효과적인 공급자 관리 프로그램의 4가지 핵심 요소

위험을 완화하고 비즈니스 연속성을 보장하려는 조달 리더에게 효과적인 공급자 관리는 그 어느 때보다 절실합니다. 수요를 예측할 수 없고 공급망이 불안정한 상황이 1년을 넘으면서, 더욱 긴밀한 협업과 더 전략적인 공급자 파트너십의 필요성이 대두했습니다.

하버드 비즈니스 리뷰의 연구에 따르면, 비즈니스 리더의 95%가 팬데믹으로 인해 소싱 및 조달 프로세스에 차질이 있었다고 답했습니다. 공급자 관리가 비즈니스 연속성 계획에 핵심적인 역할을 한다는 데는 대다수의 조달 리더가 동의했지만, 탄탄한 공급자 데이터 분석 역량을 갖추었다고 답한 리더는 21%에 불과했습니다. 

게다가 최근 인권법이 제정되고 인플레이션 위기가 고조됨에 따라, 조달 리더의 책임 범위가 더욱더 확대되고 있습니다. 한편, 유럽 일반 개인정보 보호법(GDPR), 호주 현대판 노예제 방지법 등에서 정한 대로 책임 있는 소싱 관행이 자리잡으려면, 소싱 팀이 그 어느 때보다도 방대한 공급자 데이터를 수집해야 합니다. 이 밖에도 미국 소비자 물가 지수는 10년 만에 최고치를 기록했으며, 이 때문에 공급자와 조달 팀 모두 비용 부담이 커졌습니다. 또한 공급망 문제가 2022년 초까지 이어질 것으로 예상됨에 따라, 조달 리더는 밸류 체인에 가해지는 압박을 완화할 수 있도록 데이터 기반 의사결정을 위한 권한과 역량을 갖추어야 합니다. 효과적인 공급자 관리 프로그램을 갖춘 팀은 벤더와 더 잘 소통하고, 미래를 위한 전략적인 계획을 수립하고, 필요한 혁신을 추진할 수 있습니다. 

원격 근무 및 하이브리드 근무 방식이 뉴노멀로 자리를 잡은 세상에서, 여러 지역에 분산된 공급자 파트너와 동기화 상태를 유지하기란 쉬운 일이 아니지만, 비즈니스 성패를 좌우합니다. 그렇다면 조달 리더가 비즈니스 요구사항의 균형을 유지하면서 공급자와 파트너십을 맺는 방법은 없을까요? 

효과적인 공급자 관리 프로그램의 4가지 핵심 요소

공급자 관계 관리(SRM)를 우선순위로 삼는 선도적인 조달 팀은 불확실성에 적응하고 혼란 속에서도 성공할 역량을 갖추고 있습니다. 예측할 수 없는 공급망과 변화하는 소비자의 성향 때문에, 소싱 리더는 다음 사항을 고려하여 SRM 전략을 수립해야 합니다.

• 개방형 협업: 공급자와 이해 관계자 간 '가교'의 역할을 하는 조달 리더는 SRM 프로그램에서 협업을 우선시하게 해야 합니다. 이를 실현하는 한 가지 방법은 공급자와 이해 관계자 모두 각자의 요구사항과 기준을 전달할 중앙 허브를 제공하는 것입니다. 복잡한 이메일 스레드에서 핵심 정보가 사라지곤 합니다. 이 과정을 없애 원활한 소통을 실현하고, 실시간으로 최신 정보를 공유할 수 있습니다. 

• 컴플라이언스 간소화: 공급자 컴플라이언스를 추적하고 관리하는 별도의 프로세스가 꼭 있어야 합니다. 규정 위반 시 감수해야 할 제재 및 경제적 위험 부담이 가중되는 만큼, 소싱 리더는 공급자뿐만 아니라 확장된 밸류 체인까지 더 확실하게 파악해야 합니다. 많은 리더가 자동화를 통해 컴플라이언스 프로세스를 간소화했습니다. 이를 위해 템플릿 양식을 사용하여 공급자로부터 방대한 컴플라이언스 정보를 수집하고 취합합니다. 

• 가시성 향상: 티어 1 공급자를 이해하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 조달 팀은 효과적인 비즈니스 계획을 위해 공급자의 밸류 체인까지 면밀하게 파악해야 합니다. 계약 의무 및 갱신 사항도 빠짐없이 알고 있어야 합니다. SRM 프로세스의 모든 단계에 해박한 팀은 공급자의 영향을 종합적으로 파악하여 더 효율적으로 리소스를 배정할 수 있습니다.

