Les équipes Finance d'aujourd'hui doivent travailler mieux et plus vite, mais elles sont trop souvent freinées par les limites de leur technologie. Voici comment y remédier.
Dans cet article, nous abordons les sujets suivants :
Face à l'évolution rapide du paysage économique, la fonction Finance doit toujours aller plus vite. Selon une enquête d'Accenture, près de 9 directeurs financiers sur 10 ont déclaré que la prise de décision stratégique s'est accélérée, tandis que 67 % d'entre eux se sentent paralysés par le nombre de décisions et le volume de choix que l'on attend d'eux.
Les DAF savent toutefois que l'objectif final n'est pas la rapidité, mais les possibilités qu'offre le temps gagné. La Finance doit « faire les choses plus rapidement, gagner du temps et utiliser ce temps pour être plus efficace », a expliqué Mark Smith, Partner et Head of Software Research pour Ventana Research (qui fait maintenant partie du groupe ISG).
Les équipes Finance d'aujourd'hui doivent travailler mieux et plus vite, mais elles sont trop souvent freinées par les limites de leur technologie. D'ici 2026, seul un tiers des équipes Finance aura atteint un niveau de compétence technologique pouvant être qualifié de transformation digitale, selon Ventana Research. Les DAF qui atteindront ce stade auront une plus grande influence sur la gestion de leur organisation.
Dans les entreprises qui ne sont toutefois pas encore prêtes à entreprendre une transformation digitale complète, les directeurs financiers peuvent quand même permettre à leurs équipes de gagner en efficacité. Ils doivent pour cela tirer parti d'une technologie qui relie le processus de consolidation et de clôture de leur entreprise à leur processus de planification, et ce de manière unifiée.
Habituellement, les processus Finance ne fonctionnent pas de manière unifiée. Pour de nombreuses entreprises, le processus de consolidation et de clôture et le processus de planification sont exécutés dans des silos distincts avec des jeux de données déconnectés.
En conséquence, les équipes Finance doivent passer de longues heures à rechercher les données dont elles ont besoin. Les équipes comptables ont quant à elles du mal à effectuer leurs clôtures mensuelles, incertaines de la qualité et de la cohérence des données qu'elles ont recueillies auprès d'un grand nombre de sources gérées par des applications disparates. D'après Ventana Research, plus des deux tiers des entreprises passent en effet beaucoup de temps à éliminer les obstacles liés à la préparation et à la rationalisation des données ainsi qu'au partage de l'information dans l'organisation, et seul un tiers se déclare satisfait de la manière dont elles gèrent leurs consolidations.
En matière de planification, les équipes Finance doivent constamment jongler entre les processus et outils de consolidation et de planification, c'est-à-dire extraire les données, les transférer dans des tableaux croisés dynamiques, puis les charger dans des solutions de reporting ou de planification. Il s'agit d'un processus lourd et source d'erreurs qui inonde les boîtes de réception des collaborateurs de feuilles de calcul intitulées « Final », « Final v2 », « Final v3 » et ainsi de suite.
Les DAF pionniers adoptent une approche différente. Ils permettent à leurs équipes de travailler mieux et plus vite et d'être agiles et capables de s'adapter, en s'appuyant sur une technologie qui unifie leurs processus de consolidation et de planification. En bref, ils éliminent les silos entre la comptabilité et la planification.
Grâce à une solution qui allie consolidation et planification sur un socle de données unifié, les équipes Finance peuvent facilement passer d'un processus à l'autre. La Comptabilité et la Finance possèdent chacune leurs propres outils, mais ces outils partagent les mêmes données actualisées. Les équipes de consolidation et de planification passent ainsi moins de temps à collecter des données et plus de temps à les interpréter et à partager les insights identifiés avec leurs Business Partners. Pour Mark Smith, « il ne s'agit pas seulement d'accélérer le processus de clôture, mais d'utiliser le temps gagné à des fins d'analyse et d'audit, et d'aider l'équipe dirigeante à mieux comprendre la dynamique de l'entreprise ».
Au lieu de mélanger plusieurs versions de feuilles de calcul, les équipes de planification disposent d'un seul endroit où planifier et analyser les différentes dimensions du plan. Elles utilisent les données pour obtenir une image plus claire et plus nuancée de la dynamique financière qui détermine la performance de l'entreprise. Elles accélèrent l'analyse des données et transmettent plus rapidement aux acteurs impliqués les informations dont ils ont besoin.
« Elles peuvent regarder la performance de leur entreprise et prendre des décisions stratégiques, et passer moins de temps à manipuler des feuilles de calcul et des données à travers de nombreux silos différents », a ajouté Brandon Smith Daigle, Vice President of Product Strategy Planning and Analytics chez Workday, au cours du webinar.
En matière de planification, les équipes Finance doivent constamment jongler entre les processus et outils de consolidation et de planification, c'est-à-dire extraire les données, les transférer dans des tableaux croisés dynamiques, puis les charger dans des solutions de reporting ou de planification. Il s'agit d'un processus lourd et source d'erreurs qui inonde les boîtes de réception des collaborateurs de feuilles de calcul intitulées « Final », « Final v2 », « Final v3 » et ainsi de suite.
Grâce à l'IA et au Machine Learning (ML) intégrés à la solution de consolidation et de planification, les équipes de planification peuvent élaborer des prévisions illimitées, en créant autant de versions que nécessaire. Elles peuvent ainsi facilement ajuster leurs plans en fonction de l'évolution des hypothèses. Pour Brandon Smith-Daigle, « cette agilité permet à une entreprise d'anticiper le changement de manière proactive, plutôt que de chercher à savoir ce qu'elle pourrait faire de manière réactive ».
Une solution de consolidation et de planification véritablement unifiée permet à la Finance et à la comptabilité de fonctionner non pas comme des parties séparées, mais comme un ensemble cohésif et collaboratif. Cela permet aux équipes Finance d'aider l'entreprise à s'adapter rapidement à tout changement, qu'il s'agisse d'une nouvelle fusion, d'une évolution de l'environnement économique ou d'une modification des réglementations. « Il ne s'agit pas seulement de fonctionner plus rapidement, il s'agit aussi d'être plus agile, estime Mark Smith. Il s'agit de s'adapter aux besoins et aux changements de votre entreprise ».
Depuis le premier semestre 2024, Workday propose une nouvelle offre qui unifie la planification avec la clôture et la consolidation. Workday Adaptive Planning and Consolidation réunit la planification robuste et agile de Workday Adaptive Planning et les fonctionnalités complètes de clôture et de consolidation de Workday Financial Management. La solution rationalise et simplifie la gestion des données, le processus de clôture et de consolidation, le processus de planification, ainsi que le reporting financier et les analyses.
Les entreprises peuvent utiliser la nouvelle solution Workday tout en conservant leurs autres applications financières, grands livres et ERP. Même si elles ne sont pas encore prêtes à adopter la transformation digitale complète de leur fonction Finance, les entreprises peuvent toujours unifier leurs processus de consolidation et de planification et ainsi accélérer la clôture, renforcer l'agilité de la planification et favoriser des décisions plus rapides et plus éclairées.
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Workday a obtenu plus de 280 avis 5 étoiles en date du 30 avril 2024 selon le rapport Financial Planning Software Reviews and Ratings de Gartner Peer Insights.