Il tuo ERP è in grado di districarsi in modo efficiente tra regolamenti internazionali e crescita globale?

La crescente complessità di operare su scala mondiale presenta nuove sfide per le aziende, e avere un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) agile è più importante che mai. 

Una delle più grandi difficoltà per i sistemi ERP legacy, in particolare per aziende multinazionali che operano in varie giurisdizioni, riguarda il rispetto delle normative, delle valute e degli obblighi di conformità specifici di ogni paese. (In breve, un sistema ERP si occupa della gestione di una suite di applicazioni software necessarie per l'operatività dell'azienda, che possono comprendere gli ambiti Finance, risorse umane, gestione della supply chain, customer relationship management o gestione dell'inventario in un unico sistema.)

Le strategie ERP globali rientrano in due ampie categorie: distribuite o centralizzate.

Strategia ERP distribuita: sistemi separati

Come conseguenza della propria evoluzione, una grande azienda multinazionale abitualmente utilizza un libro mastro generale nel quale la sede centrale si aspetta che le succursali inseriscano i loro risultati finanziari. Spesso, l'ufficio centrale utilizza il libro mastro generale anche per la pianificazione globale, la riconciliazione dei conti e le analisi aziendali.

Le succursali in altri paesi sono in sostanza responsabili di procurarsi i propri sistemi di gestione finanziaria, il che permette loro di operare in maniera indipendente rispetto alla società madre fino al momento di comunicare i risultati. Avere un sistema di gestione finanziaria locale comporta investire tempo ed energie per rispettare gli obblighi di conformità locale e di reporting nelle giurisdizioni in cui ogni succursale opera.

I dati finanziari, registrati nei sistemi ERP locali, vengono poi riassunti e inviati all'azienda madre. Questo approccio potrebbe funzionare a livello elementare, ma comincia a limitare l'agilità operativa aziendale perché modificare le dimensioni della reportistica non significa semplicemente correggere leggermente un singolo sistema ERP, ma richiede di coordinare queste modifiche nel sistema ERP di ciascun paese. Ciò può significare che gli obiettivi di un'azienda non possono essere replicati facilmente a livello di singolo paese.

Può significare anche che una funzione Finance autonoma e specifica di un paese ha un costo elevato a causa della necessità di riconciliare manualmente i dati provenienti dai libri mastro generali sottostanti e diretti a quello centrale.

Infine, i sistemi ERP distribuiti possono limitare la quantità di insight che un'azienda può produrre, oltre che provocare ritardi a causa dell'assenza di un set di dati comune.

Strategia ERP centralizzata: un approccio dall'alto verso il basso

Nello scenario opposto, quello della strategia ERP centralizzata, le aziende tentano di implementare un sistema ERP globale. Prendendo di nuovo l'esempio dell'azienda multinazionale che opera in diversi paesi nel mondo, questo approccio predilige il reporting a livello di gruppo e permette alle sedi centrali aziendali di applicare le proprie policy di contabilità.

Come ci si potrebbe attendere, la sfida principale viene ribaltata. 

Un modello di reporting di portata aziendale, infatti, non può soddisfare i requisiti locali di reporting, e obbliga le aziende a investire tempo nella configurazione dei propri sistemi ERP globali affinché soddisfino i vari obblighi normativi di ogni paese, il che, a sua volta, può causare un degrado della capacità di reporting.

Naturalmente ci sono anche dei vantaggi. Un sistema ERP centralizzato in genere semplifica il processo di reporting alle sedi centrali e consente di realizzare economie di scala. L'ambiente di controllo è probabilmente maggiore in quanto le transazioni vengono instradate per passare attraverso i sistemi, e vi è un maggiore livello di informazioni sulle transazioni. Le aziende possono creare un modello centrale di dati che permette ai dati di progetti, fatture o fornitori di essere acquisiti in modi simili, ma questo approccio rende difficile soddisfare le necessità di reporting locali.

In pratica, ciascun approccio descritto sopra presenta delle criticità. 

