La pianificazione costante proietta il Finance in avanti

Troppe aziende sanno per esperienza che la pianificazione è un compito arduo quando si tenta di raggiungere l'agilità operativa in un periodo di stravolgimenti continui. 

Più fogli di calcolo separati per la pianificazione e la reportistica. Processi complessi per l'aggregazione dei dati operativi. Flussi di lavoro di previsione obsoleti e non sistematici. Scarsa conoscenza delle metriche e delle tendenze storiche del business e di come queste informazioni possano aiutare a valutare le performance presenti e future. 

Questi sintomi di una pianificazione obsoleta sono fin troppo comuni. Eppure questi ostacoli non devono per forza essere immutabili. Processi moderni e più agili, e in particolare i rolling forecast, possono offrire ai manager gli insight in tempo reale necessari per prendere decisioni aziendali informate e sicure.  

Insieme alla pianificazione degli scenari, i rolling forecast sono un elemento fondamentale della pianificazione costante. Sono un antidoto ai processi di pianificazione tradizionali che erano stati progettati quando le aziende potevano operare a un ritmo metabolico più basso e avere comunque successo. Un processo più lento, manuale, sporadico e che relega il Finance a un ruolo prevalentemente funzionale non è più sufficiente. 

Le aziende con ritmi metabolici più elevati tendono a primeggiare perché possono reagire più rapidamente ai cambiamenti. Rispetto a quelle che sono ancora legate ai metodi tradizionali di pianificazione, queste aziende hanno 10 volte più probabilità di reagire ai cambiamenti del mercato in modo agile e veloce.

Adottare una pianificazione costante

Un modo molto efficace per le aziende per diventare più agili è adottare la pianificazione costante.

Con la pianificazione costante gli stakeholder controllano gli obiettivi, le metriche e i milestone delle priorità esistenti, ma cercano anche di sviluppare simultaneamente nuove priorità strategiche. Da questa combinazione nasce una cultura basata su autovalutazione, innovazione e adattabilità. 

La pianificazione costante mette tutto insieme. I responsabili Finance possono collegare fattori dinamici ed esterni – macro trend, singoli eventi, risposte interne – migliorando di conseguenza l'intero business. Questo aiuta il Finance a passare dal suo vecchio ruolo funzionale a un nuovo ruolo strategico. 

L'indagine di FSN del 2021 sui responsabili Finance mostra che la pianificazione costante sta avendo un impatto diretto e benefico sulle aziende che la adottano. 

In generale, le aziende stanno effettuando previsioni più rapidamente rispetto a quattro anni fa. Infatti, due terzi degli intervistati affermano di poter ridefinire i guadagni in meno di una settimana. Tuttavia, l'altro terzo fa fatica a cambiare le previsioni così rapidamente e il 6% impiega oltre un mese intero per rivedere le previsioni.

Pianificazione più rapida non significa pianificazione costante

Sebbene tutti i miglioramenti siano certamente un passo avanti, è difficile che permettano di ottenere i risultati che assicura la pianificazione costante. Il 64% degli intervistati afferma di poter applicare una piccola modifica in mezza giornata, ad esempio, a una nuova riga di costo nel modello di budget o di previsione. Circa la stessa percentuale dichiara di poter applicare la modifica ai modelli di inserimento dati dei titolari dei budget, riuscendo pertanto a estenderla a tutti i report. 

Tuttavia, quando è stato chiesto loro di implementare un cambiamento strutturale, come riflettere l'aggiunta di una nuova entità, nuovo centro di costo o prodotto in una gerarchia, la capacità di replicare la modifica in tutti i report scende al 34%. Solo un terzo è in grado di farlo in mezza giornata, un altro terzo nel giro di due giorni e le altre aziende in un tempo compreso tra due giorni e più di una settimana.  

Che cosa ci dice questo? Anche se la maggior parte delle aziende è in grado di effettuare previsioni più velocemente rispetto al passato, non necessariamente pianificano in modo continuo. 

Il motivo è che la pianificazione costante è qualcosa di più di una pianificazione tradizionale accelerata; comprende infatti attività specifiche ad alto impatto che offrono alle aziende un vantaggio concreto. I rolling forecast sono un esempio eccellente perché garantiscono che le previsioni rimangano attuali e rilevanti anche se le condizioni cambiano (e cambieranno). La capacità di modellare scenari ipotetici avanzati, senza limiti dimensionali, permette ai decision-maker di prevedere cosa succederà se aumentano il prezzo di un prodotto, cambiano i fornitori, espandono un ufficio vendite, ricalibrano i territori di vendita o modificano la capacità di vendita in base alla stagionalità.

