Les coûts cachés des systèmes hérités en FP&A

Saviez-vous que la NASA utilise encore des technologies des années 1970 et que l’IRS, l’agence fédérale américaine chargée de la collecte des impôts, dépense chaque année des sommes astronomiques pour maintenir ses anciens systèmes informatiques ? 

Les systèmes hérités, bien que familiers et rassurants, génèrent des coûts souvent méconnus et posent plusieurs problèmes. Ceux qui continuent d’être utilisés en FP&A sont une illustration parfaite de cette problématique. Alors qu’ils ont longtemps été des piliers de la gestion financière, leur persistance entraîne non seulement des coûts de maintenance en constante augmentation, mais également une inefficacité opérationnelle et une incapacité à s’adapter pouvant se traduire par une perte de compétitivité. Mais alors, pourquoi de nombreuses entreprises hésitent-elles encore à abandonner ces systèmes ? Et comment peuvent-elles enclencher la transition vers des solutions plus modernes et performantes ?

Les systèmes hérités en FP&A, un fardeau financier  

Un système hérité (« legacy system » en anglais) est une technologie, un logiciel, ou un équipement informatique ancien encore en service malgré l’émergence de systèmes plus récents et avancés. L’un des exemples les plus connus est le langage de programmation COBOL, créé au début des années 1960, qui continue d’être utilisé par les institutions financières et les administrations. 

Dans le domaine du FP&A, le terme désigne généralement une ressource informatique dépassée, utilisée pour les processus de planification, d’analyse ou de reporting. Il peut s’agir de logiciels de budgétisation, de feuilles de calcul, ou même de systèmes de gestion financière complexes et obsolètes. Dans l’environnement en constante évolution actuel, ces outils ne répondent plus aux besoins des entreprises en matière de précision, d’agilité et de sécurité.

Le vrai coût des systèmes hérités

Le maintien des systèmes hérités engendre des coûts directs et indirects majeurs. Ces coûts pèsent sur les finances des entreprises, mais entravent aussi leur capacité à prospérer sur leur marché. Parmi les dépenses directes les plus évidentes, la maintenance et les mises à jour de sécurité requièrent des investissements constants. Les équipes dédiées à ces tâches passent un temps précieux à colmater les brèches et à maintenir en vie des systèmes de plus en plus inadaptés. De plus, leur intégration et leur compatibilité avec des technologies et logiciels plus avancés constituent un défi important pour atteindre un certain niveau d’interopérabilité.

Les frais généraux indirects sont souvent plus difficiles à quantifier, mais leurs impacts sont profonds. La perte de productivité est un problème majeur : les systèmes hérités sont généralement moins efficaces et plus sujets aux pannes, entraînant des interruptions dans les opérations quotidiennes. En outre, la rigidité, les limitations fonctionnelles et la complexité de ces systèmes entravent l’agilité et l’innovation, limitant la capacité des entreprises à réagir rapidement aux évolutions du marché et à saisir de nouvelles opportunités. Les risques liés à la sécurité et à la conformité sont également significatifs. Les systèmes hérités sont souvent plus vulnérables aux cyberattaques et leur non-conformité aux dernières réglementations peut engendrer des pénalités financières.

De ce fait, une transition vers des solutions modernes devient non seulement impérative pour libérer l’entreprise d’un lourd fardeau financier et opérationnel, mais également pour assurer sa viabilité à long terme.

Pourquoi les entreprises hésitent à moderniser les systèmes hérités ?

Le maintien des systèmes hérités, malgré leurs inconvénients, peut sembler paradoxal. Pourtant, plusieurs facteurs expliquent pourquoi certaines entreprises hésitent à abandonner ces systèmes. Parmi eux figurent les avantages perçus. La familiarité et la stabilité, notamment, sont souvent citées comme raisons principales. Les collaborateurs sont habitués aux anciens outils et ont développé une expertise. De plus, les entreprises perçoivent une certaine « sécurité » dans la longévité des systèmes hérités. Cette croyance, bien que souvent erronée, peut freiner l’envie de passer à autre chose.

La résistance au changement est aussi un frein majeur. Cette réaction psychologique courante s’explique par plusieurs raisons. Les collaborateurs peuvent éprouver un sentiment de perte de contrôle et d’autonomie dans leur travail. La nouveauté et l’incertitude liées à des outils ou processus inconnus peuvent susciter de l’anxiété, ce qui tranche avec le confort que procure les routines existantes. Les individus sont attachés à leurs méthodes de travail habituelles et ne voient pas toujours les avantages du changement. Enfin, un manque de communication peut s’avérer désastreux. Lorsque les employés ne sont pas correctement informés ou impliqués dans le processus de changement, cela engendre de la méfiance et de la résistance.

À cela s’ajoute que l’incertitude quant à la réussite de la transition peut paralyser les prises de décision, les dirigeants craignant les perturbations opérationnelles potentielles liées à la migration vers de nouveaux systèmes. Il est vrai que les coûts et la complexité de cette démarche sont souvent sous-estimés. Outre les frais de licence et de mise en place des logiciels, il y a par exemple les coûts indirects liés à la formation des employés.

