Plus que jamais, les entreprises qui réussissent sont celles dans lesquelles les fonctions RH et IT travaillent main dans la main. Un système d'information sur les ressources humaines, ou SIRH, est l'outil idéal pour synchroniser leurs efforts.
Dans le nouveau monde du travail, tout repose sur les données. Que votre priorité soit la gestion du capital humain, la gestion des performances ou l'expérience collaborateur, les données RH sont devenues décisives pour le succès des organisations. C'est pourquoi il est aujourd'hui essentiel pour les entreprises de trouver le bon système d'information RH, ou SIRH.
Selon une enquête Human Resource Executive réalisée auprès de 500 professionnels des ressources humaines, 44 % des personnes interrogées estiment que la technologie la plus importante qu'elles utilisent pour la gestion RH/des effectifs est leur SIRH. 42 % des répondants placent même ce dernier au-dessus des systèmes RH centraux, tels que la paie, la gestion des temps et les absences. Mais qu'est-ce qu'un SIRH exactement ? Et pourquoi les solutions RH sont-elles si importantes pour les entreprises ?
Un système d'information sur les ressources humaines sert principalement de base de données centralisée pour de nombreuses responsabilités administratives des RH. Cela comprend la gestion des absences, des avantages sociaux et de la rémunération. Un SIRH intègre différentes fonctionnalités RH dans un seul système conçu pour facilement recueillir des données et les partager avec d'autres fonctions.
Vous entendrez parfois parler de « système SIRH » au lieu de simplement « SIRH ». Cette formule est redondante, au même titre que le fameux « au jour d'aujourd'hui », par exemple. Elle a toutefois l'avantage de clarifier le sens recherché de cet acronyme, surtout lorsque l'on se réfère aux systèmes SIRH au pluriel.
Il peut être compliqué de décider quel SIRH est le mieux adapté à vos besoins. Le rapport « Software Path 2022 HRIS Report » indique que les entreprises passent en moyenne 15 semaines à choisir leur système. Même avec une bonne communication interne, les décisions importantes concernant les logiciels sont difficiles à prendre si l'on souhaite être précis et efficace.
Il est important de bien comprendre les besoins de l'entreprise auxquels devra répondre votre SIRH. Vous devez par ailleurs vous assurer que vos équipes RH et IT prennent cette décision de manière collaborative. Voici quelques exemples des fonctions qu'un SIRH peut remplir.
Systèmes SIRH opérationnels : un SIRH opérationnel recueille des données RH de base, telles que les données démographiques, les métriques d'évaluation et les détails du poste des collaborateurs. Il permet de réduire la durée des tâches RH de routine et donne aux responsables les moyens de recruter, d'évaluer et de promouvoir des collaborateurs de manière plus fiable.
Systèmes SIRH stratégiques : un SIRH stratégique offre principalement une vue d'ensemble des ressources en personnel afin de soutenir la planification stratégique des effectifs. Il inclut des données telles que les effectifs et les compétences disponibles, et permet de comparer les informations relatives aux collaborateurs avec les objectifs à long terme de l'entreprise. Les organisations peuvent alors s'agrandir ou se transformer en connaissance de cause.
Systèmes SIRH tactiques : un SIRH tactique permet d'informer les décideurs afin d'affecter les ressources et les budgets de la manière la plus efficace possible. En comparant les données sur les concurrents, les plans de rémunération et les réglementations locales, les responsables peuvent alors prendre plus facilement des décisions globales.
Systèmes SIRH complets : alors que chaque système décrit ci-dessus a ses propres objectifs, un SIRH complet regroupe toutes ces fonctions en un seul système. Les grandes entreprises préfèrent une plateforme SIRH tout-en-un, car son coût est justifié par les gains de temps réalisés.
Un SIRH intègre différentes fonctionnalités RH dans un seul système conçu pour facilement recueillir des données et les partager avec d'autres fonctions.
D'après l'eBook « The State of SaaS Sprawl » de Productiv, une entreprise moyenne utilise aujourd'hui 254 applications SaaS, un chiffre qui atteint 364 pour les grandes entreprises. Votre organisation pourra donc faire d'importantes économies de temps et d'argent si elle fait bien la distinction entre les différentes solutions RH. Elle pourra également s'assurer que les fonctionnalités des solutions existantes ne se chevauchent pas.
