HR-Transformation schafft umfassende Effizienzpotenziale

Manchmal kommt Transformation und Innovation in Form eines DMS (Dokumentenmanagementsystem). Auch wenn klar ist, dass sich Unternehmen verändern müssen, wenn der Status quo einfach nicht mehr gut genug ist, ist es oft schwierig die notwendige Energie für eine Transformation aufzubringen. Außerdem stellt die Dringlichkeit für Veränderungen oft eine enorme Herausforderung dar – vor allem für globale Organisationen, die mit komplexen Betriebssituationen in verschiedenen Regionen kämpfen. 

Dies war das Szenario bei Hilti. Das Unternehmen mit Sitz in Liechtenstein, das Produkte für die Baubranche und den Gebäudeinstandhaltungssektor in über 120 Ländern herstellt und vertreibt, implementierte im Jahr 2018 das Workday Human Capital Management (HCM). Diese Transformation erwies sich als derart erfolgreich, dass das HR-Team rasch Lösungen für Talentmanagement und Vergütung einführte, um seine weltweit 32.000 Mitarbeiter zu unterstützen.

Jedoch war ihr verschiedenen DMSes (Dokumentenmanagementsysteme) weitaus fragmentierter und in einigen Regionen sogar noch analog. Sowohl SAP und SharePoint als auch Papierausdrucke fanden Verwendung, da unterschiedliche Märkte auf verschiedene Systeme zurückgriffen. Doch dann bot sich in Form einer unabänderlichen Frist eine Gelegenheit. Als die Führungskräfte von Hilti beschlossen, ein von lokalen Einheiten für die Dokumentenspeicherung genutztes SAP HR-Modul abzuschaffen, ergab sich die Chance, das Dokumentenmanagement im gesamten Unternehmen zu modernisieren.

"Diese Anforderung wurde wirklich dringlich, hinsichtlich der Einheiten, die auf das HR-Modul angewiesen waren", kommentiert Charlotte Okosun, Leiterin des HR-Projektmanagements bei Hilti.

In einer Zeit, in der der SAP-Service im Begriff stand, seine Arbeit einzustellen, musste das Unternehmen unverzüglich eine neue Vorgehensweise finden. Angesichts eines feststehenden Termins für die bevorstehenden Veränderungen entwarfen die Führungskräfte im HR-Bereich eine neue, globale Lösung für das DMS (Dokumentenmanagementsystem). Diese Lösung sollte nicht nur die Datenkontrolle gewährleisten, sondern auch Einblick in die Änderungen der Dokumentversionen zur Unterstützung potenzieller Audits liefern und einen kundenspezifischen Benutzerzugriff erlauben.

"Wir hatten stets ein präzises Bild von den funktionalen Anforderungen, die wir auf einer höheren Ebene benötigten", erklärt Zuzana Rozkosna, Global Project Manager im HR-Bereich bei Hilti. "Wir mussten die Erstellung von Dokumenten, elektronische Signaturen und die Speicherung von Dokumenten abdecken. Alles sollte miteinander verbunden sein, ein reibungsloser Ablauf von einem Schritt zum nächsten, vollautomatisiert. Zudem sollte so wenig manuelle Arbeit wie möglich anfallen, insbesondere im Hinblick auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Unser oberstes Ziel besteht darin, den Arbeitsalltag der HR-Teams zu erleichtern und nicht zu komplizieren und gegenüber unseren Mitarbeitern transparenter zu sein, indem wir ihnen Zugang zu ihren eigenen Dokumenten ermöglichen."

Zu Beginn hegte das HR-Transformationsteam des Unternehmens Befürchtungen, dass die Suche nach einer einzigen Lösung, die in der Lage wäre, ihren umfangreichen Katalog an spezifischen Anforderungen zu erfüllen, schwierig werden könnte. Das Team erwog zwar externe Anbieter, jedoch würde dies die Einführung und Verwaltung eines weiteren Softwaresystems erfordern und somit erhebliche Nachteile, wie eine schlechte Benutzererfahrung und langsame Datenintegration, mit sich bringen. Workday HCM schien zunächst nicht Hiltis speziellen Anforderungen gerecht zu werden, wie beispielsweise lokal eigenständige Dokumentvorlagen und individuell angepasste Dokumentzugriffsrechte. Doch dann entdeckte das Team die Möglichkeit, innerhalb der Workday-Umgebung mit Workday Extend kundenspezifische Anwendungen zu entwickeln.

Sie begannen, mit Kainos zusammenzuarbeiten, einem führenden Unternehmen in der Entwicklung von Extend-Apps, das von ähnlichen Herausforderungen beim Dokumentenmanagement gehört hatte, die von mehreren anderen Kunden geäußert worden waren. Anstatt eine eigene App zu entwickeln, um die Herausforderungen von Hilti allein zu lösen, wurde vereinbart, dass Kainos ein robustes, konfigurierbares Dokumentenmanagementsystem innerhalb von Workday entwickeln sollte. Mit diesem Ansatz konnte Kainos sowohl die Anforderungen von Hilti erfüllen als auch ein Produkt entwickeln, das anderen Kunden mit denselben Problemen helfen würde.