• 데이터 기반 관계: 공급자와의 대화에서 메트릭에 관한 논의가 가능한 조달 리더라면, 개선이 필요한 부분을 더 효과적으로 찾아내어 성과를 이끌어냅니다. 이러한 논의를 시작하는 첫 번째 단계는 추세 및 성장 기회를 발견하기 위해 과거의 실적을 집계하는 것입니다. 그러면 공급자 데이터를 기초로 삼아 이해 관계자와 함께 정성적 피드백을 수집하고, 이를 바탕으로 공급자 파트너가 비즈니스에 더 나은 서비스를 제공할 방법을 모색할 수 있습니다. 

공급자 관리가 비즈니스 연속성의 핵심 요인이라는 데는 대다수의 조달 리더가 동의했지만, 10명 중 4명은 계획에 공급자 관리가 포함되지 않았다고 답했습니다. 공급망 문제가 연말 성수기의 최대 암초가 될 것이라는 우려가 커지는 가운데, 비즈니스 리더는 공급자 관리 도구 개선을 최우선순위에 두어야 합니다. 

SRM 프로그램 구축 모범 사례

강력한 공급자 관리 시스템을 갖춘 조달 팀은 공급자와 협력하여 공급자 다양성 확보, 전략적 비용 절감, 지출 관리 강화와 같은 핵심 비즈니스 목표를 달성하고 있습니다. 프로그램을 제대로 구축하고 설정하여 성공을 거두려면 어떻게 할까요? 

• 일찍부터 주요 이해 관계자 참여: 아무리 좋은 SRM 프로그램도 이해 관계자가 참여하지 않으면 의미가 없습니다. 주요 파트너가 SRM 프로그램에 요구하는 바를 이해하고 반영하기 위해 프로세스 초기부터 이들을 참여시켜야 합니다. 일찍부터 이해 관계자와 협력함으로써, 성과를 평가할 범주를 결정하고 사베인스 옥슬리(Sarbanes-Oxley)법 준수, 과거 재무 정보 등과 같은 필수 공급자 정보를 파악할 수 있습니다. 게다가 비즈니스 이해 관계자를 조기에 참여시킴으로써 새로운 프로그램에 대한 인식을 확대하고 비즈니스 팀의 참여를 증진하는 데 기여할, 소위 '프로세스 에반젤리스트'로 육성할 수 있습니다. 

• 공급자 데이터 중앙화: 프로그램을 구축하기 전에 기본 데이터 계층을 수집하는 것이 중요합니다. 많은 회사에서 공급자 데이터는 별도의 데이터베이스, 이메일 스레드, 데스크탑, 캐비닛 등 다양한 위치에 저장됩니다. 기존 데이터를 취합하고 정리함으로써 기존 공급자 프로세스를 총체적으로 이해하고 격차를 파악할 수 있습니다. 

• 내외부 교육 준비: 효과적인 변경 관리를 통해 이해 관계자와 공급자 모두 새로운 프로세스를 채택하게 할 수 있습니다. 성공적인 SRM 롤아웃에는 파트너에게 새 프로그램 이용법 및 이점을 알리는 데 도움이 되는 다양한 교육 세션이 포함됩니다. 그뿐만 아니라, 이 교육 세션은 참여를 증진하고 조달에 대한 인식을 확산시켜 다른 사업단위와의 관계를 강화하는 데 기여합니다. 
  

SRM 프로그램을 처음부터 구축하는 일은 결코 쉽지 않습니다. 일례로, 한 대표적인 금융 서비스 회사는 공급자 성과 데이터가 포함된 기존 슬라이드 자료를 사용하여 SRM 프로그램을 개발하는 리버스 엔지니어링을 거쳐야 했습니다. 

그러나 회사가 확장되는 과정에서 이 데이터를 중앙화하고 자동화함으로써 조직 전 범위에서 가시성을 향상하여 공급자 관계에 관한 현실적인 인사이트를 확보할 수 있었습니다. 즉, 제대로 준비한 상태에서 능동적으로 비즈니스 실무 팀과 소통하고 협업한다면, 관계를 강화하고 성과를 증진할 효과적인 전략을 수립할 수 있습니다. 

SRM 프로그램을 처음부터 구축하는 데 조언이 필요하다면? 이 공급자 관리 가이드에서 올바른 SRM 구축의 7단계를 알아보세요.