Geschäftsresilienz durch Was-wäre-wenn-Analyse in FP&A

Wieso, weshalb, warum - wer nicht fragt bleibt… Naja, Sie kennen das sicher. Auch wenn es in diesem Artikel um drei andere W-Worte gehen soll, bleibt die Moral der Aussage die gleiche: Fragen führen immer zu Antworten und somit zu mehr Wissen. Gerade in volatilen Zeiten ist eine Art der Frage ganz besonders wichtig, um resilientere Entscheidungen zu treffen: Was wäre wenn. Es kommt also nicht von ungefähr, dass sich in der Finanzwelt die "Was-Wäre-Wenn-Analyse" gerade zum neuen Superstar entwickelt.

Doch wie führt man eine Was-Wäre-Wenn-Analyse effektiv durch? In diesem Blog werden wir nicht nur die Theorie hinter dieser Analyse aufdecken, sondern Ihnen auch zeigen, wie Sie die “Was-wäre-wenn” Analyse ganz praktisch umsetzen können.

In Deutschland, wo FP&A-Praktiken (Financial Planning and Analysis) immer mehr an Bedeutung gewinnen, hat die Was-Wäre-Wenn-Analyse eine besondere Stellung erlangt. Unternehmen unterschiedlichster Größenordnungen erkennen zunehmend, wie vital diese Analyse für eine agile und zukunftsweisende Finanzplanung ist. Also, fragen wir gemeinsam “Was-Wäre-Wenn” und entdecken Sie, wie diese Methode Ihre Finanzstrategie transformieren kann. 

Was ist eine Was-wäre-wenn-Analyse?

In unserer global vernetzten Wirtschaft treten Lieferkettenstörungen regelmäßig auf und haben oft weitreichende Folgen. Beispiele wie die COVID-19-Pandemie, die die Nachfrage nach Schutzmasken weltweit beeinflusste, oder geopolitische Unruhen, die traditionelle Handelsrouten störten, zeigen, wie anfällig unsere globalen Lieferketten sind. Besonders deutlich wurde dies, als 2021 ein Frachtschiff im Suezkanal feststeckte und täglich Handel im Wert von 9,6 Milliarden Dollar blockierte.

Diese Vorfälle unterstreichen, wie wichtig Was-wäre-wenn-Analysen in der Unternehmensplanung sind. Was-wäre-wenn-Analysen untersuchen, wie sich Veränderungen bestimmter Variablen auf das Endergebnis einer Situation auswirken. Sie bereiten Organisationen nicht darauf vor, die Zukunft vorherzusagen, sondern auf verschiedene mögliche Zukünfte zu reagieren. Zum Beispiel könnte der Finanzvorstand eines weltweit tätigen Haushaltswarenherstellers mithilfe einer Was-wäre-wenn-Analyse herausfinden wollen, welche finanziellen Folgen es hat, wenn Produkte im Wert von Millionen Dollar in der Lieferkette steckenbleiben.

Laut einer Studie des McKinsey Global Institute erleben Unternehmen im Durchschnitt alle vier Jahre eine Lieferkettenunterbrechung von ein bis zwei Monaten. Ursachen dafür können Wirtschaftskrisen, Naturkatastrophen und Cyberangriffe sein. Eine Was-wäre-wenn-Analyse konzentriert sich auf die Folgen solcher Ereignisse und ermöglicht es Unternehmen, verschiedenste Szenarien zu modellieren.

In einem immer unbeständigeren Geschäftsumfeld ist die Fähigkeit, solche Analysen durchzuführen, entscheidend. Sie ermöglicht es Unternehmen, sich schnell auf jedes externe Ereignis einzustellen und so ihren langfristigen Erfolg zu sichern. Egal ob es um eine spezifische Störung wie ein Schiff, das im Suezkanal feststeckt, oder um allgemeinere Herausforderungen wie plötzliche Nachfrageschwankungen geht. Die Anwendung von Was-wäre-wenn-Analysen kann entscheidend sein, um die Auswirkungen auf die Lieferkette zu mildern oder sogar zu beseitigen.

