Beschleunigtes Wachstum: die Rolle der Technologie in wachstumsstarken Unternehmen

Für wachstumsstarke Unternehmen kommt es auf das Tempo an. Angesichts der Sogwirkung hoher Wachstumsraten haben Marktakteure, die Ideen schnell in die Tat umsetzen können, einen nachhaltigen Vorteil gegenüber Wettbewerbern. 

In Zeiten, in denen jede Sekunde zählt, kommt der Technologie eine entscheidende Rolle bei der strategischen Ausrichtung des Betriebs zu. Sie ist nicht nur ein Instrument für schrittweise Verbesserungen, sondern auch die treibende Kraft hinter transformativen Veränderungen. Als solche definiert sie Geschäftsmodelle neu und erschließt neue Chancen.

Wir haben uns kürzlich mit Finanzführungskräften aus ganz Europa getroffen, um mehr über die bedeutende Rolle von Technologie für zeitkritische Aufgaben zu erfahren. Ob es um Datenanalysen als Basis für strategische Entscheidungen oder um den Einsatz neuer Technologien wie künstliche Intelligenz geht:Progressive CFOs wissen, dass Technologie sowohl als Katalysator als auch als Kompass fungieren kann, da sie Unternehmen bei komplexen Herausforderungen unterstützt und sie gleichzeitig auf Erfolgskurs bringt.

Ein Team, eine Perspektive

Simon Gatland ist Chief Accounting Officer und Global Head of Finance von Apex Group. Das vor 20 Jahren gegründete Unternehmen mit Sitz auf den Bermudas bietet Fachdienstleistungen für Hedgefonds an. Peter Hughes, CEO und Gründer des Unternehmens, verfolgte das Ziel, sich als weltweit führender unabhängiger Fondsmanager zu positionieren. Seit 2017 ist das Unternehmen durch Fusionen und Übernahmen stetig gewachsen: Im Schnitt kommt alle 45 Tage eine neue Akquisition hinzu, was die Zahl der neu erworbenen Unternehmen in den letzten 5 Jahren auf insgesamt 43 steigen ließ. Heute beschäftigt der Konzern 12.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 97 Standorten in mehr als 30 Ländern.

Eine zentrale Plattform gab es innerhalb von Apex Group bisher nicht, was Gatland und seinem Team das Leben schwer machte. Als aktuelles Beispiel nennt er die komplexen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Übernahme eines Unternehmens durch Apex in Luxemburg. „Wir sind immer noch dabei, Hunderttausende von Transaktionen manuell aus den Bankbüchern in einen primär Excel-basierten Prozess zu übertragen, obwohl der Erwerb des Unternehmens schon fünf Jahre zurück liegt. All diese Daten müssen wir dann im Rahmen von mindestens fünf separaten Schritten in unser aktuelles ERP-System übertragen, damit wir sie dort entsprechend abrufen können. In der derzeitigen Situation müssen wir diesen Prozess bei fast jeder einzelnen Akquisition wiederholen, weil wir nicht in der Lage sind, diese Daten nahtlos in unser System zu integrieren.“ 

Gatlands Aufgabe besteht darin, den CFO bei dem Versuch zu unterstützen, die finanzielle Performance aller Unternehmen innerhalb des Konzerns zu analysieren. Dabei steht er vor dem Problem, dass jedes zugekaufte Unternehmen eigene Finanz-, HR- und CRM-Systeme mitbringt. Durch die Partnerschaft mit Workday sollen sämtliche Geschäftsabläufe auf einer einheitlichen Plattform zusammengeführt werden, um auf wesentlich konsistentere Weise über die verschiedenen Unternehmen hinweg zusammenzuarbeiten.

Für Gatland ist Workday das entscheidende Puzzleteil, um das Finanzteam als strategische Beratungsfunktion zu positionieren und damit einen Mehrwert für den Konzern zu schaffen. „Derzeit dauert ein ordnungsgemäßer Finanzabschluss bei uns einen Monat. Dadurch sind die Finanzteams in einer Endlosschleife aus Monatsabschlüssen gefangen.“ Gatland zufolge wird es damit schwieriger, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, „da wir uns ausschließlich mit Buchhaltung und Finanzreporting befassen. Uns bleibt kaum Zeit, als Partner des Unternehmens zu dessen Erfolg beizutragen.“ Dieses Problem besteht laut Gatland auch im HR-Bereich. „Wir haben 73 verschiedene Entgeltabrechnungsanbieter. Bei jedem dieser Anbieter gibt es manuelle Prozesse. Dank Workday haben wir nun die Möglichkeit, all diese verschiedenen Services in einem einzigen System zu vereinen, sodass wir Trends aufzeigen und die diversen Tools im gesamten Konzern problemloser nutzen können.“

Reibungslose Prozesse

Man Group ist ein renommiertes Traditionsunternehmen. Der Konzern, der vor vielen Jahren die britische Marine mit Rum belieferte, ist heute ein Investmentunternehmen für alternative Anlagen. Der Go-live mit Workday erfolgte 2019, zunächst mit Workday Financial Management und Workday Human Capital Management. Seitdem sind weitere Produkte hinzugekommen, darunter Workday Adaptive Planning und Workday Talent Management. 

