Podcast Workday : Repenser la gestion des ressources avec l'IA

Jeremiah Barba : 

L'affectation de ressources aux projets a toujours été un chemin semé d'embûches pour les entreprises de services qui doivent affecter les compétences adaptées au projet d'un client sans se perdre en route. Toutefois, les nouvelles méthodes de travail ont mis en évidence, pour de nombreuses entreprises, le manque de visibilité sur les compétences réelles de leurs collaborateurs. Elles doivent désormais repenser leur approche de la gestion des ressources et examiner comment la technologie, notamment l'IA et le Machine Learning, peut les aider. Je suis Jeremiah Barba et je suis ravi de vous accueillir. Aujourd'hui, nous allons parler de la façon dont les sociétés de services aux entreprises peuvent améliorer leur gestion des ressources, ainsi que du rôle de la technologie dans ce processus. Je suis avec Richard Cassidy, Chief Commercial Officer de Dayshape. Richard, bienvenue dans le Podcast Workday.

Richard Cassidy :

Je vous remercie. C'est un plaisir d'être ici.

Jeremiah Barba :

Parfait. Pour commencer, dites-nous en plus sur vous et Dayshape ?

Richard Cassidy :

Comme vous l'avez mentionné, je suis Chief Commercial Officer chez Dayshape. J'ai rejoint l'entreprise il y a environ six ans et demi, alors qu'elle en était à ses débuts et qu'elle cherchait à se développer. Dayshape est un logiciel de gestion des ressources, mais je trouve toujours que cette description est assez réductrice. C'est pourquoi je parle souvent d'un logiciel de gestion des ressources, mais pas que. Il s'agit d'un outil de gestion des ressources alimenté par l'IA. Nos clients sont de très grandes entreprises de services que nous accompagnons pour optimiser le déploiement de leurs effectifs et les projets réalisés pour leurs clients.

Jeremiah Barba :

Parfait. C'est formidable. J'aimerais en savoir plus sur ce sujet, notamment la partie sur l'IA. Vous avez peut-être remarqué le buzz autour de l'IA ces derniers temps, et vous avez une longueur d'avance, ce qui est admirable. Remettons les choses dans leur contexte. Pourriez-vous nous parler des tendances que vous observez dans le secteur, en particulier en matière de gestion des ressources ?

Richard Cassidy :

Il y a deux grandes tendances, deux changements, deux transformations. Nous avons la centralisation du sourcing, qui est très importante, et les entreprises qui en sont conscientes mettent en œuvre des changements pour l'atteindre ou la soutenir. Il y a également la maturité de la gestion des ressources. La centralisation du sourcing est donc l'occasion pour les entreprises de se rendre compte que les méthodes de travail disparates et cloisonnées ne les aident plus. Elles doivent donc être aussi uniformes que possible sans pour autant restreindre la créativité et l'autonomie que les différents services et régions doivent mettre en œuvre et déployer. Grâce à une stratégie centralisée, les professionnels chargés de la facturation ne passent plus leur temps à gérer les ressources, mais peuvent à la place créer une réelle organisation de gestion des ressources au sein de l'entreprise. C'est un changement majeur pour beaucoup d'entre eux. Il peut être perçu comme un retrait du contrôle des mains de certains collaborateurs alors qu'en réalité, il permet d'envisager le sourcing sous un angle beaucoup plus large pour décider de la meilleure façon de déployer tous nos effectifs sur l'ensemble de nos projets. Et il est clair que cela ne peut pas se faire uniquement avec la vision limitée qu'un collaborateur a de son bureau, de sa ville, de sa région, de son état, etc.

