Een nieuwe enquête laat de veranderende uitdagingen zien waarmee werkgevers wereldwijd worden geconfronteerd. Het goede nieuws: de complexiteit van meerdere landen kan strategisch worden beheerd.
Nu werken op afstand steeds normaler wordt en de talentpools breder worden, hebben steeds meer bedrijven een personeelsbestand dat verspreid is over meerdere landen. Dat maakt het payrollmanagement er niet makkelijker op. De complexiteit van het managen van de payroll is de afgelopen jaren inderdaad toegenomen in sommige landen door veranderende belastingregels en nieuwe overheidsvoorschriften.
Dat is een van de belangrijkste conclusies van een nieuw onderzoeksrapport over het internationale landschap van payrollmanagement. De 2023 Global Payroll Complexity Index van Strada is een index van 40 landen (waarvan 25 in Europa en het Midden-Oosten en 9 uit de top 10) die de oorzaken van die complexiteit en betrouwbare strategieën voor verandermanagement laat zien.
En vergis u niet, het kan snel gaan. Zoals met Turkije. Dit land steeg van plek 36 naar plek 7 terwijl de complexiteit met 29% toenam. Waarom? Dat ligt onder andere aan de extra datavelden die nodig zijn voor de payrollverwerking, veranderende berekeningen in het socialezekerheidsstelsel en regelgeving voor de tijdsregistratie. Zwitserland steeg in die tijd van de achtste naar de derde plek in de index, omdat de complexiteit in dat land toenam door de verplichte handmatige rapportage en bepaalde registratievereisten.
Payroll is een activiteit waarin werknemers, processen en regelgeving samenkomen en is voor bedrijven die in slechts één land actief zijn al vaak een enorme belasting. Gebrekkig management kan leiden tot kostbare fouten voor werkgevers en verwarrende situaties voor werknemers. Multinationale bedrijven moeten nog meer cijfers bijhouden die impact hebben op de payrollprocedures, waardoor het risico op niet-naleving en andere fouten ook groter is. In tijden van veranderende vereisten kunnen bedrijven voorop blijven lopen door in hun globale strategie voor payrollmanagement naar drie zaken te kijken: efficiëntie, automatisering en data.
De eerste stap op weg naar meer aanpassingsvermogen is te weten wat er is veranderd. Laten we eerst eens kijken wat de drie belangrijkste oorzaken van complexiteit zijn om daarna in te gaan op risicobeperkende strategieën.
Deze cruciale vraag kan in één woord worden beantwoord: overheidsregels. Deze veranderen voortdurend en hebben een grote impact op de complexiteit, vooral in de top tien landen in de complexiteitsindex.
1. Verplichte inhoudingen
Nationale en lokale belastingtarieven veranderen. Sociale zekerheid en nationale verzekeringsprogramma's veranderen. Elk land heeft andere verplichte inhoudingen, en sommige zijn wel of niet van toepassing op bepaalde werknemers, zoals kinderbijslag en andere soorten loonbeslag.
Duitsland staat op de tweede plaats in de index van dit jaar, tegenover de vierde plaats in 2021, omdat de algemene complexiteit met 2% is toegenomen. Een belangrijke reden zijn de vele verplichte inhoudingen in dat land. Zo wordt ook de complexiteit van Italië, dat op de vierde plaats staat, gedeeltelijk veroorzaakt door inhoudingen die via de rechter worden opgelegd.
2. Berekeningen voor sociale zekerheid
Elk nationaal socialezekerheidsstelsel heeft unieke vereisten. Het Zwitserse systeem is bijzonder complex, wat samen met de vier nationale talen en de uiteenlopende regels in 26 kantons een van de redenen is dat het land op de derde plaats in de index staat.
3. Rapportagevereisten
Frankrijk, dat net als in 2021 de eerste plaats in de index van dit jaar staat, laat zien hoe verplichte rapportage de complexiteit kan vergroten. Het land kent veel velden die moeten worden gerapporteerd, de langste periode van verplichte gegevensbewaring (20 jaar of meer) en regelmatige wijzigingen in wettelijke regelgevingen. De payrollrapportage aan de overheid is ook een handmatig proces.
