8 Tipps für ein modernes Lieferantenvertragsmanagement

In unserer zunehmend vernetzten Welt zeigt sich deutlicher denn je, dass kein Unternehmen isoliert agiert. Um den sich wandelnden Kundenerwartungen gerecht zu werden, hochwertige Produkte zu liefern und nachhaltig zu wachsen, sind alle Unternehmen auf ein ständig wachsendes Lieferantennetzwerk angewiesen. Lieferanten sind ein entscheidender Erfolgsfaktor, ob sie nun damit beauftragt werden, den Bürobedarf zu decken, Software zum Einsatz zu bringen oder das Firmengelände instand zu halten. 

Angesichts der steigenden Anzahl von Anbietern, die nötig sind, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten, müssen Führungskräfte in den Bereichen strategisches Sourcing und Beschaffung Lieferantenverträge effektiv organisieren und verwalten. 

Obwohl sich unter Beschaffungsteams die Erkenntnis durchgesetzt hat, dass eine umfassende Strategie beim Lieferantenvertragsmanagement Zeit und Geld sparen kann, sind Ad-hoc-Prozesse auf Einzelfallbasis in den meisten Unternehmen nach wie vor die Regel. Doch konventionelle Vertragsmanagement-Modelle sind angesichts der dynamischen Entwicklungen im modernen Lieferantenmanagement nicht mehr zeitgemäß. In diesem Artikel befassen wir uns genauer mit dem Thema Lieferantenvertragsmanagement, um Ihnen und Ihrem Team handlungsorientierte Erkenntnisse für effektive Vertragsprozesse im eigenen Unternehmen an die Hand zu geben. 

Was ist Lieferantenvertragsmanagement? 

Lieferantenvertragsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertragslebenszyklus-Managements und beschreibt einen Prozess, bei dem Beschaffungsteams mit Lieferanten kooperieren, um die Unternehmensziele zu realisieren. Anders als viele denken, geht es dabei um weitaus mehr als nur um den bloßen Abschluss der eigentlichen Verträge. 

Bevor die Vertragsverhandlungen beginnen, müssen Führungskräfte in den Bereichen strategisches Sourcing und Beschaffung zunächst die besten Lieferanten für ihre Anforderungen finden. Dies geschieht häufig im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens, bei dem verschiedene Anbieter einer eingehenden Beurteilung unterzogen werden, um den jeweils geeignetsten Partner zu identifizieren. Ist die Wahl getroffen, wird im Rahmen von Vertragsverhandlungen über Produkt- oder Serviceumfang, Vertragslaufzeiten, Zahlungsbedingungen, Verlängerungsoptionen und einiges mehr entschieden.

Nach der Vertragsunterzeichnung müssen die Teams für strategisches Sourcing die Performance der Lieferanten verfolgen und sicherstellen, dass diese ihre Vertragspflichten erfüllen. Die Mitarbeiter der Sourcing- und Beschaffungsteams müssen außerdem den Überblick über laufende Verträge behalten, um nicht von Verlängerungs- und Laufzeitfristen überrascht zu werden. Bislang war das Management von Lieferantenverträgen ein manueller Prozess, bei dem die Verträge auf verschiedenen Mitarbeitergeräten, Firmenservern und in Schreibtischschubladen verstreut waren. Dieses Ad-hoc-System hat den Nachteil, dass die Verantwortlichen erst lange E-Mail-Threads und schwerfällige Systeme durchforsten müssen, um wichtige Vertragsinformationen zu finden. Ohne transparente Vertragsdaten können viele Beschaffungsteams ihre Verhandlungsposition nicht richtig ausreizen, sodass sie sich finanzielle Vorteile entgehen lassen. 

8 Best Practices für das Lieferantenvertragsmanagement 

Strategisches Vertragsmanagement ist für Beschaffungsführungskräfte, die die Rolle ihrer Abteilung im Unternehmen aufwerten wollen, von entscheidender Bedeutung. Wenn die Vertragsdaten für die Verantwortlichen in den Bereichen Sourcing und Beschaffung zugänglich sind, können diese Lücken identifizieren, Möglichkeiten für Einsparungen finden und ihre Beziehung zu strategischen Lieferanten ausbauen. Hier finden Sie eine Auswahl an Methoden, mit denen das Lieferantenvertragsmanagement von einer taktischen Aufgabe zur strategischen Chance wird:

1. Proaktiv auf wichtige Stakeholder zugehen: Allzu oft werden Führungskräfte aus der Finanz-, Rechts- oder IT-Abteilung erst zu einem späten Zeitpunkt in den Vertragsprozess einbezogen, was die Verhandlungen hinauszögern oder sogar zum Vertragsbruch führen kann. Diese Stakeholder sollten unbedingt vor den ersten Gesprächen mit Lieferanten konsultiert werden, um die Anforderungen in Bezug auf Finanzen, Compliance und Datenschutz in Erfahrung zu bringen, die Anbieter erfüllen müssen, bevor sie eine Partnerschaft mit dem Unternehmen eingehen können.  