Puisque les acronymes SIRH, HRMS (système de gestion des ressources humaines) et HCM (système de gestion du capital humain) désignent tous des logiciels RH, ils sont souvent employés l'un pour l'autre. HCM peut aussi désigner plus généralement la catégorie des technologies RH. Toutefois, les fonctionnalités de chaque système RH varient :
Système d'information RH (SIRH) : un SIRH est une solution qui collecte et conserve les données collaborateur. Il regroupe entre autres des informations concernant les données démographiques, le statut d'emploi, les coordonnées et la rémunération des salariés.
Système de gestion des RH (HRMS) : un HRMS élargit les outils de gestion des données d'un SIRH et inclut une gamme plus vaste de logiciels et d'outils. Ce terme est apparu au début du XXIe siècle pour décrire les suites logicielles RH. Il recouvre des fonctionnalités telles que la paie, le suivi des candidats, les avantages sociaux et la gestion des talents.
Gestion du capital humain (HCM) : les systèmes HCM regroupent les fonctionnalités des systèmes SIRH et HRMS, tout en s'élargissant à des domaines RH plus variés, dont l'expérience collaborateur et l'analytics. Le terme HCM désigne plus largement les suites RH basées sur le Cloud computing pour garantir leur évolutivité.
Malgré les distinctions décrites ci-dessus, les acronymes SIRH, HRMS et HCM continuent d'être utilisés de manière indifférenciée, ce qui complique l'évaluation des solutions RH. Chez Workday, nous utilisons le terme HCM pour décrire notre suite core HR, qui englobe la gestion des ressources humaines (HRM), l'expérience collaborateur, la gestion des effectifs et plus encore.
Les collaborateurs s'attendent de plus en plus à ce que la technologie sur leur lieu de travail offre le même niveau de sophistication que leurs appareils intelligents personnels.
Le livre blanc HR Systems Survey White Paper 2022-2023 de Sapient Insights Group constate une augmentation de 12 % des résultats positifs des entreprises lorsque celle-ci dispose d'une stratégie en matière de systèmes RH par rapport à celles qui n'en ont pas. Un élément essentiel de cette stratégie consiste à comprendre chaque solution utilisée par vos équipes RH et IT. Voici une liste des six fonctionnalités que toute plateforme SIRH devrait proposer.
La fonction principale d'un logiciel SIRH est de servir de base de données centrale pour les informations relatives aux collaborateurs. Le SIRH que vous choisissez doit faciliter la saisie, la gestion et le partage des données RH pour votre équipe. De même, un SIRH solide devrait permettre aux professionnels des RH de produire rapidement des analyses permettant de prendre des décisions stratégiques pour l'entreprise.
Mais il ne faut pas considérer uniquement votre solution SIRH comme un coffre-fort auquel seuls les spécialistes RH et IT peuvent accéder. Elle doit permettre aux collaborateurs d'accéder à leurs propres données, au même titre que l'équipe RH. En permettant à vos salariés d'accéder au SIRH, vous ne favorisez pas seulement la collaboration, vous renforcez également la confiance et réduisez le risque de burn-out.
Toute initiative d'optimisation RH doit d'abord prendre en compte la ressource la plus importante dont dispose une entreprise : le temps des collaborateurs. Il n'est pas possible d'augmenter la productivité sans comprendre en premier lieu sur quels projets travaillent vos collaborateurs, et à quel moment. Un simple logiciel de pointage connecté à votre SIRH améliore la précision des feuilles de temps et l'efficacité de la planification.
Un SIRH permet également aux responsables de facilement suivre les absences des collaborateurs entre différents domaines RH. Puisque les outils de gestion des effectifs sont directement reliés à d'autres domaines, tels que la paie, les mesures prises par les responsables sont automatiquement transférées aux autres bases de données. Les demandes de congés sont ainsi instantanément corrélées à la rémunération, par exemple.
La gestion de la paie et des effectifs a toujours constitué l'un des aspects les plus chronophages de la charge de travail des RH. Un SIRH réduit considérablement le temps nécessaire pour gérer la rémunération des collaborateurs, car il automatise les processus RH et reflète automatiquement les modifications dues à des ajustements de salaire ou de code fiscal.