Nel ciclo di "pianificazione-esecuzione-analisi" delle aziende di successo di oggi, la pianificazione costante funge da baluardo contro il caos che le perturbazioni economiche e del mercato possono provocare sul fatturato e i ricavi. 

Sfruttare il potenziale del cambiamento

Ogni azienda ha una soglia massima di cambiamenti che può elaborare, comprendere e gestire in un dato lasso di tempo. Il cambiamento viene assorbito più velocemente e facilmente quando le aziende adottano le tecnologie e i flussi di lavoro giusti. 

È risultato che la tecnologia è sia la forza motrice del cambiamento sia lo strumento per trarne vantaggio. Utilizzando gli strumenti giusti, cioè la tecnologia, nel modo corretto, cioè nel contesto culturale giusto, si hanno maggiori possibilità di sfruttare appieno il potenziale della pianificazione costante. 

Le aziende che devono ancora adattarsi alla pianificazione costante sono tentate di concentrarsi su alcune funzionalità. Tuttavia, questi strumenti possono offrire il meglio solo se vengono supportati dalla giusta cultura. Accelerare il ritmo metabolico del cambiamento implica l'adozione a 360 gradi di alcuni principi che, una volta messi in atto, permetteranno di sperimentare i rolling forecast, gli scenari ipotetici e le altre capacità rivoluzionarie che la pianificazione continua introduce. Alcuni esempi:

Tempi di ciclo compressi. Tempi di ciclo più brevi alleggeriscono il carico di lavoro del personale Finance consentendogli di dedicarsi ad attività più strategiche. L'automazione basata sul cloud aiuta le aziende a raggiungere questo obiettivo accelerando la chiusura mensile, trimestrale o annuale. I piani vengono elaborati più velocemente e più frequentemente. Le previsioni sono continuamente aggiornate. Lavorando su una fonte di dati unificata, i team di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) riescono a ottenere più rapidamente dati aggiornati e feedback chiave, in modo da lavorare continuamente con i dati più recenti. Con il sistema e gli strumenti di pianificazione adatti, è facile per tutti gli stakeholder fare propria la cultura emergente di pianificazione finanziaria costante. Il risultato? Insight fruibili e correzione di rotta quasi in tempo reale. 

Il Finance assume il ruolo di consulente strategico. Le aziende che non adottano una cultura di pianificazione costante relegano la funzione Finance al suo antico ruolo di ragioneria. Questo avviene perché i team FP&A, così impegnati a rincorrere manualmente i dati e a riconciliare le varie versioni dei fogli di calcolo, non hanno il tempo di realizzare il loro pieno potenziale come consulenti strategici per il business. Capovolgiamo però il quadro e applichiamo una cultura di pianificazione costante. Improvvisamente il Finance ha i dati, la visione e il tempo per fornire quegli insight aziendali in tempo reale che consentono di prendere decisioni in tempo reale. Inoltre, il Finance può acquisire un ruolo di primo piano orchestrando la pianificazione in tutta l'azienda. Se i responsabili FP&A sono perfettamente allineati alla strategia aziendale globale, questa può adattarsi in modo sottile e promuovere un processo decisionale più agile e accelerato. 

Un'unica fonte di informazioni. La pianificazione finanziaria tradizionale è spesso caratterizzata dal fatto che usa set di dati diversi rispetto ad altre parti dell'azienda. Questo porta ad avere obiettivi isolati, scadenze non allineate e budget e piani assolutamente privi di efficacia. Tuttavia, quando il team FP&A promuove l'uso di un'unica fonte di informazioni, cioè di un nucleo di dati unificato, gli altri team collaborano più strettamente e tutti attingono alla stessa base di dati intelligenti necessaria per una vera pianificazione costante.

Il mondo sta cambiando più velocemente che mai. La prossima settimana, il prossimo mese e oltre, cambierà ancora più velocemente. Poiché non vi è modo di rallentare la velocità del cambiamento, l'unica soluzione è muoversi in modo agile e veloce. Come hanno scoperto innumerevoli aziende, adottare una cultura di pianificazione costante aiuta a prepararsi con agilità al futuro.