공급자 계약 관리를 강화하는 8가지 방법

상호 연결이 확대되는 세상에서, ‘혼자 하는 사업은 없다’는 옛말이 그 어느 때보다 절실하게 다가옵니다. 변화하는 고객의 기대를 만족시키고, 고품질 제품을 제공하며, 비즈니스를 확장하려는 기업이라면 점점 커지는 공급자 파트너 에코시스템을 무시할 수 없습니다. 사무용품의 재고 유지부터 소프트웨어 배포, 시설 관리 제공에 이르기까지 공급자는 비즈니스 성공의 필수 조건입니다. 

원활한 기업 운영을 위해서는 점점 더 많은 벤더가 필요합니다. 공급자 계약을 효과적으로 구성하고 관리하려는 전략적 소싱 및 조달 리더의 어려움은 증가하고 있습니다. 

소싱 팀은 종합적인 공급자 계약 관리 전략을 통해 시간과 비용을 절약할 수 있다는 것을 알고 있지만, 대부분 기업은 여전히 임시 프로세스와 사례별로 운영됩니다. 그러나 공급자 관리가 빠르게 변하는 환경에서 낡은 방식의 계약 관리는 더 이상 유효하지 않습니다. 본 블로그에서는 공급자 계약 관리를 심층적으로 살펴보고 여러분과 여러분의 팀에서 계약 관리를 강화하는 실행 가능한 방법을 살펴봅니다. 

공급자 계약 관리란? 

공급자 계약 관리는 계약 라이프사이클 관리의 필수 요소로 조달 팀이 공급자와 협력하여 비즈니스 목표를 달성하는 프로세스를 의미합니다. 많은 사람은 계약 관리가 서명된 서류에 국한된 일이라고 생각하지만, 계약 관리는 계약 외에도 많은 것을 다룹니다. 

계약 협상을 시작하기 전에 전략적 소싱 및 조달 리더는 먼저 요구사항에 가장 적합한 공급자를 찾아야 합니다. 이는 주로 제안요청서(RFP)를 통해 이루어지며, 최고의 파트너를 찾기 위해 다양한 옵션을 신중하게 평가하는 일이 여기에 포함됩니다. 마음에 드는 공급자가 있다면, 팀은 계약 협상에 들어가 제공되는 제품이나 서비스, 계약 기간, 지급 조건, 갱신 옵션 등을 정하게 됩니다.

계약 체결이 전부는 아닙니다. 전략적 소싱 팀은 공급자의 성과를 추적하고 계약 의무를 다하고 있는지 확인해야 합니다. 시간에 쫓겨 허겁지겁 갱신하고 마감하는 일이 없도록 계약 관련 사항을 엄격하게 관리하는 일 역시 소싱 및 조달 팀이 간과해서는 안 됩니다. 전통적으로 공급자 계약 관리는 데스크톱, 공유 드라이브, 책상 서랍에 온갖 계약서가 흩어져 있는 수동 프로세스였습니다. 체계적이지 못한 이런 시스템 때문에 조달을 책임진 사람이 중요한 계약 정보를 찾기 위해 기나긴 이메일을 확인하고 불편하기 짝이 없는 시스템을 헤매는 일이 비일비재 합니다. 계약 데이터에 관한 가시성 부족으로 많은 소싱 팀이 추진력을 잃고 비용을 낭비하기 쉽습니다. 

공급자 계약 관리의 8가지 모범 사례 

비즈니스에서 소싱의 역할을 강화하려는 조달 리더에게 전략적 계약 관리는 중요한 퍼즐이 됩니다. 계약 데이터에 액세스할 수 있는 소싱 및 조달 리더는 더욱 정확하게 갭을 식별하고 비용 절감 기회를 찾으며 전략적 공급자와의 파트너십을 확대할 수 있습니다. 공급자 계약 관리를 전술 차원에서 전략적 기회로 확대하기 위한 몇 가지 방법을 알아보겠습니다.

