Che cos'è un sistema ERP e perché Workday è diverso dagli altri

Le aziende devono andare oltre il concetto di "lift and shift" del loro sistema di Enterprise Resource Planning (ERP) nel cloud. Devono invece dedicarsi all'"up-lift" e al "re-shift" dei loro sistemi e processi, in modo da allinearli con la realizzazione degli obiettivi aziendali nell'era digitale. Ecco perché Workday, in quanto sistema cloud di enterprise management, è diverso dagli altri.

Concepito in passato come l'ultima frontiera della gestione aziendale, il cloud (inteso come cloud computing, piattaforma cloud e tutti gli annessi e connessi) da semplice moda è diventato una vera e propria necessità.

Per molte aziende, il passaggio al cloud è stato una conseguenza della pandemia di COVID-19. La digitalizzazione dei sistemi, compresi quelli di enterprise resource planning (ERP), si è resa indispensabile per operare in remoto e adattare i modelli aziendali a un mondo in trasformazione.

Ma, allo stesso tempo, sono emersi con chiarezza i limiti dei sistemi ERP, tanto di quelli in loco quanto di quelli localizzati nel cloud. Tra rigidità dei processi, frammentazione dei dati e altro, le soluzioni ERP, che una volta erano tipiche dei sistemi di core business, hanno dimostrato di non possedere l'agility necessaria per gestire i cambiamenti e favorire l'innovazione in un mercato in continua evoluzione.

Forse un sistema ERP non è quello che ci vuole per uscire più forti dalla crisi in un mondo che cambia.

Per progredire, le aziende devono andare oltre il concetto di "lift and shift" del loro sistema di Enterprise Resource Planning (ERP) nel cloud; un processo che non fa che riproporre i limiti dell'ERP. E non devono nemmeno adottare il primo ERP cloud che trovano solo perché si tratta di un sistema cloud.

Le aziende devono invece dedicarsi all'up-lift e al re-shift dei loro sistemi e processi, in modo da allinearli con la realizzazione degli obiettivi aziendali nell'era digitale. Per far ciò occorre avere un sistema dotato di una base digitale, con un insieme di dati intelligenti principali.

In questo articolo rispondiamo a domande frequenti sull'ERP cloud e sul perché Workday, in quanto sistema cloud di enterprise management, è diverso dagli altri.

Che cos'è un sistema ERP?

ERP è l'acronimo di Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali). Un sistema ERP fa riferimento alla gestione di una suite di applicazioni software necessarie per l'operatività dell'azienda, che possono comprendere Finance, HR, Supply Chain, Customer Relationship Management o Gestione dell'Inventario.

Ma per capire che cos'è davvero un sistema ERP, le aziende devono andare oltre una semplice definizione da vocabolario. I sistemi ERP presentano grande variabilità a seconda di come sono concepiti. Sono queste differenze a determinare se un sistema ERP sia agile abbastanza per il mondo del business di oggi e magari a indurre l'azienda a rivedere la scelta della propria classe di sistemi.

Prendiamo ad esempio la storia del termine "sistema ERP": a partire dagli anni Sessanta, le applicazioni software integrate erano dedicate soprattutto ai processi industriali quali il controllo delle scorte e la programmazione della produzione, ed erano chiamate "Materials Requirements Planning" (MRP, calcolo del fabbisogno di materiali).

Poi, negli anni Novanta, la società di ricerca e consulenza Gartner ha coniato il termine "ERP" per descrivere la diffusione delle applicazioni integrate per l'operatività di back-office, come HR e Finance.

A partire dagli anni Novanta, il significato di "ERP" non ha smesso di mutare. È emerso il termine "ERP II" per indicare la diffusa integrazione di applicazioni aggiuntive rispetto all'operatività del core business. Per esempio, l'integrazione con i dati di un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) può aiutare a quantificare l'impatto finanziario dei trend di vendita. Ma il termine "ERP" veniva usato per indicare i sistemi "ERP II".

