Accélération du parcours digital de la Finance : un cadre en quatre étapes pour créer de la valeur

Il existe une nouvelle façon de mener ses activités. 

Nous l'appelons système Cloud de gestion d'entreprise. Il s'agit d'une approche adoptée par Workday pour démontrer comment les entreprises se focalisant sur leur avenir digital peuvent penser au-delà de la planification des ressources d'entreprise (ERP).

Historiquement, l'ERP était centrée autour de systèmes traditionnels hautement personnalisés rendant les améliorations coûteuses et chronophages. Tourné vers l'avenir de la Finance, Workday a développé une approche entièrement sur le Cloud permettant une évolution vers une plateforme intégrée plus agile, qui permet aux entreprises de suivre le rythme du changement, de leurs activités et du marché mondial. 

Le système Cloud de gestion d'entreprise se concentre sur les nouveaux inducteurs de valeur d'aujourd'hui : les effectifs, les talents et les éléments intangibles. 

Comment le savons-nous ?

Depuis l'introduction en bourse de Workday en 2012, nous connaissons une croissance annuelle solide. Pendant ces années, nous nous sommes étendus pour servir plus de 9 000 entreprises à travers 170 pays tout en maintenant des coûts généraux et administratifs (G&A) à un pourcentage des revenus de 6 %. Pour atteindre ce bilan record, nous avons su rester agiles comme une start-up tout en nous développant comme une grande entreprise. Nous y sommes parvenus en utilisant Workday Financial Management, Workday Accounting Center, Workday Prism Analytics, Workday Adaptive Planning et Workday Spend Management en soutien de notre croissance exponentielle.

Depuis ses débuts, Workday réalise ses opérations financières dans le Cloud, qui facilite l'ajustement du nombre d'utilisateurs et soutient la croissance en volume des transactions. Nous pouvons aussi y créer une fonction Finance conçue pour évoluer sans sacrifier la prise de décision rapide ni l'agilité. Pour ce faire, nous avons défini un cadre en quatre étapes pour une Finance digitale basée sur les principes de la réflexion conceptuelle, des insights, de la collaboration et de l'innovation. 

Mais nous ne faisons pas que parler de cette idée. Chez Workday, nous utilisons nous-mêmes ce cadre pour placer la Finance au cœur de notre stratégie d'entreprise. Récemment, j'ai eu l'opportunité d'aborder ce cadre avec des DAF et des leaders financiers à travers l'Europe au CIMA CFO Strategy and Innovation Summit en Pologne.

Utiliser la réflexion conceptuelle pour accélérer la digitalisation de la Finance

Chez Workday, notre objectif est de simplifier les processus où et quand cela est possible, en travaillant avec nos équipes pour tester et valider nos hypothèses. Nous utilisons également l'empathie et la technologie pour répondre aux nombreux défis que rencontrent nos équipes, et nous cherchons constamment à les optimiser pour l'ensemble de nos clients, qu'ils soient internes ou extérieurs. Notre vision, et objectif final, est d'arriver à une clôture en moins d'un jour. 

Prenons un cas d'usage Workday en Europe très intéressant.

La Pologne a des exigences de reporting très spécifiques, dont la langue et des taux de change bancaires locaux. Grâce à une approche sur mesure, Workday a supprimé le besoin d'un fournisseur de services comptables local en utilisant les rapports personnalisés, Workday Prism Analytics et Workday Accounting Center pour respecter les exigences polonaises en vigueur. Nous pouvons générer une balance générale statutaire locale, comprenant toutes les transactions de change réglementaires locales et autres écritures d'ajustement et ce, à partir de la liasse fiscale de Workday grâce à notre fonction multilivre conformément aux principes locaux par opposition aux principes comptables généralement admis (GAAP) appliqués aux États-Unis. 

Nous estimons que cette approche raccourcira d'un mois le temps passé par nos ressources internes et nous permettra d'économiser des milliers de dollars en frais de fournisseurs tiers. À présent, nous réfléchissons à comment nous pourrions utiliser la même fonctionnalité dans d'autres pays aux exigences similaires tels que la République tchèque, la France et l'Allemagne, et transformer ce cycle de conformité locale en un processus proactif plutôt que réactif.