1. 주요 이해 관계자의 참여를 적극적으로 유도. 금융, 법률 및 기술 팀과 같은 파트너의 계약 프로세스 참여가 늦어져 협상이 중단되거나 심지어 계약이 깨지는 경우가 허다합니다. 공급자와의 협상 시작 전, 해당 이해 관계자와 함께하는 미팅은 반드시 필요하며, 이를 통해 비즈니스 파트너 관계를 시작하기 전에 공급자가 충족해야 하는 재무, 컴플라이언스 및 데이터 보호 요구사항을 파악해야 합니다.  

2. 초기에 성과 목표 제시. 중도 해약이나 불만족스러운 파트너십을 방지하려면 성과 목표를 사전에 명확하게 설정해야 합니다. 계약 프로세스가 진행될 때 평가 기준이 공개되면 비즈니스 목표를 충족할 수 없는 공급자 선별에 도움이 되고 팀, 벤더 및 이해 관계자 사이의 투명성 제고에도 큰 역할을 합니다. 이렇게 투명성이 확보되면 강력하고 생산성 높은 파트너십이 이루어집니다. 

3. 계약 데이터 관리 중앙 집중화. 공급자 데이터에 관한 가시성 부족은 전략적 계약 관리의 가장 큰 장애물 중 하나로 꼽힙니다. 세세한 내용까지 확인하여 미래를 위한 계획에 차질이 없도록 점검해야 하는 조달 리더는 예정된 계약 갱신, 지급 조건 및 계약 사항을 정확하게 파악하고 있어야 합니다. 리소스 할당 방식이나 계약 만료 시점에 관한 명확한 정보가 없다면 조달 리더가 중요한 비용 절감 기회를 간과할 위험은 더욱 커집니다. 중앙에서 관리되는 데이터로 강화된 가시성 덕분에 더 나은 계약 의사결정이 가능하고 경비를 줄이는 효과를 기대할 수 있습니다. 

4. 협업 허브 구성. 소싱 및 조달 팀은 기업과 공급자의 가교 역할을 합니다. 그러나 이해 관계자와 공급자 사이의 혼란스러운 커뮤니케이션 때문에 소싱 및 조달 팀이 난처한 상황에 빠지기도 합니다. 결론적으로, 소싱 및 조달 팀이 중재자의 역할에 그친다면 효율은 반감되고, 비정상적인 지출 감지와 공급자 성과 평가같은 보다 전략적인 이니셔티브의 추진은 더욱 어려워집니다. 커뮤니케이션의 효과를 높이는 중앙 집중식 허브를 통해 조달 팀은 이해 관계자와 공급자를 직접 연결하고 적시에 적절한 인력에게 필요한 정보를 제공할 수 있습니다. 

5. 승인 워크플로 구축. 핵심 이해 관계자가 계약을 승인하지 않거나 종종 계약에 전혀 신경을 쓰지 않기 때문에 진행이 더딘 경우도 허다합니다. 중요한 승인 절차를 명확하게 이해하는 전략적 소싱 팀에게 승인 절차에 따라 필요한 계약을 자동으로 전달하는 표준화된 워크플로는 시간 절약의 계기가 됩니다. 

6. 계약 검토 주기의 정례화 추진. 계약을 방치하면 충분한 준비 없이 재계약하는 경우도 있습니다. 모든 계약에 대해서 주간 또는 월간 검토를 설정하면 귀하와 귀하의 팀은 빠른 조치가 필요한 문제를 추적할 수 있고 향후 성과 검토 및 갱신 준비에도 많은 도움을 받게 됩니다. 

7. 공급자 계약 관리를 비즈니스 목표와 연계. 소싱 팀은 공급자 계약 관리가 최종 재무 결과에 직결된다는 사실을 입증함으로써 기업의 전략적인 파트너로 거듭날 수 있습니다. 공급자 계약 데이터에 쉽게 액세스하는 조달 리더는 관련 정보를 통해 위험 완화, 리소스 배분 및 프로젝트 우선순위 지정에 관한 더욱 현명한 의사결정을 내리게 됩니다. 계약 지출에 관한 인사이트가 늘어날수록 소싱 및 조달 팀의 총비용 절감에 관한 보고는 개선될 뿐만 아니라 비즈니스 전반에서 공급자 파트너십을 강화하는 기회가 마련됩니다. 