Tim Perkins verantwortet die Technologiestrategie des Konzerns für verschiedene Geschäftsbereiche wie Finanzwesen und HR. Er hat rund 20 Jahre praktische Erfahrung mit Accounting-Software. Im Rahmen des Auswahlprozesses für eine neue Finanz- und HR-Plattform bei Man Group prüften Tim und sein Team eigenen Angaben zufolge nahezu alle Angebote am Markt. „Die Lösungen ähnelten allesamt den Systemen, die ich schon vor 20 Jahren implementiert hatte – mit der Ausnahme von Workday: Diese Lösung ist wirklich anders und bietet eine völlig neue Architektur. Diese zugrunde liegende Architektur ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal. Man kann sehen, dass es sich hierbei um ein einheitliches Produkt handelt. Im Gespräch mit den anderen Anbietern wurde mir klar, dass deren Lösungen lediglich ein Patchwork aus Anwendungen sind, die sich über die Jahre angesammelt haben.“

Wie hat Workday das Wachstum für Man Group vereinfacht? Beim organischen Wachstum geht es laut Perkins vor allem um reibungslose Prozesse. „Es gibt zahlreiche Dinge, die einen ausbremsen. Das HR- oder Finanzsystem sollte nicht dazugehören. Eines der besonders leistungsstarken Elemente von Workday ist sein Business Process Framework. Damit konnten wir optimale Prozesse konzipieren, sodass wir eine einwandfreie Architektur für die wichtigsten Genehmigungen und Schritte hatten.

Und was das Thema Wachstum durch Übernahmen angeht, so Tim, trägt das Integrations-Framework wesentlich zu dessen Beschleunigung bei. „Es bietet uns eine sehr effektive Möglichkeit, Daten in das System zu laden. Workday verfügt über eine sehr umfangreiche Bibliothek von Daten-Uploads, und wenn man ein neues Unternehmen erwirbt, ist es äußerst wichtig, diese Daten schnell einspeisen zu können.“ Das Datenmodell trägt Tim zufolge ebenfalls zu schnelleren Übernahmen bei. „Ich habe mit vielen anderen Systemen gearbeitet. Wenn man ein neues Unternehmen einrichtet, müssen in der Regel alle statischen Daten repliziert werden, was sehr mühsam ist. Außerdem büßt die Abfragefunktion des Systems dadurch an Effizienz ein. Dagegen ist ein Unternehmen bei Workday einfach ein Attribut, wenn auch mit einigen besonderen Eigenschaften. Doch das macht den Erwerb neuer Unternehmen für uns wesentlich effizienter.“

Die unerwarteten Vorteile der Vereinheitlichung

Vor dem Umstieg auf Workday waren bei Man Group separate Finanz- und HR-Systeme im Einsatz. Zu Beginn der Implementierung untersuchte Perkins die Interaktion zwischen beiden Altsystemen und stellte fest, dass diese relativ begrenzt war. Es gab zwar gewisse Schnittstellen im Bereich Entgelt- und Spesenabrechnung, aber viel mehr auch nicht, erinnert er sich. „In der frühen Phase der Workday-Implementierung hielt ich die Zusammenführung dieser Prozesse auf einer Plattform für nützlich, aber nicht unbedingt für transformativ. Die Realität sah dann jedoch ganz anders aus: Die Synergien, die wir dadurch erzielten, übertrafen meine Erwartungen bei Weitem.“

Er hebt die offensichtlichen Vorteile hervor, z. B. dass Anwender nur ein Login für beide Systeme benötigen und Finanzwesen und HR eine einheitliche Sicht auf den Personalbestand haben. Allerdings haben sie im Laufe der Zeit auch unerwartete Vorteile entdeckt. „Wenn beispielsweise Genehmigungen für Rechnungen und Beschaffungskartentransaktionen ausstehen, können wir dies innerhalb der Berichtskette eskalieren. Das hat sich als sehr effiziente Methode zur Beschleunigung des Genehmigungsprozesses erwiesen.“ Außerdem ist es für Perkins und sein Team einfacher geworden, das Wachstum besser zu planen. „Unsere Finanz-, Personal- und Headcount-Modelle sind jetzt viel besser miteinander verzahnt. So können wir im Vergleich zu früher exakter einschätzen, wie sich Neueinstellungen oder ein Personalzuwachs innerhalb des Budgetzyklus auswirken.“

