Quatre raisons d'adopter une solution d'engagement collaborateur en période d'incertitude

Les changements rapides ont été l'une des seules constantes de ces dernières années, et la tendance ne montre aucun signe de ralentissement. Selon une étude récente de PwC, pour 83 % des dirigeants d'entreprise, la croissance est la priorité stratégique, devant tous les autres objectifs. Mais les périodes de grands changements et de profonde incertitude exigent bien plus qu'un leadership vertical. 

Afin de faire face aux grandes mutations économiques et à l'évolution de la culture d'entreprise, il est impératif de se mettre à l'écoute des collaborateurs. C'est là que les solutions d'engagement collaborateur s'avèrent indispensables.  

La puissance d'un logiciel d'engagement collaborateur réside dans sa capacité à relier les personnes et les données, à faire tomber les barrières entre la direction et les effectifs. Alors que nous entrons dans une nouvelle période d'incertitude, le phénomène du Quiet Quitting est toujours d'actualité et les entreprises qui sortiront leur épingle du jeu seront celles qui savent écouter leurs collaborateurs et agir en conséquence. 

Qu'est-ce que l'engagement collaborateur ?

Pour réussir votre programme d'engagement collaborateur, il faut que toute l'entreprise comprenne parfaitement pourquoi l'engagement est une notion cruciale, que ce soient les dirigeants, les managers ou chacun des collaborateurs. Cette compréhension commune débute par une simple définition :

L'expérience collaborateur doit s'entendre comme le parcours d'un collaborateur depuis l'onboarding jusqu'à son départ, et l'engagement collaborateur comme le résultat de ce partenariat. Un collaborateur engagé s'investit pleinement dans son rôle, son équipe et son entreprise et donne le meilleur de lui-même. 

La distinction entre expérience collaborateur et engagement collaborateur est cruciale, car elle permet de comprendre pourquoi les indicateurs d'engagement sont le meilleur moyen d'évaluer la qualité de l'expérience collaborateur, qui couvre chacun des points d'interaction entre le collaborateur et l'entreprise pendant toute la durée d'occupation du poste. Quand l'expérience globale d'un collaborateur est positive, il y a davantage de chances que celui-ci s'investisse dans la réussite de l'entreprise. 

Avec cette définition à l'esprit, on comprend facilement les avantages pour l'entreprise d'avoir des collaborateurs engagés : culture d'entreprise plus inclusive, performances et productivité accrues des collaborateurs et plus encore. Intéressons-nous à présent au rôle des logiciels d'engagement sur l'expérience collaborateur globale.

Qu'est-ce qu'une solution d'engagement collaborateur ?

Une solution d'engagement collaborateur est un outil de suivi des scores d'engagement et de collecte d'informations sur le ressenti collaborateur dans toute l'entreprise. Ces données servent ensuite à guider la prise de décision, à améliorer la satisfaction des collaborateurs et à répondre à leurs inquiétudes. 

Vous avez compris l'objectif : créer un environnement dans lequel les collaborateurs se sentent à la fois engagés et soutenus. Mais par où commencer ? La première étape consiste à faire un état des lieux en mesurant l'engagement avec une solution d'engagement collaborateur.

Il existe une multitude d'outils dédiés à l'engagement collaborateur, qui présentent pour la plupart les fonctionnalités essentielles suivantes :

• Enquête d'engagement collaborateur : quelle que soit sa fréquence, l'enquête d'engagement collaborateur est la pierre angulaire de toutes les plateformes d'engagement. Elle permet aux collaborateurs de se prononcer sur un certain nombre de sujets différents, généralement sous la forme de scores ou de commentaires (ou les deux). 

• Tableau de bord collaborateur : le tableau de bord du collaborateur permet aux effectifs de suivre leurs propres indicateurs d'engagement et les moteurs positifs ou négatifs qui les influencent. Il favorise également le dialogue entre un collaborateur et son manager, et affiche des recommandations en matière de formation et d'accompagnement. 

• Tableau de bord manager : le tableau de bord du manager offre une vue d'ensemble sur l'équipe et ses scores d'engagement, et met l'accent sur les aspects qui méritent une attention particulière. Notre plateforme Workday Peakon Employee Voice fournit en outre des suggestions d'actions générées automatiquement pour traiter les problèmes identifiés. 

