Hoe GE Korea zorgt voor een veilige terugkeer naar de werkplek

General Electric (GE) is een bekend merk over de hele wereld. Met meer dan 200.000 werknemers wereldwijd is het geen verrassing dat het conglomeraat voor complexe uitdagingen kwam te staan tijdens de pandemie. In Zuid-Korea moest Mira Lee, Chief Human Resources Officer (CHRO) bij GE Korea, snel aanpassingen doorvoeren zodat werknemers niet alleen thuis konden werken, maar later ook veilig naar het kantoor konden terugkeren (Zuid-Korea is een van de weinige landen die erin is geslaagd de curve van COVID-19-besmettingen af te vlakken). Tijdens de Workday Elevate Digital Experience vertelde Lee hoe dit proces is verlopen.

Moest GE het HR-beleid aanpassen in het licht van de COVID-19-pandemie? Zo ja, wat is er dan veranderd?

De HR-strategieën die we oorspronkelijk hadden gepland voor 2020 zijn sinds februari opgeschort. Om op de pandemie te reageren hebben we onze aandacht verlegd naar twee prioriteiten: bedrijfscontinuïteit en crisisrespons. Onze grootste prioriteit was de veiligheid van onze werknemers en de andere leden van ons ecosysteem.

Hoewel de situatie in Korea relatief rustig is werken mensen in de meeste andere landen nog steeds thuis. Zelfs in landen waar werknemers zijn teruggekeerd naar het kantoor is de situatie nog steeds niet normaal, dus we hebben met een ander landschap te maken dan vóór de pandemie. Daarom hebben we onze HR-strategieën aangepast aan het 'nieuwe normaal'.

In Korea noemen we deze tijd 'untact', wat contactloos of aanrakingsvrij betekent. We geloven dat wanneer mensen samenkomen, dit de betrokkenheid bevordert en de bedrijfscultuur versterkt. Het is daarom belangrijk om ook in deze contactloze wereld te zorgen voor een aangename bedrijfscultuur. Daarom worden bepaalde HR-initiatieven naar voren gehaald. Initatieven die eigenlijk pas op de planning stonden wanneer digitalisering wijdverspreid zou zijn.

U vertelde dat de pandemie digitalisering in een stroomversnelling heeft gebracht. Hoe is dit van invloed op de employee experience?

Tegenwoordig streven zelfs industriële bedrijven zoals GE digitalisering na, omdat de markt dit vereist en klanten dit nodig hebben. We maken digitalisering ook mogelijk voor onze werknemers, waarbij we focussen op twee aspecten van de employee experience: eenvoud en het centraal stellen van de werknemer.

Het eerste aspect is eenvoud. Wereldwijd heeft GE 156 HR-systemen, waaronder systemen die intern zijn ontwikkeld, externe systemen en landspecifieke oplossingen. Vanuit het perspectief van de werknemer worden HR-taken eenvoudiger en efficiënter als deze systemen geïntegreerd of geconsolideerd zijn in Workday Human Capital Management. Alles wordt dan in realtime verwerkt, wat de snelheid verhoogt. Dit vinden medewerkers alleen maar positief.

Het tweede aspect is het centraal stellen van de werknemer. Onze benadering is uniek, omdat we onze werknemers als klanten zien en niet zozeer als systeemgebruikers. We hebben het systeem zo ontworpen dat werknemers toegang hebben tot informatie die eerder alleen beschikbaar was voor senior managers of HR-medewerkers. Dit stelt managers in staat om zelf datagedreven beslissingen te nemen over hun team, zoals over werving, compensatie en prestaties en ontwikkeling.

Hoe denkt u dat het HR-beleid van GE zal veranderen? Hoe belangrijk is IT in uw toekomstige HR-strategie?

Tijdens een recente lezing aan een universiteit vroeg een student welke vaardigheden belangrijk zijn voor toekomstige HR-experts. Mijn aanbeveling was om te leren coderen, wat de student verbaasde. Ik zei coderen, omdat HR volgens mij het meest door technologische innovatie wordt beïnvloed. HR-professionals moeten zich aan nieuwe technologieën aanpassen en dan pas volgt de rest van de organisatie. Technologische innovatie brengt talloze voordelen met zich mee, waaronder analytics, big data en AI. Dit zal nieuwe waarde toevoegen aan de activiteiten van HR.

Om een recent voorbeeld te geven: sinds februari leid ik ons crisisresponsteam in Korea voor COVID-19. In die rol moest ik veel beslissingen nemen in onzekere situaties. De moeilijkste beslissing was het bepalen wanneer werknemers terug naar het kantoor mochten komen na maandenlang thuiswerken. Omdat dit rechtstreeks in verband staat met de veiligheid van werknemers en onze bedrijfscontinuïteit moesten we deze beslissing doordacht nemen.

Normaal gezien zouden we verschillende mogelijkheden analyseren en dan pas een beslissing nemen, maar in dit geval hebben we een andere aanpak gekozen.  Voordat we een beslissing namen, voerden we een survey onder werknemers uit over de terugkeer naar het werk. We kregen hierbij ondersteuning van ons IT-team. We vroegen werknemers bijvoorbeeld wat ze van de reactie van het bedrijf op COVID-19 vonden, waaronder de veiligheid van het werk, beschermingsmaatregelen voor werknemers en interne communicatie. Vervolgens deelden we het overgangsplan waar we aan hadden gewerkt. Dankzij IT duurde de survey en de analyse van de resultaten minder dan een dag.

In het onderzoek gaf 90% van onze werknemers aan vertrouwen te hebben in onze aanpak. Ze gaven ook suggesties over waar rekening mee te houden bij hun terugkeer naar het werk. Op basis van deze resultaten kon het management vol vertrouwen besluiten nemen. Het is nu meer dan twee maanden geleden sinds we naar het kantoor zijn teruggekeerd en we blijven onze activiteiten veilig uitvoeren.

Welk advies heeft u voor andere HR-leaders die plannen voor de terugkeer naar de werkplek?

Bedrijven moeten voorzien in een aantal basismaatregelen om te zorgen voor een veilige omgeving, voordat werknemers terugkeren. Enkele voorbeelden zijn een temperatuurmeting bij binnenkomst, toegang tot desinfecterende handgel en antibacteriële folie, nieuwe bureau-indelingen en schermen van plexiglas. Uiteindelijk zullen een nieuwe mindset en andere gewoontes voor veiligheid en bedrijfscontinuïteit zorgen.

Tijdens de thuiswerkperiode ging de boodschap van ons management vooral over het beschermen van werknemers. Nu we weer op kantoor zijn ligt een groot deel van de verantwoordelijkheid bij de werknemers zelf. Hoewel we nieuwe regels en procedures hebben geïmplementeerd, is het de verantwoordelijkheid van elk individu om de regels ook te volgen wanneer ze op kantoor zijn. Onze community kan alleen veilig blijven als iedereen de regels kent en volgt.

Het is ook belangrijk dat executives empatisch zijn en begrijpen dat iedereen zijn of haar best doet om met de nieuwe realiteit om te gaan. De werkplek zal veranderen. We mogen deze nieuwe situatie dus niet vergelijken met hoe het vroeger was en we moeten onze verwachtingen aanpassen aan de nieuwe realiteit.