Face à des pressions constantes, les sociétés de services financiers doivent optimiser les achats afin de réduire les coûts sans perturber les opérations et l'expérience client.
Comme le savent tous ceux qui ont eu à gérer le budget d'un ménage, il n'est pas toujours facile de trouver l'équilibre parfait entre profiter de l'instant présent et épargner pour l'avenir. Le réveil pourrait être rude même pour ceux qui arrivent à se passer de leur café à emporter : les experts ont démontré que l'obsession pour les petites économies du quotidien ne façonne qu'accessoirement la stabilité financière.
Dans les services financiers, de nombreuses institutions font face à une incertitude similaire au vu des pressions considérables exercées sur le secteur depuis plusieurs années. Confrontés à des ratios coûts/revenus peu rentables en raison de la faiblesse persistante des taux d'intérêt, de la compression des marges d'intérêt nettes, des nouvelles réglementations et de la concurrence agressive de la fintech, ces acteurs doivent réduire leurs coûts sans pour autant rogner sur les budgets de la transformation digitale et de l'expérience client, qui font partie intégrante de leur avenir.
À l'image du café à emporter, les banques et les institutions financières réalisent que les méthodes de réduction des coûts traditionnelles telles que la fermeture d'agences ne sont pas suffisantes, tout en restant douloureuses. Après la fermeture record de 3 324 agences en 2020, les banques s'efforcent désormais de trouver de nouvelles manières de contrôler les coûts sans affecter négativement l'expérience client et l'accès au service.
Sur un plan plus global, les responsables des achats tirent parti des données pour aller au-delà des décisions de sourcing et transformer les processus et flux de travail de sorte à rentabiliser davantage chaque dollar dépensé.
Pour les banques et les compagnies d'assurance, le processus d'achat offre de nombreuses possibilités d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de réduire les coûts tout en améliorant l'agilité et les relations avec les fournisseurs. De fait, selon les conclusions d'une enquête du Hackett Group, les institutions financières qui mettent en place des organisations d'achat de pointe pourraient réduire leurs coûts de 25 % par rapport à celles dont la fonction Achats est moins agile.
Voici quatre considérations qui aideront banques et assureurs à transformer les Achats en une force stratégique pour réaliser des économies et stimuler l'impact commercial.
Dans de nombreuses banques, les équipes chargées des achats sont cloisonnées entre les entités et ne s'engagent pas suffisamment dans le cycle avec les partenaires, occultant ainsi les possibilités d'économies à l'échelle de toute l'entreprise. Afin de réduire efficacement les coûts, les organisations doivent adopter un système moderne regroupant contrôles et analyses des processus de gestion en un seul système, et offrant cohérence et visibilité en temps réel des tendances en matière de dépenses. Un système Cloud automatisé peut offrir aux acteurs impliqués, aux fournisseurs et aux partenaires une vision claire du processus d'achat de bout en bout pour plus d'efficacité.
Dans ces systèmes de gestion des dépenses, les collaborateurs peuvent créer des demandes d'achat, générer des bons de commande, réceptionner des marchandises, traiter les factures fournisseurs et analyser les coûts, le tout sans effort et dans un même endroit. Les fournisseurs peuvent quant à eux accéder au même système par le biais d'un portail, ce qui leur permet de consulter leurs bons de commande, d'afficher les demandes de devis, d'y répondre et de consulter ou créer des factures.
Si elles souhaitent contrôler les coûts, les équipes d'achat des banques doivent creuser davantage dans les données de sourcing pour trouver de nouvelles façons d'économiser. Avec le bon système et des données clés à portée de main, les responsables des achats peuvent mieux comprendre les tendances historiques et identifier les opportunités d'économies auparavant cachées. Les outils Cloud permettent aux banques de centraliser les contrats, d'obtenir une visibilité totale sur tous les accords et de prendre des décisions Data-Driven en utilisant un suivi et des analyses automatisés pour gérer le risque, la conformité et la performance des fournisseurs.