Comment s’affranchir des systèmes hérités ?

Ces éléments démontrent la nécessité d’élaborer une stratégie de modernisation claire et méthodique pour atténuer les craintes et les risques liés à la transition, et permettant de minimiser les coûts et les perturbations opérationnelles. Cette stratégie comprendra notamment les actions suivantes :

• Évaluation des besoins et choix de la solution. Il est crucial de comprendre les besoins spécifiques de son organisation. Cela implique une analyse approfondie des processus existants, des lacunes à combler, et des fonctionnalités requises dans les nouveaux systèmes. Ce travail préalable permettra de sélectionner la solution la mieux adaptée aux exigences et au contexte spécifiques de l’entreprise et des métiers.

• Planification de la transition. Il sera également nécessaire d’élaborer une feuille de route détaillée pour la transition, incluant la définition d’étapes et d’échéances claires, de mettre en place une stratégie de gestion des risques efficace et de réaliser une bonne conduite du changement.

• La migration des données depuis les anciens systèmes vers les nouveaux est une étape cruciale, qui doit être réalisée avec précision pour garantir l’intégrité et la sécurité des informations.

Les meilleures pratiques pour une transition réussie incluent :

• Une implication active des parties prenantes, des dirigeants aux équipes de terrain en passant par les managers opérationnels, qui facilite une meilleure acceptation et adhésion au changement.

• Une communication transparente sur le processus de transition, ses avantages et ses défis, ainsi que la formation et l’accompagnement des collaborateurs sont essentiels pour surmonter la résistance au changement et accélérer l’adoption des nouvelles solutions.

• Une évaluation continue des progrès et, si nécessaire, des ajustements de la stratégie.

Prêt à moderniser vos systèmes financiers ?

Utilisés pour gérer différents aspects des opérations (comptabilité, RH, Achats, Logistique, etc.), les anciens ERP et logiciels spécialisés – souvent complexes, fragmentés et rigides – montrent aujourd’hui leurs limites. De nouvelles solutions ERP et de planification financière ont donc émergé pour répondre aux besoins croissants des entreprises en matière de rationalisation des processus, de consolidation des données ou de pilotage agile. 

Une planification financière continue et agile avec Workday Adaptive Planning

Ces solutions, à l’image de Workday Adaptive Planning, se distinguent par leur architecture cloud, leur expérience utilisateur intuitive et leur simplicité d’utilisation, ainsi que par une approche Low-Code, qui met le pouvoir entre les mains des utilisateurs métier. Parmi les atouts par rapport aux systèmes hérités, on peut citer :

• Gestion intégrée. Les systèmes modernes intègrent plusieurs processus en une seule plateforme unifiée.

• Interopérabilité. Ils sont conçus pour se « connecter » facilement avec les applications existantes et communiquer de manière fluide.

• Meilleure visibilité. Ils offrent une vision holistique de l’activité et permettent le partage instantané des données à travers toute l’organisation.

• Évolutivité et flexibilité. Ils offrent également une flexibilité et une évolutivité supérieures permettant aux entreprises de planifier en continu et de mieux s’adapter aux changements rapides du marché.

• Fonctionnalités avancées. Les solutions modernes fournissent plusieurs innovations majeures telles que l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et des outils d’analyse avancés. Ces fonctionnalités inédites permettent d’optimiser les processus et de décupler les capacités d’analyse et de prévision de la Finance pour une meilleure prise de décision. D’autres fonctionnalités, de partage et de communication en temps réel, encouragent la collaboration au sein des équipes.

Workday Adaptive Planning permet ainsi une planification intégrée, continue et collaborative. Grâce à une interface intuitive et des tableaux de bord visuels, la plateforme permet de modéliser et d’ajuster rapidement des scénarios complexes, d’effectuer des analyses multidimensionnelles approfondies et de générer des rapports sans effort. Les informations sont centralisées et fournies en temps réel, ce qui favorise une prise de décision plus rapide et efficace, basée sur les données. De plus, Workday Adaptive Planning met l’accent sur l’automatisation des processus, réduisant les tâches manuelles, les erreurs et améliorant l’efficacité opérationnelle.

L’avenir de la FP&A : au-delà des systèmes hérités

La modernisation des systèmes hérités représente un virage stratégique pour les entreprises, qui a le potentiel de les libérer de contraintes énormes et de révolutionner le FP&A. Elle est aujourd’hui devenue vitale pour rester compétitif, car l’obsolescence logicielle expose les organisations à des risques croissants. Pour s’y préparer, elles doivent adopter une approche réfléchie, comprenant un audit des besoins, une feuille de route claire, une stratégie de gestion du changement, etc. Alors seulement, elles pourront surmonter la peur de l’inconnu et embrasser l’innovation. Avec à la clé de nouvelles capacités pour anticiper, réagir et prospérer dans un monde des affaires en constante évolution !

Prêt à laisser derrière vous les systèmes hérités et à révolutionner vos pratiques FP&A ? Découvrez comment Workday peut vous accompagner dans cette démarche transformative.