Hilti transforme sa fonction RH pour gagner en efficacité de bout en bout

Même si la nécessité de dépasser un statu quo médiocre ne fait aucun doute, trouver l'énergie et l'urgence d'initier le changement peut être un obstacle majeur, en particulier dans les entreprises mondiales confrontées à des environnements d'exploitation complexes qui varient d'une zone géographique à l'autre.

C'est le défi qu'a relevé Hilti. L'entreprise basée au Liechtenstein, qui fabrique et vend des produits dans les secteurs de la construction et de l'entretien des bâtiments dans plus de 120 pays, a mis en œuvre Workday Human Capital Management (HCM) en 2018. Le changement s'est avéré tellement payant que l'équipe RH a rapidement ajouté des solutions de gestion des talents et de rémunération pour accompagner ses 32 000 collaborateurs dans le monde.

Cependant, la gestion des documents était beaucoup plus fragmentée, voire analogique sur certains sites. SAP, SharePoint et impressions papier se côtoyaient, les différents marchés utilisant des systèmes disparates. C'est alors qu'une opportunité s'est présentée lorsque les dirigeants d'Hilti ont programmé la mise hors service d'un module RH SAP utilisé par des entités locales pour le stockage de documents. Ils ont profité de cette occasion pour moderniser la gestion des documents dans l'ensemble de l'entreprise.

« Nous avons toujours été clairs sur les exigences fonctionnelles dont nous avions besoin à un niveau élevé, explique Zuzana Rozkosna, HR Global Project Manager chez Hilti. Nous devions assurer la génération de documents, les signatures électroniques et le stockage de documents. Les processus devaient tous être liés, fluides et automatisés. Et le travail manuel devait être aussi réduit que possible en matière de sécurité, de protection des données et de conformité. Notre objectif est de faciliter la vie des équipes RH, et non de la rendre plus difficile, et d'être plus transparents envers nos collaborateurs, en leur donnant accès à leurs propres documents. »

Au départ, l'équipe de transformation RH de l'entreprise craignait qu'il ne soit pas possible de trouver une solution unique capable de répondre à sa longue liste d'exigences spécifiques. L'équipe a envisagé de faire appel à des fournisseurs externes, mais cela impliquait la mise en œuvre et la gestion d'un autre système logiciel, introduisant de sérieux inconvénients, tels qu'une expérience utilisateur décousue et une intégration des données plus lente. Workday HCM n'a pas semblé répondre immédiatement aux exigences spécifiques d'Hilti, notamment en ce qui concerne les modèles de documents locaux et les droits d'accès aux documents personnalisés.

Mais Hilti a commencé à réfléchir à la possibilité de fournir ces fonctionnalités dans Workday, à l'aide de Workday Extend. L'entreprise s'est alors tournée vers Kainos, un leader dans le développement d'applications Extend, qui avait rencontré des défis similaires de gestion des documents chez plusieurs autres clients. Plutôt que de créer une application personnalisée pour résoudre les problèmes d'Hilti, il a été convenu que Kainos créerait un système de gestion documentaire robuste et configurable au sein de Workday. Avec cette approche, Kainos pouvait à la fois répondre aux besoins d'Hilti et développer un produit pour aider d'autres clients confrontés aux mêmes problèmes.

Kainos a travaillé en collaboration avec l'équipe de transformation RH d'Hilti pour créer Kainos Employee Document Management, le premier produit de gestion documentaire de bout en bout de ce type disponible pour l'environnement Workday, qui a depuis été approuvé en tant que solution packagée par Workday.

« La valeur potentielle était évidente, dans le fait d'exploiter les systèmes existants et de proposer une expérience cohérente pour l'utilisateur final », explique Zuzana Rozkosna.

Contrôle local, intégration globale

En gardant à l'esprit leur vision de la transformation, les équipes d'Hilti et de Kainos se sont concentrées sur trois domaines clés : la gestion des modèles, la génération de documents et le stockage de documents.

