Il percorso di Workday verso la chiusura a zero giorni: intervista a Philippa Lawrence

Per i team Finance sottoposti alla pressione di doversi muovere rapidamente e adattarsi al cambiamento, forse nulla soddisfa questa immediatezza quanto una tecnologia che può consentire una chiusura a zero giorni. 

La riconciliazione dei bilanci alla fine del periodo di rendicontazione – che sia mensile, trimestrale o di fine anno – è tradizionalmente un processo che richiede molte settimane di lavoro. Ecco perché Workday ha intrapreso un percorso per automatizzare il più possibile la chiusura finanziaria, nell'ambito di un progetto più ampio di ottimizzare continuamente le sue funzioni contabili e finanziarie. Una chiusura a zero giorni – o chiusura continua – consentirà alle aziende di chiudere la contabilità rapidamente e di avere accesso a informazioni aggiornate. E anche se l'obiettivo è "a zero giorni", sono i singoli miglioramenti dei processi che fanno progredire davvero la funzione Finance.

Questo perché la velocità è solouno dei fattori che caratterizzano la visione più ampia di Workday, cioè di mettere a disposizione dei nostri team interni e dei nostri clienti un sistema di financial management che sia parte di un approccio più moderno e agile per affrontare le sfide future e che contribuisca a ridefinire il futuro del lavoro del Finance. In breve, non si tratta solo di essere in grado di chiudere rapidamente la contabilità, ma di instaurare un ciclo di feedback costante. Questo cambiamento può fornire migliori insight all'azienda, liberare risorse per importanti iniziative strategiche e delineare un quadro finanziario completo per tutti gli stakeholder. Inoltre, dà più tempo al Finance per analizzare i risultati, preparare le osservazioni sugli utili e concentrarsi sull'articolazione chiara della visione strategica.

In una recente intervista, Philippa Lawrence, Chief Accounting Officer e Vice President di Workday, ha condiviso la sua opinione circa come la tecnologia possa contribuire a rendere una chiusura a zero giorni una realtà e di come questa pratica si inserisca in un quadro più ampio.

In qualità di Chief Accounting Officer di Workday, rappresenti lo sponsor "ufficiale" dell'iniziativa "chiusura a zero giorni" di Workday. Puoi darci maggiori dettagli?

Sebbene la chiusura sia una parte importante della contabilità aziendale, ciò che è veramente utile è analizzare il significato dei numeri e collaborare con l'organizzazione per definire la strategia aziendale.

Qui in Workday stiamo costantemente reimmaginando il nostro modo di lavorare, rendendo i processi finanziari sempre più fluidi. Stiamo trasformando la chiusura attraverso un'automazione inarrestabile. Io e Robynne Sisco, il nostro attuale co-presidente e all'epoca CFO, avevamo deciso di accettare la sfida di realizzare la chiusura a zero giorni. E ora, con il nostro nuovo CFO, Barbara Larson, stiamo migliorando il processo per realizzare l'obiettivo.

L'obiettivo di una chiusura a zero giorni o continua, è quello di poter chiudere i libri contabili in qualsiasi momento perché le informazioni vengono registrate continuamente per tutto il periodo contabile, il che permette di avere sempre accesso alle ultime informazioni aggiornate. Una chiusura a zero giorni è lo scopo per cui il nostro team Finance lavora insieme ai nostri clienti, i quali, durante la pandemia, hanno toccato con mano l'incredibile vantaggio di poter chiudere la contabilità in modo virtuale e accedere alle informazioni in ogni momento, in qualunque luogo.

Qual è l'importanza strategica di questa iniziativa?

È un modo per riunire il team attorno a un obiettivo condiviso e per dimostrare la nostra ipotesi che è possibile sfruttare la tecnologia per eliminare gli aspetti banali della contabilità, ad esempio l'inserimento manuale dei dati delle fatture o la creazione manuale delle registrazioni contabili, in modo da far concentrare le nostre risorse sulla fornitura di insight di valore all'azienda.

Una chiusura a zero giorni ci regala il lusso del tempo. E nel mondo del business di oggi, questo è un vantaggio competitivo.

