De quelle manière les DAF peuvent-ils aborder l'incertitude et le changement constant ?

L'équipe Finance se hisse au premier rang en matière de gestion business en période d'incertitude. Sur quoi les DAF devraient-ils se concentrer ? Dans cet article, nous passons en revue 5 domaines clés à prioriser.

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Avant même que la pandémie de COVID-19 n'émerge, les entreprises faisaient face à de nombreux défis sociaux, économiques et technologiques, comme le montre le premier blog de cette série. Certes, le changement et l'incertitude sont parfois contraignants, mais ils peuvent aussi créer de nouvelles opportunités, du moment que le personnel et les entreprises possèdent l'agilité nécessaire pour en tirer le meilleur parti. 

Ce phénomène est particulièrement vrai pour la fonction Finance. Les DAF doivent se préparer à l'incertitude à court et à long termes afin de comprendre pleinement le risque que leur entreprise encourt et de l'atténuer. Une transformation profonde se révèle nécessaire : pour devenir les conseils stratégiques dont l'entreprise a besoin, les DAF et leurs équipes doivent accueillir et accepter le changement continu comme faisant partie de la nouvelle normalité.

Mais comment ? Voici 5 domaines clés à explorer par les DAF afin de guider leurs entreprises au fil des changements constants.

La gestion de la planification, des liquidités et des risques est essentielle à l'agilité de la fonction Finance

En ces temps incertains, il est difficile de prévoir avec précision des objectifs de revenus et des prévisions de charges. Les entreprises doivent être capables de modéliser des conditions en constante évolution, ce qui requiert de l'agilité organisationnelle. L'incertitude accentue la nécessité d'une planification plus dynamique basée sur une série de scénarios plutôt que sur des cycles classiques de planification trimestriels ou annuels. 

En mettant en œuvre une planification plus dynamique, les entreprises peuvent répondre plus facilement aux changements et s'adapter afin de mieux comprendre l'impact sur leurs revenus et charges. Par exemple, les clients paient-ils en temps et en heure ? Parmi nos clients, combien n'honorent pas leur facture ? Quels contrats fournisseurs doivent être renégociés d'après les changements demandés ? 

Pour décrire sa propre expérience dans la planification d'entreprise lors de la crise du COVID-19, Kinnari Desai, Senior Director, Corporate Finance chez Workday, déclare : « Nous avons su exploiter les données des montants réels issues de Workday Financial Management pour nos prévisions. Ainsi, nous avons pu définir l'impact qui en résulterait sur les pertes et profits et le flux de trésorerie. Au total, nous avons été capables d'accélérer le processus et de travailler 50 % plus vite que lorsque nous utilisions des feuilles de calcul. » 

De même, dans un contexte difficile, la fonction Finance a toutes les cartes en main pour aider les dirigeants à prévoir leur trésorerie et leur liquidité et à identifier les risques de manière plus rapide et plus précise. De nombreuses entreprises disposent de plusieurs sources de liquidités, si bien que la création d'une vision d'ensemble de leur situation financière et de leurs liquidités peut être fastidieuse sans les outils appropriés.

Informer les acteurs impliqués et les aligner grâce à des informations précises et complètes

Dans un contexte d'incertitude, la nécessité de rendre les visions stratégiques plus accessibles au sein d'une entreprise est accentuée. Or, si les données sont stockées dans des silos par équipe ou dans différents outils, et requièrent des intégrations chronophages, la tâche n'en sera que plus complexe. Les études menées par Workday démontrent que plus de la moitié des répondants interrogés pensent que les données de leur entreprise sont plutôt accessibles, mais que les méthodes employées sont obsolètes et restreintes au sein des équipes fonctionnelles. 

Les entreprises devraient avoir accès aux données RH, Finance et opérationnelles au même endroit, depuis un même système, pour répondre aux questions essentielles des acteurs impliqués. De même, certains leaders cherchent de plus en plus à obtenir une vision stratégique plus approfondie à partir d'une gamme plus vaste de données afin de prendre de meilleures décisions. Pour la Finance, cela signifie partager des visions stratégiques crédibles avec l'ensemble de l'entreprise et, plus important encore, encourager les acteurs impliqués à entreprendre des actions fondées sur ces données.