La centralisation du sourcing est donc essentielle. Je ne cesse de le répéter : les entreprises doivent vraiment adopter la centralisation pour survivre. Et celles qui en ont conscience avancent en la matière. Les autres veulent en savoir plus. Elles réalisent ensuite de ce qu'elles doivent faire pour mettre en œuvre ce niveau de changement en vue de déployer leurs ressources de manière plus centralisée. Le second élément clé est la maturité de la gestion des ressources. La maturité en matière de gestion des ressources est un concept inventé par le Resource Management Institute (RMI) et se compose de cinq étapes. Il s'attache à répondre à plusieurs questions, notamment : quels sont les processus de gestion impliqués ? Faites-vous appel à des collaborateurs dédiés à la gestion des ressources ? Avez-vous une organisation de gestion des ressources au sein de l'entreprise ? Comment faites-vous pour atteindre vos objectifs ? Et quelle technologie utilisez-vous, ou allez-vous utiliser, pour franchir toutes ces étapes ? Voilà donc les grandes transformations que nous observons en matière de gestion des ressources. Ce sont là les deux éléments clés que les entreprises reconnaissent comme essentiels à leur croissance. Et ces dernières ne cessent de se développer. D'une année sur l'autre, les chiffres de croissance sont souvent très impressionnants. Il s'agit donc des éléments essentiels pris en compte par les entreprises dans la mesure où leurs effectifs représentent à la fois leur principal poste de dépenses et leur principal atout et générateur de revenus.

Jeremiah Barba :

Exactement. Ce que vous avez dit à propos de la possibilité de créer une organisation, de créer un processus au lieu de s'enliser est très intéressant. Et il semblerait que l'IA y joue un rôle important. Je suis sûr que vous en reparlerez par la suite. Elle permettrait de libérer des effectifs enlisés dans des détails au profit de tâches à valeur ajoutée.

Richard Cassidy :

Oui, il s'agit vraiment de transformer la gestion des ressources d'une fonction administrative réactive en une fonction stratégique beaucoup plus proactive et tournée vers l'avenir, offrant davantage d'insights et de conseils à l'entreprise. Elle ne se contente plus d'un rôle d'administrateur back-office auquel on dit simplement : « Donnez-nous des effectifs parce que c'est tout ce que nous avons à faire », et permet d'envisager les choses de manière beaucoup plus stratégique. Nous assistons donc à un grand changement. Il s'agit d'une excellente opportunité pour les collaborateurs de cette branche, mais aussi pour l'entreprise.

Jeremiah Barba :

Exactement. Nous voulons tous pouvoir être plus stratégiques, n'est-ce pas ? C'est passionnant. Donc pour vous, quels sont les défis que vous rencontrez en matière de gestion des ressources ? Et en quoi ce nouveau niveau de sophistication constitue-t-il un avantage concurrentiel ?

Richard Cassidy :

Les plus grands défis du secteur en matière de gestion des ressources, ou ceux qui semblent avoir toujours existé, sont les priorités concurrentes de la rentabilité, du service client, et de l'engagement et de la satisfaction des collaborateurs. En règle générale, le service client et la rentabilité sont prioritaires, et les collaborateurs doivent simplement faire leur travail. Notre fondateur, plutôt l'un de nos cofondateurs, Andrew, qui est aussi notre CEO, a été auditeur chez PwC et a constaté ce problème ; il en est devenu un expert. Pour lui, il était possible de résoudre ce problème en évitant que ces priorités concurrentes ne s'opposent les unes aux autres et en prenant en compte chacune d'entre elles dans la prise de décision. Il faut donc réfléchir à ses objectifs autour de ces trois priorités concurrentes, les pondérer les unes par rapport aux autres et utiliser une technologie alimentée par l'IA. Nous abordons alors une branche de l'IA appelée l'optimisation combinatoire. Nous utilisons l'optimisation combinatoire et l'IA pour prendre en compte tous ces facteurs lors des décisions de planification. Et c'est là tout l'intérêt de Dayshape.

