Vijf redenen waarom CIO's de snel groeiende externe workforce moeten prioriteren

Traditionele werkgrenzen vervagen in onze onbegrensde vaardighedeneconomie en CIO's moeten een infrastructuur ontwikkelen die extern personeel ondersteunt en business agility faciliteert, met inachtneming van beveiligings- en compliancerisico's.

Het is cruciaal om extern personeel (consultants, freelancers, contractwerknemers enz.) in te schakelen, omdat er door diverse factoren – zoals veranderende zakelijke eisen en werknemersverwachtingen, en een aanhoudend krappe talentenmarkt in onzekere economische tijden – een mismatch is ontstaan tussen veelgevraagde skills en het aanbod van werknemers met die skills. 

Dit is een serieus probleem: ruim een derde van de senior executives zegt in het wereldwijde Workday-rapport 'Closing the Acceleration Gap: Toward Sustainable Digital Transformation' dat gebrek aan relevante personeelsvaardigheden hun grootste belemmering is bij het realiseren van transformatiedoelen.

Om die 'skills gap' te dichten en arbeidskosten te beperken, creëren bedrijven steeds vaker ruimte voor alternatieve arbeidsrelaties door bredere talentstrategieën te ontwikkelen. De externe workforce groeit immers: 36% van de respondenten identificeert zich nu als zelfstandige, een opmerkelijke toename versus slechts 27% in 2016.  

IT-teams evolueren mee met de veranderende talentstrategieën van bedrijven door meer verantwoordelijkheid te nemen voor digitale transformatie en algemene organisatorische veerkracht. 

Ter overweging: werknemers worden in veel bedrijven door human resources (HR) beheerd in een Human Capital Management-systeem (HCM), terwijl externe werknemers door procurement worden beheerd in een vendormanagementsysteem (VMS). Die gescheiden systemen zorgen voor een kloof. Maar liefst 68% van de zelfstandige werknemers maakt geen deel uit van de externe workforce voor budgettering en planning, en dit levert een onvolledig beeld op van de skills binnen de organisatie. 

Dat betekent dat CIO's en IT-leaders samen met HR oplossingen moeten ontwikkelen die het werk van de toekomst faciliteren en die de externe workforce omvatten. CIO's zijn bovendien het best toegerust om de hindernissen (zoals zichtbaarheid van personeel, beveiliging, talentplanning en inzet van talent) te overwinnen die gepaard gaan met het managen van een externe workforce in een verbonden ecosysteem.

Dit zijn vijf redenen waarom CIO's het management van extern personeel moeten prioriteren. 

1. Externe werknemers vormen een serieuze cyberbeveiligingsdreiging

Elke werknemer, in loondienst of per uur, voltijds of seizoensgebonden, uitbesteed of anderszins, vertegenwoordigt een potentiële kwetsbaarheid voor de cyberbeveiliging. Volgens Verizon's '2022 Data Breach Investigations Report' wordt meer dan 80% van de cyberbeveiligingslekken veroorzaakt door social engineering of pogingen om personen te manipuleren of te misleiden om toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie. Bijgevolg worden de meeste beveiligingsinbreuken veroorzaakt – opzettelijk of onbewust – door insiders binnen het bedrijf. Externe werknemers brengen nieuwe risico's met zich mee omdat hun verloop groter is dan gemiddeld en hun vertrek vanuit IT-perspectief doorgaans minder strikt wordt afgehandeld dan het vertrek van voltijds personeel. 

Die kloof komt vaak voort uit hoe bedrijven de kern van hun workforce managen. Ze gebruiken wel HCM-oplossingen om werknemers in- en uit te schrijven, maar vertrouwen nog steeds op handmatige systemen om contractwerknemers in te zetten. Het gevolg is dat toegangsinstellingen na het vertrek van externe werknemers niet correct worden bijgewerkt door geautomatiseerde processen en due diligence-activiteiten. Dit levert onbeheerde accounts op die voormalige contractanten nog lang na hun vertrek kunnen openen, waardoor de toegang tot netwerken, systemen, activa en gebouwen routinematig in gevaar wordt gebracht. Veel grote datalekken in de afgelopen jaren zijn zelfs terug te voeren op contractanten die bedrijfssystemen gewoon bleven gebruiken na afronding van hun opdracht.

