Introductie van Workday VNDLY: One Workforce, Working Together

Het uitgebreide personeelsbestand – consultants, gig-werkers en contractarbeiders – is een groeiende kracht in het arbeidsecosysteem, is goed voor maar liefst 36% van het personeelsbestand in de Verenigde staten en verricht maar liefst 25% van het werk in een onderneming. Maar ondanks deze groei van externe werknemers, zijn talentmanagementsystemen en -praktijken doorgaans alleen ontworpen voor fulltime werknemers.

Dat is wat de nieuwste ontwikkeling voor VNDLY, een Workday-bedrijf, alleen maar aantrekkelijker maakt:

VNDLY, een Workday-bedrijf, is nu Workday VNDLY, een uitgebreid personeels- en leveranciersbeheersysteem (VMS) dat onderdeel is van de productsuite van Workday.

In lijn met de wijziging van de productnaam, zal de gebruikersinterface een nieuw ontwerp krijgen dat past bij het merk Workday. Hierdoor wordt benadrukt dat Workday VNDLY de enige VMS is die direct verbinding kan maken met de kerngegevensbasis van Workday, wat van Workday het eerste cloudplatform voor bedrijfsbeheer maakt dat uitgebreide werknemers volledig integreert in het personeelsbestand-ecosysteem.

We hebben gesproken met de Co-General Managers van Workday VNDLY, Shashank Saxena en Mariana Santiago, om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en toekomstplannen voor ons VMS-systeem.

De overname van VNDLY door Workday is in december 2021 afgerond. Laten we iedereen op de hoogte brengen: wat is er sindsdien gebeurd?

Saxena: Het is een spannende tijd geweest sinds de overname. Voor de achtergrond was VNDLY een Workday Access Partner en de enige VMS-provider die een Workday Certified-badge ontving voor zijn integratie pre-acquisitie. We hadden al meer dan twintig klanten die VNDLY's integratie met Workday Human Capital Management (HCM) gebruikten tegen de tijd dat VNDLY bij Workday kwam.

Als gevolg hiervan hadden we al een heel sterke basis, waarna we ons afvroegen: “Hoe kunnen we de waarde die we voor onze klanten leveren naar een hoger niveau tillen?”

Santiago: We benutten de kracht van de real-time connectiviteit tussen Workday HCM en Workday VNDLY om één oplossing voor personeelsoptimalisatie te creëren waarmee bedrijven kunnen plannen, uitvoeren en analyseren voor het hele personeelsbestand, niet slechts gedeeltelijk. Workday zag de personeelsdynamiek veranderen waarbij tijdelijke arbeidskrachten steeds belangrijker worden en heeft de uitdagingen begrepen die klanten ondervinden bij het beheren van externe werknemers en het verkrijgen van een totaaloverzicht van het personeelsbestand.

Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft Workday VNDLY overgenomen. De visie van Shashank, voormalig CEO van VNDLY, onderscheidde zich van concurrenten doordat hij wist dat de toekomst van VMS meer verankerd zou worden in de technologie voor personeelsbeheer van een bedrijf. Hierdoor zou integratie met andere apps de sleutel worden om het ecosysteem samen te brengen.

Klanten zijn enthousiast over Workday VNDLY omdat ze nu het laatste puzzelstukje hebben om hun totale personeelsbestand intelligent te beheren, inclusief fulltime medewerkers, eerstelijnswerkers en tijdelijke arbeidskrachten, en kunnen profiteren van de waarde van het gebruik van Workday VNDLY naast de volledige reeks producten van Workday.

Naar welke productmogelijkheden van Workday VNDLY hebben klanten gevraagd?

Santiago: Op hoog niveau zien onze klanten hoe Workday VNDLY hen helpt bij het beheren van hun tijdelijke arbeidskrachten als onderdeel van hun gehele personeelsbestand. Traditionele HCM-systemen zijn ontworpen voor het beheer van voltijdse medewerkers. Het onderscheidende aspect van Workday HCM ten opzichte van andere HCM's is het gebruik van een verbonden VMS, zoals Workday VNDLY, dat onze klanten krachtige mogelijkheden biedt voor het beheren van tijdelijke arbeidskrachten, zoals samenwerking met leveranciers, optimalisatie van sourcing en facturering, terwijl het ook gemeenschappelijke uitdagingen aanpakt, zoals risico's en naleving van de status van tijdelijke werknemers en het correct afvoeren van verlengde werknemers uit bedrijfssystemen.