Sul finire del millennio, è entrato in scena il cloud computing. Intorno al 2005 i sistemi ERP iniziarono una lenta migrazione da una gestione on-premise alle piattaforme cloud. Le grandi aziende erano restie a spostare i sistemi ERP on-premise al cloud, dicendosi preoccupate per la sicurezza e la complessità del processo di migrazione dei dati. E soprattutto, molte di loro avevano già effettuato investimenti massicci nei sistemi ERP on-premise. Ma nel contempo, le aziende erano ancora alle prese con i limiti che comporta la gestione di un sistema ERP: l'accumulo di deficit tecnico dovuto alla gestione di costose infrastrutture hardware e a una forte dipendenza dal reparto IT per la codificazione e la gestione di nuovi processi o lo sviluppo di soluzioni temporanee in caso di mutate esigenze aziendali.

Oggi, a quanto pare, l'ERP sta vivendo un'ulteriore transizione.

Gartner®, nel rapporto "Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption" ("Predizioni per il 2021: è ora di comporre una strategia ERP per battere la velocità del cambiamento"), ha dichiarato: "La domanda di una maggiore agility tramite l'uso di più fonti di dati e applicazioni sta inducendo le imprese a sviluppare ERP più integrati, invece che adottare un approccio monolitico all'architettura delle applicazioni."

Lo stesso report consiglia: "Le aziende devono stare al passo con i requisiti di un mondo in rapido mutamento attraverso l'adozione di una strategia ERP più reattiva e flessibile. Devono ristrutturare o rimpiazzare i sistemi legacy di base per passare più in fretta a un'esperienza fatta di applicazioni componibili e rifiutare tutte le nuove soluzioni monolitiche proposte dai fornitori o dagli sviluppatori interni."1

I software basati sul cloud mettono le aziende in grado di massimizzare il valore del servizio fornito da una piattaforma cloud.

Ma se un'applicazione ERP non rispetta l'approccio monolitico, può essere definita un sistema ERP? Forse un sistema incentrato sui dati e più rivolto al cliente merita un nome tutto nuovo, un nome che prenda le distanze dall'ERP del passato e metta in risalto l'orientamento al futuro.

Forse il nome giusto è sistema cloud di enterprise management.

Quali vantaggi offre una piattaforma ERP localizzata nel cloud?

Un ERP cloud è un ERP ospitato in un centro di elaborazione dati che è basato su internet e gestito da un fornitore. I software basati sul cloud mettono le aziende in grado di massimizzare il valore del servizio fornito da una piattaforma cloud, evitando i costi che comportano la gestione dell'infrastruttura hardware e la personalizzazione di un sistema in loco.

Grazie a un sistema cloud, le aziende possono:

  • Ottenere implementazioni più rapide e time to value più brevi. Essendo ospitati online, i sistemi cloud sono tipicamente più veloci e meno costosi da implementare rispetto ai loro omologhi on-premise. Il time to value è inferiore per gli investimenti nel cloud.

  • Prevedere con precisione i costi di gestione. L'ERP tradizionale comporta continui costi di gestione, tra cui investimenti e manutenzione per le infrastrutture hardware, personalizzazioni e licenze software. I sistemi cloud adottano un modello basato su abbonamento, per cui i costi continui sono prevedibili e incentrati sull'uso del servizio invece che sulla manutenzione o gli upgrade.

  • Avere l'accesso da remoto. Si può accedere a un sistema cloud ovunque a qualsiasi ora. Una caratteristica che si è resa necessaria con l'insorgere della pandemia, quando molte aziende sono passate al lavoro da remoto e attività di primaria importanza quali la chiusura della contabilità hanno dovuto essere condotte fuori sede per la prima volta. L'accesso da remoto è diventato la nuova normalità con l'adozione crescente del lavoro ibrido da parte delle aziende.

Quali prospettive per il mercato dell'ERP cloud?

L'adozione dell'ERP cloud ha probabilmente oltrepassato la soglia critica e la transizione sta ora assistendo a un effetto valanga.

Stando a Emergen Research, il mercato mondiale dell'ERP cloud ha raggiunto nel 2020 i 44,83 miliardi di dollari e si prevede che raggiungerà i 141,68 miliardi di fatturato entro il 2028.

"La domanda crescente di analytics in tempo reale per potenziare l'efficienza operativa è destinata a stimolare sempre più la crescita di fatturato nel mercato mondiale dell'ERP cloud" si legge nel il rapporto.

