Collaboration interfonctionnelle et FP&A : les atouts d’une planification intégrée et participative
La collaboration entre les équipes FP&A et les autres départements s’impose comme un levier majeur de succès pour les entreprises. Découvrez comment dépasser les silos organisation en exploitant le potentiel des solutions technologiques modernes comme Workday Adaptive Planning.
La collaboration interfonctionnelle favorise l’efficacité, l’innovation et l’engagement. Elle revêt une importance significative en planification et analyse financières, où la capacité à rassembler des données et des insights issus de différentes parties de l’organisation permet d’établir une vision financière holistique et précise de l’activité. Dès lors, comment booster la collaboration interfonctionnelle pour permettre aux équipes FP&A de bénéficier des contributions des autres départements et de mieux participer à la stratégie de l’entreprise ? Spoiler alert : une partie de la solution se trouve dans votre système d’information !
Qu’est-ce que la collaboration interfonctionnelle ?
La collaboration interfonctionnelle désigne la participation de différentes équipes et fonctions à la réalisation d’un objectif ou d’un projet commun. Cette approche vise à dépasser les silos organisationnels en favorisant la communication et la coopération entre services pour développer une culture de la transversalité. En substance, la collaboration interfonctionnelle tire parti des connaissances spécialisées et des compétences uniques de chaque équipe/département pour résoudre des problèmes complexes, innover et atteindre des objectifs communs. Plutôt que de travailler de manière isolée, les équipes interfonctionnelles se réunissent pour échanger des idées, partager des ressources et coordonner leurs efforts.
Loin de se limiter à la communication entre les équipes, la collaboration interfonctionnelle englobe la coordination des processus, la prise de décision collaborative et l’alignement des objectifs stratégiques à travers toute l’organisation. Elle peut varier en intensité, allant d’interactions occasionnelles entre départements jusqu’à la mise en place de projets transverses majeurs. Ce type de projets implique parfois la formation d’équipes dites « interfonctionnelles », réunissant des membres issus de différentes parties de l’organisation.
La collaboration interfonctionnelle offre une multitude d’avantages pour les entreprises. En premier lieu, elle contribue à améliorer l’efficacité et à optimiser les processus de travail. En réunissant des équipes aux expertises variées, elle permet d’identifier et de résoudre plus efficacement les problèmes. Par exemple, lors de la conception d’un nouveau système financier, la collaboration entre les équipes comptables, financières et informatiques conduira à une meilleure intégration des données. Elle engendre également une coordination et communication plus efficaces entre les services, ce qui permet d’éliminer les redondances et d’optimiser les ressources.
La collaboration interfonctionnelle favorise aussi l’innovation en permettant le partage d’idées et de perspectives diverses.
Une entreprise adoptant cette approche dans le but, par exemple, d’améliorer sa gestion des coûts, pourra identifier plus facilement des zones de gaspillage et imaginer des solutions créatives pour optimiser ses dépenses sans sacrifier la qualité de ses produits.
Enfin, la collaboration, en particulier dans le cadre d’équipes interfonctionnelles, stimule l’engagement des collaborateurs en leur permettant de valoriser leurs propres connaissances et expérience tout en bénéficiant de celles des autres. Elle renforce le sentiment d’appartenance à l’entreprise car elle implique l’intégration d’individus (ou de petits groupes) auparavant isolés à un tout, autour d’un but partagé et clairement défini.
Cependant, la mise en œuvre de processus de collaboration interfonctionnelle est compliquée. Parmi les défis courants figure le manque de vision et d’objectifs communs. Les équipes provenant de différentes parties de l’organisation peuvent avoir des priorités divergentes, voire contradictoires, ce qui va freiner l’envie de coordonner les efforts. Elles peuvent aussi avoir des cultures, des « langages » et des modes de fonctionnement différents, ce qui peut générer des incompréhensions et poser des problèmes de confiance. La résistance au changement est aussi un facteur important : certains collaborateurs sont réticents à adopter de nouvelles méthodes de travail ou à partager leurs connaissances par crainte de voir leurs processus perturbés ou leur expertise diluée et dépréciée.
Enfin, des technologies fragmentées constituent un obstacle majeur à la collaboration en particulier en présence d’équipes distantes.
Des logiciels disparates, incompatibles ou qui ne communiquent pas entre eux créent des silos de données et rendent difficile le partage fluide d’informations à travers l’organisation.
Pour répondre à ces défis, les entreprises peuvent adopter diverses stratégies :
Mettre en place des objectifs et des indicateurs de performance communs pour aligner les équipes.