Qu'il s'agisse de dégager des marges, de terminer un projet pour un client dans les délais, de minimiser les déplacements ou de veiller à ce que le travail soit affecté aux collaborateurs en fonction de leurs préférences, de ce qu'ils veulent faire et des compétences et de l'expérience qu'ils ont déjà acquises, notre logiciel peut prendre en compte les nombreux objectifs différents en relation avec ces trois domaines, et produire un plan optimal adapté à l'activité, à l'entreprise et au personnel. C'est un défi qui semble toujours être présent et que nous relevons doucement mais sûrement en mettant notre logiciel de planification des ressources alimenté par l'IA à la disposition de ces grandes entreprises.

Jeremiah Barba :

Formidable. C'est une transition parfaite. Vous l'avez un peu abordé en parlant du rôle de Dayshape, mais à l'échelle du secteur, quel rôle jouent l'IA et le ML dans la gestion des ressources ? 

Richard Cassidy :

L'IA joue vraiment un rôle clé en matière de compétences et de planification, d'après ce que nous voyons et ce que je constate. Beaucoup d'autres choses entrent en jeu, évidemment. Mais dans notre domaine, les compétences, être capable d'analyser de vastes viviers de talents, de grandes sociétés de services aux entreprises, un véritable mix de compétences à leur échelle, tous les talents que vous avez, en utilisant l'IA pour pouvoir établir une cartographie et des profils et comprendre les éléments avec lesquels vous travaillez est crucial. 

Notre planification IA est vraiment utile pour une société de services aux entreprises qui fonctionne à grande échelle et qui doit faire face à la complexité et à des disruptions fréquentes. Il y a un grand nombre de collaborateurs, de nombreux projets et une grande complexité dans la façon dont le travail doit être affecté aux effectifs en fonction des compétences, de l'expérience, des qualifications et de tous ces aspects. De plus, en raison de l'échelle de ces entreprises, les disruptions sont fréquentes lorsque les effectifs ne sont pas disponibles, que les délais évoluent ou autres aléas. Plus l'échelle est grande, plus il y a de complexité, des disruptions et des changements et plus la planification alimentée par l'IA de Dayshape joue un rôle important.

Jeremiah Barba :

Dans un marché des talents aussi tendu qu'il l'est aujourd'hui, comment la gestion intelligente des ressources s'inscrit-elle dans cette équation, alors que les entreprises cherchent à développer et à fidéliser des collaborateurs de qualité ?

Richard Cassidy :

C'est une excellente question parce que c'est devenu un élément incroyablement important à prendre en compte après la pandémie. Dès lors, je pense que les gens ont pris conscience de l'importance de la gestion des ressources, comme l'affectation du personnel, et de sa réussite. Les collaborateurs d'aujourd'hui s'attendent donc à travailler bien plus qu'ils ne le voudraient. L'époque où l'on entrait dans une grande entreprise du secteur public et où l'on travaillait d'arrache-pied tend à disparaître. Elle ne peut pas disparaître complètement en raison de la nature de ces entreprises. C'est un élément très important qu'elles ne peuvent pas perdre. Mais si les effectifs s'attendent à travailler beaucoup plus, ils s'attendent à faire un travail bien plus en rapport avec l'orientation qu'ils souhaitent donner à leur carrière et à des horaires qui leur conviennent. Ainsi, la gestion intelligente des ressources, comme je l'ai mentionné précédemment à propos des priorités concurrentes, permet aux entreprises de fidéliser leurs effectifs en les développant et en bénéficiant d'une plus grande visibilité sur leurs viviers de talents afin de rechercher des collaborateurs qui seraient peut-être laissés de côté et n'auraient pas la possibilité de se développer. Elles peuvent identifier ces personnes. Elles augmentent leur utilisation, ce qui leur permet d'accéder à davantage de marchés ou de clients en retour. C'est véritablement un moyen d'attirer les talents dans le secteur en leur promettant des emplois plus diversifiés et en étant vraiment capable de tenir cette promesse. Attirer les talents, les fidéliser est donc évidemment essentiel. Et c'est vraiment là que la gestion intelligente des ressources profite aux collaborateurs.

