L'ère de l'agilité requiert l'abandon de votre système ERP obsolète

Fin 2019, Mercer a sondé des dirigeants d'entreprise sur leurs attentes pour les 3 prochaines années. Ils ont été près des 3/4 (73 %) à affirmer s'attendre à « un bouleversement important ».

Imaginez ce que les 27 % restants ont ressenti au début de l'année 2020.

La dure réalité du monde des entreprises d'aujourd'hui, c'est-à-dire un changement plus rapide que jamais, sans ralentissement possible, requiert qu'elles fassent preuve d'agilité et de réactivité face à la situation actuelle, et de confiance dans l'avenir. Avec les perturbations sans précédent dues en partie à la pandémie, l'agilité des entreprises n'est plus seulement l'apanage des entreprises prospères, même s'il est indéniable que les plus performantes sont agiles. L'agilité de l'entreprise est désormais indispensable à sa survie. 

Le défi pour de nombreux directeurs financiers, et leurs équipes FP&A et comptables, est lié au fait que les technologies et les processus en place peuvent freiner leurs efforts pour gagner en agilité. En effet, leurs données sont bloquées, cloisonnées dans des systèmes disparates qui sont incompatibles. On le voit notamment dans les entreprises dont les équipes FP&A utilisent des systèmes de planification modernes, mais dont les équipes comptables restent entravées par des systèmes ERP traditionnels, et parfois multiples, qui n'ont tout simplement pas été conçus pour le monde d'aujourd'hui.

Lorsque votre processus d'enregistrement à la déclaration est interrompu

Idéalement, le processus d'enregistrement à la déclaration doit favoriser l'obtention rapide de données exploitables plus riches. Mais, trop souvent, sa dispersion dans un environnement cloisonné, complexe et inexorablement inefficace fait que les décisions sont soit retardées, soit basées sur des informations incomplètes ou obsolètes.

Dans un récent webinar, « Workday Financial Management: When Old ERPs No Longer Cut It », des chiffres révélateurs montrent la façon dont les responsables financiers sont (ou ne sont pas) en mesure d'utiliser les données. 3 répondants sur 4 (75 %) affirment que les silos de données opérationnelles représentent le principal frein à la rapidité, probablement la raison pour laquelle 80 % des personnes interrogées se plaignent de la lenteur de la prise de décisions. Et 72 % déclarent avoir des difficultés à répondre à la demande d'informations prévisionnelles.

Pour beaucoup, le problème vient de l'inefficacité des processus d'enregistrement à la déclaration. Cette inefficacité est inhérente aux systèmes ERP traditionnels.  

Les principaux processus concernés sont ceux basés sur une clé comptable fixe destinée à synthétiser les informations. C'est idéal pour les synthèses, mais le processus lui-même implique la suppression de données, une pratique contre-productive dans le monde de la finance d'aujourd'hui, riche en données et axé sur leur exploitation. 

De plus, les systèmes ERP traditionnels sont souvent divisés en plusieurs instances ou doivent se connecter à 3 ou 4 autres systèmes back-end afin de fournir à la fonction Finance les données nécessaires. L'extraction de données de ces systèmes à des fins d'analyse prédictive, voire de clôture rapide, tend à être linéaire et réductrice. Ainsi, au fur et à mesure que la fonction Finance acquiert les données nécessaires, ces dernières doivent entrer et sortir de différents systèmes, ce qui affecte leur qualité. Même après la clôture, il faut encore restructurer les données pour les rendre exploitables et compréhensibles à des fins de gestion et de reporting.

L'impact en aval sur la planification

Même les entreprises qui utilisent une solution Cloud de planification moderne pour prévoir, budgétiser et modéliser des what-if scenarios, peuvent voir tout le potentiel et le ROI de leurs investissements de planification remis en cause par ces systèmes traditionnels, en grande partie manuels et rigides. Un manque de dimensionnalité, au niveau du contexte et de la granularité entourant les données, affecte la visibilité.