Tassi elevati di adozione del cloud si riscontrano anche nei software di gestione finanziaria aziendale. Gartner, nel suo "Gartner Magic Quadrant™ 2021 per suite cloud di Core Financial Management per aziende di medie e grandi dimensioni e multinazionali", dichiara: "Nel 2020 Gartner ha sperimentato un calo del 10-15% nelle richieste inerenti nuove suite Cloud di Core Financial Management (CCFM). Nel 2021 le richieste sono aumentate, a indicare che si tratta di un mercato resiliente, poiché molte aziende cercano di adottare soluzioni più moderne rispetto ai sistemi on-premise legacy, obsoleti e basati su licenze."

Il rapporto Gartner per il 2021 sottolinea ulteriormente le potenzialità di questo mercato: "Il mercato di CCFM continuerà a vedere grandi volumi per i prossimi 5-10 anni. Prevediamo che entro il 2025 l'80% dei nuovi progetti di core financial management per aziende di medie dimensioni e il 45% di quelli per aziende di grandi dimensioni e multinazionali saranno implementati nel cloud pubblico."2

Quali sono i punti chiave da considerare quando si acquista un ERP cloud?

Anche se l'evoluzione tecnologica sta ridefinendo prassi e modelli aziendali, la tecnologia di per sé non risolve i problemi cronici di fondo di un'azienda. L'azienda deve avere chiari i propri obiettivi e non adottare il primo ERP cloud che trova solo perché si tratta di un sistema cloud.

Se è vero che c'è una tendenza ad aumentare la spesa per le applicazioni cloud, ad esempio per sostituire i sistemi legacy con soluzioni cloud, le aziende devono avere chiaro in che modo il nuovo sistema ERP beneficia delle potenzialità del cloud. O, per meglio dire, il semplice fatto che si chiami "ERP cloud" non significa che offra tutti i vantaggi di una soluzione "Software as a Service" (SasS).

L'ERP presenta tuttora rischi e sfide. Una di queste è sicuramente la rigidità dei sistemi ERP legacy, che costringe le aziende a mettere a punto soluzioni su misura o integrazioni con altri sistemi per supportare requisiti nuovi. E quando arriva il momento di effettuare l'upgrade del sistema ERP, queste personalizzazioni e integrazioni richiedono nuovi investimenti per funzionare con la nuova versione.

Le aziende aspirano a una maggiore standardizzazione e semplificazione per migliorare l'efficienza e abbassare i costi. Ma spostare il sistema ERP nel cloud di per sé non risolve il problema. Molti sistemi ERP cloud consistono infatti di tecnologie e architetture software obsolete che sono state semplicemente trasferite nel cloud e che presentano sistemi frammentati e processi fossilizzati. E soprattutto, molti sistemi ERP cloud presentano architetture complesse dove i dati sono suddivisi fisicamente tra più sistemi. In questo modo, si rende necessario avere una visione unificata dei dati utilizzando strumenti separati di reportistica, e gli insight così prodotti risultano superati nel momento in cui gli utenti interni come i team Finance effettuano l'accesso.

L'ERP, come termine e come concetto, deve fare la fine dei dinosauri e lasciare il posto a una nuova generazione di software.

Detto in parole povere, non tutti i sistemi ERP cloud sono uguali. Quando un'azienda pensa di adottare un sistema ERP cloud, deve evitare l'approccio "lift and shift" per evitare di riprodurre nel cloud i limiti di un sistema ERP legacy. Un sistema cloud moderno deve:

  • Avere un'architettura dei dati adattabile. Nuovi dipendenti, nuovi canali di vendita e nuovi rami di attività producono nuovi dati. Nei sistemi ERP legacy, i dati non sono facilmente accessibili poiché sono conservati in database relazionali e l'azienda deve appena estrarli per poter produrre insight. Un sistema cloud con un'architettura dei dati adattabile è in grado di convertire dati strutturati e non all'interno del sistema, senza necessità di estrarli dal database, in insight utili per tutte le aziende del settore. In Workday li chiamiamo "dati intelligenti principali".

