HR-transformatie van Hilti ontsluit end-to-end efficiëntie

Zelfs als de businesscase duidelijk aangeeft hoe de huidige suboptimale situatie kan worden verbeterd, kan het een grote uitdaging zijn de energie en urgentie op te brengen om veranderingen door te voeren – vooral bij internationale organisaties die rekening moeten houden met complexe werkomgevingen in verschillende regio's.

Dat was het geval bij Hilti. Dit in Liechtenstein gevestigde bedrijf, dat producten maakt en verkoopt aan de bouw- en onderhoudssector in meer dan 120 landen, implementeerde Workday Human Capital Management (HCM) in 2018. Die verandering was zo succesvol dat het HR-team al snel talentmanagement- en beloningsoplossingen toevoegde om de 32.000 medewerkers wereldwijd te ondersteunen.

Het documentbeheer was echter veel meer gefragmenteerd – en op sommige locaties zelfs analoog. Ze maakten gebruik van SAP, SharePoint en papieren prints omdat verschillende markten met ongelijksoortige systemen werkten. En toen deed zich een verkapte kans voor in de vorm van een onwrikbare deadline. Toen leaders van Hilti besloten te stoppen met een SAP HR-module die door plaatselijke bedrijfsonderdelen werd gebruikt voor documentopslag, bood dit een kans om het documentbeheer binnen het hele bedrijf te moderniseren.

"We zijn altijd helder geweest over de functionele vereisten die we nodig hadden", zegt Zuzana Rozkosna, HR Global Project Manager bij Hilti. "We zochten een oplossing voor het genereren van documenten, elektronische handtekeningen en documentopslag. Een oplossing waarin alles met elkaar is verbonden en alles automatisch doorstroomt. En beveiliging, databescherming en compliance moesten zo min mogelijk handmatig werk vereisen. Ons ultieme doel is om het leven voor HR-teams gemakkelijker te maken en transparanter te zijn richting onze medewerkers, die we toegang geven tot hun eigen documenten."

Aanvankelijk was het HR-transformatieteam van het bedrijf bang dat het moeilijk zou zijn om één enkele oplossing te vinden die aan de vele vereisten zou kunnen voldoen. Het team keek naar externe leveranciers, maar daarvoor moest nog een ander softwaresysteem worden geïmplementeerd en beheerd, wat ernstige nadelen met zich meebracht, zoals een onsamenhangende gebruikerservaring en een langzamere data-integratie. Workday HCM leek niet meteen een oplossing te bieden voor de vereisten van Hilti, zoals lokaal beheerde documentsjablonen en aangepaste toegangsrechten voor documenten.

Maar toen ging Hilti onderzoeken of het mogelijk was deze functionaliteit binnen Workday te bieden, met behulp van Workday Extend. Ze gingen samenwerken met Kainos, een leider in de ontwikkeling van Extend-apps, dat soortgelijke uitdagingen op het gebied van documentbeheer had gehoord van verschillende andere klanten. In plaats van een op maat gemaakte app te bouwen om alleen de uitdagingen van Hilti op te lossen, werd overeengekomen dat Kainos een robuust, configureerbaar documentbeheersysteem binnen Workday zou bouwen. Met deze aanpak kon Kainos aan de eisen van Hilti voldoen en tegelijkertijd een product ontwikkelen om andere klanten met dezelfde problemen te helpen.

Kainos werkte nauw samen met het HR-transformatieteam van Hilti om hun pijnpunten te transformeren tot wat Kainos Employee Document Management werd: het eerste end-to-end documentbeheerproduct in zijn soort dat beschikbaar is voor de Workday-omgeving. Workday heeft dit product inmiddels goedgekeurd als pakketoplossing.

"Zo slaan we twee vliegen in één klap: we benutten onze bestaande systemen en bieden een consistente eindgebruikerservaring", aldus Rozkosna.

Lokale controle, internationale integratie

Met hun transformatievisie als uitgangspunt gingen de teams van Hilti en Kainos verder aan de slag. Ze concentreerden zich op drie belangrijke gebieden: sjabloonbeheer, documenten genereren en documentopslag.