Of deze incidenten nu het gevolg zijn van menselijke fouten of kwade opzet, ze zijn ongelooflijk schadelijk en kostbaar. Volgens een IBM Security-rapport zijn de gemiddelde kosten van datalekken in 2022 gestegen naar $ 4,35 miljoen. Dat is een stijging van 2,6% versus 2021 en maar liefst 12,7% versus 2020. Om de dreiging het hoofd te bieden, moeten CIO's handmatige processen in de ban doen. Het aanzienlijk betere alternatief? Een vendormanagementsysteem (VMS) dat direct aansluit op de basis-HCM van een organisatie zodat er één registratiesysteem is voor het gehele personeelsbestand en alle werknemers continu worden gecontroleerd en de offboarding altijd correct verloopt.

2. Een digitale acceleratiestrategie vereist een uniform workforce-ecosysteem

CIO's zijn begonnen met de digitale acceleratie van hun organisatie en gebruiken technologie om de concurrentie te verstoren, het marktaandeel te vergroten en langetermijnsucces te garanderen. Zeker na de pandemie vereist dit een flexibeler beheer van resources en een bijgewerkte digitale infrastructuur om te voldoen aan de eisen van werken op afstand. Hoogpresterende organisaties wenden zich daarom steeds vaker tot on-demand personeelsbeheermodellen die afhankelijk zijn van externe werknemers. Hun benadering van het workforce-ecosysteem is echter niet afgestemd op de on-demand-aanpak.

Zo worden vaste werknemers doorgaans gevolgd via HCM-systemen, maar worden externe werknemers, die vaak onder procurement, operations of aparte bedrijfslijnen vallen, gevolgd via een lappendeken van legacysystemen en eenmalige applicaties. Deze verzuilde aanpak vereist niet alleen complexe integraties bij het toevoegen van nieuwe systemen, maar verhindert ook dat leaders over de benodigde realtime data beschikken om externe werknemers effectief op het juiste moment en op het juiste project in te zetten.

Om te ontsnappen aan de integratiebeheerval en een toekomstbestendige applicatiearchitectuur te creëren, moeten CIO's investeren in een cloudgebaseerd vendormanagementsysteem dat naadloos integreert met hun HCM. Zo worden alle werknemers ondersteund, ook fulltime eerstelijnswerkers op uurbasis, contractanten en freelancers. Een verbonden workforce-ecosysteem vereenvoudigt het onboardingsproces en operationaliseert data, zodat leaders snel weten waar contractanten zich bevinden, tot welke systemen ze toegang hebben en hoeveel geld de organisatie aan hen uitgeeft. Leaders hebben bovendien toegang tot gedetailleerde data over de skills en eerdere werkervaring van contractanten die daardoor snel en effectief inzetbaar zijn voor nieuwe projecten.

3. Leaders hebben volledig inzicht in de workforce nodig om op groeiende uitdagingen te reageren

Organisaties verzamelen onvoorstelbare hoeveelheden data, over hun mensen, finance en activiteiten.

Informatie die nutteloos is als bedrijven al die afzonderlijke data niet effectief kunnen verwerken om de besluitvorming van leaders te ondersteunen. 

Wat workforcedata betreft, omvat dit ook het integreren van informatie over externe werknemers in het HCM-systeem van organisaties. Leaders krijgen zo eenvoudig inzicht in de totale kosten en kunnen hun talentmanagementstrategie voor finance, HR, operations en procurement volledig analyseren. Afgestemde workforcedata leveren ook meer budgettaire controle op doordat finance- en HR-leaders gemakkelijk inzicht krijgen in totale én externe arbeidskosten en het eenvoudiger wordt om een effectievere headcountplanning uit te voeren. Bovendien verlopen werving en sourcing wendbaarder als de workforce volledig zichtbaar is en kunnen bedrijven snel voldoen aan cruciale talentbehoeften.  

