A de l'entreprise avait déjà posé les bases d'un environnement de planification agile avant même que 2020 n'apporte son lot de disruption. Fin 2019, l'entreprise avait commencé à migrer ses processus de prévision et de budgétisation des feuilles de calcul vers Workday Adaptive Planning.
Le premier objectif était de normaliser la saisie des données. En tant que société cotée en bourse, HelloFresh avait besoin « d'une approche budgétaire cohérente pour donner des orientations adaptées au marché », explique Sander van Vliet. Cela s'avérait de plus en plus difficile sur des feuilles de calcul, car les données étaient cloisonnées, ce qui empêchait la collaboration entre les services et les équipes locales, et compliquait les tâches essentielles comme l'analyse des écarts. La mise en place d'une seule source de données, précise et accessible, pour toutes les données financières et non financières, a permis de relever les niveaux d'efficacité, de collaboration et de confiance dans les chiffres.
Etape suivante : « Nous nous sommes vraiment concentrés sur la mise en place d'un modèle de pertes et profits standardisé, se souvient Sander van Vliet. Cela a permis à tous les pays de soumettre les données de manière cohérente. » D'après lui, c'est là que Workday Adaptive Planning s'est avéré extrêmement utile. « L'option permettant de rendre certains comptes en lecture seule ou de lier certains comptes entre eux oriente vraiment les pays dans la bonne direction et garantit la saisie correcte de leurs données. »
Sander van Vliet souhaitait également résoudre le casse-tête des versions. « Lorsque nous utilisions encore Excel, il était toujours difficile d'obtenir les réponses à ces questions : Quelles sont les données les plus récentes ? Qui a apporté la dernière modification ? Les protocoles stricts de contrôle des versions de Workday Adaptive Planning dans le cadre de la solution de planification Cloud moderne de l'entreprise ont contribué à faire disparaître ce casse-tête. »
« Aujourd'hui plus que jamais, il est très important d'avoir la possibilité d'accélérer le déploiement de nos prévisions. »
Sander van Vliet
Manager FP&A chez HelloFresh
L'avantage organisationnel apporté par ces changements est clair. « Nous sommes capables de faire face au changement, déclare Sander van Vliet. Aujourd'hui plus que jamais, il est très important d'avoir la possibilité d'accélérer le déploiement de nos prévisions. »
Sander van Vliet affirme que l'équipe s'est rapprochée de la prévision continue. « Nous avons créé ce que nous appelons une prévision ouverte. Tous les membres de l'équipe peuvent y accéder et apporter des modifications en cours de route, de sorte que nous disposons toujours des dernières prévisions. »
Il ajoute qu'ils ont également intégré la budgétisation fonctionnelle. « Cela nous permet de devenir partenaire de l'entreprise [...], de faire le point tous les mois et de fournir des insights sur le budget, les montants réels, les écarts afin de mener les activités à bien. »
Et ce n'est pas à sens unique. « Nous profitons aussi de ces réunions pour recevoir les informations dont nous avons besoin pour améliorer les projections dans nos prévisions. Ainsi, tout le monde y gagne. »
L'entreprise souhaite aujourd'hui intégrer ses modèles de bilan, de flux de trésorerie et de dépenses d'investissement dans Workday Adaptive Planning. Entre-temps, d'autres services, dont le marketing, ont demandé à intégrer l'environnement de planification.
Pour les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre une solution de planification Cloud moderne, telle Workday Adaptive Planning, Sander van Vliet propose quelques bonnes pratiques de l'équipe de HelloFresh : instaurer une culture d'auto-assistance et emprunter la voie la plus simple. En fin de compte, il encourage les entreprises à privilégier la simplicité en se demandant : « Quel est le produit final que je veux créer ? Et comment vais-je y parvenir ? »
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