S'agissant des modèles, la solution permet à l'équipe RH locale d'en assumer l'entière responsabilité et la gestion sans qu'il soit nécessaire d'impliquer le service RH ou IT au niveau mondial. Certains membres de l'équipe peuvent avoir accès à certains modèles pour une variété de catégories de documents, de types de signatures électroniques et de workflows.

La solution fournit « tous les modèles possibles et imaginables avec lesquels les équipes RH travaillent pour l'ensemble du cycle de vie des collaborateurs, de l'embauche aux changements de poste, en passant par les changements de rémunération, les licenciements ou encore les relations sociales », explique Zuzana Rozkosna.

Les modèles étant entièrement intégrés aux bases de données Hilti, la génération de documents requiert beaucoup moins de temps et de travail manuel. « Les données Workday sont transférées dans des espaces réservés. L'utilisateur peut les passer en revue et ajouter des données manuelles si nécessaire, précise Zuzana Rozkosna. Il peut effectuer des ajustements de dernière minute, puis le processus de génération se poursuit avec les signatures électroniques. »

Une fois les documents signés (grâce à l'intégration de DocuSign), l'application les stocke automatiquement, en s'appuyant sur les informations saisies dans le modèle et sur la connaissance du type de documents. « Les membres de l'équipe RH n'ont donc pas à intervenir. Les documents sont stockés et affichés de manière structurée, explique Zuzana Rozkosna. Nous avons même une catégorie spéciale réservée aux membres de l'équipe RH, pour qu'un document puisse être consulté par les RH, mais pas par le salarié, par exemple. Nous disposons également de paramètres de sécurité très détaillés, avec des informations sur les personnes autorisées à consulter et/ou à modifier les différents documents. Le niveau de granularité est exceptionnel. »

Cela permet également à Hilti de bloquer facilement l'accès aux fichiers afin de répondre aux exigences légales et RH en matière de congés maladie, de congés parentaux, de licenciements ou autres. En cas de litige, « nous pouvons appuyer sur un bouton pour que les documents ne puissent pas être supprimés par accident ni purgés jusqu'à ce que la suspension juridique soit levée », précise Zuzana Rozkosna.

La transformation se poursuit

L'équipe de transformation d'Hilti déploie Kainos Employee Document Management par étapes, en commençant par les 11 pays concernés par l'arrêt du service SAP. Les collaborateurs concernés ont commencé à utiliser la nouvelle solution à la fin de l'année 2022, le déploiement complet s'effectuant au cours des deux années suivantes.

La solution Kainos Employee Document Management fournit une plateforme complète et efficace pour les équipes RH. Elle témoigne de la puissance de la collaboration et de la pensée novatrice. En tant que solution approuvée par Workday, elle est désormais prête à aider d'autres organisations à relever leurs défis de gestion documentaire, comme elle l'a fait pour Hilti.

Charlotte Okosun conseille aux entreprises qui souhaitent opérer une transformation similaire de bien se préparer en amont avant de se lancer. « Lorsque vous considérez tous les aspects à prendre en compte, comme les exigences légales, la conservation des documents, la protection des données, et ce, pour différents pays, donnez-vous vraiment le temps de pouvoir gérer tous ces différents sujets. »

Cette planification et cette préparation initiales portent aujourd'hui leurs fruits, puisque Kainos Employee Document Management s'étend maintenant à l'ensemble de l'entreprise. Mais Charlotte Okosun est claire sur le fait qu'Hilti est loin d'avoir fini d'exploiter toute la valeur de son DMS évolutif.

« En tant qu'entreprise, nous sommes déjà en train de réfléchir à d'autres capacités d'usage, affirme-t-elle. « Cette solution de gestion des documents est indispensable à nos opérations. Le fait de disposer de ce cas d'usage et de cette expérience nous permet d'envisager d'autres utilisations possibles. »