Quindi, come abbassare i costi della gestione finanziaria e aumentare l'efficienza e gli insight generati a livello globale?

Il sistema cloud di enterprise management: un nuovo approccio

Più le aziende aspirano alla competitività futura, più aumenta la necessità di disporre di un sistema ERP adattabile, o del sistema cloud di enterprise management di Workday. L'evoluzione dei contesti normativi, degli obblighi di conformità e delle legislazioni fiscali in tutto il mondo rende ancora più fondamentale includere nel modus operandi delle aziende la flessibilità e la scalabilità. I sistemi legacy, che spesso richiedono progetti e risorse IT significativi per l'implementazione delle giuste strutture nel flusso di lavoro, semplicemente non basteranno più.

Inoltre, la complessità delle architetture ERP legacy ha reso più macchinosa la gestione delle aziende internazionali. Le transazioni transfrontaliere in genere richiedono il consolidamento dei dati di diversi libri contabili, operazione che comporta una serie di problemi, come l'introduzione di sistemi di riconciliazione di terze parti – e la conseguente estrazione di dati dal sistema principale – e la necessità che lo staff del Finance dedichi molte ore ad attività non strategiche solo per chiudere i conti ogni mese.

In un mondo ideale, tutto ciò avviene per estrapolare informazioni esatte sulla base delle quali orientare l'azienda, condividere insight con gli stakeholder nelle sedi centrali e fornire agli uffici regionali i dati necessari per prendere decisioni locali.

L'approccio di Workday alle necessità specifiche dei paesi

Workday gestisce le esigenze di un'operatività globale partendo dal presupposto della configurazione, piuttosto che della personalizzazione. Nonostante tutti i clienti Workday ricevano la stessa versione del software cloud di enterprise management, la sua notevole configurabilità gli permette di tenere conto di tutte le necessità locali. Allo stesso tempo, tutti i clienti hanno sempre l'ultima versione di Workday, con le innovazioni, i miglioramenti e le funzioni di sicurezza più aggiornate.

Alcuni dettagli sull'approccio scelto da Workday in materia di framework di sistema ERP.

• Workday Financial Management è stato tradotto in 11 lingue e i suoi utenti possono inserire le transazioni nella lingua che preferiscono. 

• Le configurazioni vengono fornite in anticipo per alcuni paesi, ma i clienti hanno la possibilità di elaborare ulteriori configurazioni in base ad esigenze più specifiche.

• Poiché il sistema cloud di enterprise management di Workday supporta più soggetti giuridici, ciascuna delle entità legali che fa parte dell'azienda madre può gestire diverse valute e registrare informazioni finanziarie nel sistema principale.

• Che sia tramite l'utilizzo dei principi di contabilità statunitensi GAAP, dei principi internazionali IFRS o di una combinazione dei due standard, i clienti di Workday possono specificare diverse contabilizzazioni e rettifiche contabili all'interno del flusso di lavoro. Workday può anche mappare una struttura del piano dei conti aziendale per assicurare il rispetto degli standard di reporting di altre giurisdizioni.

• Le regole per il sequenziamento dei documenti, storicamente un punto dolente per le aziende multinazionali, sono integrate nelle configurazioni preimpostate di Workday. Alcuni paesi richiedono che la numerazione dei documenti sia resettata a intervalli specifici, trimestralmente o annualmente, mentre altri no. Il motore che gestisce i servizi bancari e i pagamenti di Workday si integra con gli istituti finanziari mondiali ottimizzando il processo.

• Il potente motore fiscale di Workday permette agli utenti di acquisire tassazioni indirette, come l'imposta sul valore aggiunto (IVA), la tassa sui beni e servizi (GST), l'imposta sulle vendite o la ritenuta d'acconto. I clienti possono modificare facilmente le aliquote fiscali e le decorrenze, acquisendo anche singole transazioni e soddisfacendo i vari requisiti di reporting fiscali, tra cui il sempre più comune formato internazionale SAF-T.

