Kleine und mittelständische Unternehmen stehen heute unter dem Druck, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Das bedeutet aber nicht, dass sie sich mit manuellen, ineffizienten Prozessen zufrieden geben müssen. Mit der richtigen Strategie können selbst kleinere Teams Zeit und Erkenntnisse gewinnen und mehr Wachstum erzielen.
In diesem Artikel diskutieren wir acht Automatisierungsideen für KMU:
Automatisierung wurde früher als ein Luxus angesehen, ein Privileg, das sich nur Großunternehmen mit entsprechenden Budgets und spezialisierten IT-Teams leisten konnten. Diese Betrachtungsweise hat sich radikal geändert.
Gerade für Kleinunternehmer steht Automatisierung heute an erster Stelle: 43 % gaben gegenüber Workday an, dass Automatisierung für sie die Top-Priorität ist. Angesichts geschrumpfter Teams und des permanenten Drucks, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen, ist die Suche nach effizienteren Arbeitsmethoden nicht einfach ein Wettbewerbsvorteil, sondern eine unausweichliche Notwendigkeit.
Glücklicherweise stellt die Automatisierung von Geschäftsprozessen heutzutage keine allzu große Hürde mehr dar. Das Ganze ist intuitiver, flexibler und leichter zugänglich geworden. Bei einer strategischen Implementierung übernimmt die Automatisierungssoftware Routineaufgaben, liefert bessere Erkenntnisse und ermöglicht es den Führungskräften, sich auf das Unternehmenswachstum zu konzentrieren.
Der Wandel ist unübersehbar: Kleine Unternehmen sind jetzt bereit, veraltete Prozesse und Wachstumshindernisse hinter sich zu lassen und stattdessen auf moderne, strategische Automatisierung zu setzen.
43 Prozent der Kleinunternehmer geben an, dass Automatisierung derzeit ihre höchste Priorität ist
Automatisierte Prozesse zu implementieren mag zunächst komplex erscheinen – aber lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Das Ziel automatisierter KI-Lösungen besteht darin, manuellen Aufwand, etwa die einfache Datenerfassung, zu reduzieren und Führungskräften gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, bessere, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Lassen Sie uns acht Top-Automatisierungsideen für KMU erkunden, die sofortige Wirkung zeigen.
In vielen kleinen Unternehmen stellt der Monatsabschluss eine hohe Belastung für die Ressourcen dar. Der Prozess basiert häufig auf manuellen Abstimmungen, einer großen Zahl von Spreadsheets und Genehmigungsengpässen, die keine zeitnahen Einblicke in die Finanzen ermöglichen.
Automatisierungslösungen können den Finanzabschluss durch folgende Funktionen erheblich vereinfachen:
Die Zahlen beweisen es: Einer Studie von Workday zufolge brauchen 71 % der Unternehmen, die eine umfassende Automatisierung nutzen, für ihren Abschluss nicht mehr als sechs Tage. Im Gegensatz dazu schaffen dies nur 23 % Unternehmen, die kaum oder gar keine Automatisierung für ihren Abschluss einsetzen.
Konzentrieren Sie sich zu Beginn auf wiederkehrende Aufgaben, die von Monat zu Monat immer wieder unverändert anfallen. Im Zuge der Automatisierung kann auch die Standardisierung Ihres Kontenplans zu weniger Komplexität führen. Mit zunehmendem Vertrauen in die Automatisierung können Sie dann weitere Arbeitsabläufe wie die Behandlung von Ausnahmen und das Reporting von Differenzen integrieren.
Die Abläufe im Personalwesen (HR) berühren jede Phase des Lebenszyklus der Mitarbeitenden. Ohne Automatisierung können selbst grundlegende Prozesse wie Onboarding und Entgeltabrechnung für kleine Teams zu einer enormen Herausforderung werden. KI-gestützte Automatisierung kann das HR-Team bei folgenden Prozessen maßgeblich unterstützen:
Wenn HR-Prozesse auf getrennten Systemen und mit manuellen Prozessen laufen, geht Zeit für nicht produktive Aufgaben verloren, die nichts zum Unternehmenserfolg beitragen. Die Automatisierung geht dieses Problem an, indem sie für Konsistenz im gesamten Mitarbeiter-Erlebnis sorgt und den HR-Teams Raum für strategische Überlegungen gibt. Anstatt zwischen Lösungen zu hin- und herzuwechseln oder mit Spreadsheets zu arbeiten, können HR-Führungskräfte Performance, Vergütung und Belegschaftsplanung von einer zentralen Quelle aus steuern.