L'intérêt d'un logiciel d'engagement en période de changement

Maintenant que nous avons défini l'engagement collaborateur et le rôle des outils d'engagement pour le mesurer, nous pouvons nous interroger sur le rapport entre engagement collaborateur et capacité à s'adapter en période d'incertitude, ainsi que sur le rôle des logiciels d'engagement dans ce processus. La réponse réside dans la façon dont les collaborateurs réagissent face au changement. 

Selon une étude internationale de McKinsey, les dirigeants sont près de 20 % plus susceptibles que les personnes occupant d'autres fonctions de penser que leurs objectifs transformationnels ont été adaptés aux collaborateurs de toute l'entreprise, et à ce que cela implique pour leurs responsabilités au quotidien. 

La déconnexion entre le management et les diverses équipes est la principale difficulté à laquelle se heurtent les entreprises confrontées à de grands bouleversements. Sans visibilité sur le ressenti collaborateur à chaque niveau de l'entreprise, les managers ne peuvent pas agir dans l'intérêt de leurs équipes, que le changement soit prévu ou non.

Dans cette même étude, McKinsey souligne en outre que lorsque le management s'assure que les collaborateurs front-line se sentent responsabilisés, les transformations connaissent un taux de réussite de 70 %. Lorsque ces collaborateurs front-line prennent l'initiative du changement, les transformations connaissent un taux de réussite de 71 %. Lorsque les deux conditions sont réunies, le taux de réussite s'élève à 79 %. Mais quel est le rapport avec les logiciels d'engagement collaborateur ?

Les données d'enquête présentées dans notre dernier rapport Optimiser l'engagement collaborateur dans l'entreprise indiquent que les entreprises les plus performantes en matière d'engagement prennent en compte le feedback collaborateur de manière proactive. Leur taux de réponse aux commentaires d'enquête est 20 % plus important que celui des entreprises ayant des scores d'engagement faibles. Dans tous les cas, offrir aux collaborateurs un espace où exprimer leurs points de vue augmente le pourcentage de réussite. Le facilitateur le plus efficace de ce feedback ? Un logiciel d'engagement collaborateur.

Choisir la bonne plateforme d'engagement collaborateur

Avoir une méthode d'évaluation fiable de l'engagement collaborateur et prendre des mesures d'amélioration sont deux aspects essentiels pour préserver les performances et le moral des équipes en période d'incertitude. Mais quelles fonctionnalités votre entreprise doit-elle privilégier dans le choix de sa plateforme d'engagement collaborateur ? Comment savoir quelle solution vous convient le mieux ? Voici cinq astuces pour trouver le logiciel le mieux adapté au programme d'engagement collaborateur de votre entreprise. 

1. Veillez à disposer d'un accès aux données en temps réel. Par rapport aux enquêtes RH traditionnelles, le principal avantage des logiciels d'engagement collaborateur est l'accès au feedback et aux indicateurs en temps réel. Cela signifie que si la culture de votre lieu de travail se dégrade ou que le mécontentement en matière de rémunération se généralise, le problème est tout de suite identifié. Dans les périodes de changement, l'aptitude à décrypter le ressenti collaborateur et ses origines est précieuse : veillez à ce que votre solution d'engagement soit à la hauteur. 
2. Donnez la priorité à des outils qui s'appuient sur le Machine Learning. Autre avantage des solutions d'engagement collaborateur par rapport aux enquêtes traditionnelles : elles réduisent le volume des tâches administratives pour les RH. Sans l'aide de l'Intelligence Artificielle pour révéler des insights exploitables et pertinents en temps voulu, trier de grandes quantités de données RH peut être un vrai défi. Assurez-vous d'avoir bien cerné le mode d'intégration du Machine Learning : comment sont choisies les questions des enquêtes ? De quelle façon les données sur les collaborateurs sont-elles présentées ?
3. Comparez les méthodologies. Il existe de nombreuses théories sur la meilleure façon d'évaluer l'engagement collaborateur. Échelle de Likert, réponses basées sur du texte, eNPS… il n'existe pas de réponse définitive sur le sujet. Ce qui compte, c'est que les données collectées soient flexibles et offrent aux managers toute une palette de points de vue et de catégorisations, et une vue d'ensemble complète sur leur équipe. 
4. Recherchez les intégrations harmonisées. Plus une enquête d'engagement collaborateur obtient de réponses, plus elle est utile. C'est pourquoi il est important qu'elle s'intègre parfaitement dans le flux de travail. Pour profiter d'un feedback intuitif, choisissez une solution qui s'intègre facilement aux autres plateformes RH et outils de communication comme Slack ou Microsoft Teams. Elle doit aussi proposer une interface de qualité grand public. 
5. Méfiez-vous des outils qui promettent un feedback anonyme. Du fait de la nature même des enquêtes et de la relation étroite entre les managers et leurs collaborateurs, un anonymat total est pratiquement impossible. Il se peut que le collaborateur laisse (intentionnellement ou non) des indices qui permettront de l'identifier dans ses réponses, par exemple en mentionnant un projet spécifique sur lequel il a travaillé ou une conversation privée. 