Par exemple, la Finance a besoin de fournir à l'entreprise un meilleur aperçu des fonds de roulement afin de mieux comprendre les exigences minimales en matière de liquidités. Alors que la plupart des entreprises se concentrent principalement sur leur croissance brute tout en gérant soigneusement leur rentabilité, elles peuvent finir par prendre pour acquises des activités de back-office de routine mais essentielles, telles que le paiement des factures et la transformation des créances en liquidités.

Thomas Willman, Principal Finance Advisory, Global Practice Leader chez The Hackett Group, explique : « Les établissements financiers doivent optimiser la possibilité d'allonger les délais de paiement quand cela est nécessaire, tout en continuant à supporter les fournisseurs stratégiques. Ils doivent également partager les informations pertinentes avec l'ensemble de leur personnel. Il est impératif pour les directeurs financiers de mettre en place un plan solide afin de préserver les liquidités et libérer celles qui sont immobilisées dans le fonds de roulement. »

De même, les dirigeants recherchent des visions stratégiques auprès de la fonction Finance pour savoir comment gérer les attentes des investisseurs lors des périodes de changement. Cela implique une communication réfléchie et proactive ainsi qu'une planification pour minimiser les risques en amont de la présentation des résultats.

Une DAF efficace : partager des reportings quel que soit le site         

La pandémie de COVID-19 a entièrement modifié les règles en matière de méthode et de lieu d'opération. Maintenant que le télétravail est la nouvelle norme, de nombreuses fonctions Finance ont dû réfléchir à de nouvelles solutions afin de poursuivre l'activité de services essentiels tels que la clôture des comptes. Les DAF ont dû se poser des questions à propos des processus et des contrôles requis pour prendre en charge une clôture à distance et les risques associés à la réalisation de tâches quotidiennes en dehors des murs de l'entreprise.

Même si la nécessité pour la fonction Finance d'adopter des méthodes de travail plus efficaces et dynamiques est antérieure à la pandémie mondiale, il s'agit aujourd'hui d'un catalyseur notable de transformation. La Finance se dirige vers donc vers une adoption de l'automatisation et des technologies émergentes, telles que le Machine Learning, à appliquer aux processus clés. Les DAF cherchent depuis longtemps à réduire le temps passé sur les processus tels que la clôture, la consolidation, le reporting et la paie, et les événements de 2020 les ont confortés dans leur souhait.

M. Willman, du Hackett Group, explique : « La fonction Finance a fait l'objet de tant de transformations en 2020. Ce qui n'a pas changé, c'est qu'il reste encore beaucoup à faire ; ce qui a changé, c'est que tout doit être fait loin du bureau. Les professionnels de la Finance explorent des techniques telles que le Machine Learning, capable d'identifier des schémas et de faire des recommandations qui, précédemment, auraient exigé une intervention manuelle. »

De plus, en temps de crise, la conformité et les audits ne s'arrêtent pas subitement. La fonction Finance demeure indispensable pour fournir des contrôles efficaces en vue de permettre des audits, même si ces tâches doivent être réalisées à distance. A propos de la clôture à distance des comptes de l'entreprise, Philippa Lawrence, Chief Accounting Officer chez Workday, déclare : « Nous avons demandé à notre équipe d'audit interne de réviser certains des contrôles les plus importants et à fort impact pour vérifier leur caractère opérationnel. Les contrôles financiers sont nécessaires pour travailler de la même manière à distance que lors de n'importe quelle clôture de fin de trimestre. » 

Les DAF devront absolument se concentrer sur les domaines utiles lorsque le monde retrouvera son rythme normal.

Comprendre les compétences et l'opportunité pour la Finance de demain

Plus de la moitié des répondants à un sondage international de Workday a déclaré avoir planifié un processus de reskilling pour au moins 50 % de leurs effectifs d'ici 2024 afin d'affronter la nouvelle normalité du travail. Aujourd'hui, comment les multitudes de macro-défis auxquels est confrontée l'activité internationale peuvent-elles intensifier davantage cette conversation ? Comment l'émergence du Machine Learning et d'autres technologies basées sur les données a-t-elle une influence sur la façon dont les dirigeants d'entreprise, y compris les DAF, effectuent un reskilling ou un upskilling des talents ?

