La trasformazione della funzione HR di Hilti migliora l'efficienza su tutta la linea

Anche quando il business case è lampante e gli argomenti per lasciarsi alle spalle uno status quo scadente abbondano, trovare l'energia e la spinta per avviare il cambiamento può essere una sfida importante, specialmente per le aziende internazionali alle prese con ambienti operativi complessi dislocati in diverse aree geografiche.

Questo è stato il caso di Hilti. L'azienda con sede in Lichtenstein che produce e vende prodotti per l'edilizia in oltre 120 paesi aveva implementato Workday Human Capital Management (HCM) nel 2018. Questa scelta si è rivelata un tale successo che il team HR ha presto aggiunto le soluzioni di gestione dei talenti e della retribuzione per supportare i suoi 32.000 dipendenti in tutto il mondo.

Tuttavia, la gestione dei documenti era rimasta molto frammentata e persino analogica in alcune realtà. Poiché mercati diversi utilizzavano sistemi differenti, c'era un mix di SAP, SharePoint e documenti cartacei. L'opportunità si è presentata sotto forma di una scadenza inderogabile. Quando i responsabili di Hilti hanno deciso di sbarazzarsi di un modulo HR di SAP utilizzato da alcune entità locali per l'archiviazione dei documenti, si è presentata l'occasione di modernizzare l'intera gestione dei documenti di tutta l'azienda.

"Avevamo ben chiare le esigenze funzionali di alto livello che per noi erano indispensabili", afferma Zuzana Rozkosna, HR Global Project Manager presso Hilti. "Avevamo bisogno di gestire la generazione dei documenti, la loro archiviazione e le firme elettroniche. Tutto doveva essere collegato, fluido e automatizzato. La sicurezza, la protezione dei dati e la conformità dovevano richiedere la minore quantità possibile di interventi manuali. Il nostro obiettivo finale era semplificare il lavoro dei team HR ed essere più trasparenti con i nostri dipendenti, dando loro accesso ai propri documenti personali."

All'inizio, il team incaricato della trasformazione dell'HR dell'azienda ha temuto che trovare un'unica soluzione in grado di soddisfare il suo lungo elenco di esigenze specifiche si sarebbe rivelato impossibile. Il team ha valutato fornitori esterni, ma questo avrebbe comportato implementare e gestire un ulteriore sistema software che avrebbe introdotto seri inconvenienti, come un'esperienza utente incoerente e un'integrazione dei dati più lenta. A prima vista non sembrava che Workday HCM potesse soddisfare le particolari esigenze di Hilti, in particolare quelle che riguardavano la gestione dei modelli locali e dei privilegi di accesso personalizzati.

Ma poi Hilti ha iniziato a esplorare la possibilità di fornire queste funzionalità all'interno di Workday, utilizzando Workday Extend. L'azienda ha avviato la collaborazione con Kainos, leader nello sviluppo di app Workday Extend, che aveva già sentito parlare di problemi di gestione dei documenti analoghi da altri clienti. È stato perciò deciso che, invece di creare un'app personalizzata per risolvere solo le problematiche di Hilti, Kainos avrebbe creato un sistema di gestione dei documenti solido e configurabile all'interno di Workday. Grazie a questo approccio, Kainos è riuscita a sviluppare un prodotto che soddisfa le esigenze di Hilti e che aiuta anche altri clienti ad affrontare gli stessi problemi.

Kainos ha lavorato a stretto contatto con il team di Hilti e ha sviluppato Kainos Employee Document Management, la prima soluzione di gestione dei documenti end-to-end del suo genere disponibile per l'ambiente Workday e che da allora è stata inserita come soluzione preconfigurata di Workday.

"Il valore potenziale era indiscutibile, dato che si utilizzavano sistemi esistenti e si offriva un'esperienza utente coerente", afferma Rozkosna.