La visibilité complète sur la segmentation, les performances et les contrats des fournisseurs existants permet également aux dirigeants de déterminer les contrats à renégocier et de disposer de données historiques et de référence pour renforcer leur position. Une fois les nouveaux contrats signés, le système identifie clairement la source des économies réalisées.
Sur un plan plus global, les responsables des achats tirent parti des données pour aller au-delà des décisions de sourcing et transformer les processus et flux de travail de sorte à rentabiliser davantage chaque dollar dépensé. Les dirigeants peuvent comparer et analyser les offres, utiliser la planification de scénarios pour calculer les économies et fournir un feedback en temps réel aux fournisseurs sur la façon d'améliorer l'offre.
Les entreprises qui passent à une seule source de données peuvent facilement automatiser les tâches de sourcing et les processus d'achat, comme demander un bon de commande ou transférer des factures à l'approbateur approprié. Les solutions Cloud de gestion des dépenses peuvent aussi tirer parti des progrès de l'Intelligence Artificielle et du Machine Learning pour traiter les factures fournisseurs et suggérer des catégories de dépenses pertinentes afin de créer des demandes en toute simplicité.
À l'avenir, l'automatisation ne va faire que s'amplifier. Le cabinet de conseil McKinsey & Company estime en effet que près de 60 % des centaines de tâches impliquées dans le processus source-to-pay peuvent être entièrement ou en grande partie automatisées. Les solutions Cloud sont à la pointe de l'automatisation car elles permettent de réduire les temps de cycle et la dépendance des collaborateurs envers les processus manuels, afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches stratégiques de plus haut niveau et la prise de décision. Ainsi, les nouveaux systèmes permettent à la fonction Achat de non seulement faire des économies, mais de favoriser également la croissance grâce à des partenariats nouveaux et innovants avec les fournisseurs.
Dans le secteur des assurances, l'imprévisibilité des événements extérieurs qui ont un impact sur les demandes d'indemnisation a toujours fait de la maîtrise des coûts une priorité essentielle. Étant donné que les assureurs d'entreprises s'appuient largement sur des contrats avec des fournisseurs de services tiers pour la gestion des réclamations, ces derniers offrent d'importantes possibilités de réduction des dépenses.
L'essentiel, cependant, est de réduire les coûts tout en maintenant le service client exceptionnel de ces fournisseurs.
Les assureurs doivent donc maximiser l'impact de chaque relation avec les fournisseurs en utilisant le même système, en partageant les informations et en surveillant les performances en temps réel pour bénéficier d'une visibilité sur l'activité, le niveau de risque et les dépenses des fournisseurs. La bonne technologie permettra de gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux fournisseurs ainsi que la collecte des données pour toutes les transactions en aval, ce qui simplifiera la mise en conformité des assureurs et l'évaluation des risques. Les assureurs peuvent également gérer la performance des fournisseurs au moyen d'examens réguliers de l'activité et de plans de développement.
Cette opportunité existe également pour les banques et autres sociétés de prêts hypothécaires. Certaines font par exemple appel à des sociétés d'évaluation tierces pour sélectionner un évaluateur chargé d'estimer une propriété, une nécessité pour l'octroi d'un prêt hypothécaire.
Les systèmes traditionnels obsolètes ne peuvent fournir aux banques et assureurs l'automatisation et les informations exploitables dont ils ont besoin pour devenir plus agiles face aux pressions croissantes de réduction des coûts. Les systèmes Cloud fournissent des données intégrées immédiates, des analyses et des processus basés sur le Machine Learning pour aider les sociétés de services financiers à améliorer leurs marges en réduisant les coûts et en renforçant leur efficacité. En adoptant un modèle d'achat moderne à même de créer une approche plus stratégique, les entreprises du secteur financier peuvent améliorer à la fois leurs résultats et leur croissance.
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