Workday VNDLY kan veel toevoegen aan een bedrijf als we kijken naar gebieden zoals operationele efficiëntie, kostenbesparingen en verbeterde beveiligingsprotocollen. Wanneer het volledig is geïntegreerd met Workday HCM, neemt het rendement op de investering alleen maar toe, omdat bedrijven dan een holistisch beeld krijgen van hun personeelsbestand en andere delen van Workday kunnen benutten om het uitgebreide personeelsbeheer voortdurend te verbeteren.

We zijn slechts aan het begin van de Workday VNDLY-reis. Onze plannen omvatten het blijven verbinden en verrijken van de Workday VNDLY-oplossing met meer intelligentie. We willen machine learning verder integreren in Workday VNDLY om de kracht van ons Workday-platform, zoals planning en vaardigheden, naar het domein van uitgebreid personeelsbeheer te brengen. Op die manier kunnen we intelligente aanbevelingen doen voor sourcingstrategieën, middelenoptimalisatie en het begeleiden van werkverklaringen op basis van historische inzichten en dat alles op een optimale manier.

Saxena: We hebben een robuuste, native API-gebaseerde integratie met Workday HCM en onze klanten vragen om aanvullende API-gebaseerde integratie met andere producten van Workday, zoals met Workday Strategic Sourcing of Workday Financial Management voor cost center-based accounting. Als organisatie vinden we feedback belangrijk en zijn we altijd op zoek om onze technologie te blijven verbeteren en ontwikkelen met de focus op de behoeften van onze klanten.

Wat versnelt de behoefte aan een flexibele, uniforme aanpak voor het managen van een fulltime en uitgebreid personeelsbestand?

Saxena: Denk hier eens over na: wereldwijd hebben bedrijven in 2021 ongeveer $5 trillion uitgegeven aan tijdelijke arbeid, in tegenstelling tot $4.4 trillion in 2020. De uitgaven aan contractarbeiders zullen de komende jaren naar verwachting blijven stijgen.

Op dit moment is het waarschijnlijk dat de kosten van tijdelijke arbeid niet worden meegerekend bij het bepalen van de totale personeelskosten. Er is gemeld dat tot 68% van de externe werknemers niet wordt opgenomen in de budgettering en planning van het personeelsbestand binnen een organisatie. Dit gebrek aan transparantie weerhoudt bedrijven ervan om effectieve personeelsplanning uit te voeren.

Nog een trend die aangeeft waarom een geïntegreerde aanpak voor personeelsbeheer belangrijk is, is de verschuiving naar een op vaardigheden gebaseerde personeelsstrategie. Hoewel er veel gespecialiseerde vaardigheden beschikbaar zijn binnen het tijdelijke personeelsbestand, lopen bedrijven waarschijnlijk kansen mis om deze arbeidsmarkt aan te boren.

Stel dat je bedrijf openstaande vacatures heeft waarbij de vaardigheden van je contractarbeiders perfect passen. Zonder een holistische kijk op je gehele personeelsbestand loop je alleen het risico om de vaardigheden van je uitgebreide personeelsbestand, dat al binnen je organisatie aanwezig is, te missen. Bovendien kunnen aannemers met de gewenste vaardigheden openstaan voor de mogelijkheid om te worden omgezet naar de status van een fulltime werknemer. Maar nogmaals, als je ze niet in je personeelsstrategie opneemt, dan zullen die gesprekken misschien wel nooit plaatsvinden.

Het arbeidslandschap is de afgelopen jaren snel veranderd. Het lijkt alsof er ieder jaar een nieuwe en dringende arbeidsuitdaging is. Wat is de grootste uitdaging op het gebied van personeelsbeheer in 2023 die Workday VNDLY helpt aanpakken?

Santiago: Het versterken van het tijdelijke personeel kan met ondersteunende managers, maar managers hebben zelf ook ondersteuning nodig.

Om deze reden werkt ons team aan het vereenvoudigen van de productervaring voor managers. Managers moeten zich natuurlijk focussen op het leiden van hun teams en een gebrek aan inzicht in de samenstelling van hun teams kan hen daarbij in de weg staan.

Het maakt niet uit of hun team bestaat uit vaste werknemers en tijdelijke werknemers, of allemaal tijdelijke werknemers; een manager moet zijn team als één geheel kunnen zien.

We richten ons op het verbeteren van deze managerervaring door deze nog verder te vereenvoudigen. We voegen bijvoorbeeld meer datapunten van tijdelijke werknemers toe aan de algehele personeelsdataset in Workday HCM in een indeling die bekend is bij rekruteringsmanagers. Daarnaast blijven we de verbinding tussen Workday HCM en Workday VNDLY verbeteren door nog meer functionaliteit toe te voegen waarmee updates in beide producten automatisch elkaar updaten, waardoor taakbeheer aanzienlijk wordt vereenvoudigd. 