Mehr als die Hälfte der KI-Pioniere im Personalwesen geben an, dass die Technologie ihrem Unternehmen einen klaren strategischen Mehrwert verschafft – unter anderem durch skalierbare Automatisierung
Dies verbessert die Compliance, reduziert menschliche Fehler und macht die Unternehmensanforderungen klarer. Und künstliche Intelligenz (KI) spielt eine zentrale Rolle, wenn die schon von Natur aus komplexen Gegebenheiten von HR angegangen und automatisiert werden. Im Vergleich zu anderen Bereichen wie Finanzen oder IT sind manche HR-Fachleute deutlich zögerlicher, den Schritt in Richtung KI zu wagen. Doch die Mehrheit (54 %) der KI-Pioniere im Personalwesen ist überzeugt, dass damit ein klarer strategischer Nutzen einhergeht.
In einem kleinen Unternehmen kann das Spesenmanagement schnell unkontrolliert vor sich gehen – insbesondere, wenn übermittelte Daten, Genehmigungen und Erstattungen auf E-Mail- oder papierbasierten Prozessen beruhen.
Eine Automatisierung trägt mit den folgenden Möglichkeiten zur Optimierung der Ausgaben bei:
Für eine sinnvolle und effiziente Implementierung ist es wichtig, zunächst die Ausgabenkategorien und Richtlinienschwellenwerte zu definieren. Erst dann beginnen Sie damit, ihre automatisierten Workflows zu erstellen. Verwenden Sie eine Logik, die auf Bedingungen basiert, um Spesenposten, die einen hohen Wert aufweisen oder nicht den Richtlinien entsprechen, an die Finanzabteilung zu eskalieren. Bei wiederkehrenden Kosten wie Abonnements können durch die Automatisierung Timing und Änderungen über einen bestimmten Zeitraum verfolgt werden, sodass die Finanzabteilung weniger Aufwand, aber mehr Kontrolle hat.
Planung sollte kein einmaliges Ereignis oder statisches Spreadsheet sein, das bereits eine Woche nach Fertigstellung veraltet ist. Für kleine Unternehmen, die agil bleiben müssen, macht die Automatisierung aus der Planung einen kontinuierlichen, kollaborativen Prozess.
Automatisierung schafft Mehrwert durch die folgenden Möglichkeiten:
Dann beginnen Sie mit der Erstellung automatisierter Vorlagen, die aus Ihren Finanzlösungen Istwerte, aus HR Headcount-Daten oder aus dem Vertrieb Pipeline-Kennzahlen abrufen. Auf dieser Basis wird die Prognose zu einem fortlaufenden Prozess und nicht zum vierteljährlichen Chaos. Fügen Sie Genehmigungs-Workflows hinzu, um Änderungen zu verfolgen, und nutzen Sie die Szenario-Planung, um Annahmen zunächst einem Stresstest zu unterziehen, bevor Sie sie verwenden.
Die Besetzung offener Stellen ist wichtig, doch langfristiger Mehrwert kann nur entstehen, wenn Sie die Kompetenzen Ihrer Belegschaft in den Mittelpunkt stellen. Besonders für kleine Unternehmen ist es wichtig zu wissen, was ihre Angestellten können (und wo Potenzial für Weiterentwicklung besteht). Nur so können Sie mehr Wachstum erzielen, ohne ständig auf externes Personal angewiesen zu sein.
Zukunftsorientierte Unternehmen tendieren bereits zu stärker kompetenzbasierten Ansätzen: 55 % der Befragten im Workday Global Skills Report gaben an, auf einen kompetenzbasierten Ansatz umgestellt zu haben, und weitere 23 % planen, dies in den nächsten zwölf Monaten ebenfalls zu tun.
Mithilfe der Automatisierung werden auch die Kompetenzstrategien skalierbar, und zwar durch:
Verknüpfen Sie zunächst Ihre Performance- und Learning-Daten, damit Sie den Zuwachs an Fachkompetenzen im Laufe der Zeit verfolgen können. Nutzen Sie die Automatisierung, um Ihren Mitarbeitenden relevante Lernprogramme oder Projektmöglichkeiten zuzuordnen. So können Manager sich auf die Entwicklung von Fähigkeiten statt nur auf Headcount-Zahlen fokussieren. Dies ermöglicht Talent-Entscheidungen, die auf Erkenntnissen in Echtzeit beruhen.