Kainos arbeitete Hand in Hand mit dem HR-Transformationsteam von Hilti und verwandelte deren Probleme in das Kainos Employee Document Management, das erste End-to-End-Dokumentenmanagement-Produkt seiner Art für die Workday-Umgebung, das inzwischen von Workday als Paketlösung genehmigt wurde.

Rozkosna betont den klaren Nutzen dieser Entdeckung: "Es ermöglicht uns, ein einheitliches System zu haben, in dem alles zusammenfließt. Wir können konform agieren. Wir können alle funktionalen Anforderungen erfüllen. Wir können die Effizienz unserer HR-Verwaltungsteams erhöhen. Wir können unsere Mitarbeiter stärken."

Lokale Kontrolle, globale Integration

Mit einer klaren Vision für die Transformation fokussierten die Teams von Hilti und Kainos auf drei Hauptbereiche: Vorlagenmanagement, Dokumentengenerierung und Dokumentenarchivierung. 

Was das Vorlagenmanagement betrifft, ermöglicht die Lösung eine lokale HR-Team-Eigentümerschaft und -Verwaltung - es besteht keine Notwendigkeit für eine Einbindung des globalen HR oder der IT. Bestimmten Teammitgliedern kann Zugriff auf spezifische Vorlagen in einer Vielzahl von Dokumentenkategorien, E-Signatur-Typen und Workflows gewährt werden.

Die Lösung stellt "alle möglichen Vorlagen bereit, mit denen HR-Teams während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus arbeiten, von der Einstellung über Jobwechsel, Gehaltsänderungen, Beendigung, Mitarbeiterbeziehungen - alles, was man sich vorstellen kann", sagt Rozkosna.

Da die Vorlagen vollständig mit den Hilti-Datenbanken integriert sind, ist die Erzeugung von Dokumenten erheblich zeitsparender und erfordert weniger manuelle Arbeit. "Die Workday-Daten werden in Platzhalter eingefügt. Der Benutzer kann diese überprüfen und, falls erforderlich, manuelle Daten hinzufügen", erklärt Rozkosna. "Sie können kurzfristige Anpassungen vornehmen und dann wird die Generierung mit dem Workflow für E-Signaturen fortgesetzt."

Nach Abschluss der Signatur (dank einer Integration mit DocuSign) speichert die App die Dokumente automatisch, basierend auf den in die Vorlage eingegebenen Informationen und dem Bewusstsein für den Dokumententyp. "Das HR-Team muss nicht eingreifen. Die Dokumente werden gespeichert und in strukturierter Weise angezeigt", so Rozkosna. "Wir haben sogar eine spezielle HR-Kategorie nur für HR-Teammitglieder, sodass das HR-Team das Dokument einsehen kann, aber nicht der Mitarbeiter. Und wir haben sehr detaillierte Sicherheitsmetriken erstellt, die darüber informieren, wer verschiedene Dokumente einsehen und/oder ändern kann. Die Detailtiefe ist extrem."

Diese Granularität hilft auch dabei, Dateien einfach einzufrieren, um rechtliche und HR-Anforderungen, etwa in Bezug auf Krankheitsurlaub, Elternzeit oder Kündigung, zu erfüllen. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten "können wir einen Knopf drücken, sodass Dokumente nicht versehentlich gelöscht und nicht gelöscht werden können, bis die rechtliche Haltefrist aufgehoben ist", sagt Rozkosna.

Die Transformationsreise geht weiter

Im Rahmen der Implementierung des Kainos Employee Document Managements hat das Transformationsteam von Hilti eine schrittweise Herangehensweise gewählt. Die Implementierung begann in den 11 Ländern, die unmittelbar von der Deaktivierung des SAP-Dienstes betroffen waren. Im späten Jahr 2022 begannen die Mitarbeiter in diesen Ländern die neue Lösung zu nutzen, wobei die vollständige Implementierung im Verlauf der darauf folgenden zwei Jahre erfolgte.

Okosun, die an vorderster Front der Umgestaltung stand, weist andere Organisationen, die sich in ähnlichen Transformationsprozessen befinden, auf eine wesentliche Prämisse hin: „Eine gründliche Vorarbeit vor Beginn des Projekts ist unabdingbar“, betont sie. „Bei der Vielzahl von Aspekten, die berücksichtigt werden müssen – von gesetzlichen Anforderungen, Dokumentenaufbewahrung bis hin zum Datenschutz in all den unterschiedlichen Ländern – sollte man sich ausreichend Zeit nehmen, um all diese Themenfelder bewältigen zu können.“

Diese vorausschauende Planung und gründliche Vorbereitung hat sich nun ausgezahlt, da Kainos Employee Document Managements unternehmensweit skaliert wird. Okosun ist sich allerdings bewusst, dass Hilti gerade erst den Anfang sieht, wenn es darum geht, den vollen Nutzen seines zukunftsorientierten Dokumentmanagementsystems zu realisieren.

„Als Organisation blicken wir bereits über den Tellerrand hinaus und überlegen, in welchen Bereichen wir es sonst noch einsetzen könnten“, sagt sie. „Die Relevanz dieser Dokumentenmanagementlösung für unser Geschäft kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Mit dem Anwendungsfall und der Erfahrung, die wir nun gesammelt haben, öffnen sich für uns neue Möglichkeiten, um weitere Nutzungsszenarien zu erörtern.“