Il est important de tenir compte de la relation forte qui existe entre un people leader et les membres de son équipe. Si un manager supervise une équipe de trois personnes, il est probable qu'il saura parfaitement identifier la provenance de tel ou tel commentaire. C'est pourquoi avec Workday Peakon Employee Voice, nous insistons sur la confidentialité plutôt que sur l'anonymat : nous supprimons toutes les informations qui laisseraient des indices sur l'identité de l'auteur, tout en permettant des échanges honnêtes entre les managers et leurs équipes.

Comment les logiciels d'engagement collaborateur répondent à quatre grands défis de l'entreprise

Dans notre enquête internationale auprès de 1 150 cadres supérieurs intitulée Combler son retard : vers une transformation digitale pérenne, plus de la moitié des dirigeants (52 %) affirment qu'il existe un écart croissant entre la situation actuelle de leur entreprise et celle dans laquelle elle devrait se trouver pour rester compétitive. Face à la pression de la concurrence et à un climat économique particulièrement incertain, une baisse de l'engagement collaborateur serait catastrophique. 

Dans cette rubrique, nous allons expliquer les quatre grands risques auxquels sont confrontées les entreprises en période d'incertitude ou de transformation, avant de présenter les solutions qu'offrent les logiciels d'engagement collaborateur pour relever chaque défi.

Défi n° 1 : des collaborateurs déconnectés des objectifs et de la culture de l'entreprise

La première difficulté en période d'incertitude et de changement est évidente : même avec tous les efforts, il est impossible de prévoir toutes les variables. Les entreprises peuvent toutefois apprendre des précédents changements qui ont bousculé le monde du travail. Et les leçons à retenir de la période unique du COVID sont nombreuses.

L'élément le plus marquant mis en évidence par la pandémie est le risque de déconnexion entre les entreprises et leurs effectifs. Le recours à des configurations de travail hybrides et à distance a mis fin à l'idée selon laquelle la culture d'une entreprise est liée à un espace physique dédié. Les entreprises doivent donc réfléchir à la manière de communiquer leurs objectifs et leurs valeurs au-delà du lieu de travail. La question de la culture ne doit pas se limiter à l'organisation d'événements sociaux ou à la décoration de l'espace détente. 

D'après notre rapport intitulé Combler son retard : vers une transformation digitale pérenne, la culture est l'un des deux grands défis auxquels se heurtent les entreprises en période de changement, 35 % des cadres considérant la culture organisationnelle comme leur principal obstacle. Mais comment les entreprises peuvent-elles promouvoir une culture interne forte incarnant leurs valeurs et leur stratégie globale ?

Solution : créer un espace favorisant un feedback régulier

Lorsque vous adoptez un logiciel d'engagement collaborateur, le simple fait de demander du feedback montre votre bonne volonté et a un impact positif. D'après les données de notre rapport Optimiser l'engagement collaborateur dans l'entreprise, 45 % des entreprises avec des scores d'engagement élevés demandent du feedback chaque trimestre, mois ou semaine, contre 26 % seulement des entreprises ayant des scores d'engagement faibles. 

Comme toujours, une excellente communication interne est essentielle. Voici trois façons d'utiliser votre solution d'engagement collaborateur pour créer les conditions nécessaires à un feedback régulier des collaborateurs tout au long de leur cycle de vie : 

• Planifiez des enquêtes d'engagement collaborateur régulières. Pourquoi attendre les évaluations de la performance ou les entretiens de départ pour identifier les problèmes ? Les pulse surveys sont la clé d'un programme d'engagement collaborateur réussi. Ces enquêtes rapides peuvent être proposées à une plus grande fréquence afin d'obtenir des données précises et pertinentes. 

• Maintenez le lien avec les managers. Les people leaders sont les garants d'une culture d'entreprise cohérente. C'est pourquoi les enquêtes sont tout aussi importantes pour le management que pour leurs équipes. Impliquez vos managers à chaque niveau, écoutez ce qu'ils ont à dire et répondez par des actions significatives et mesurables. 

