Come passare alla pianificazione costante?

La crescita è uno dei parametri più comunemente usati per misurare il successo aziendale perché, se non cresci, non hai successo. Anche nei periodi di grandi sconvolgimenti ci si aspetta che le imprese superino gli ostacoli e prosperino crescendo.

Ma quando il Finance pensa alla crescita solo in termini di dimensioni e volume, è facile trascurare altri indicatori di evoluzione di un'azienda. Non conta solo diventare più grandi, è importante anche migliorare.

Per la maggior parte delle aziende, un'area che può migliorare, e molto, è la pianificazione. E per un numero sempre maggiore di aziende, non c'è mai stato momento migliore per trasformare i processi che saranno utili per prepararsi per il futuro.

Processo di pianificazione annuale o pianificazione costante

Puoi rimanere fedele alla tradizionale pianificazione annuale, un processo solitamente manuale e basato su fogli di calcolo che produce piani, budget e previsioni che sono già obsoleti nel momento in cui vengono finalizzati. Quando trascorri settimane o persino mesi a compilare un piano che non riflette i cambiamenti dinamici che avvengono nella tua azienda, significa che stai investendo il tuo tempo e le tue energie in un'attività che non può far avanzare il tuo business né aiutarti a correggere rapidamente la rotta. Aggrapparsi allo status quo può sembrare conveniente in termini di spesa immediata, ma i costi in termini di tempo, manodopera, errori e opportunità perse rendono la pianificazione statica qualcosa che la tua azienda non può permettersi, soprattutto in questo momento.

L'opzione migliore è la pianificazione costante. Progettata per il modo in cui le aziende devono operare oggi, la pianificazione costante riunisce tutti i dati finanziari e operativi gestiti dall'azienda in un'unica fonte di informazioni che apporta dati precisi e aggiornati a piani, budget e previsioni.

La pianificazione costante consente alle aziende di adeguare continuamente budget e previsioni e di reagire e riorientarsi in tempo reale in base alle informazioni più recenti. Ora più che mai, le aziende sono costrette a ridurre la finestra temporale usata per valutare, riconsiderare e modificare il proprio piano generale. Quanto più riescono ad avvicinarsi alla pianificazione in tempo reale, tanto più strategiche saranno le decisioni e più competitive saranno le azioni. 

Tre ostacoli comuni alla pianificazione costante

Molte aziende incontrano ostacoli universali e frustranti nel loro percorso verso una pianificazione costante e una maggiore agilità aziendale. Una famosa ricerca condotta su vari business leader di tutto il mondo aiuta a far luce su ciò che distingue le aziende con le migliori performance dalle aziende che restano indietro. La ricerca rivela che meno di 1 leader su 5 afferma che l'approccio strategico e operativo della propria azienda consente di reagire prontamente e agilmente ai cambiamenti del mercato. 

Cosa impedisce agli altri di pianificare in modo continuo e di operare con agilità? Gli ostacoli principali sono tre.  

1. Tecnologia o infrastruttura obsoleta. Le tecnologie legacy spesso mantengono i dati isolati nei reparti e nelle business unit impedendo agli utenti aziendali di accedere ai dati di cui hanno bisogno per monitorare lo stato dell'azienda e prendere decisioni informate in tempi brevi. 

2. Carenza di skill. Man mano che la pianificazione si estende a tutta l'azienda, le imprese possono avvertire un bisogno di formazione e l'esigenza di acquisire nuove competenze per utilizzare al meglio questi nuovi strumenti. Non è facile destreggiarsi quando l'unico ambiente di pianificazione è progettato esclusivamente per il Finance. 

3. Processi e procedure esistenti. Ostacoli organizzativi, come rigide gerarchie e workflow non flessibili, possono intralciare l'implementazione di processi di pianificazione costante nel Finance e oltre.

Evolvere verso un processo di pianificazione costante

Per superare questi ostacoli e riuscire a passare da una pianificazione annuale statica a un processo di pianificazione costante servono cambiamenti in almeno uno di questi tre ambiti: tecnologia, personale o processi. Molto probabilmente, un po' in tutte e tre.

Tecnologia. Non sarebbe possibile implementare un processo di pianificazione costante utilizzando l'ambiente di pianificazione statica imposto da una tecnologia legacy obsoleta. Le moderne soluzioni di pianificazione cloud possono automatizzare la raccolta dei dati dai vari silo e renderli visibili in tutta l'azienda affinché tutti i reparti condividano la stessa fonte di informazioni e insight preziosi per la pianificazione e il decision-making. 

Per valutare le tecnologia di pianificazione cerca soluzioni che offrano elasticità e scalabilità man mano che il tuo business cresce e man mano che sempre più utenti richiedono più insight più spesso. Verifica, inoltre, che le soluzioni siano compatibili con altre piattaforme per non rischiare di trovarti con sistemi disparati e sconnessi che impediscono la condivisione e la collaborazione. Una soluzione all'avanguardia fornirà la flessibilità necessaria per modellare praticamente qualsiasi scenario ipotetico tutte le volte che serve e praticamente senza limiti di dimensioni. Avrà inoltre l'automazione intelligente, come il machine learning, integrata per permettere di generare più rapidamente previsioni più accurate e individuare prematuramente i potenziali problemi. 

Personale. Tutta la tecnologia del mondo non servirà a molto se mancano le persone giuste con le skill appropriate che sappiano utilizzarla al meglio. La Pianificazione e analisi estesa (xP&A) estende le best practice di FP&A a tutta l'azienda, in modo che tutti possano contribuire al processo di pianificazione costante. Adottando una cultura di pianificazione costante non solo ridurrai le pressioni sul Finance, ma aiuterai altri reparti e linee di business a diventare più efficienti in termini di budget, previsioni e piani. 

Processi. La tecnologia può automatizzare attività manuali come l'inserimento e il consolidamento dei dati mentre lo sviluppo di skill in tutta l'azienda aziendale può aiutarti a massimizzare la tua capacità di pianificare in modo costante. Incorporando la pianificazione costante nei normali workflow puoi estendere le stesse best practice a tutta l'azienda e fare in modo che tutti lavorino all'unisono. I responsabili Finance devono definire e coordinare processi ripetibili di pianificazione, definizione del budget e previsione affinché tutta l'azienda disponga degli strumenti necessari per adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato. 

Iniziare il viaggio verso la pianificazione costante

Quindi, da dove iniziare: tecnologia, personale o processi? La risposta cambia per ogni azienda. Alcune potrebbero concentrarsi sull'esigenza più pressante o sugli ambiti dove c'è più terreno da recuperare mentre altre potrebbero partire da qualcosa che assicuri un risultato sicuro e veloce. 

Considerata l'importanza dei dati, potrebbe avere senso concentrarsi innanzitutto sulla tecnologia. Puoi creare un'unica fonte di informazioni che funga da data core intelligente che servirà per ottenere il coinvolgimento del personale e creare un processo di pianificazione costante non riservato al Finance ma esteso anche ad altri team come Vendite, Operations e HR. 

Tieni presente che non è obbligatorio iniziare in grande. Con un piano più modesto, un test con solo use case o partecipante, puoi elaborare il tuo framework alla velocità che desideri avendo anche il tempo di trovare sostenitori che possano aiutarti a promuovere la pianificazione costante in tutta l'azienda quando sei pronto per l'implementazione. Ma la cosa più importante è una: non aspettare.

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