Slimme organisaties verwachten niet alleen een payrolllandschap dat altijd in beweging is, ze bouwen ook veerkracht op door te investeren in strategieën voor payrollmanagement die ontworpen zijn om risico's te beheren. Net als in veel andere moderne bedrijfstakken, kan de juiste technologie processen future-proof maken en het concurrentievermogen verhogen.
Technologie alleen is natuurlijk geen wondermiddel. Maar in combinatie met continue opleiding en training van payrollprofessionals en deskundige kennis, creëren de volgende drie strategieën enorme waarde.
"Gestroomlijnde integratie met kernsystemen kan processen automatiseren en de nauwkeurigheid van betalingen, gegevensbeveiliging en compliance verbeteren.” Een belangrijk bijkomend voordeel van dergelijke technologische investeringen is de ondersteuning van een werknemerscultuur die on-demand toegang biedt tot verdiende lonen, transparante berekeningen en diverse voordelen.
1. Payrollefficiëntie verbeteren
Hoewel de payrollvereisten per land verschillen, levert het centraliseren van payrollactiviteiten nog steeds grote efficiëntieverbeteringen op. Door landspecifieke activiteiten in één centraal systeem te integreren, is het bewaren van gegevens eenvoudiger en wordt een nauwkeurige en tijdige payroll ondersteund voor alle werknemers, waar ze ook werken.
Geavanceerde payrollplatforms bevatten nu ook analyses en AI-mogelijkheden die de efficiëntie op een andere manier stimuleren. Door payrollafwijkingen te signaleren, worden teams door de nieuwste systemen ondersteund bij het identificeren van fouten. Zo komen er tijd en middelen vrij om correcties aan te brengen.
2. Processen automatiseren
Er is geen reden om vast te houden aan een handmatig proces als dat kan worden geautomatiseerd. Een gecentraliseerd payrollsysteem helpt bij het automatiseren van processen in verschillende landen, vermindert het aantal fouten en zorgt ervoor dat de steeds veranderende regelgeving wordt nageleefd.
Automatisering ondersteunt ook een HR-cultuur waarbij de werknemer centraal staat, zoals on-demand toegang tot verdiende lonen en transparantie over inhoudingen voor voorzieningen.
3. De kracht van data benutten
Door het groeiende aantal datavelden in sommige landen en de groeiende vraag naar inzichten door HR en de rest van het bedrijf staan data nu meer dan ooit centraal voor de payroll. Organisaties die investeren in systemen met ingebouwde analyses en wereldwijde on-demand gegevenstoegang investeren in mogelijkheden om de complexiteit te beheren. Gegevens maken agility mogelijk, wat op zijn beurt weer groei mogelijk maakt.
Complexiteit en risico's gaan hand in hand. Deze risico's gaan verder dan alleen payroll en niet-naleving. Het herstel van dergelijke fouten en vergissingen is niet alleen kostbaar, maar kan ook leiden tot andere, bredere problemen: werknemers die zich niet betrokken voelen, slechte operationele prestaties en zelfs minder nettowinst. De weg vooruit voor multinationals is duidelijk: investeer in technologie die payrollprocessen verbetert en ze voorbereidt op de onvermijdelijke volgende golf van verandering.
In deze aflevering vertelt Andy Turnbull, Head of People Technology bij Bolt, over de uitdagingen van het managen van het personeelsbestand bij een van de snelst groeiende bedrijven ter wereld, hoe de technologie van Bolt helpt om flexibel en efficiënt te blijven en de kracht van een dikke huid.
Het luchtvaart- en energiebedrijf Rolls-Royce stapt momenteel over naar CO2-neutrale processen. We spraken onlangs met Alex Kyte, global head of talent bij Rolls-Royce, over de nieuwe koers van het bedrijf om zijn werknemers te ontwikkelen en de op vaardigheden gebaseerde aanpak.
Meer om te lezen
Lees verder en ontdek hoe we onze klanten helpen succesvol te zijn met innovatieve HR-technologie.
Chris Ernst, Chief Learning Officer bij Workday, vertelt over de inzichten die hij opdeed tijdens Workday's overgang naar een competentiegerichte talentstrategie.
We spraken met twee experts van McKinsey over het helixorganisatiemodel en hoe dit helpt bij het cultiveren van een workforce die zich aanpast aan dynamische businessbehoeften.