Jeremiah Barba :

Il est intéressant de constater que vous avez bien saisi la façon dont les effectifs ont évolué. La pandémie a donné lieu à de nombreux débats sur le lieu, les méthodes et la réalisation de notre travail.

Richard Cassidy :

Oui, oui, exactement. C'est également une bonne chose pour l'entreprise, car lorsque les collaborateurs travaillent davantage à distance, il est plus facile de les suivre sans surveiller ce qu'ils font et ce qu'ils devraient ou pourraient faire. Et par « devraient », j'entends ce qu'ils devraient faire pour eux et pour l'entreprise. Il s'agit donc d'un excellent moyen de permettre un travail beaucoup plus hybride et flexible, tout en étant capable de garder le contrôle. En effet, nous observons une tendance à la baisse de l'utilisation, les collaborateurs pouvant être occupés aussi bien à des travaux non facturables qu'à des travaux facturables. Mais vous savez ce que c'est, lorsque vous êtes occupé et que vous avez la tête dans le guidon ? Cela nous empêche parfois de voir les choses dans leur ensemble. Et si vous n'êtes pas en mesure de prendre du recul et d'examiner objectivement l'utilisation que vous faites de votre temps, c'est là que le logiciel peut vous y aider. L'entreprise et le collaborateur peuvent alors se pencher sur ces questions.

Jeremiah Barba :

Voyons où les sociétés de services aux entreprises qui cherchent à faire passer leur gestion des ressources à la vitesse supérieure peuvent commencer. Par où conseillerez-vous de commencer ?

Richard Cassidy :

Quelques domaines sont de parfaits points de départ pour une entreprise qui cherche à améliorer sa gestion des ressources. L'un d'entre eux consiste à examiner les processus existants. Combien de processus différents ont-ils été mis en place pour les différents services, voire au sein même de ces services ? De façon générale, dans quelle mesure leurs processus de sourcing diffèrent ? Les sociétés pourraient y trouver de nombreux recoupements. Ainsi, 60 à 80 % de ce qu'elles font et qui n'est pas coordonné pourrait l'être, et ainsi offrir plus d'uniformité. En examinant leurs processus et les logiciels utilisés, on constate souvent qu'elles utilisent de nombreux outils. Un ou deux d'entre eux sont éventuellement utiles. Plusieurs, en revanche, ne le sont pas. Mais que peuvent-elles y faire ? Il suffit de regarder à quel point l'entreprise est fragmentée aujourd'hui. Il s'agit donc de comprendre la situation, de l'évaluer et d'identifier le niveau de maturité de leur gestion des ressources, ainsi que l'objectif à atteindre dans un délai donné,

et donc, réaliser quelques évaluations de base autour de ces questions. Il existe d'excellents contenus qui peuvent les aider. Mais il faut vraiment se demander ce que l'on utilise, comment on l'utilise et où nous en sommes dans l'identification et la catégorisation de cette étape. Ensuite, il faut déterminer les objectifs, les délais et les étapes à suivre pour y parvenir. Les entreprises doivent absolument prendre cette transformation très au sérieux, y consacrer des effectifs, leur laisser le temps de la mettre en œuvre, de l'évaluer et de planifier la transition. Certaines des entreprises avec lesquelles nous travaillons actuellement publient des rapports et des documents très impressionnants qui retracent leur parcours, ce qui demande beaucoup de temps et d'efforts. Elles doivent donc vraiment envisager de mettre en place une organisation de gestion des ressources en interne.

Jeremiah Barba :

Vous avez abordé Dayshape, mais quel est son rôle, comment aidez-vous les sociétés de services aux entreprises en matière de maturité de la gestion des ressources ? 

Richard Cassidy :

En bref, si vous êtes une entreprise de services et que vous opérez à grande échelle, si votre planification et l'affectation des collaborateurs sont complexes, et que vous devez faire face à des changements fréquents, réfléchissez. Si ces trois conditions sont présentes, vous avez probablement besoin de Dayshape au sein de votre société de services aux entreprises. Nous nous concentrons actuellement sur le secteur de la comptabilité parce que c'est là que nous avions le plus d'expertise, mais nous nous développons rapidement dans les sociétés de conseil en gestion et en technologie de l'information. Le fait de s'adresser à un plus grand nombre d'entre elles nous permet d'accéder à un marché des services aux entreprises plus large.

