기초 이해하기: 조달이란?

지금 그 어느 때보다 시급한 조달 팀의 과제는, 조직이 미래를 대비한 계획을 수립하면서 비즈니스 연속성을 유지할 방법을 결정하도록 지원하는 일입니다. 기술의 도움으로 조달 부서는 전술적 조직에서 비즈니스 부서의 전략적 파트너로 빠르게 전환했습니다. 

시간이 갈수록 기업은 조달, 전략적 소싱, 공급망 관리 강화가 성공의 필수 조건임을 절감하게 될 것입니다. 효율적인 조달 프로세스가 있으면 운영 효율성을 개선하고, 비용을 절약하고, 위험을 완화하며, 공급업체의 협력 및 참여를 향상시킬 수 있습니다. 이렇게 중요한 노력을 지원하려면, 적절한 클라우드 기반 기능으로 조달 팀의 역량을 강화해야 합니다.

이 블로그에서는 조달의 유형과 조달을 관리하고 지원하는 기술에 관해 자세히 설명합니다. 자동화 및 기술이 조달 프로세스/조달 팀의 성공에 점점 더 중요한 이유도 알아봅니다.

조달이란?

조달은 비즈니스에 필요한 재화와 서비스를 확보하는 프로세스입니다. 조달은 직접 조달과 간접 조달의 두 가지 주요 유형으로 나뉩니다.

직접 조달은 기업이 최종 제품(일반적으로 조립품)에 들어가는 부품이나 소재를 구하는 경우에 해당합니다. 제품 중심의 조직에서 소싱 및 조달 관리는 제조 또는 운영 팀에 의해 처리되는 경우가 많습니다.

간접 조달은 서비스 중심 회사에서 흔히 볼 수 있습니다. 일반적으로 임시고용, 컨설팅 서비스, 광고, 청소 서비스, 사무용품 또는 회사를 유지하는 데 필요한 기타 물품의 소싱이 이에 해당합니다. 여기서 ‘간접’ 지출이 종종 기업의 비용에 상당한 부분을 차지하기도 합니다. 서비스 기반 회사에서 취득 프로세스를 관리하는 팀은 대개 재무 부서에 보고합니다.

조달의 또 다른 핵심 영역은 소싱입니다. 제안 요청(RFP)을 보내고, 입찰을 진행하고, 공급업체와 협상하고, 재화 및 서비스에 관한 계약을 관리하는 프로세스를 말합니다. 소싱은 기업이 전략적 공급업체 및 비용 결정을 내리도록 도움을 주는 업스트림 프로세스이지만, 조달은 재화 및 서비스의 수령 및 지급을 용이하게 하는 다운스트림 프로세스입니다. 

점점 더 많은 기업에서 조달 책임자에게 조직 전반의 전략적 지출 관리를 이끄는 최고조달책임자(CPO)의 지위를 부여하여 C 레벨 경영진으로 격상하고 있습니다. 

조달-지급이란? 

조달-지급(P2P)은 조직이 공급업체로부터 소싱되는 재화와 서비스에 대해 안전하게 지급하는 프로세스입니다. 일반적으로 이 프로세스는 조직이 계약할 공급업체와 공급업체가 제공할 서비스를 정의하는 조달 부서에서 시작됩니다. 다음으로, 직원들이 구매요청을 생성하고 필요한 재화나 서비스를 선택합니다. 구매요청이 처리되면 조달 부서가 구매요청서(PO)를 작성하고 선택한 재화나 서비스에 대한 송장을 지급합니다. P2P에는 카탈로그 및 재고 관리, 구매, 수령 및 재고 처리와 송장 처리 및 지급도 포함됩니다.

소싱-지급이란?

소싱-지급(S2P)에는 P2P 이전의 모든 조달 기능이 포함됩니다. 이들은 조달 프로젝트의 내부 관리 및 RFP 단계의 외부 참여를 비롯하여 특정 상품 및 서비스의 소싱으로 구성됩니다. Workday Strategic Sourcing과 같은 도구를 사용하면 이 과정을 간소화할 수 있습니다.

• 프로젝트 개시
• 소싱 파이프라인
• 계약 및 공급업체 관리
• 정보, 제안 또는 견적 요청(RFx)
• 역경매

조달 소프트웨어란?

조달 소프트웨어는 재화와 서비스를 확보하는 프로세스를 자동화하고 지출 분석, 전략적 소싱, 조달 및 지급 전반에서 더욱 빠르고 현명한 의사결정을 내릴 수 있게 합니다. 조달 도구는 펜, 종이 및 계산기로 시작되어 스프레드시트까지 발전했습니다. 스프레드시트는 여전히 많은 중소기업의 기본 도구입니다. 하지만 이제 조달 기술은 많은 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템의 필수 구성 요소로 발전했습니다.