Placer les informations clés au cœur de chaque décision

Disposer des informations clés dont vous avez besoin pour prendre les meilleures décisions est le fondement de toute entreprise qui souhaite être compétitive dans l'économie actuelle en permanente évolution et profiter des avantages d'un accès rapide aux données et aux analyses.

Dans un récent webinar, j'ai expliqué comment nous utilisions Workday Accounting Center et Workday Prism Analytics pour assimiler une quantité importante d'informations issues de notre programme de rémunération en actions E-Trade, et réaliser nos vérifications et processus manuels automatiquement. Notre technologie améliore les écritures comptables avec des attributs de données appropriés, l'entité légale, les centres de coûts et les comptes, ce qui permet de réduire le temps passé par mon équipe sur un processus (de deux jours et demi à quelques heures).

Encourager une collaboration rapprochée entre la Finance et l'IT

La gestion des actions n'est qu'un cas d'usage d'automatisation parmi les 75 que nous avons développés avec l'équipe IT Workday on Workday (WoW) pour Workday Prism Analytics à l'aide de 15 sources de données distinctes à travers l'ensemble de notre fonction Finance. La mission de l'équipe IT WoW est d'assurer que les applications de Workday fonctionnent de la meilleure manière possible et de servir de laboratoire d'innovations, de testeur de nouveaux produits et d'organe de réflexion sur la stratégie IT.  

Afin d'encourager l'innovation dans la Finance, nous avons transmis à notre équipe Finance la propriété du modèle de données financières, y compris les règles comptables, les mappages, les calculs et les indicateurs. La fonction Finance peut ainsi gérer et enrichir ces données pour générer ses propres rapports, analyses et modèles de planification, ce qui change totalement la donne pour nous. Dans ce cas, nous ne faisons plus appel à l'IT, ce qui lui permet de se concentrer sur des projets technologiques plus stratégiques.  

Adopter la formation et l'innovation continues

Nous avons surtout insisté pour apporter à nos équipes Finance de nouvelles expériences et opportunités de formation, avec une priorité sur la culture du digital et les compétences technologiques. C'est l'un des meilleurs moyens que nous avons trouvé pour accroître la base de compétences de nos effectifs, mais également pour fidéliser les talents dont nous aurons besoin à l'avenir. Vous ne nous croyez pas ? Notre récent sondage CFO Indicator auprès de plus de 250 DAF à travers le monde montre qu'une écrasante majorité d'entre eux prévoient de proposer de nouvelles opportunités à leurs collaborateurs afin d'élargir leurs talents et d'en acquérir de nouveaux dans le cadre de leurs efforts pour répondre aux futurs besoins de leur entreprise.

Chez Workday, mon équipe Finance a très envie de sortir des sentiers battus pour trouver des moyens de simplifier les processus et d'ajouter de la valeur à l'entreprise.

En conclusion

Notre cadre en quatre étapes profite à l'accélération digitale de la Finance au quotidien et le retour sur investissement le prouve. Sur les huit dernières années, nous avons accru notre efficacité opérationnelle de près de 60 %, économisant plus de 6 millions de dollars par an en coûts généraux et administratifs au cours d'une période dont le taux de croissance annuel composé a été de 41 %. Ces chiffres sont d'autant plus remarquables si l'on considère notre acquisition de Peakon et Scout RFP. Nous les avons intégrés à nos systèmes et processus en quelques semaines.

Au cours des deux dernières années, nos équipes Finance ont adopté, ou sont en passe de le faire, environ 98 % de toutes les nouvelles fonctionnalités que nous avons publiées dans notre solution Finance. Nous sommes fiers d'être les premiers et meilleurs clients de Workday. 

Au bout du compte, ce cadre permet à la Finance de consacrer moins de temps à des activités transactionnelles et plus à la création d'activités à forte valeur ajoutée, dont son implication accrue dans la création d'une entreprise Data Driven. Et bien que l'automatisation de la Finance dans la plupart des entreprises en soit encore à ses balbutiements, le futur sera sans doute là plus vite que nous ne le pensons. Plus les entreprises sont capables d'intégrer l'automatisation de la comptabilité dès à présent, mieux elles et leurs équipes Finance seront positionnées pour devenir ce partenaire stratégique pour le PDG et l'entreprise dans les années à venir.