Aon et sa clôture financière réalisée entièrement à distance

La pandémie de COVID-19 a révélé l'importance de la poursuite de l'activité. Des millions de collaborateurs à travers le monde ont été amenés à télétravailler, parfois du jour au lendemain. L'objectif initial était, à juste titre, de veiller à leur sécurité et à leur bien-être. Alors que nous nous habituons petit à petit à ce nouveau rythme, il est désormais impératif d'assurer la continuité des activités essentielles dans des conditions inédites. 

Nous nous sommes entretenus avec Mike Neller, Senior Vice President, Global Controller et Chief Accounting Officer chez Aon plc. Aon est une entreprise multinationale de services aux entreprises comptant 50 000 collaborateurs répartis dans 120 pays et proposant des solutions de gestion des risques, de retraite et de santé. Mike Neller et son équipe sont parvenus à clôturer l'exercice financier à distance en pleine période de confinement. Découvrez comment Aon a pu réaliser sa toute première clôture financière entièrement à distance.

A quoi ressemble une clôture financière type chez Aon ?

Notre procédure de clôture dure 6 jours. Les 4 premiers jours, les systèmes comptables procèdent à la clôture de la plupart des pays dans lesquels nous sommes implantés. Les 2 derniers jours sont consacrés à la consolidation et aux révisions finales. Au début de notre collaboration avec Workday, ce processus durait 8 jours. Nous sommes donc parvenus à gagner 2 jours. Nous pourrions certainement gagner une journée de plus, mais pour le moment, ce n'est pas vraiment nécessaire. Cela nous laisse du temps pour résoudre les éventuels problèmes et nous assurer de l'exactitude des résultats. 

Nous utilisons Workday Financial Management pour nos clôtures financières dans nos zones d'implantation les plus importantes depuis plus d'un an. Les activités suivent donc leur cours normal. La phase d'apprentissage est à présent terminée. A l'heure actuelle, environ 95 % de nos revenus transitent par le système Workday. Ce chiffre devrait dépasser 99 % d'ici la fin de l'année. 

La clôture du premier trimestre de votre exercice en cours ne semble pas du tout s'être déroulée comme d'habitude. Pourriez-vous nous en dire plus ?

Notre premier trimestre s'est terminé le 31 mars. Généralement, nous entamons la procédure de clôture quelques jours avant la date du bilan. A cause du COVID-19, nos collègues ont dû commencer à travailler à distance dès la mi-mars. Nous travaillions donc tous dans un environnement 100 % virtuel au début de la procédure. L'incertitude liée à la situation était une source de préoccupation pour nous tous. A ma connaissance, personne n'avait encore réalisé de clôture virtuelle. Quels problèmes allions-nous rencontrer ? Le système allait-il tenir le coup ? Que se passerait-il sinon ? A qui pouvions-nous nous adresser et comment les contacter ?

Comment s'est déroulée la procédure de clôture ?

Même si nous étions confiants quant à notre capacité à clôturer à temps, nous avons malgré tout élaboré un plan de secours au cas où la procédure ne se serait pas déroulée comme prévu. Heureusement, tout s'est très bien passé. Nous avons été rapides et efficaces. Dans la mesure où nous sommes présents dans plus de 120 pays, la clôture financière nécessite la contribution de nombreux collaborateurs. Tous sont parvenus à gérer la situation efficacement et dans les temps. Grâce à une excellente communication au sein de l'équipe, nous avons réussi à terminer à temps sans avoir à appliquer le plan de secours.    

Tout cela aurait été impossible si nous avions eu 10 systèmes différents ou bien des systèmes moins fiables et efficaces que Workday. L'ensemble de l'équipe est extrêmement reconnaissante envers Workday pour avoir su nous aiguiller et faire de cette clôture un succès. 

Avez-vous dû faire face à certains imprévus ?

Malgré tous les changements (télétravail, multiplication des appels WebEx et Zoom, etc.), nous n'avons rencontré aucun problème. Au contraire, la clôture a été réalisée en un temps record en Amérique latine, par exemple. Pour la toute première fois, elle s'est terminée avec un jour d'avance.

Encore une fois, c'est grâce à la technologie et à l'expertise de nos collaborateurs. Si la technologie ne suit pas, la clôture est retardée. Cela nous aurait causé bien des problèmes.

Avant Workday, vous utilisiez un système de gestion financière traditionnel. Pensez-vous que le recours à un seul système Cloud a contribué à la réussite de la clôture de vos comptes à distance et pourquoi ?

Sans aucun doute. Workday nous apporte de nombreux avantages : des définitions de workflows automatisés pour la procédure de vérification et d'approbation des écritures comptables, la possibilité d'ajouter dans Workday l'ensemble des matériels de support pour les écritures afin de simplifier la procédure d'approbation, une application mobile pour une gestion plus rapide des différentes tâches, ainsi que d'autres fonctionnalités spécifiques permettant d'accélérer la recherche et l'analyse. 

Quels conseils donneriez-vous à ceux qui sont dans la même situation ?

Notre entreprise s'est construite au fil des centaines d'acquisitions que nous avons pu réaliser. Avec plus de 700 entités légales réparties dans 120 pays, notre structure est donc particulièrement complexe. Passer de plusieurs systèmes traditionnels à un seul système est un défi de taille, à la fois en termes de capacité et de coût. Cependant, en attribuant le projet à une équipe compétente, cette transition peut être effectuée à moindre coût et avec un excellent retour sur investissement, une fois les systèmes traditionnels retirés et la productivité améliorée.  

Même si nous sommes pleinement satisfaits des performances de notre système comptable Workday, c'est la transition de nos outils de planification et de consolidation actuels depuis nos systèmes traditionnels vers Workday qui changera véritablement la donne. Nous bénéficierons ainsi d'un modèle basé dans un seul hub, d'une seule source de données, sans les problèmes inhérents à une clôture linéaire via de multiples systèmes parfois incompatibles.  

Il s'agira de la dernière étape d'un processus long et difficile. Mais le jeu en vaut la chandelle, tant sur le plan économique qu'humain.