Helfen Sie Ihrem Team, KI effektiv einzusetzen, indem Sie sich in ihre Lage versetzen. Mit diesem Thema befasst sich die von Forrester Consulting im Auftrag von Workday durchgeführte Studie „A Human-Centered Approach to Al in the Workplace“.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:
Künstliche Intelligenz ist nicht mehr nur hochmoderne Technologie, sondern ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags.
Erwartungen zufolge wird KI in den USA und in Europa ein Viertel der Aufgaben am Arbeitsplatz ersetzen. Dies dürfte zu einem massiven Produktivitätsanstieg führen, da es mit KI unter anderem möglich ist, die Prozesseffizienz zu verbessern, Analysen zu beschleunigen und komplexe Aufgaben zu automatisieren.
Doch um diese Vorteile zu nutzen, reicht es nicht aus, die Technologie lediglich zu implementieren. Führungskräfte müssen ihre Teammitglieder auch in die Lage versetzen, KI optimal zu nutzen.
Die Studie „A Human-Centered Approach to AI in the Workplace“, die von Forrester Consulting 2023 im Auftrag von Workday durchgeführt wurde, untersucht, was Mitarbeiter benötigen, um KI in HR-Prozessen effektiv einzusetzen. Es steht außer Frage, dass Führungskräfte ihren Teams Zugang zu KI-gestützter Technologie gewähren müssen. Doch ebenso wichtig ist ein Plan, der auf die Bedenken der Mitarbeiter eingeht – und unsere Ergebnisse zeigen, dass diese ganz andere Vorbehalte haben, als Führungskräfte annehmen.
Im Rahmen der Studie wurden 1.124 Verantwortliche im Bereich HR-Technologie und 1.340 Frontline-Mitarbeiter und Büroangestellte weltweit befragt, um zu untersuchen, wie KI die Mitarbeiterentwicklung, die Personalbeschaffung und andere Bereiche verändert.
Demnach sind sich Führungskräfte weltweit einig: KI wird bald ein grundlegender Bestandteil der HR-Abläufe sein. So gehen zwei Drittel (70 %) der Entscheidungsträger im Technologiebereich davon aus, dass KI die HR-Funktion in den nächsten fünf Jahren in zahlreichen Bereichen maßgeblich unterstützen wird – vom Kandidaten-Matching bis hin zur Karriere- und Kompetenzentwicklung. Aufgeschlüsselt nach Regionen zeigten Führungskräfte in Nordamerika mit 75 % den größten Enthusiasmus im Hinblick auf die Entwicklung von KI, während sich die Region Asien-Pazifik mit 66 % am verhaltensten zeigte.
Viele Entscheidungsträger sind jedoch pessimistisch, was die Einstellung der Mitarbeitenden zu KI angeht: Nur 31 % glauben, dass diese die Nutzung von KI am Arbeitsplatz positiv bewerten.
Dabei zeigt sich die große Mehrheit der Beschäftigten optimistisch, was den Einsatz von KI angeht: So begrüßen 71 % den Umstand, dass KI einen einfacheren und schnelleren Zugriff auf Informationen ermöglicht. Noch bemerkenswerter ist, dass sich knapp drei Viertel (73 %) der Beschäftigten für die Prüfung weiterer KI-Anwendungsfälle im Unternehmen aussprechen.
Mitarbeiter mögen den Einsatz von KI am Arbeitsplatz akzeptiert haben, doch unsere Studie hat auch ergeben, dass sie in diesem Zusammenhang erhebliche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Arbeitsplatzsicherheit haben. Überdies mangelt es vielen an einem umfassenden Verständnis der Technologie.
Es besteht eindeutig eine Diskrepanz zwischen Mitarbeitern und Führungskräften, wenn es um die Frage geht, wie die Belegschaft über KI denkt. Manager gehen u. U. fälschlicherweise davon aus, dass die zögerliche KI-Implementierung am Arbeitsplatz auf die Zurückhaltung der Mitarbeiter zurückzuführen sei. Tatsächlich sind moderne Arbeitnehmer jedoch durchaus an den Möglichkeiten der KI interessiert, viele zeigen sogar echte Begeisterung. Sorgen bereiten ihnen hingegen die Frage, wie die durch KI erhobenen Daten verwendet werden, sowie ein möglicher Verlust des Arbeitsplatzes. Auch ein Mangel an Kenntnissen über die Technologie lässt sich beobachten.
Um diese Vorteile nutzen zu können, reicht es nicht aus, die Technologie lediglich zu implementieren. Führungskräfte müssen ihre Teammitglieder auch in die Lage versetzen, KI optimal zu nutzen.
Führungskräfte müssen in der Lage sein, diese Bedenken aus dem Weg zu räumen, um die KI-Akzeptanz zu steigern. Neben der Implementierung neuer KI-Funktionen ist daher ein strategisch fundiertes Change-Management-Konzept entscheidend.
