인원수 조정의 과제 해결

직원 수를 세는 일이 간단해 보일 수도 있습니다. 고작해야 회사가 고용한 사람의 수를 정확히 세어보는 일이니까요.

하지만 막상 해보면 쉽지 않습니다.

HR 부서와 재무 부서에서 계산한 인원수가 일치하지 않는 경우가 많습니다. 그리고 문제가 되곤 합니다. 누가 어떤 부서에서 일하는지 알 수 없을 때, 기업의 건전성과 성과를 제대로 파악하기 어렵습니다.

신속하게 인력 파악하기

예컨대 임원들과 지난 분기 예산에 관해 논의하던 중에 다음과 같이 간단해 보이는 질문을 받았습니다. 현재 인원수는? 그들에게 지급되는 임금은? 계획과 비교한다면?

간단히 대답할 수 있을까요? 글쎄요. HR 부서와 재무 부서에서 인원수를 세는 방식이 서로 다를 때가 많습니다. 계약직이나 주당 15시간만 일하는 0.3 FTE(Full Time Equivalent) 직원 포함 여부에 따라서도 그 값은 달라집니다.

더 어려운 문제는 재무 부서가 인원수 소요 비용을 설명해야 할 때 발생합니다. 재무 부서는 실제 지출 금액이 왜 사전 계획과 달라졌는지 설명해야 합니다. 사전 계획과 현재 상황을 파악하기 위해서는 어떤 직원이, 어떤 역할에, 어떤 보상 레벨에서, 어느 지역에 근무하는지까지 추적해야 합니다. 그리고 원래의 계획과 연결할 수 있어야 합니다. 대개 불가능하지 않으나, 결코 쉬운 작업이 아닙니다.

인원수 차이 설명하기

아무리 완벽하게 계획해도 현실에선 오차가 생기기 마련입니다. 입사일을 늦추거나 해당 직무의 정원을 채우지 못하는 경우도 있습니다. 텍사스 오스틴 지역의 인력충원요청이 샌프란시스코에서 채워져, 보상 패키지를 바꿔야 할 수도 있습니다. 조직 축소의 폭이 크게 늘어나 예상치 못하게 직원이 회사를 떠날 수도 있습니다. 계획과 현실의 불일치를 초래하는 요인은 수없이 많이 있습니다. 바로 그 요인을 사전에 예측해야 합니다.

그럼에도, 재무 부서에서 작성 가능한 최고의 리포트에서도 이 차이를 설명하면서 단순히 급여 지출의 예상과 실제를 분석하는 데 그치곤 합니다. 기껏해야 부서별로 차이가 발생하는 항목을 밝혀낼 것입니다. 운이 좋다면, FTE(Full Time Equivalent) 계획과 실제를 비교하면서 차이의 원인이 가격, 아니면 규모에 있는지를 밝혀낼 수 있습니다. 그러나 어떤 경우에도 애초에 왜 이 차이가 발생했는지에 관한 충분한 인사이트를 제공하지 않습니다. 이는 근본적으로 총계정원장, HR, 그리고 해당 프로세스를 관리하는 계획 시스템 사이의 연계성이 매우 약해서 발생하는 문제이기 때문입니다.

이 차이를 조사하는 작업은 상당히 손이 많이 갑니다. HR 팀과 재무 팀은 어떤 포지션과 충원요청이 있었는지 메일을 통해 끊임없이 자료를 받고 분류해야 합니다. 게다가 비용 정산도 까다롭습니다. 만약 귀사의 가장 큰 지출에 영향을 주는 이 근본적인 원인을 쉽게 추적하고 이해할 수 있다면?

시각화로 문제 해결

Workday의 워터폴 차트에서는 시각화를 통해 근본적 원인에 관한 많은 것을 알아낼 수 있습니다. 특히, 예산과 실제의 차이의 조정과 잠재적 요인별 상대적인 영향도 확인할 수 있습니다. 총 보상 비용과 FTE(Full Time Equivalent) 인원수 기준 분석에도 이를 적용할 수 있습니다. 예상하지 못한 조직 축소가 있었는지, 계획을 선행한 채용이 있었는지, 직책이나 근무 지역의 변동이 있었는지 전부 확인할 수 있습니다.

이 근본 원인을 알아내기란 쉽지 않습니다. 여기서 Workday에 감탄할 수도 있습니다. Workday Adaptive Planning에서는 먼저 현재 직원 명단을 확보한 뒤 자세한 고용 계획을 수립합니다. 이 계획은 디테일한 요인 모델에 기반하여 구축됩니다. 이를 바탕으로 자동으로 고용할 인력, 채용 시기와 장소, 예상 임금에 관한 수많은 가설을 수립하고 계산할 수 있습니다. 포지션 ID를 사용하면 실제 상황이나 다른 버전의 가설과 비교해서 포지션을 조정할 수도 있습니다. 게다가 워터폴 차트가 자동으로 업데이트되며 ‘사유 코드’가 라인-항목 레벨에 태그됩니다.

이게 다가 아닙니다. Workday HCM(Human Capital Management)을 Workday Adaptive Planning과 같이 활용하면, 자동화의 더 큰 시너지가 이루어집니다.

이점:

• Workday Adaptive Planning의 포지션 계획을 Workday HCM에 곧바로 게시하고, 자동적으로 포지션 ID를 지정
• 킥오프 메일 알림 전송
• 새로운 포지션을 계획 모델 시트 내에서 조정
• Workday Adaptive Planning에서 Workday HCM으로 손쉽게 드릴다운하여 문제 조사 및 해결

기본적으로 통합된 기능의 인터페이스로 다른 부서와 협업할 때도 불편함이 없습니다.

결론: 정확한 예산을 준비하기 위해서는 인원수 조정 프로세스를 정비해야 합니다.

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