Voor sjabloonbeheer biedt de oplossing de mogelijkheid om lokale HR-teams eigendoms- en beheerrechten te geven, zodat het niet nodig is internationale HR- of IT-teams in te schakelen. Specifieke teamleden kunnen toegang krijgen tot bepaalde sjablonen voor verschillende documentcategorieën, soorten e-handtekeningen en workflows.

De oplossing biedt "alle mogelijke sjablonen waarmee HR-teams werken tijdens de hele employee lifecycle, van werving, functiewijzigingen en beloningswijzigingen tot beëindiging van het dienstverband en werknemersrelaties – alles wat je maar kunt bedenken", zegt Rozkosna.

Omdat de sjablonen volledig zijn geïntegreerd met de Hilti-databases, kost het genereren van documenten veel minder tijd en werk. "De Workday-data worden ingevoegd in tijdelijke aanduidingen. De gebruiker kan de data bekijken en handmatig data toevoegen als dat nodig is", legt Rozkosna uit. "Ze kunnen last-minute wijzigingen aanbrengen en vervolgens gaat het proces weer verder met de workflow voor e-handtekeningen."

Als de ondertekening is voltooid (dank zij een DocuSign-integratie), worden de documenten automatisch opgeslagen op basis van informatie die is ingevoerd in de sjabloon, waarbij het documenttype wordt herkend. "De HR-teamleden hoeven ze dus niet aan te raken. De documenten worden op een gestructureerde manier opgeslagen en weergegeven", zegt Rozkosna. "We hebben zelfs een speciale categorie voor HR-teamleden. De documenten in die categorie zijn alleen zichtbaar voor HR, maar niet voor de werknemer. En we hebben zeer gedetailleerde beveiligingsmetrics met informatie over wie de verschillende documenten kan bekijken en/of wijzigen. Het niveau is supergedetailleerd."

Dankzij die gedetailleerdheid kan Hilti ook gemakkelijk bestanden blokkeren om aan juridische en HR-vereisten te voldoen rond zaken als ziekteverlof, ouderschapsverlof of ontslag. In geval van een rechtszaak "kunnen we op een knop drukken om te zorgen dat documenten niet per ongeluk kunnen worden verwijderd en pas kunnen worden opgeschoond wanneer de wettelijke bewaarplicht is opgeheven", zegt Rozkosna.

De transformatie gaat verder

Het transformatieteam van Hilti rolt Kainos Employee Document Management in fases uit, te beginnen bij de 11 landen die werkten met de buiten gebruik gestelde SAP-service. Eind 2022 begonnen werknemers in die landen de nieuwe oplossing te gebruiken en de volledige uitrol zal in de komende twee jaar worden voltooid.

Kainos Employee Document Management voorziet in een uitgebreid, efficiënt platform voor HR-teams. Het toont de kracht van samenwerking en innovatief denken. De oplossing is goedgekeurd door Workday en kan nu ook door andere organisaties worden ingezet om de uitdagingen op het gebied van documentbeheer te overwinnen.

Okosun heeft nog een goede raad voor andere organisaties die een vergelijkbare transformatie van plan zijn: "Doe je huiswerk voordat je het project start", zegt ze. "Je moet met zoveel dingen rekening houden: wettelijke vereisten, regels voor het bewaren van documenten, databescherming – en dat voor zoveel verschillende landen. Geef jezelf echt de tijd om dat allemaal in goede banen te leiden."

Die planning en dat huiswerk betalen zich uit, nu Kainos Employee Document Management in het hele bedrijf wordt uitgerold. Maar Okosun is er duidelijk over dat dit pas het begin is en dat Hilti van plan is de volledige waarde van zijn toekomstbestendige DMS te benutten.

"Onze organisatie is al aan het kijken waar we het nog meer voor kunnen gebruiken", zegt ze. "Deze documentbeheeroplossing is echt onmisbaar voor ons bedrijf. Nu we ervaring met deze toepassing hebben opgedaan, kunnen we kijken waarvoor we de oplossing nog meer kunnen gebruiken."