Workday는 Workday 재무 관리 코어 시스템에 통합되는 소싱 및 조달 소프트웨어를 모두 제공합니다. Workday 고객 중 일부는 Workday HCM(Human Capital Management) 추가 기능을 활용하여 인력, 재무 및 조달 데이터를 연결하고 백오피스 운영에 관한 거시적 관점을 얻습니다. 

기업은 선호하는 공급업체 및 계약이 문제없이 유지되고 있는지 모니터링하고, 새로운 계약을 만들거나 계약 외 지출을 적용하고 비용을 줄일 기회가 있는지 찾게 됩니다. 통합 시스템은 지출을 부서별 또는 프로젝트, 공급업체, 마케팅 캠페인 및 직원별로 분석하여 인사이트를 제공할 수 있습니다. 

조달 자동화의 실제 이점

조달 자동화는 프로세스 컴플라이언스를 획기적으로 강화할 수 있습니다. 분리된 수동 시스템은 소싱 및 구매 팀이 데이터 및 프로세스 문제를 처리하느라 불필요하게 많은 시간을 낭비할 수 있습니다. 결과적으로, 불만을 가진 직원이 종종 구매 프로세스를 우회하여 부정 지출로 이어지고 비즈니스의 위험이 증가하게 됩니다.

조달을 자동화한 대부분 회사가 얻는 가장 큰 이점은 전략적 비용 절감과 효율성 향상입니다. 승인된 공급업체에서 구매와 관련된 번거로움을 줄이면, 승인된 공급업체와의 거래가 늘어 서비스 및 재화의 비용을 줄일 수 있습니다. 또한 대량 구매의 할인을 통해 그 효과를 배가시킬 수 있습니다. 또한 송장 일치 프로세스를 간소화하여 회사는 조기 지급 할인을 활용할 수 있습니다. 효율성 측면에서 조달 자동화는 직원이 플레이트 데이터 입력과 같은 수동 작업으로 인한 인적 오류의 위험을 줄일 수 있습니다. 이는 다시 직원의 여유 시간 확보로 이어져 계약 협상 및 공급업체 관리와 같은 전략적인 이니셔티브 처리에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.

기술에 의한 조달 트랜스포메이션 

조달 프로세스 관리에 도움이 되는 소프트웨어를 사용함으로써, 특히 워크플로, 승인 및 리뷰를 자동화하면서 적시에 정확한 데이터에 액세스할 수 있도록 보장하여 다음과 같은 이점을 제공할 수 있습니다.

• 프로세스 간소화. 기술은 서로 분리된 요소를 하나의 응집된 프로세스로 통합하여 조달 과정을 간소화합니다. 

• 가시성 증가/지출 통제. 간소화된 소싱 프로세스를 통해 지출을 최적화하고, 주요 이해 관계자의 참여를 유도할 수 있습니다. 소싱 및 조달 책임자의 경험에 따르면, CFT(Cross Functional Team)가 정보를 빠르고 효율적으로 공유하고, 팀의 심의 기록을 구축하고, 단일 허브에서 데이터를 중앙 집중화할 수 있는 플랫폼에서 성공 가능성이 가장 높습니다. 이러한 시스템은 모든 이해 당사자가 구매 정보에 즉시 액세스할 수 있는 기능을 제공하므로, 흩어져 있는 스프레드시트 및 이메일 메시지로 정보를 찾는 데 걸리는 시간을 절약할 수 있습니다.

• 시간 절약. 올바른 솔루션을 통해 소싱 및 조달 팀은 이전의 번거로운 활동을 자동화하고 이해 관계자 및 비즈니스 파트너에게 즉시 가시성을 제공할 수 있습니다. 기업은 모바일 지원 비즈니스 프로세스를 통해 이동 중 구매를 지원할 수도 있습니다. 자동화를 통해 모든 당사자가 효율적이고 효과적으로 업무를 수행할 수 있습니다.

• 의사결정 개선. 전략적 소싱 소프트웨어는 장래 지출에 관한 가시성을 포함하여 분석 및 의사결정에 필요한 데이터 및 협업 기능을 중앙 집중화합니다. 또한 신뢰할 수 있는 데이터 액세스를 통해 지출의 효과를 더욱 정확하게 평가합니다. 팀이 제품, 공급업체 및 시장에 관한 자체 지식을 활용하여 협업함으로써, 가장 적절한 공급업체에서 최고의 재료, 제품 및 서비스를 선택하고 소싱할 가능성이 커집니다. 디지털로 혁신한 소싱 및 조달 부서는 시장과 공급업체에 관한 정확한 인사이트를 확보할 수 있고, 비즈니스 이해 관계자에게 제품 비용, 품질 등에 영향을 미칠 가격 트렌드에 관한 조언을 제공할 수 있습니다.