2. Leistungserwartungen frühzeitig festlegen: Gegen vorzeitige Vertragskündigungen oder unbefriedigende Partnerschaften hilft es, Leistungserwartungen von vornherein klar zu kommunizieren. Wenn Sie Ihre Bewertungskriterien während des Vertragsprozesses offen darlegen, erleichtern Sie sich nicht nur den Ausschluss von Lieferanten, die Ihre Standards nicht erfüllen können, sondern fördern auch eine transparente Kommunikation zwischen Ihrem Team, den externen Anbietern und den internen Stakeholdern. Dieses Maß an Transparenz hilft bei der Bildung starker, zielgerichteter Partnerschaften. 

3. Vertragsdaten zentralisieren: Eines der größten Hindernisse für strategisches Vertragsmanagement sind fehlende Einblicke in Lieferantendaten. Führungskräfte im Beschaffungsbereich müssen über nahende Verlängerungsfristen, Zahlungsbedingungen und Vertragspflichten informiert sein, um Probleme und Chancen zu antizipieren und vorausschauend zu planen. Ohne klare Einblicke in die Ressourcenzuweisung oder Vertragsfristen riskieren die Verantwortlichen, sich einschlägige Chancen auf Einsparungen entgehen zu lassen. Durch zentralisierte Daten lässt sich dieses Problem jedoch beheben, da diese die nötige Transparenz bieten, um bessere Vertragsentscheidungen zu treffen und die Anzahl nicht vorab genehmigter Auftragsvergaben zu reduzieren. 

4. Einen zentralen Kooperations-Hub schaffen: Sourcing- und Beschaffungsteams sind das Bindeglied zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten. Dadurch müssen sie oft zwischen den verschiedenen internen Verantwortlichen einerseits und den Lieferanten andererseits vermitteln. Doch diese Rolle als Vermittler ist ineffizient und hält sie davon ab, sich strategischeren Aufgaben zu widmen, z. B. der Identifizierung unkontrollierter Ausgaben oder der Bewertung der Lieferanten-Performance. Mithilfe eines zentralen Kommunikations-Hubs kann das Beschaffungsteam die internen Stakeholder direkt mit den Lieferanten in Verbindung bringen und sicherstellen, dass wichtige Informationen zur richtigen Zeit an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. 

5. Genehmigungsprozesse etablieren: Oft verzögert sich der Vertragsprozess, weil die Genehmigungen der internen Stakeholder fehlen oder die Verantwortlichen die Verträge noch gar nicht zu Gesicht bekommen haben. Teams für strategisches Sourcing, die genau wissen, welche Genehmigungen benötigt werden, können mithilfe standardisierter Workflows Zeit sparen, bei denen die Verträge automatisch alle erforderlichen Freigabestufen durchlaufen. 

6. Regelmäßige Vertragsprüfungen festlegen: Bei mangelnder Kontrolle kommen Vertragsfristen oft überraschend. Mit einem wöchentlichen oder monatlichen Prüfungszyklus für alle Verträge können Sie und Ihr Team dringende Aufgaben im Auge behalten und sich auf anstehende Performance-Reviews und Verlängerungen vorbereiten. 

7. Das Lieferantenvertragsmanagement mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpfen: Die Beschaffungsteams können zu strategischen Partnern für das Unternehmen werden, indem sie die unmittelbaren Auswirkungen des Lieferantenvertragsmanagements auf das Unternehmensergebnis aufzeigen. Führungskräfte im Beschaffungsbereich, die einfachen Zugriff auf die Liferantenvertragsdaten haben, können diese Informationen nutzen, um bessere Entscheidungen rund um Risikominimierung, Ressourcenzuweisung und Projektpriorisierung zu treffen. Durch transparentere Einblicke in die vertraglichen Gesamtausgaben können die Verantwortlichen auch besser über die Gesamteinsparungen Bericht erstatten und Chancen zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen im gesamten Unternehmen erkennen. 

8. Starke Lieferantenbeziehungen anstelle von preislichen Argumenten priorisieren: Beschaffungsleiter in aller Welt sind sich einig: Kosten zu sparen, ist nicht länger das A und O. Um angesichts instabiler Lieferketten und pandemiebedingtem disruptiven Wandel die Geschäftskontinuität zu wahren, waren viele Teams für strategisches Sourcing und Beschaffung auf starke Lieferantenpartnerschaften angewiesen. Statt die Lieferantenauswahl ausschließlich am Preis festzumachen, sollten Sie darauf achten, dass die Vertragsbedingungen für beide Parteien vorteilhaft sind, um langfristige Beziehungen zu festigen. 