• Donnez aux managers les moyens d'agir. Les valeurs de l'entreprise n'ont pas vraiment de sens si elles ne font l'objet d'aucune mesure. Avec Workday Peakon Employee Voice, les managers peuvent agir directement depuis leur tableau de bord, en identifiant les domaines dans lesquels leurs équipes connaissent des difficultés et en menant des discussions confidentielles. 

Défi n° 2 : bien-être des collaborateurs et sécurité de l'emploi en chute libre

Le changement est souvent source d'inquiétude, surtout lorsque nous savons qu'il risque de changer notre quotidien. Les collaborateurs éprouvent une certaine crainte chaque fois que leur entreprise se trouve en période d'incertitude, que celle-ci résulte de transformations internes ou de circonstances économiques. 

Sans mesures de remédiation, cette anxiété peut rapidement affecter le bien-être des collaborateurs, détériorer les relations client et augmenter les taux de burnout. Revenant sur la pandémie, notre rapport de 2021 Le Grand Renouveau : inverser la tendance des départs volontaires en entreprise a révélé que 27 % des collaborateurs avaient des scores d'engagement indiquant un risque de démission. Les difficultés et l'absence d'un management clair détériorent le bien-être des salariés.

Nous sommes actuellement au bord d'une crise de burnout. Sur les dix secteurs d'activité analysés dans notre rapport Anticiper le risque de burnout des collaborateurs en 2022, sept ont vu leurs niveaux de risque de burnout se maintenir ou augmenter entre 2021 et 2022. Mais que peuvent faire les entreprises pour identifier les inquiétudes des collaborateurs et y répondre sans délai ? Comment les managers peuvent-ils répondre à des questions sur l'avenir pour lesquelles ils n'ont pas de réponses concrètes ?

Solution : s'appuyer sur des données en temps réel pour agir rapidement

Vous ne pouvez pas résoudre un problème si vous ignorez son existence. Alors que l'évolution du lieu de travail s'accélère partout dans le monde, votre capacité à répondre aux préoccupations des collaborateurs doit elle aussi gagner en vitesse. C'est justement l'une des forces des solutions d'engagement collaborateur.

Certes, un manager ne peut pas prédire l'avenir, mais il peut montrer à son équipe qu'il opère des changements positifs de manière proactive. Voici trois avantages que permettent les solutions d'engagement :

• Exploiter la puissance des données en temps réel. En plus de fournir à vos équipes une plateforme sur laquelle elles peuvent s'exprimer, un logiciel d'engagement collaborateur vous permet d'accéder à des données en temps réel. Vous augmentez ainsi radicalement la pertinence de vos données et diminuez significativement la charge de travail des RH.

• Agir sans délai. Puisque les managers s'appuient sur des données d'enquête en temps réel, ils peuvent prendre des mesures dès l'apparition d'une difficulté. Notre rapport Optimiser l'engagement collaborateur dans l'entreprise révèle que les managers des entreprises leaders de l'engagement sont 18 % plus susceptibles que les autres de prendre en compte les remarques des collaborateurs peu engagés.

• Révéler les tendances qui se cachent dans les commentaires à l'aide du Machine Learning. Si les collaborateurs n'utilisent pas tous les mêmes mots pour parler d'un problème, leurs propos peuvent tout de même révéler des tendances générales. La solution Workday Peakon Employee Voice, qui utilise le traitement automatique du langage naturel, permet aux managers de rechercher dans les commentaires des collaborateurs des informations sémantiquement groupées pour repérer les grandes tendances. 

Défi n° 3 : une sécurité psychologique en berne

Quand tout va bien dans l'entreprise, il est facile de supposer que les collaborateurs sont satisfaits de vos pratiques. Mais comment savoir s'ils se sentiront suffisamment à l'aise pour exprimer un mécontentement en cas de problèmes plus sérieux ? S'ils n'ont aucun moyen d'évoquer leurs difficultés, les périodes d'incertitude peuvent soudain faire exploser les taux de turnover. 

La sécurité psychologique désigne l'aptitude du salarié à donner son avis sans crainte. Un collaborateur peut en effet ne pas oser parler par crainte que cela nuise à son évolution de carrière ou que ses idées soient rejetées ou raillées. Dans tous les cas, il est fondamental pour la réussite d'une entreprise que les collaborateurs puissent donner un feedback constructif sans redouter des répercussions négatives.