8. 관계 강화의 우선순위는 ‘비용 대비 효과’. 비용 절감이 더 이상 최고의 가치가 아니라는 사실에 모든 기업의 조달 리더가 동의합니다. 불안정한 공급망과 팬데믹 혼란 속에서 비즈니스 연속성을 유지하기 위해 많은 전략적 소싱 및 조달 팀은 강력한 공급자 파트너십에 의존했습니다. 당장에 큰 이익이 되는 거래 대신 오래 지속되는 관계로 상호 이익이 되는 계약을 고려해야 합니다. 

세계 유수의 기업은 공급자 계약 관리를 성과와 연결

공급자 관리 프로세스가 전체 비즈니스 전략에 필수적이라는 사실을 깨닫는 기업이 점차 늘어나고 있습니다. 비즈니스의 규모에 맞는 최선의 지원을 위해 선도적인 기술 기업은 계약 관리 시스템으로 Workday를 선택했습니다. 

3천만 명 이상의 글로벌 사용자가 있는 한 기술 혁신 기업은 수천 개의 공급자 계약을 관리하여 탁월한 서비스를 제공하고 비즈니스를 확장하고 있습니다. Workday와 파트너십을 맺고 계약 프로세스를 디지털화하기 전까지 이 회사의 조달 팀은 3,000개가 넘는 글로벌 계약을 제대로 파악할 수 없었습니다. 소싱 팀은 표준 프로세스의 부재로 전략적 파트너를 식별하고 비즈니스 전반의 위험을 평가하기가 매우 어렵다는 사실을 알게 되었습니다.

계약 데이터를 중앙 집중화하고 위험에 관한 가시성을 제공하고 이해 관계자의 협업을 지원하며 비용 절감을 촉진하기 위한 계약 관리 시스템을 찾던 이 기술 기업의 최종 선택은Workday Strategic Sourcing이었습니다. 계약의 단일 정보 소스를 통해 조달 팀은 계약 의무를 계속 상기시킴으로써 공급자 파트너와 더 강력한 관계를 구축할 수 있었습니다. 필요한 모든 정보를 한 곳에 저장하는 계약 저장소도 사내 이해 관계자들의 역량을 강화했습니다.

디지털 계약 시스템은 조달 팀이 정보를 추적하는 데 걸리는 시간을 줄였을 뿐만 아니라 비용 절감으로 이어졌습니다. Workday를 통해 조달 팀은 비용 낭비를 찾아냈으며 제대로 된 공급자 파트너십과 재평가가 필요한 파트너십을 구별하게 되었습니다. 소싱 팀은 계약 데이터 활용으로 약 1억 달러를 절감했습니다. 소싱 팀은 또한 일회성 공급자와 단독 입찰 공급자 평가를 통해 테일 구매(tail spend) 비용을 50% 이상 줄이는 전략을 마련했습니다. 

공급자 계약 관리의 발전 

앞으로 훨씬 더 많은 벤더 파트너 풀을 상대해야 하므로, 기존의 공급자 계약 관리는 유효하지 않을 전망입니다. 기업 목표를 지원하고 비즈니스 연속성을 유지하려면 소싱 및 조달 팀은 계약 데이터를 활용하여 비용 절감을 촉진하고 갱신과 마감일을 추적하며 계약 의무가 제대로 이행되고 있는지 확인해야 합니다. 

전문적인 계약 관리 전략이 없으면 계약 기간, 갱신일, 마감일 등과 같은 중요한 정보를 놓치기 쉽습니다. 이 문제를 방지하기 위해 점점 더 많은 기업이 데이터를 자동으로 중앙 집중화하고 협업 허브를 제공하는 디지털 계약 관리 시스템으로 전환하고 있습니다. 

향상된 가시성으로 소싱 팀의 전략적 공급자 식별과 비즈니스 전반의 관계 관리는 한층 수월하게 이루어집니다. 전략적 계약 관리는 공급자에 관한 심층적인 가시성을 제공할 뿐만 아니라 소싱 및 조달 전문가가 기업의 총지출을 파악하고 비용 낭비가 발생하는 공급자를 줄이도록 도와줍니다.

계약 관리를 한 차원 높일 준비가 되셨나요? Workday 공급자 계약 관리를 통해 계약 데이터를 중앙 집중화하고 즉각적으로 비즈니스를 극대화하는 방법을 살펴보세요.