  • Dare priorità alla sicurezza. Un'azienda deve scegliere un'applicazione cloud che sia sicura già nella sua tecnologia di base. Ciò comporta che tutti gli utenti siano soggetti agli stessi standard di sicurezza, ma che l'accesso ai singoli dati o processi aziendali sia limitato a quanto necessario o permesso per i diversi ruoli. Un'altra implicazione è che tutte le operazioni eseguite devono essere sottoposte a monitoraggio. E quando un dipendente lascia l'azienda, basta modificarne lo status per disattivare tutti i suoi accessi.

  • Migliorare l'agilità operativa. Il cloud non potenzia automaticamente l'agilità aziendale, ossia l'aspetto di cui i CFO lamentano maggiormente la carenza nei loro sistemi attuali di gestione finanziaria. Nemmeno la decisione di passare a un sistema cloud riesce a liberare alcune aziende da funzionalità e processi su misura che non favoriscono l'agility. I manager devono valutare l'uso di una soluzione cloud in base alla sua capacità di migliorare l'agilità operativa. Ad esempio, Workday consente di configurare nuovi processi, nuove persone giuridiche e nuove dimensioni nel giro di pochi minuti e senza ricorso al reparto IT.

Per un potenziale ERP o applicazione cloud, la valutazione più importante, però, riguarda i risultati aziendali auspicati. Ad esempio, quali sono le campagne di vendita o i rami d'attività che influiscono sul fatturato? Per determinarlo, il reparto Finance deve poter accedere ai libri mastri secondari, non solo a un riepilogo contenuto in un rendiconto finanziario. Se individuerai i tuoi business driver, magari con l'aiuto della "Guida all'acquisto per soluzioni di gestione finanziaria, HR e gestione paghe" di Workday, potrai identificare la tecnologia cloud ideale per la tua azienda.

Workday è un sistema ERP?

Abbiamo definito un sistema ERP cloud come una suite di applicazioni software gestite all'interno di un unico sistema. A prima vista, Workday, con la sua suite di applicazioni integrate può sembrare un sistema ERP, ma in realtà rappresenta una categoria di software del tutto nuova.

Perché? Prova a pensare: non è insolito che un sistema ERP legacy convertito in ERP cloud mantenga l'infrastruttura inflessibile dei dati on-premise, dove i dati sono conservati in compartimenti stagni e i processi codificati su misura non riescono a stare al passo con le mutevoli esigenze delle aziende.

Forse un sistema ERP non è quello che ci vuole per uscire più forti dalla crisi in un mondo che cambia.

Workday è l'esatto opposto, come illustrato nella nostra pubblicazione "Il vero manifesto SaaS". Workday è un sistema concepito nel cloud fin dall'inizio, mentre la natura stessa di un sistema ERP è inconciliabile con un'architettura cloud nativa. Se è vero che una piattaforma cloud può aiutare a ridurre i costi di esercizio, un ERP cloud di per sé non è in grado di colmare il divario tra processo e attuazione. Si tratta di una delle maggiori sfide che le aziende si trovano ad affrontare, come confermato dal fatto che il 63% dei CEO denuncia l'eccessiva lentezza di processi e attuazione. Il gap dell'accelerazione digitale, ossia il divario tra il ritmo del cambiamento trainato dalle nuove opportunità e la capacità delle aziende di trarne vantaggio, è destinato ad allargarsi.

"Operare a un nuovo livello di velocità e agilità significa che non si può essere imbrigliati da un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) che appartiene al passato" dichiara Pete Schlampp, Executive Vice President of Product Development di Workday.

L'ERP, come termine e come concetto, deve fare la fine dei dinosauri e lasciare il posto a una nuova generazione di software in grado di colmare il gap dell'accelerazione digitale e potenziare la capacità delle aziende di prosperare durante i periodi di cambiamento.

Che cos'è un sistema cloud di enterprise management?

Se Workday non è un ERP cloud, allora che cos'è?

Workday è un sistema cloud di enterprise management. Workday è un sistema operativo per l'azienda cloud-native, non un'architettura legacy trasferita nel cloud.  