Il s'agit d'un tournant majeur vers une transformation humaine et technologique. Depuis toujours, la fonction Finance s'est contentée du rôle de gardienne, intrinsèquement attachée au traitement manuel des transactions et à des systèmes qui l'empêchent de devenir un guide stratégique pour l'entreprise. Aujourd'hui, compte tenu de la tendance à l'automatisation et à la fonctionnalité technologique en place, elle n'a pas d'autres choix que de se transformer.  

C'est à elle de voir cette situation comme une opportunité, non comme une menace provenant de la généralisation des robots, du moment que l'IA est utilisée de façon à toujours privilégier l'humain. Un sondage auprès de 375 dirigeants réalisé par MIT Technology Review Insights a révélé que « la préparation à la pandémie accélérera le déploiement de l'IA et le rythme de l'innovation de l'IA dans des catégories d'emploi à haut risque, provoquant à la fois des effets positifs et négatifs pour l'emploi ».

La fonction Finance est idéalement placée pour déjouer les défis liés à la technologie traditionnelle et pour développer les compétences de ses effectifs actuels afin de bénéficier des technologies émergentes. C'est peut-être le moment idéal pour lancer cette transformation.

Collaborer et communiquer pour établir la confiance et l'intégrité

D'après l'article « COVID-19 : maintenir la fidélité et la confiance des clients en période d'incertitude » de Deloitte, les consommateurs, qu'ils agissent pour eux-mêmes ou pour leur entreprise, se tournent de plus en plus vers des sociétés qui font preuve d'intégrité par la façon dont elles traitent leurs collaborateurs, leurs clients et l'environnement. Ces consommateurs recherchent la confiance, l'honnêteté, la transparence, l'égalité et une meilleure expérience globale.

Blake Morgan, auteur et avant-gardiste de l'expérience client, a écrit dans Forbes : « Une expérience client d'exception constitue l'un des plus grands avantages compétitifs dont une entreprise peut bénéficier. Au lieu de tenir tête à la concurrence en matière de prix, plus des 2/3 des entreprises se démarquent désormais principalement sur la base de l'expérience client. » Et, d'après l'analyse d'Edelman sur les actions en 2018, les sociétés où règne la confiance devancent le reste de leur secteur d'activité de 5 % en moyenne.

Il s'agit souvent pour les entreprises d'apporter des changements internes audacieux et de s'engager à travailler différemment. Il s'agit d'être ouvertes et transparentes, tout en étant capables de se réorienter et de s'adapter pour répondre aux besoins changeants des clients. La fonction Finance a son rôle à jouer dans ce parcours vers la confiance et la transparence en fournissant des données en temps réel issues d'une variété de sources et en partageant ces visions stratégiques avec le reste de l'entreprise afin de favoriser la collaboration et une meilleure prise de décision.

Les acteurs impliqués demandent aux grandes entreprises d'arrêter de simplement promettre de privilégier l'objectif au profit et, au contraire, d'assurer la fiabilité de la valeur organique de leur entreprise. Pour ce faire, elles doivent utiliser la bonne technologie et les processus appropriés afin de pouvoir suivre et analyser les données avant de les distribuer aux principaux usagers et de les rendre responsables, qu'elles soient financières, légales ou liées à la conformité. 

Les DAF devront absolument se concentrer sur les domaines utiles lorsque le monde retrouvera son rythme normal. Il est également d'une importance capitale de placer l'agilité au rang des priorités, tout en donnant à l'entreprise les insights appropriés pour prendre de meilleures décisions, et de comprendre comment la fonction Finance répondra aux besoins métier, et ce, quel que soit le site d'exercice. Tous ces facteurs s'accompagnent d'un besoin accru de confiance et de transparence dans la marque, et la fonction Finance a un rôle clé à jouer. 

Cliquez ici pour lire le premier blog de cette série. Dans le prochain blog, nous étudierons davantage le concept d'agilité de la fonction Finance afin de mieux comprendre l'action que les DAF doivent entreprendre dans ce contexte.

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