We begrijpen dat verschillende capaciteiten nodig zijn om de nuances te beheren die bij verschillende soorten werknemers horen. Maar met de focus op gebruikerservaring en de vernieuwde Workday VNDLY-gebruikersinterface, zien onze gebruikers niet de individuele producten. Onze gebruikers komen naar het systeem om te doen wat ze moeten doen en kunnen daarbij verschillende producten gebruiken. Op dit moment ligt onze prioriteit bij de managers.

Jullie hebben benadrukt hoe belangrijk het is om een holistische benadering te hebben van het totale personeelsbestand. Zou je ook kunnen uitleggen hoe Workday VNDLY bedrijven ondersteunt bij het aanpakken van de verschillende behoeften van werknemers op basis van hun classificatie of rol?

Saxena: Verschillende branches hebben verschillende vereisten en nuances als het gaat om personeelsbeheer. Sommige sectoren hebben bijvoorbeeld een hogere vraag naar tijdelijk personeel dan andere. In de financiële sector wordt bijvoorbeeld voorspeld dat 81% van de organisaties tijdelijke werknemers zal inhuren. In de telecommunicatiesector, waar zeer gespecialiseerde vaardigheden vereist zijn, hebben bedrijven moeite om het juiste talent te vinden. Er is een toename van 170% in vacatures binnen die sector tussen 2020 en 2022 en 67% van de bedrijven kan geen werknemers vinden met de vereiste gespecialiseerde vaardigheden.

Om deze vaardigheidskloof op te vullen met extern talent, is er gedifferentieerde ondersteuning vereist bij het beheer van tijdelijke werknemers. Een ander gebied dat gedifferentieerde ondersteuning nodig heeft, is personeelsplanning voor tijdelijk personeel. Bijvoorbeeld in de detailhandel, een sector met veel contractuele medewerkers, hebben retailers te maken met seizoensgebonden pieken en dalen in het volume van de vraag. Dit leidt tot complexe en variërende ploegenvereisten voor zowel werknemers als eventuele externe werknemers die nodig zijn om aan de vraag te voldoen. Workday VNDLY kan gebruikmaken van Workday Scheduling zodra het is geïntegreerd met Workday HCM, of verbinding maken met andere bestaande planningstools, zodat bedrijven flexibele planningsmogelijkheden hebben voor alle werknemers, inclusief leveranciers en verkopers.

Santiago: Scheduling is een uitstekend voorbeeld, zoals Shashank uitlegde. Denk ook aan planning in de context van een productielijn in een productiescenario. Voor de manager die werk verdeelt en diensten plant, denken ze: “Ik heb meer mensen hier nodig, daar meer mensen nodig.” Het maakt ze niet uit wie wel of geen werknemer is. Je moet gewoon zorgen dat je werk gedaan wordt, toch? Als manager of die supervisor geeft het je niet om systeemintegraties of wat er achter de schermen gebeurt.

Workday VNDLY speelt een belangrijke rol in het aanmoedigen van de toekomst van werk. Met “de toekomst van werk” bedoelen we het grenzeloze karakter van werk waarbij organisaties zich snel kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Een voorbeeld hiervan is dat bedrijven hun werknemersecosystemen uitbreiden door meer te vertrouwen op hun externe personeel om belangrijke “skill gaps” op te vullen, bedrijfsdoelen te bereiken en het bedrijf op te schalen. Kun je uitleggen hoe Workday VNDLY-organisaties in staat stelt om zich aan te passen aan deze grenzeloze aard van werk?

Santiago: Tegenwoordig zijn organisaties niet meer statisch. Een rigide of statische organisatie kan niet bereiken wat nodig is. Een dynamische organisatie is als een levend organisme dat zich voortdurend aanpast en beweegt om het doel te bereiken. Hiervoor is nodig dat alle werknemers in de organisatie worden aangesproken, niet alleen werknemers. Dit noemen we orkestreren, waarbij we de vaardigheden en talenten van het gehele personeelsbestand afstemmen op de behoeften van de organisatie. Wat Workday VNDLY waardevol maakt, is dat het dynamische organisaties in staat stelt om talent te benaderen als één team dat samenwerkt. Dit helpt organisaties zich aan te passen aan het grenzeloze karakter van werk en snel te reageren op veranderende omstandigheden.