Dit betekent wel dat CIO's die één realtime bron van waarheid willen creëren technologische oplossingen moeten implementeren die meer doen dan data beheren. IT-teams moeten data dankzij personeelsmanagementtechnologie innovatief kunnen benutten voor de groeiende behoeften van het bedrijf − zonder technische schulden op te bouwen. Ter overweging: bedrijfsprioriteiten veranderen en leaders willen dat IT-teams de technologiestack aanpassen of uitbreiden. Dat betekent dat CIO's wendbare technologie nodig hebben. Een platform met selfserviceconfiguratie (bijv. om processen, organisatiestructuren of andere bedrijfsattributen aan te passen met weinig of geen programmering) ondersteunt op flexibele wijze lopende operaties en veranderingen. 

4. Uniform personeelsmanagement vermindert de complexiteit

Moderne technologyleaders staan continu onder druk om legacysystemen te stroomlijnen en tegelijkertijd compliant te blijven. Dit kan een lastige balans zijn bij het beoordelen van personeelsmanagementtechnologie. Organisaties moeten rekening houden met de diverse regels waaronder externe werknemers vallen en kunnen onafhankelijke contractanten niet op dezelfde manier behandelen als fulltime werknemers. Het gebruik van volledig gescheiden managementsystemen voor verschillende werknemersgroepen levert echter ook onnodige silo's en extra werk op voor iedereen. 

Een vendormanagementsysteem dat holistisch integreert in het HCM-systeem van een bedrijf, stelt CIO's in staat om HR-systemen te consolideren voor alle werknemers, statusverschillen te respecteren en gezamenlijke arbeidsaansprakelijkheid te elimineren. Het toekennen van privileges en machtigingen verloopt bovendien minder complex. Met één provisioningsmechanisme kunnen bedrijven beveiligingsprotocollen toespitsen op de gehele workforce en wordt de toegang van externe werknemers tot bedrijfssystemen weer ingetrokken zodra contracten zijn afgelopen.

Met deze integratie worden workflows gestroomlijnd, data beter geoperationaliseerd en investeringen in Enterprise Resource Planning optimaler benut. Door alles via API-integraties bij elkaar te brengen, kunnen bedrijven daarnaast processen verder standaardiseren en workflows automatiseren. 

5. Effectief risicomanagement is niet mogelijk als extern personeel niet wordt gemanaged

Moderne CIO's nemen, als betrouwbare adviseurs van CEO's, de verantwoordelijkheid om risicomanagement met behulp van geautomatiseerde controles en realtime monitoring te transformeren voor hun organisatie. Dit is zeker een aandachtspunt voor CIO's, want onafhankelijke contractanten brengen risico's met zich mee – van gaten in de cyberbeveiliging tot zwakke plekken in de arbeidswetgeving. 

Er ontstaat een ander risico als twee organisaties werkgeversrechten en -verplichtingen hebben jegens dezelfde persoon. Dit is vaak het geval als bedrijven externe werknemers inhuren via een uitzendbureau. Het gebrek aan expertise of inzet van een bureau kan juridische gevolgen opleveren voor het bedrijf als goed management ontbreekt. 

Door uitzendbureaus veroorzaakte risico's kunnen het best worden opgelost met een technologieoplossing die controles automatiseert. Met het juiste vendormanagementsysteem blijven bedrijven niet alleen op de hoogte van veranderende arbeidswetten voor externe werknemers, maar ook van het loopbaanbeleid, loongelijkheid, geautomatiseerde provisioning en andere arbeidszaken. Zo kan aansprakelijkheid door het gebruik van uitzendbureaus worden voorkomen.

Uit het huidige tekort aan talent blijkt echter wel dat mensen het meest waardevolle asset van een organisatie zijn. De externe workforce groeit nog steeds en dat betekent dat innovatieve CIO's moeten investeren in een geïntegreerd managementsysteem dat op dynamische wijze extern talent inzet voor maximale bedrijfsimpact, compliance- en veiligheidsrisico's zorgvuldig managet en de benodigde inzichten en wendbaarheid biedt om de volgende optimale stap te zetten – ongeacht welke hindernissen er zijn.