Controllo locale, integrazione globale

Tenendo fede al progetto di trasformazione, i team di Hilti e Kainos si sono concentrati su tre aree chiave: gestione dei modelli, generazione dei documenti e archiviazione dei documenti.

La proprietà e la gestione dei modelli restano in mano ai team HR locali senza presupporre coinvolgimenti da parte dei reparti HR o IT globali. Specifici membri del team possono accedere a determinati modelli appartenenti a varie categorie di documenti, tipi di firme elettroniche e workflow.

La soluzione mette a disposizione "tutti i modelli che servono ai team HR per gestire l'intero ciclo di vita dei dipendenti – come i modelli per l'assunzione, il cambio di posizione, le modifiche retributive, il licenziamento, i rapporti di lavoro – tutto quello che si può immaginare," afferma Rozkosna.

Poiché i modelli sono completamente integrati nel database Hilti, la generazione dei documenti richiede molto meno tempo e lavoro manuale. "I dati di Workday vengono inseriti in celle segnaposto. Gli utenti possono esaminarli e aggiungere manualmente dati, se lo ritengono necessario," spiega Rozkosna. "Una volta apportate le modifiche dell'ultimo minuto, la generazione del documento continua con il workflow della firma elettronica."

Una volta apposta la firma (grazie a un'integrazione DocuSign), l'app archivia automaticamente i documenti basandosi sulle informazioni inserite nel modello e sul tipo di documento. "Il team HR non ha bisogno di toccare i documenti, che vengono registrati e visualizzati in modo strutturato," afferma Rozkosna. "Abbiamo persino una speciale categoria riservata alle risorse umane, in modo che l'HR possa visualizzare il documento, ad esempio, ma non il dipendente. E abbiamo metriche di sicurezza molto dettagliate che determinano chi può visualizzare e/o modificare documenti diversi. Il livello è super granulare."

Questa granularità aiuta anche Hilti a congelare facilmente i file per soddisfare gli obblighi legali e HR relativi a situazioni come i congedi per malattia, i congedi parentali o il licenziamento. In caso di contenzioso, "premendo un pulsante possiamo impedire che i documenti vengano eliminati accidentalmente o rimossi fino a quando non viene revocato l'obbligo di conservazione a fini giudiziari," afferma Rozkosna.

Il percorso di trasformazione continua

Il team di trasformazione dell'HR di Hilti sta implementando Kainos Employee Document Management gradualmente partendo dagli 11 paesi interessati dall'interruzione del servizio SAP. I dipendenti di quei paesi hanno iniziato a utilizzare la nuova soluzione alla fine del 2022, e si prevede che l'implementazione verrà completata nei prossimi due anni.

Kainos Employee Document Management è una piattaforma completa ed efficiente diretta ai team HR che dimostra l'immenso potere della collaborazione e del pensiero innovativo. Ora che ha ricevuto il sigillo di approvazione di Workday, può essere utilizzata da altre aziende per risolvere le sfide di gestione dei documenti, proprio come ha fatto Hilti.

Alle aziende intenzionate a intraprendere un percorso di trasformazione simile, Okosun dà un consiglio: "Dedicate tempo ai preparativi prima di avviare il progetto". "Se consideriamo tutti gli aspetti di cui bisogna tenere conto, come gli obblighi legali, le modalità di conservazione dei documenti, la protezione dei dati in diversi paesi, è importante concedersi davvero il tempo necessario per gestire tutto al meglio."

Ora che stiamo implementando la soluzione Kainos Employee Document Management in tutta l'azienda, il tempo dedicato in via preliminare alla pianificazione e ai preparativi sta dando i suoi frutti. Okosun precisa anche che, per quanto riguarda il pieno utilizzo del potenziale dell'avveniristica soluzione DMS, Hilti è solo all'inizio.

"Come azienda stiamo già valutando altri possibili utilizzi," afferma. "Questa soluzione di gestione dei documenti è davvero indispensabile per la nostra attività. Questo use case e questa esperienza ci permettono di prevedere altri usi."