• Utilizzando la Pagero Network, i clienti di Workday ottengono accesso immediato a milioni di aziende e conformità integrale con le infrastrutture di fatturazione elettronica locali quali, ad esempio, PEPPOL per la gestione internazionale delle attività di e-procurement, FACe (Spagna), Chorus (Francia), SDI (Italia) e ESPAP (Portogallo). Pagero supporta inoltre centinaia di standard di fatturazione elettronica e di scambio di dati elettronici (EDI), consentendo un'implementazione facile e scalabile in tutto il mondo.

Supporto per l'integrazione della fatturazione elettronica 

Oltre alle funzionalità di ERP transfrontaliere, i clienti Workday possono aggiungere al cloud di enterprise management funzionalità di gestione documentale elettronica multinazionale automatizzata, conforme e sicura. Pagero, partner Workday, fornisce ai clienti la possibilità di digitalizzare e automatizzare i propri processi finanziari, ottenendo accuratezza dei dati, eccellenza operative e visibilità in tempo reale su tutti i loro processi, dall'acquisto al pagamento (P2P) e dall'ordine all'incasso (O2C). Inoltre, Pagero consente agli utenti Workday di ottemperare automaticamente alle normative locali di tutti i mercati in cui operano.

Utilizzando la Pagero Network, i clienti Workday possono integrare lo scambio di documenti aziendali con tutti i loro fornitori e clienti, indipendentemente dalla loro dimensione, sistema ERP, maturità IT o formato preferito. Pagero combina una moltitudine di canali di scambio così che i clienti di Workday ERP possano ricevere e inviare elettronicamente tutta la documentazione relativa a fatture e ordini nel rispetto delle normative locali.

Alexander Jansson, Vice President di Partner Development presso Pagero, ha dichiarato in un recente webinar che la fatturazione elettronica sta rapidamente diventando la norma e che non si esaurisce con la conversione dei documenti di fatturazione in PDF. Gli obblighi normativi di fatturazione elettronica variano a seconda della giurisdizione e l'automatizzazione di questi processi può assicurare la conformità.

Ad esempio, lo standard elettronico PEPPOL sta diventando ampiamente utilizzato in Europa e parti dell'Asia, e Pagero supporta l'accesso a questo framework comune che rende gli scambi commerciali oltre frontiera rapidi e sicuri. (PEPPOL, un framework comune per gli standard dei documenti elettronici e un sistema di comunicazione, consente alle aziende di comunicare elettronicamente con le loro controparti per le attività di e-procurement, a livello locale e mondiale, aumentando l'efficienza e riducendo i costi.)

Il supporto di Pagero include la capacità – pronta all'uso in Workday – di attivare la distribuzione e la trasformazione dei documenti in fatture elettroniche in base ai requisiti locali di ciascun paese, qualora necessitino di una firma digitale o abbiano esigenze specifiche. 

"Lavoriamo con le migliori tecnologie che consentono ai nostri clienti comuni di essere digitali al 100% dal primo giorno", ha dichiarato Jansson.

Pagero ha stretto una partnership con Workday per far nascere una rete aziendale smart in cui acquirenti e venditori possano scambiarsi ordini, fatture e altri documenti aziendali in modo automatizzato, conforme e sicuro. Combinando la potente e flessibile base tecnologica di Workday con Pagero Network, la rete aperta e basata sul cloud di Pagero, i clienti possono digitalizzare i loro processi P2P e O2C per rispondere ai rapidi cambiamenti che interessano aziende, mercati e normative.

Quando si cerca un fornitore, ha aggiunto Jansson, è importante avere un partner che può aiutare dal punto di vista della conoscenza, oltre a uno che può fornire un prodotto scalabile a livello globale.

"Per le fatture elettroniche, è davvero necessario avere una strategia centralizzata. Trovare un fornitore adeguato che può aiutarti oggi e in futuro è estremamente importante," ha dichiarato.