Un logiciel intelligent de gestion de la paie peut également produire des analyses et des insights qui pourraient autrement échapper à l'organisation. Les entreprises peuvent alors déterminer l'impact des modifications apportées à la rémunération en tenant compte de la satisfaction des collaborateurs et du marché global. La prédiction des résultats des décisions financières est essentielle dans l'économie en constante évolution d'aujourd'hui.
La gestion des talents constitue l'un des défis les plus importants pour les entreprises. Un récent rapport Workday a révélé que 27 % des collaborateurs risquaient de quitter leur emploi. Alors que nous vivons de nouveau une période d'incertitude, il est important que les entreprises disposent des bons outils pour le recrutement des talents et leur fidélisation.
Un SIRH simplifie l'embauche en permettant aux entreprises de ne pas perdre de vue les candidats les mieux adaptés à chaque rôle. Il améliore également l'onboarding des nouveaux collaborateurs en garantissant l'uniformité de la formation tout en l'adaptant aux besoins spécifiques de chaque salarié.
Lorsque nous évoquons l'avenir de la fonction RH, nous parlons souvent de self-service manager et collaborateurs. L'avantage d'un SIRH est qu'il rationalise les demandes RH sur une seule plateforme. Les collaborateurs n'ont qu'une seule solution à utiliser pour consulter les détails d'un poste, effectuer un suivi basique de leur temps de travail et de leurs frais, et mettre à jour leurs informations personnelles. Un SIRH devient alors essentiel à la prestation de services RH moderne.
Lors de la sélection d'un outil RH pour votre entreprise, il est utile d'évaluer la simplicité d'utilisation de son interface. Les collaborateurs s'attendent de plus en plus à ce que la technologie sur leur lieu de travail offre le même niveau de sophistication que leurs appareils intelligents personnels. Un système d'information RH doté d'une interface user-friendly peut vous permettre d'augmenter rapidement l'engagement collaborateur.
L'un des changements les plus radicaux dans l'expérience collaborateur de ces dix dernières années est l'évolution des attentes des collaborateurs, en ce qui concerne en particulier les avantages sociaux. Il n'y a pas si longtemps, les collaborateurs négociaient uniquement leur salaire ou leurs congés payés. De nos jours, les options sont beaucoup plus vastes. Les avantages sociaux s'étendent désormais des snacks aux jours de congés pour bénévolat, en passant par les régimes d'assurance maladie privés.
Avec un SIRH, vous bénéficiez d'une visibilité complète sur chaque avantage, y compris sur les salariés qui en bénéficient. Le SIRH en lui-même peut apporter de la valeur ajoutée pour les collaborateurs. Un salarié devrait pouvoir accéder à son package de rémunération aussi facilement qu'il peut soumettre une demande de congés.
La gestion des talents constitue l'un des défis les plus importants pour les entreprises. Un récent rapport Workday a révélé que 27 % des collaborateurs risquaient de quitter leur emploi.
L'avenir du SIRH doit être considéré dans un cadre collaboratif. Les entreprises qui s'en remettent uniquement à la fonction IT ou RH pour faire le choix d'un logiciel auront du mal à obtenir l'adhésion de l'équipe dirigeante. Pire, elles ne disposeront pas d'une stratégie cohérente à long terme en ce qui concerne leurs systèmes et leurs solutions RH.
Alors que les entreprises s'appuient de plus en plus sur les DRH pour fournir les informations nécessaires à la prise de décision en matière d'effectifs, le rôle des ressources humaines évolue et devient plus stratégique. Malgré cela, le livre blanc HR Systems Survey White Paper 2022-2023 de Sapient Insights Group a constaté une baisse de 33 % des personnes interrogées qui avaient plus de 10 ans d'expérience dans le domaine des technologies RH. Il est donc essentiel d'éviter un turnover plus important, surtout celui des collaborateurs expérimentés.
Pour réussir, les entreprises doivent investir dans leur personnel. Votre SIRH doit être capable de fournir des données et des analyses en temps réel pour éclairer les décisions. Mais en l'absence des stratégistes nécessaires, ces analyses ne valent rien. C'est uniquement en donnant à vos collaborateurs les moyens d'agir que vous tirerez le meilleur parti de vos solutions RH.
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