In un sistema cloud di enterprise management come Workday, il cuore dell'architettura è costituito dai dati intelligenti principali. Una tecnologia che offre quattro vantaggi diversi: 

  • Tecnologia di base ottimizzata. Generalmente nelle architetture legacy l'elaborazione delle transazioni e le funzioni di analisi risiedono in sistemi separati, il che complica il processo di creazione di una fonte unica e affidabile per gli insight aziendali. In un sistema cloud di enterprise management, invece, i dati vengono continuamente scambiati tra sistemi diversi e sono accessibili in tempo reale. Misure di sicurezza incorporate, un'automazione moderna supportata dal machine learning e un'architettura aperta e connessa sono garanzia di una coesistenza del tutto pacifica con il tuo ecosistema informatico.

  • Visione d'insieme. Una tecnologia di base ottimizzata consente ai team di avere una prospettiva completa in tempo reale su finanze, personale e operatività. I dati aggiornati sono accessibili in ogni momento, intuitivi e protetti.

  • Approccio business first. Nei sistemi ERP i processi sono codificati in maniera rigida e sono quindi inadatti a un mondo in preda a frequenti sconvolgimenti. Le aziende hanno bisogno di flessibilità per poter aggiornare i propri processi aziendali e crescere, ma anche per rispondere ai periodi di cambiamento. Schlampp lo spiega in modo esemplare: "Sono le applicazioni ad adeguarsi alle esigenze aziendali, non il contrario".

  • Ricalibrazione continua. I sistemi di pianificazione e analytics, per via della struttura dei dati che usano, operano solitamente al di fuori dei sistemi ERP tradizionali e cloud. 

Per capirci meglio, i dati sul personale in un sistema ERP sono paragonabili a un quadrato. Gli stessi dati in un sistema di pianificazione e analytics, invece, sono paragonabili a un triangolo. Nella realtà, i dati hanno la forma di una piramide: la base è quadrata e i fianchi sono triangolari. I dati sono sempre gli stessi, ma sono visti da prospettive diverse a seconda del sistema in uso. I sistemi ERP solitamente non sono in grado di vedere tale dimensionalità, perché guardano ai dati da una prospettiva singola. Un sistema cloud di enterprise management come Workday, invece, è capace di supportare tranquillamente più tipi e fonti di dati, fornendo una prospettiva diversa sugli stessi dati.

Tali funzionalità sono possibili, ancora una volta, grazie ai dati intelligenti principali. In questo modo, i sistemi di pianificazione e analytics sono in grado di operare all'interno di un sistema unico fianco a fianco con altre applicazioni, come la gestione finanziaria, e di essere calibrati di continuo con i dati più recenti, in modo che il sistema transazionale metta in moto direttamente i piani. In altre parole, le aziende possono pianificare, attuare e analizzare più scenari da prospettive diverse con la stessa rapidità con cui il mondo cambia.

Le aziende affermano di lasciarsi guidare dai dati, ma troppo spesso le loro funzionalità di gestione dei dati sono limitate dal codice e dall'architettura dei loro software legacy o sistemi ERP. Tali limitazioni scompaiono nel momento in cui si adotta un sistema cloud di enterprise management. Le aziende possono utilizzare i dati di cui già dispongono per mettere a punto i processi richiesti dai risultati aziendali auspicati e dalle mutevoli esigenze del business. Solo colmando il gap dell'accelerazione digitale le aziende possono davvero far fronte a un mondo che cambia.

1"Gartner Predicts 2021: Time to Compose an ERP Strategy to Outpace Disruption" ("Predizioni di Gartner per il 2021: è ora di comporre una strategia ERP per battere la velocità del cambiamento"), Denis Torii, Dixie John, Duy Nguyen, Tim Faith, Paul Schenck, 4 dicembre 2020

2"Gartner Magic Quadrant per suite cloud di Core Financial Management per aziende di medie e grandi dimensioni e multinazionali", John Van Decker, Greg Leiter, Robert Anderson, 10 maggio 2021 GARTNER e MAGIC QUADRANT sono marchi di servizio registrati di Gartner, Inc. e/o delle relative consociate negli Stati Uniti e nel resto del mondo. L'uso dei marchi nel presente documento è stato autorizzato. Tutti i diritti riservati.

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