Sam Allen, Finance Transformation Director bei Checkout.com, stimmt dem zu. Der Zahlungsabwicklungsdienst wurde 2009 gegründet und beschäftigt derzeit 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Standorten auf der ganzen Welt. Zu seinen Kunden zählen einige der weltweit größten Unternehmen wie Netflix, Sony und Sainsbury‘s.

Checkout.com ging zunächst im Januar 2022 mit Workday Financial Management live. Einige Monate später erwarb das Unternehmen Workday Accounting Center und brachte im September 2022 den ersten Anwendungsfall zum Einsatz. Wenige Wochen später implementierte das Unternehmen Workday Adaptive Planning für seine Budgetierungs- und Prognoseprozesse. Etwa eine Woche später ging es dann mit Workday HCM live.

Allen, seit 2022 Kunde von Workday mit der gesamten Suite, hat nach eigenem Bekunden bei Checkout.com von ähnlichen Vorteilen profitiert. So fördere die Lösung insbesondere eine stärkere Verbindung zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen. „Ich arbeite jetzt wesentlich enger mit dem HR-Team zusammen, das sogar heute hier ist, weil wir dieselbe Plattform und denselben Mandanten verwenden. Was die Kollegen aus der HR-Abteilung tun, hat Auswirkungen auf uns – und umgekehrt. Daher müssen wir uns gut abstimmen und uns gegenseitig auf dem Laufenden halten. Wir können voneinander lernen, wie wir die Workday-Plattform in unserem jeweiligen Bereich am besten managen, was ich sehr hilfreich finde.“

Zukunftsorientierte Wachstumsförderung

Simon Gatland sieht maximale Effizienz als vorrangiges Ziel für Apex Group. Für das Private Equity-Unternehmen ist eine Plattform entscheidend, die einen Ausstieg in der nahen Zukunft ermöglicht. „Und das geht nur mit wirklich effizienten Prozessen“, so sein Fazit.

Für einen Dienstleister bedeutet Effizienz vor allem, in der Lage zu sein, den Ertrag mit der von den Mitarbeitern geleisteten Arbeit in Einklang zu bringen. „Für uns sieht der Idealzustand folgendermaßen aus: Wir wollen unsere Vertriebspipeline in Salesforce in den Gesamtprozess einbinden, um einen Echtzeit-Abgleich mit unserer Ressourcenzuteilung zu ermöglichen. Wir wollen also in der Lage sein, unsere Vertriebsdaten über die Pipeline abzurufen und uns die Wahrscheinlichkeiten und unsere geografische Abdeckung anzusehen. Diese Daten wollen wir dann in Workday Adaptive Planning übertragen, um sie in Bezug auf unsere Ressourcenplanung zu analysieren und mit den Einstellungsentscheidungen unserer HR zu verknüpfen.“

Dies würde es Apex Group laut Gatland ermöglichen, einen neuen Kunden ins System einzupflegen und in Echtzeit prüfen zu können, an welchen Standorten Ressourcen weiterqualifiziert oder neu eingestellt werden müssen. „Diesen Prozess durchlaufen wir gerade und unser Ziel ist es, all diese Informationen miteinander zu verbinden und dem Board nahezu in Echtzeit ein einheitliches Bild zu geben, damit die Mitglieder auf Basis dieser Daten handeln können.“

Bei Checkout.com konzentriert sich Sam Allen eigenen Angaben zufolge darauf, die Agilität des Unternehmens zu maximieren. „Es werden Strategien, Pläne und Systemarchitekturen implementiert, die auf zwei, drei oder manchmal fünf Jahre ausgerichtet sind. Man muss allerdings auch flexibel genug sein, um auf Änderungen zu reagieren, die sich zwischenzeitlich im Unternehmen oder in der Branche ergeben.“ Bei Checkout.com kann sich nach Erfahrung von Allen täglich eine Menge ändern. „Wir müssen in der Lage sein, unsere Implementierungs- und Transformationsprogramme entsprechend anzupassen, damit wir sicherstellen können, dass wir diese geschäftlichen Anforderungen erfüllen und auf dieser Basis handeln.“