Jeremiah Barba :

Sortons notre boule de cristal. Il est toujours amusant de faire des prévisions. On ne sait jamais où cela va nous mener ou si elles vont se réaliser ou être infirmées, mais c'est là tout le plaisir. Parlons de l'avenir. Comment voyez-vous l'avenir de la gestion des ressources dans les prochaines années ? Et pour aller plus loin, comment voyez-vous l'avenir des sociétés de services aux entreprises en général ?

Richard Cassidy :

C'est toujours une bonne question, réfléchir à ce que sera l'avenir. Et oui, c'est assez amusant de prévoir l'avenir et d'y réfléchir. Je pense qu'à l'avenir, la gestion des ressources sera de plus en plus automatisée et en self-service, ce qui est amusant parce que cela semble aller à l'encontre du cap actuel du changement avec la mise en œuvre d'organisations de gestion des ressources. Je suis curieux de voir ce que cela va donner car j'entrevois véritablement une plus grande automatisation. Je prédis beaucoup plus de self-service. Mais je pense qu'il faudra beaucoup de temps pour y parvenir. Notre logiciel comporte un mode qui permet d'automatiser entièrement l'affectation du personnel. Bien sûr, personne ne l'utilise vraiment car l'automatisation complète n'est pas vraiment l'objectif. Il s'agit de savoir comment automatiser une grande partie des tâches fastidieuses pour permettre aux collaborateurs d'être plus stratégiques. Ainsi, les équipes chargées de la gestion des ressources prennent des décisions réellement stratégiques quant au déploiement des ressources, mais sans une grande partie des tâches fastidieuses et des mesures correctives. Mais je prévois un élargissement de l'automatisation parce que le logiciel identifiera les compétences des collaborateurs et leurs tâches, ainsi que leurs préférences afin d'en tenir compte. Et comme il est également possible d'affecter automatiquement beaucoup plus de travail, les tâches adaptées seront affectées aux collaborateurs adaptés.

Richard Cassidy :

Cela fonctionne, je suppose, un peu comme certains réseaux sociaux qui savent ce que vous voulez avant même que vous le sachiez vous-même. Je pense que c'est un élément qui finira par être utilisé dans la gestion des ressources. Super, on m'a confié ce travail. Je ne savais même pas que je voulais le faire, mais c'était génial. Quand j'y pense, c'est exactement ce que je voulais faire. Il sera donc intéressant de voir comment ça va se passer. Je ne pense pas avoir d'autres prévisions concernant l'avenir. Je crois que c'est tout.

Jeremiah Barba :

C'était très intéressant. Oui. C'est intéressant de voir comment tout cela s'imbrique. Dans la mesure où l'IA et de ML impliquent l'humain, ils offrent un avantage incroyable en nous libérant. Ils nous aident à faire davantage, à travailler corps et âme pour des choses qui nous passionnent. Cela ne peut donc être que positif. 

C'est très bien. Encore une fois, merci beaucoup, Richard. J'ai beaucoup appris sur la gestion des ressources, que je connaissais peu avant de m'entretenir avec vous. Merci encore de votre présence.

Richard Cassidy :

Oui. Merci de m'avoir invité. C'était formidable.

Jeremiah Barba :

Nous venons de parler de la gestion des ressources avec Richard Cassidy de Dayshape. Si vous avez apprécié ce que vous avez entendu aujourd'hui, n'hésitez pas à nous suivre pour écouter vos podcasts préférés. Et n'oubliez pas que vous pouvez retrouver l'ensemble de notre catalogue sur workday.com/podcasts. Je suis Jeremiah Barba, et j'espère que vous passerez une excellente journée avec Workday.