So fördern führende Unternehmen mittels Lieferantenvertragsmanagement die Geschäftsergebnisse

In der Geschäftswelt setzt sich allmählich die Erkenntnis durch, dass das Management von Lieferantenverträgen für die allgemeinen Strategien des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Ein Technologieunternehmen entschied sich für die Vertragsmanagementlösung von Workday, um sein wachsendes Geschäft besser fördern zu können. 

Der innovative IT-Anbieter mit mehr als 30 Millionen Anwendern weltweit verwaltet Tausende von Lieferantenverträgen, um seinen Kunden einen herausragenden Service zu bieten und das Wachstum des Unternehmens zu fördern. Bevor das Beschaffungsteam seinen Vertragsprozess mithilfe von Workday digitalisierte, hatten die Mitarbeiter nur begrenzt Einsicht in die mehr als 3000 globalen Verträge. Ohne standardisierten Prozess fiel es dem Sourcing-Team sehr schwer, strategische Partner zu identifizieren und die verschiedenen Risiken für das Unternehmen zu analysieren.

Letztendlich entschied sich das IT-Unternehmen für Workday Strategic Sourcing als Vertragsmanagementlösung, um Vertragsdaten zu zentralisieren, Einblicke in die Risiken zu gewinnen, die Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern zu fördern und Kosten zu sparen. Mit einer Single Source of Truth für Verträge war das Beschaffungsteam nun in der Lage, durch die konsequente Einhaltung seiner Vertragspflichten stärkere Lieferantenbeziehungen aufzubauen. Ein Vertrags-Repository unterstützt auch die internen Stakeholder, indem es die benötigten Informationen zentral an einem Ort zugänglich macht.

Dank der digitalen Vertragslösung muss das Beschaffungsteam jetzt nicht mehr in stundenlanger Fleißarbeit die Daten aus verschiedenen Quellen zusammentragen und spart darüber hinaus Geld. Mit Workday konnte das Beschaffungsteam Ausgaben identifizieren, die durch die Vergabe von Projekten außerhalb des üblichen Lieferantenpools entstanden, und ermitteln, welche Lieferantenbeziehungen gut funktionieren und welche neu bewertet werden müssen. Mithilfe der Vertragsdaten erzielte das Team Einsparungen von etwa 100 Millionen USD. Darüber hinaus entwickelte es eine Strategie zur Kürzung der Ausgaben für Randbedarf um mehr als 50 %, indem es Einmal- und Alleinlieferanten evaluierte. 

Das Lieferantenvertragsmanagement entwickelt sich weiter 

Da Unternehmen auch weiterhin auf größere Pools von Anbietern setzen, wird deutlich, dass konventionelle Modelle für das Lieferantenvertragsmanagement ausgedient haben. Um die Unternehmensziele zu erreichen und die Geschäftskontinuität zu wahren, müssen Sourcing- und Beschaffungsteams ihre Vertragsdaten effektiv nutzen, um Einsparungen zu erzielen, Verlängerungen und Fristen im Blick zu behalten und die Einhaltung ihrer vertraglichen Pflichten zu gewährleisten. 

In Ermangelung einer konkreten Vertragsmanagementstrategie kann es passieren, dass wichtige Informationen wie Laufzeit, Verlängerungsdaten und Fristen in der Masse untergehen. Um dies zu verhindern, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitale Vertragsmanagementlösungen, die Daten automatisch zentralisieren und einen Hub für die Zusammenarbeit bieten. 

Dank der daraus resultierenden Transparenz können Beschaffungsteams strategische Lieferanten identifizieren und die Beziehungen für das gesamte Unternehmen managen. Strategisches Vertragsmanagement liefert nicht nur detailliertere Einblicke in die Lieferantenbasis, sondern hilft Beschaffungsfachkräften auch dabei, die Gesamtausgaben ihres Unternehmens nachzuvollziehen und Lieferantenlücken zu schließen. So lassen sich Kosten vermeiden, die durch die Auftragsvergabe an Anbieter außerhalb des vorab genehmigten Lieferantenpools entstehen.

Sind Sie bereit für ein modernes Vertragsmanagement-Modell? Finden Sie heraus, wie Ihnen Workday Supplier Contract Management dabei hilft, Vertragsdaten zu zentralisieren und unmittelbaren Einfluss auf das Unternehmensergebnis zu nehmen.