Créer un climat de confiance et de sécurité psychologique à l'échelle de l'entreprise exige un changement de culture, mais aussi de processus. Cela implique de créer les bonnes conditions pour recueillir le feedback des collaborateurs, que ce soit en personne ou en ligne. Il est aussi essentiel de bien comprendre l'importance de la confidentialité. 

Solution : favoriser un dialogue confidentiel

D'après les données recueillies dans notre rapport Optimiser l'engagement collaborateur dans l'entreprise, les managers des entreprises leaders de l'engagement ont des taux de conversation 16 % supérieurs à ceux des entreprises enregistrant des scores d'engagement plus faibles. Lorsque les collaborateurs se sentent écoutés, cette reconnaissance contribue au sentiment de sécurité et à l'engagement.

On ne saurait trop insister sur le rôle des logiciels d'engagement collaborateur dans la mise en place de ces échanges confidentiels. Une solution d'engagement contribue à améliorer la sécurité psychologique de trois manières :

• Elle garantit la confidentialité. Avec une solution d'engagement qui favorise les discussions confidentielles, vous permettez à vos collaborateurs de s'exprimer avec conviction. De plus, en sondant régulièrement les collaborateurs sur un éventail de sujets, vous les encouragez à participer dans des domaines où la confiance leur aurait autrement fait défaut. 

• Elle favorise une culture du feedback. En recueillant régulièrement l'opinion des salariés, tout en les tenant informés des mesures prises en conséquence, vous leur montrez que ce qu'ils disent compte. Mieux encore, vous leur prouvez que s'exprimer n'est absolument pas un problème, mais au contraire un acte positif.

• Elle offre plus de visibilité. La confidentialité n'exclut pas l'implication de la direction. Avec Workday Peakon Employee Voice, les commentaires des collaborateurs peuvent être vus par les people leaders de leur service, quel que soit le niveau hiérarchique. Ils savent ainsi qu'ils peuvent se faire entendre de manière anonyme, même si leur manager est peu coopératif.

Défi n° 4 : un manque d'opportunités et de perspectives de carrière

Quelle que soit la manière dont une entreprise gère les difficultés en période d'incertitude, le développement et l'évolution de carrière des collaborateurs en pâtiront presque toujours. Notre rapport L'impact du COVID-19 sur l'engagement collaborateur révèle que les scores des collaborateurs en matière d'engagement, de santé mentale et d'environnement de travail ont tous augmenté. Le seul score à avoir suivi la tendance inverse ? Le développement. 

Il est compliqué de gérer les questions relatives à l'évolution personnelle et professionnelle dans une période où les budgets sont serrés et l'avenir incertain. Mais le développement ne veut pas nécessairement dire promotion ou augmentation de salaire. Les entreprises doivent au contraire s'attacher à créer une culture de la formation continue, en valorisant les petits moments d'évolution et de reconnaissance.

Solution : créer une culture de la formation continue

Les études de Deloitte montrent que les entreprises qui offrent une solide culture de la formation présentent des taux d'engagement et de fidélisation 30 % à 50 % supérieurs à ceux de leurs homologues. Mieux encore, elles sont 92 % plus susceptibles de développer des produits et processus innovants, 56 % plus susceptibles d'être les premières à commercialiser un produit ou service, 52 % plus productives, et 17 % plus rentables.

Une solution d'engagement doit servir de base à la culture de la formation d'une entreprise et à ses initiatives en matière de gestion des performances. Voici trois manières d'y intégrer les discussions sur le développement des collaborateurs :

• Intégrez parfaitement la formation dans le flux de travail. Comme les enquêtes d'engagement, la formation doit se faire de manière fluide dans le cadre du travail. Les managers peuvent échanger de manière confidentielle avec leurs collaborateurs et suggérer des formations pertinentes en cas de baisse des scores de développement. 
• N'ignorez pas les signaux d'avertissement. Une solution d'engagement robuste permet aux managers de superviser bien plus que les simples scores d'engagement. En moyenne, le score de développement des collaborateurs qui restent dans une entreprise est 13 % plus élevé que le score moyen de ceux qui partent (voir le rapport Collaborateurs : quelles attentes en 2022 ?). Veillez à ce que les managers accompagnent les collaborateurs qui montrent des signes de mécontentement.
• Créez des parcours de formation personnalisés. Les ressources de formation doivent être adaptées à chaque collaborateur et correspondre à sa fonction, son ancienneté, son domaine d'expertise, et ses problèmes spécifiques. Là encore, la recherche d'informations sémantiquement liées est intéressante pour favoriser une compréhension plus nuancée des scores en baisse.