Nell'ambito di questo impegno, il mio team ha identificato una serie di casi d'uso specifici per l'automazione che riguardano processi ad alta intensità di dati e molto complessi, come il nostro programma di retribuzione in azioni o la copertura del rischio di cambio. Il mio team è entusiasta dell'opportunità di lavorare a un progetto che potrebbe cambiare radicalmente la vita dei contabili di tutto il mondo. Man mano che ci avviciniamo alla chiusura a zero giorni, continuiamo a raggiungere i nostri traguardi di automazione e a creare maggiore efficienza.

Perché oggi è così importante migliorare il processo di chiusura e perché il Finance dovrebbe volerlo comprimere?

Si è sempre tentato di ridurre i tempi di chiusura dei conti. È una metrica comunemente monitorata. Ma perché per un'azienda in rapida crescita come Workday è così importante dedicare meno tempo alla chiusura contabile?

In primo luogo, con una chiusura contabile più veloce, le informazioni arrivano prima ai decision-maker, il che è essenziale, visto il ritmo del cambiamento e l'incertezza degli ultimi due anni. Il mio team non dedica più tempo a verificare le singole transazioni, ma si concentra a individuare anomalie o tendenze nei dati per aiutare l'azienda a capire il "perché" dei numeri. 

Grazie all'automazione di gran parte dei processi di reportistica gestionale, siamo riusciti a diminuire del 50% la durata del ciclo di reportistica e a ridurre da tre giorni a poche ore il tempo necessario per fornire aggiornamenti trimestrali al consiglio di amministrazione. 

Pertanto, per quanto riguarda la velocità della chiusura contabile e della rendicontazione interna, siamo fiduciosi di poter realizzare la nostra visione di una chiusura a zero giorni e di mostrare ai nostri clienti come possono ottenerla anche loro. Siamo anche attenti alla velocità con cui consegniamo i nostri documenti [alla SEC]. Per il nostro ultimo anno fiscale, che si è concluso il 31 gennaio 2022, abbiamo depositato il modulo 10-K lo stesso giorno in cui abbiamo pubblicato per la prima volta il nostro rendiconto degli utili, un traguardo che sappiamo essere impegnativo per molte aziende.

Tuttavia la velocità non è la sola cosa che conta. Un altro elemento fondamentale è la qualità delle informazioni comunicate agli investitori e agli altri stakeholder, che cercano insight sul potenziale di crescita, sul sentiment e l'andamento dei clienti, sullo scopo e i valori di un'azienda e sulla sua resilienza in un ambiente economico incerto. Il vero valore di una chiusura ideale è dato dalla combinazione di maggiore velocità e qualità costante.

Avete avuto modo di lavorare con molti altri sistemi finanziari. Perché ora credete di poter arrivare a una chiusura a zero giorni?

Ci sono due caratteristiche distintive di Workday che mi danno la certezza di poter ottenere facilmente una chiusura a zero giorni. Il primo è il modello di dati di Workday. Con Workday posso effettuare una registrazione e pochi secondi dopo posso eseguire un consolidamento, sapendo che quella registrazione sarà di fatto inclusa.

Questo modello di dati aiuta a produrre prospetti automatici del flusso di cassa indiretti e diretti all'interno dei report Workday. Utilizzando i worktag – la nostra dimensionalità nativa – siamo in grado di associare alle transazioni degli attributi aggiuntivi, eliminando così il lavoro manuale inutile pur garantendo la tracciabilità delle transazioni sottostanti.

Il modello di dati di Workday si basa su una fonte di dati intelligente in cui combiniamo i dati operativi provenienti da oltre 15 fonti esterne, che ci permette di centralizzare la contabilità in un unico sistema. I pilastri di questa fonte di dati intelligente sono Workday Financial Management, Workday Accounting Center e Workday Prism Analytics, tre strumenti che ci permettono di risparmiare oltre 50 ore in fase di chiusura, grazie all'automatizzazione della contabilità dei dati esterni.