Die Bereitschaft der Mitarbeiter, transformative Technologien zu nutzen, ist ein gutes Zeichen. Vor diesem Hintergrund sollten sich HR-Führungskräfte an diese vier Empfehlungen der Studie halten:
Mitarbeiter haben ein Recht darauf, zu wissen, wie und warum KI ihre Aufgaben und die Abläufe am Arbeitsplatz verändert. Bedenken Sie, dass mehr als zwei Drittel der befragten Arbeitnehmer (69 %) befürchten, dass ihre personenbezogenen Daten missbraucht werden könnten, während 53 % die Sorge hegen, dass KI ihren Arbeitsplatz gefährdet.
HR-Führungskräfte müssen sich dieser Bedenken bewusst werden und dann detailliert darlegen, mit welchen Maßnahmen das Unternehmen gegensteuert. Im Moment gibt es eine große Opportunitätslücke. Nur 39 % der befragten Mitarbeiter geben an, dass ihr Arbeitgeber transparent dargelegt hat, wie KI eingesetzt wird und welche Auswirkungen dies auf die Arbeitnehmer haben könnte. Dies gilt insbesondere für den asiatisch-pazifischen Raum: 33 % der Befragten in Japan attestieren ihrem Unternehmen in dieser Hinsicht eine transparente Kommunikation – deutlich weniger als in Europa (39 %) und Nordamerika (40 %).
Insgesamt geben 64 % der Mitarbeiter an, dass klare Richtlinien zum Einsatz von KI im HR-Bereich ihre Vorbehalte und Ängste lindern würden.
Transparenz bedeutet Ehrlichkeit – auch in Bezug auf die vom Unternehmen angestrebten Kosteneinsparungen. Auch wenn es sich hierbei eindeutig um ein sensibles Thema handelt, sollten sich HR-Führungskräfte ein überraschendes Ergebnis der Forrester-Umfrage vor Augen halten: Zwei Drittel der Beschäftigten stimmen zu, dass sich Kosteneinsparungen durch KI, die Ausgaben in anderen Bereichen erlauben, positiv auf ihre Arbeitserfahrung auswirken könnten.
In vielen Fällen mag noch unklar sein, wie sich die Belegschaft in den kommenden Monaten und Jahren durch KI verändern wird, doch HR-Führungskräfte sollten nicht davor zurückschrecken, ihr bestehendes Wissen weiterzugeben. Die Vorteile dieses Ansatzes liegen auf der Hand: Mitarbeiter, die davon überzeugt sind, dass ihr Unternehmen in Bezug auf den Einsatz von KI Transparenz gewährleistet, stehen der Implementierung eher positiv gegenüber.
Neues und Unbekanntes bereitet Menschen Unbehagen. Das ist nur natürlich. Und die Realität ist, dass die meisten Mitarbeitenden (66 %) nicht wirklich verstehen, wie KI funktioniert. Zwei Drittel der Entscheidungsträger gehen hingegen davon aus, dass diese Kenntnisse vorhanden sind.
Weiterbildung kann dabei helfen, diese Kluft zu überbrücken. Ein angemessenes Angebot an Weiterbildungsprogrammen für Mitarbeiter ist der wichtigste Faktor für erfolgreiche KI-Anwendungsfälle im Personalwesen. Ganze 75 % der Führungskräfte stimmen zu, dass es durch Programme dieser Art möglich ist, die Technologie zu entmystifizieren, Bedenken auszuräumen und die Motivation zu steigern.
In vielen Unternehmen bedeutet dies, dass auch die Führungskräfte ihre Kenntnisse erweitern müssen. Denn knapp zwei Drittel (64 %) von ihnen geben an, dass sie nicht ausreichend in der Nutzung von KI geschult wurden, um die Vorteile wahrnehmen zu können.
Gute Kommunikation ist ein Eckpfeiler aller Change-Management-Maßnahmen. Doch kluge HR-Führungskräfte wissen: Ein Universalmodell führt in diesem Bereich zu Enttäuschungen, ist oft sogar zum Scheitern verurteilt. Das gilt auch für KI-bezogene Umstrukturierungen. Aus der Forrester-Umfrage lassen sich vier Personas ableiten, auf die Führungskräfte ihre Kommunikation zuschneiden sollten:
Die Umfrageergebnisse zeigen, dass jede Persona unterschiedlich auf verschiedene Kommunikationsmethoden reagiert. Etwa die Hälfte der vorsichtigen KI-Befürworter gibt beispielsweise an, dass Transparenz bezüglich der Frage, ob durch die KI Arbeitsplätze im Unternehmen wegfallen, ihre Bedenken und Ängste in Bezug auf KI im HR-Bereich zerstreuen würde. Nur 18 % der Desinteressierten teilen diese Meinung. Und während mehr als die Hälfte der Enthusiasten und Skeptiker andeuten, dass ein Dialog über die Methoden der KI-Verwendung im Unternehmen ihre Bedenken bzw. Ängste lindern kann, ist gerade einmal ein knappes Fünftel (22 %) der vorsichtigen Befürworter dieser Ansicht.