Marketing ist für das Wachstum von entscheidender Bedeutung, doch bei kleineren Teams ist es oft der erste Bereich, der an Kapazitätsgrenzen stößt. Manuelle Veröffentlichungszeitpläne, fragmentierte Tools und inkonsistentes Kampagnen-Tracking erschweren es, sichtbar und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Mithilfe der Automatisierungsfunktionen werden im Marketing auch folgende Aktionen skalierbar:
Für kleine Unternehmen spart diese Art der Automatisierung Zeit und sorgt für eine gleichbleibende Qualität bei der Kundenansprache. Aber was ebenso wichtig ist: Marketing und Vertrieb erhalten dadurch einen besseren Einblick in das, was funktioniert. So werden Aktionen nicht nur ausgeführt, sondern auch optimiert.
Beginnen Sie am besten mit Ihren häufigsten Routineaufgaben, wie Social-Media-Beiträgen oder Newsletter-Sendungen, und bauen Sie darauf auf. Im Laufe der Zeit können solche kleinen Automatisierungen zu einer verbesserten Interaktion mit den Kunden, einer robusteren Pipeline und einem besser planbaren Wachstum beitragen.
Für kleine Unternehmen, die mit wenig Personal Entgeltabrechnungs-, Datenschutz-, Steuervorschriften und andere sensible Prozesse verwalten müssen, ist Compliance eine ständige Herausforderung.
Mithilfe von automatisierten Prozessen kann die Einhaltung von Vorschriften unterstützt werden durch:
Um Vertrauen in Ihre Compliance-Prozesse zu schaffen, automatisieren Sie die Erfassung von Dokumenten direkt am Ort der Transaktion, beispielsweise beim Übermitteln der Spesenabrechnung oder bei der Vertragsgenehmigung. Verwenden Sie systemgenerierte Zeitstempel und Anwender-Tracking, um integrierte Audit-Protokolle zu erstellen. Überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe regelmäßig, um sie an die geltenden gesetzlichen Bestimmungen anzupassen, insbesondere wenn Ihre Belegschaft oder Ihre Kundenbasis in verschiedenen Regionen wächst.
Wenn wichtige Daten in getrennten Systemen gespeichert sind – Finanzen in einem, HR in einem zweiten, Kundenservice in einem dritten –, verzögert sich die Entscheidungsfindung. Dies stellt für Unternehmen jeder Größe nach wie vor eine Herausforderung dar. 60 % der IT-Führungskräfte erwähnten, dass Daten-Silos in ihren Organisationen immer noch ein Hindernis darstellen.
Eine Automatisierung mithilfe einer Enterprise-Management-Plattform kann dazu beitragen, das Problem der Daten-Silos zu beseitigen, und zwar durch:
Ein praktischer erster Schritt besteht darin, besonders wichtige Reports – wie Cashflow-Analysen, Headcount oder Pipeline-Übersichten – zu identifizieren und zu erfassen, wo die entsprechenden Daten hinterlegt sind. Durch die Automatisierung dieser Systeme wird sichergestellt, dass die Daten, die in diese Berichte einfließen, zeitnah, genau und konsistent sind.
Durch die Integration weiterer Systeme verbessern sich die Analysen, das Reporting wird weniger reaktiv und Führungskräfte erhalten die Transparenz, die sie benötigen, um Entscheidungen schnell und zuverlässig treffen zu können.
Mit einer cloudbasierten, KI-gesteuerten Automatisierung, die in eine zentrale Plattform integriert ist, können auch kleine Unternehmen selbstbewusst skalieren
Zeit ist für kleine Unternehmen eine äußerst wertvolle Ressource. Doch allzu häufig geht sie durch isolierte Systeme, repetitive Aufgaben und nicht skalierbare Prozesse verloren. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Aber nicht irgendeine Automatisierung: Entscheidend ist vor allem die richtige Basis.
Eine einheitliche Plattform für Finanzen, HR und Geschäftsabläufe vereint Automatisierung, KI und Echtzeit-Daten zu einem einheitlichen System. Auf diese Weise werden Datensilos beseitigt und es entsteht die Transparenz, die wachsende Unternehmen benötigen, um schneller voranzukommen. Die Komplexität von Prozessen wie Entgeltabrechnung, Spesenmanagement, Planung und Reporting reduziert sich und Führungskräfte können sich auf die entscheidenden Tätigkeiten konzentrieren: Kunden bedienen, Mitarbeiter weiterbilden und nachhaltig skalieren.
Mit einer cloudbasierten, KI-gesteuerten Automatisierung, die in eine zentrale Plattform integriert ist, können kleine Unternehmen nicht nur im Wettbewerb mithalten, sondern auch selbstbewusst skalieren. Ganz gleich, ob es Ihnen um Effizienz, Genauigkeit, Produktivität oder Skalierbarkeit geht: Mit der richtigen Strategie erreichen Sie sicher das nächste Performance-Level.
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