• 채택 증가. 사용하기 쉬운 직관적인 소싱 및 구매 도구를 전사적 범위에서 채택함으로써 조달 정책을 통해 컴플라이언스를 촉진할 수 있습니다. 

• 가치 향상. 번거롭고 부가 가치도 적은 작업을 없애 소싱 및 조달 전문가뿐만 아니라 회계 부서도 트랜잭션 관리 업무 대신 전략적 이니셔티브에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

• 확장성 증대. 기술 및 자동화는 회사가 성장하거나 요구사항이 변할 때 소싱 및 조달 기능을 확장하는 데 중요한 역할을 합니다.

• 투명성 향상. 프로세스에 관한 가시성을 통해 전략적 소싱 책임자가 공급업체 관계와 계약을 검토할 수 있으므로 관리가 더욱 쉬워집니다. 한편 공급업체가 프로젝트에 투명하게 액세스하고 기업의 전략적 파트너 역할을 할 수 있습니다. 예를 들어 Workday 조달은 Workday의 공급업체 포털을 통해 Workday 환경을 공급업체까지 확장하며, 공급업체는 이를 통해 회사의 개인 데이터를 유지하면서 재화와 서비스를 지정할 수 있습니다. 공급업체는 회사의 PO, 뷰 및 화물 카탈로그를 확인하고, 견적 요청(RFQ)을 보고 답변하며, PO에서 송장을 확인하고 생성할 수 있습니다. 이를 통해 회사는 공급업체 관리를 개선하면서 송장 처리 및 지급을 자동화할 수 있습니다. 

Workday 조달을 다른 시스템에 연결하는 이점

통합된 시스템을 통해 지출에 관한 거시적인 인사이트를 확보합니다. 지출 매개변수를 적용하고 비효율성을 규명하는 능력이 더욱 향상됩니다. Workday 조달을 다른 엔터프라이즈 관리 시스템과 통합한 기업은 대개 부실 지출을 획기적으로 줄이고, 비즈니스 전반에서 더 효과적으로 절감 효과를 추적 관리할 수 있습니다. 또한 향상된 자동화 및 실시간 보고 기능을 통해 계약상 의무를 더욱 명확하게 파악하고, 향후 프로젝트에서 자원 배분을 개선할 수 있습니다. 

업계 최고의 재무 및 조달 관리 시스템을 통해 다음과 같은 이점을 누립니다.

• 영향력 극대화. 디지털화된 조달은 실시간 지출 가시성을 통해 팀의 역량을 강화합니다. 재무 계획 및 분석과 연결되는 소싱 정보 및 지출 분석을 통해 반복적인 트렌드, 연간 예산 책정, 그리고 비즈니스 요구사항에 가장 부합하는 소싱/조달에 관한 인사이트를 얻게 됩니다. 에를 들어 Workday Strategic Sourcing을 사용하면, 초기 단계부터 지출에 관한 가시성을 확보하고 소싱 데이터에 관한 실행 가능한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 

• 데이터를 기반으로 하는 빠른 의사결정. 모든 소싱 및 조달 관련 데이터를 중앙 집중식 시스템으로 통합함으로써, 부서에서 성과를 쉽게 ​​분석하고 전략적 의사결정을 내릴 수 있습니다. 오늘날 조달 팀은 끊임없이 변화하는 상황과 기회에 신속하게 대응할 준비가 되어 있어야 합니다. 이를 위해서는 데이터에 관한 액세스와 해당 데이터에 관한 인사이트가 필요합니다.

• 비용을 절약하여 다른 용도로 활용. Workday는 모든 트랜잭션에서 사용자, 대상, 시간, 장소 및 이유에 관한 세부내용을 제공합니다. Workday를 사용하면, 비즈니스 조건에서 데이터를 캡처하고 분석하는 기능을 통해 조직 지출 내역을 더 정확하게 파악할 수 있습니다. 

전략적 비즈니스 파트너

강력한 조달 기능은 기업의 매출 증대, 효율성 제고, 트랜스포메이션 촉진의 동력이며, 더 현명하고 민첩한 확장형 조직으로 거듭나게 합니다. 시장 데이터 및 트렌드에 대한 실시간 액세스는 조달을 전략적 의사결정에 중요한 요소로 만듭니다. 자동화 및 고급 분석과 같은 기술을 활용하면, 조달 역량이 향상되어 복잡한 문제를 성공적으로 관리하고 새로운 가치를 실현할 수 있습니다.

Workday가 새로운 차원의 조달을 실현하는 방법이 궁금하세요? 귀사의 팀에서 조달-지급을 간소화하고 귀중한 시간을 절약할 방법을 알아보세요.