L'accès latent aux données peut nuire aux efforts visant à établir un environnement de planification continue. Certains environnements sont paralysés par des consolidations et des rapprochements comptables séparés. Votre entreprise utilise peut-être encore un outil de Business Intelligence (BI) obsolète, synonyme de silos supplémentaires à parcourir lors de l'exploitation des informations clés basées sur les données. 

Comment ces défis se manifestent-ils ? D'une part, les données synthétisées limitent la dimensionnalité des données réelles, ce qui empêche d'accéder aux transactions sous-jacentes qui pourraient aider à expliquer le « pourquoi » des chiffres. 

Non seulement la visibilité est limitée, mais cela peut également conduire à différents niveaux de compréhension, voire à différentes interprétations de la vérité. A l'ère de l'agilité, des compréhensions contradictoires de ce qui se passe dans l'entreprise ne peuvent que retarder les prises de décision.

Patrick Hoynes, Director of Accounting and Reporting chez Workday, se souvient des défis auxquels il a été confronté chez un précédent employeur qui s'appuyait sur un environnement ERP obsolète et rigide. « C'était une entreprise formidable avec des personnes extraordinaires, mais il était difficile de trouver le « pourquoi » rapidement, se souvient-il. Des collaborateurs effectuaient des reportings depuis 40 pays dans le monde. Lorsque vous vouliez connaître la situation dans une zone particulière, vous deviez parfois réveiller quelqu'un. Il était vraiment difficile d'obtenir une réponse rapidement ».

Selon Patrick Hoynes, si son entreprise avait disposé d'un système de gestion financière Cloud moderne, le service comptable aurait pu immédiatement identifier les facteurs derrière les chiffres. « Nous aurions pu obtenir ces informations exploitables de manière beaucoup plus efficace », a-t-il affirmé.  

Un modèle de données unique et partagé pour tous

« L'important est d'accéder aux bonnes données au bon moment » explique Patrick Hoynes, répétant le cri d'alarme des équipes FP&A et comptables du monde entier. « Les systèmes séparés et déconnectés ne répondent pas à nos besoins ». 

Quelle est la solution alors ? Pour commencer, un modèle de données unique et partagé. Selon Accenture, 99 % des directeurs financiers souhaitent utiliser des données en temps réel pour gérer les risques. Mais seuls 16 % d'entre eux déclarent être en mesure d'exploiter ces données à l'échelle nécessaire. Et 68 % pensent qu'une modélisation financière en temps réel, reposant sur l'IA, le Machine Learning et des ensembles de données diversifiés en temps réel, sera nécessaire pour prendre de meilleures décisions basées sur une planification prédictive et des prévisions.

Atteindre cet objectif est moins difficile qu'il n'y paraît. Les applications Cloud de gestion financière modernes, telles que Workday Financial Management, fournissent cette source de données unique pour tous les systèmes exploités par une entreprise. Cette solution unifiée regroupe tout : transactions financières et RH, données d'applications traditionnelles et tierces, objectifs et budgets, benchmarks sur le secteur d'activité, et bien plus encore, dans un seul système pour fournir un accès aux applications à pratiquement n'importe quel niveau de granularité. 

C'est une bonne nouvelle pour les organisations comptables qui tentent de rationaliser leurs processus de clôture, les équipes de la fonction Finance qui souhaitent effectuer des analyses d'écarts plus précises, ou les équipes FP&A qui veulent avoir un aperçu immédiat des montants réels afin de comprendre quels sont les facteurs clés et de modéliser des plans plus prédictifs et plus précis. Lorsque toutes ces équipes s'appuient sur un système Cloud, disponible en permanence et reposant sur une source de données unifiée, ces informations exploitables sont à la portée de tous.

Aucune entreprise ne peut se permettre de supporter les retards inhérents aux systèmes ERP traditionnels et aux bases de données cloisonnées. Ni d'attendre les informations nécessaires à une prise de décisions sereine et rapide et à la génération de prévisions précises. Ou encore de viser plus d'agilité avec des systèmes et des workflows représentant toujours un frein.

Regardez ce webinar à la demande : Workday Financial Management: When Old ERPs No Longer Cut It, pour en savoir plus.