Führungskräfte müssen zeigen, dass sie ihre Mitarbeiter als Partner und nicht nur als Passagiere auf der KI-Reise wertschätzen.
Eine bessere Kommunikation rund um den Einsatz und die Auswirkungen von KI in Reaktion auf die Vorbehalte der Mitarbeiter kann dazu beitragen, den potenziellen Widerstand gegen den Einsatz der Technologie am Arbeitsplatz zu verringern. So zeigt knapp die Hälfte (45 %) der vorsichtigen Befürworter und Skeptiker eine gestiegene Kündigungsbereitschaft, sollten ihre Bedenken rund um den Einsatz von KI im HR-Bereich nicht angesprochen werden.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Mitarbeiter für KI-bezogene Veränderungen zu gewinnen, besteht darin, ihnen zu zeigen, wie die Technologie ihnen das Arbeitsleben leichter machen kann. Das ist nicht so schwer, wie es scheint. Die Beschäftigten haben bereits ihre Zuversicht signalisiert, dass KI den Zugriff auf Informationen erleichtern, die Produktivität steigern und sie bei der Jobsuche unterstützen kann. Und fast die Hälfte (48 %) ist der Ansicht, dass KI ihre Karriere voranbringen könnte.
Neue, KI-gestützte HR-Tools können und sollten zudem dazu beitragen, zeitraubende Routineaufgaben zu reduzieren und die Selfservice-Funktionen für die Belegschaft zu verbessern. Künftig sollten HR-Führungskräfte die positiven Auswirkungen betonen, die KI auf die Mitarbeitererfahrung haben kann. Auf dieses Versprechen sollten natürlich auch Taten folgen. So sollten sie bei der Implementierung neuer Funktionen sicherstellen, dass der Einsatz von KI einen ansprechenden Arbeitsplatz fördert.
Führungskräfte sind sich der Herausforderungen bewusst, die der Fachkräftemangel mit sich bringt. KI bietet die Möglichkeit, die Belegschaft durch Weiter- und Umschulungsmaßnahmen auf den Arbeitsplatz der Zukunft vorzubereiten. Dazu müssen HR-Führungskräfte jedoch die Bedenken der Mitarbeiter hinsichtlich der Technologie und ihrer Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld zerstreuen. Dabei stoßen sie auf wesentlich weniger Widerstand als oft befürchtet: Knapp die Hälfte (42 %) der befragten Arbeitnehmer glaubt, dass KI unterm Strich positive Auswirkungen auf sie haben dürfte, während 29 % unentschieden sind.
Durch den Einsatz von KI zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung bietet sich Arbeitgebern die Chance, aktuelle Mitarbeiter stärker zu binden und künftige Kräfte für das Unternehmen zu gewinnen. Die Alternative – Veränderungen in kurzer Zeit ohne durchdachtes Change Management – ist für erfolgsorientierte Unternehmen einfach keine Option.
Eine durchdachte KI-Integration erfordert Einblicke in Stimmungstrends. In der von Workday gesponserten Studie riet eine befragte Person aus dem oberen HR-Management in Bezug auf die KI-Implementierung zu folgendem Vorgehen: „Wichtig ist es, Tests mit Mitarbeitern durchzuführen und so früh wie möglich viel Feedback einzuholen. Sorgen Sie für Konsens innerhalb des Führungsteams, bevor Sie die Technologie in der gesamten Belegschaft einführen.“
Wenn es um den Einsatz von KI in HR-Prozessen geht, sehen wir noch immer nur die Spitze des Eisbergs. Im Zuge des weiteren Ausbaus der KI-Infrastruktur müssen Führungskräfte im Unternehmen auch sicherstellen, dass die Mitarbeitenden die nötige Unterstützung erhalten, um KI auch im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben zu nutzen. Mit anderen Worten: Manager müssen zeigen, dass sie ihre Mitarbeiter als Partner und nicht nur als Passagiere auf der KI-Reise wertschätzen. Unsere vier Ratschläge und weitere Erkenntnisse aus unserer Auftragsstudie zeigen, wie Sie eine erfolgreiche und nachhaltige KI-Implementierungsstrategie mit dem nach wie vor wichtigsten Asset des Unternehmens entwickeln können: der Belegschaft.
Lesen Sie „A Human-Centered Approach to AI in the Workplace“, um zu erfahren, warum KI-Weiterbildungen für die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter jetzt und in Zukunft von entscheidender Bedeutung sind.
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