Il secondo aspetto riguarda la nostra architettura adattabile, che ci permette di avere un Finance "a prova di futuro". Creare una nuova dimensione, un'entità legale o persino un processo aziendale è facile e veloce. Workday rende anche più facile stare al passo con l'evoluzione delle normative, come le modifiche alla contabilizzazione dei ricavi di qualche anno fa e i più recenti standard di gestione contabile dei leasing.

Quali sono i vantaggi che avete ottenuto finora nel percorso verso una chiusura a zero giorni?

Utilizzando queste best practice abbiamo ottenuto enormi vantaggi. Quello più importante, forse, è che siamo in grado di individuare i problemi nelle prime fasi del processo di chiusura, prima che diventino seri, il che ci consente di adottare rapidamente misure correttive e di risolvere le anomalie che emergono.

Inoltre, la percentuale di registrazioni manuali che eseguiamo ora è estremamente bassa. Grazie al livello di automazione del nostro sistema, abbiamo raggiunto quasi il 100% di automazione del flusso di cassa e il 100% di accuratezza della fatturazione, ma, come si può immaginare, ci sono delle eccezioni. Workday fa emergere queste eccezioni, aiutandoci ad affrontarle e a risolverle rapidamente prima che abbiano un impatto sulla chiusura. E siamo sicuri che in futuro i benefici saranno sempre maggiori, man mano che adottiamo sempre più capacità di machine learning.

Hai parlato molto delle best practice che le aziende possono adottare per semplificare i processi di chiusura. Puoi dirci quali sono?

In primo luogo, inviare un sondaggio sulla chiusura, in modo che tutti coloro che vi partecipano possano segnalare i rischi, dare la propria opinione e condividere ciò che funziona e ciò che non funziona. In questo modo si ottiene un quadro completo che facilita l'identificazione di colli di bottiglia o aree di rischio.

In secondo luogo, è necessario migliorare la collaborazione e la partnership con l'FP&A (pianificazione e analisi finanziaria). I nostri team lavorano tutti sullo stesso set di dati, il che consente di avere insight in tempo reale del rapporto tra importi preventivati ed effettivi e di risolvere più facilmente insieme gli scostamenti.

In terzo luogo, utilizzando i dashboard di Workday, è possibile creare un centro di comando per il responsabile della contabilità in cui visualizzare le metriche critiche, come gli incassi, l'analisi dei crediti, il tempo medio di incasso, il tempo medio di pagamento e l'andamento delle spese del conto economico. In questo modo è possibile identificare tendenze insolite e intervenire durante tutto il mese, non solo a fine mese.

Quarto punto, monitorare la chiusura. Il dashboard di chiusura del periodo ci fornisce informazioni in tempo reale, come la tabella con lo stato dettagliato del processo di chiusura per il management e la panoramica della chiusura, che indica tutte le attività rimanenti per completare la chiusura.

Infine, eseguire un'analisi finanziaria approfondita della reportistica esterna, sia che si tratti di un documento normativo, di un comunicato stampa o della preparazione agli incontri con gli investitori. Dal momento che FP&A e contabilità lavorano sugli stessi dati, possiamo effettuare analisi approfondite per garantire l'accuratezza dei numeri.

Chi altro beneficia di un processo di chiusura più breve?

I dipendenti stessi ne traggono beneficio. Come abbiamo visto soprattutto durante la pandemia, le "dimissioni di massa" dimostrano che per le persone la qualità della vita è molto importante. Questo include un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, e la chiusura a zero giorni va in questo senso.

Un processo più snello che non impegna il team Finance per settimane aiuta anche a selezionare e fidelizzare i talenti, e questo è importantissimo per aiutare le aziende ad avere successo ora e nel prossimo futuro.

I professionisti del Finance vogliono lavorare con una tecnologia che permetta di risolvere problemi complessi e impegnativi utili per il business. Grazie all'architettura adattabile di Workday e all'esclusivo modello a oggetti, chiunque nel mio team – con i privilegi di accesso appropriati – può creare dashboard e report, analizzare i dettagli a livello di singola transazione e scoprire cosa si cela dietro un determinato numero o trend, ottenendo le risposte di cui ha bisogno.