Établir des canaux de communication ouverts, et promouvoir une culture d’entreprise axée sur la confiance.
Développer les compétences en matière de collaboration et de résolution des conflits.
Investir dans des solutions technologiques unifiées, offrant des fonctionnalités de partage d’informations et de communication en temps réel.
Resserrons la focale sur la planification et l’analyse financières. Comment les équipes FP&A bénéficient-elles de la collaboration interfonctionnelle et quels sont les avantages de leur implication dans un processus transversal de planification d’entreprise ?
D’une part, la participation de différentes fonctions (RH, Opérations, Achats, etc.) dans des processus traditionnellement considérés comme relevant exclusivement de la Finance améliore la qualité des données, des plans et des prévisions. On parle alors de planification et d’analyse étendues (xP&A). Cette approche permet aux équipes FP&A d’obtenir des données plus complètes et d’explorer de nombreux axes d’analyse. En rassemblant des perspectives variées, elles développent également une meilleure compréhension des objectifs et des contraintes de chaque domaine, et prennent en compte ces informations dans leurs modèles. Cela conduit à des rapports plus précis et des recommandations plus pertinentes.
D’autre part, l’intégration des équipes FP&A dans un processus transversal de planification stratégique permet d’exploiter pleinement les informations financières disponibles et contribue à développer une vision holistique de l’entreprise à partir des données clés de tous les départements. C’est crucial pour plusieurs raisons. Une vue globale, plutôt que fragmentaire, permet une meilleure compréhension de la situation financière de l’entreprise, et donc une meilleure prise de décision. Cela permet également d’identifier (et donc d’anticiper et de saisir) plus facilement les risques et les opportunités de croissance. La connaissance des besoins et des objectifs de chaque département permet d’allouer plus efficacement les ressources financières. Une vision partagée favorise l’alignement des objectifs. Lorsque chaque service comprend comment ses actions influent sur les finances globales de l’entreprise, il est plus facile de travailler ensemble vers des objectifs communs.
En pratique, cela se traduit par une collaboration étroite et une communication continue entre les différentes équipes financières et avec les autres fonctions. Des réunions régulières, impliquant des représentants de différents services, sont organisées pour discuter des performances, objectifs et stratégies à mettre en place. Des rapports financiers transversaux sont produits. Des équipes interfonctionnelles ad hoc peuvent être constituées. La collaboration interfonctionnelle implique aussi l’utilisation d’outils et de systèmes de gestion financière intégrés.
Ces systèmes, à l’instar de de Workday Adaptive Planning, consolident les données financières et opérationnelles provenant de divers départements, tout en intégrant des données externes. Cela permet de créer une source d’informations centralisée, unifiée et fiable. Ils facilitent la rationalisation des processus FP&A, et favorisent la standardisation des méthodes de travail et l’adoption de KPIs communs.
Tous les départements travaillent sur les mêmes données et parlent le même langage.
Les logiciels FP&A permettent aux utilisateurs de générer des rapports dynamiques et accessibles en libre-service, et simplifient la visualisation de données complexes, les rendant ainsi compréhensibles et utiles à l’ensemble des collaborateurs, notamment à travers des tableaux de bord visuels. Parallèlement, l’automatisation des rapports réduit significativement les risques d’erreurs et garantit la cohérence des données présentées. Ces solutions offrent également des fonctionnalités de collaboration avancées, simplifiant le partage d’informations en temps réel entre les différents départements.
Leur mise en place doit toutefois s’accompagner d’un changement culturel au sein de l’entreprise, avec le développement d’un environnement de travail axé sur la transparence et la communication ouverte. Des sessions de formation et de sensibilisation à la finance peuvent être organisées pour les équipes non financières afin de les familiariser avec les concepts financiers essentiels et de les aider à mieux comprendre les besoins et les contraintes du département FP&A.
Réunissant les fonctionnalités mentionnées ci-dessus telles que la consolidation des données, le reporting en libre-service, et l’automatisation des rapports, Workday Adaptive Planning se positionne comme la solution idéale pour les organisations cherchant à améliorer la collaboration entre services et à bâtir une vision holistique de la Finance.
Plateforme de planification collaborative par excellence, elle permet à l’ensemble des services et fonctions de créer leurs propres modèles et de planifier leur activité spécifique en lien avec le plan d’entreprise orchestré par la Finance pour optimiser la stratégie globale. Des entreprises de renom telles que Véolia, Doctolib ou le Groupe Pochet ont constaté une amélioration significative de leur collaboration interne grâce à l’adoption de Workday Adaptive Planning.
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