Wie man eine Was-Wenn-Analyse durchführt

Um eine Was-wäre-wenn-Analyse effektiv durchzuführen, beginnen Sie mit einer klaren Zielsetzung. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf Szenarien konzentrieren, die direkte Auswirkungen auf Ihren Geschäftserfolg haben. Zum Beispiel, als CFO eines Elektrofahrzeugherstellers, der remote arbeitet, sollten Sie sich weniger um steigende Büromieten sorgen, aber auf einen möglichen Preiskampf vorbereiten.

Setzen Sie klare Ziele und formulieren Sie spezifische Fragen 

Nachdem Sie sich für ein Szenario entschieden haben, formulieren Sie hypothetische Fragen, die sich auf dieses Szenario und Ihre Ziele beziehen. Wenn Sie in einem Preiskampf Ihre Gewinnspannen maximieren möchten, überlegen Sie, ob Anpassungen bei variablen Kosten wie Produktions- und Arbeitskosten Sie Ihrem Ziel näherbringen könnten.

Nutzen Sie Excel als Werkzeug 

Für die Durchführung einer Was-wäre-wenn-Analyse in Excel stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: die Zielwertsuche (Goal Seek), der Szenario-Manager (Scenario Manager) und der Datensatz (Data Table). Diese Werkzeuge finden Sie unter dem 'Was-wäre-wenn-Analyse'-Symbol auf der Registerkarte 'Daten' in Excel. Jede dieser Methoden bietet eine unterschiedliche Herangehensweise, um zu erforschen, wie verschiedene Variablen Ihr Geschäft beeinflussen können.

Durch die Anwendung dieser Schritte können Sie die potenziellen Auswirkungen verschiedener Szenarien auf Ihr Unternehmen analysieren und besser vorbereitete Entscheidungen treffen.

Zielwertsuche

Um ein spezifisches Ziel zu erreichen, bietet die Goal-Seek-Methode eine praktische Möglichkeit, verschiedene Ansätze auszuprobieren. Stellen Sie sich vor, Sie wollen Ihre Gewinnspanne von 75% auf 80% steigern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Wählen Sie zuerst Goal Seek aus dem Dropdown-Menü der "Was-wäre-wenn-Analyse". Geben Sie dann Ihre angestrebte neue Gewinnspanne als Dezimalzahl im Feld "Nach Wert" ein. Im Feld "Durch Ändern" wählen Sie die Zelle, in der der Wert "Kosten pro Artikel" steht.

Nachdem Sie auf "OK" geklickt haben, nimmt Excel automatisch eine Analyse vor und zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Zielgewinnspanne erreichen können. In diesem Beispiel bedeutet eine angestrebte Gewinnspanne von 80%, dass Sie Ihre Kosten pro Artikel um 20% senken müssen.

Szenario-Manager

Der Szenario-Manager ist die zweite Methode, um eine Was-wäre-wenn-Analyse in Excel durchzuführen. Um auf ein früheres Beispiel zurückzukommen: Angenommen, ein Preiskrieg in Ihrer Branche scheint wahrscheinlich. Sie möchten Ihre Preise senken, machen sich aber Sorgen um die Auswirkungen auf Ihre Gewinnmargen.

Mit dem Szenario-Manager von Excel können Sie die Konsequenzen einer Preissenkung simulieren. Wählen Sie dazu den Szenario-Manager aus dem Dropdown-Menü der 'Was-wäre-wenn-Analyse'. Klicken Sie auf das Plus-Symbol und fügen Sie die Variable, die Sie analysieren möchten, in das Feld "zu ändernde Zelle" ein. Geben Sie den neuen Wert ein. Klicken Sie im Fenster des Szenario-Managers auf „Anzeigen“, und Excel zeigt Ihnen, wie sich die Senkung des Preises Ihres Produktes auf 80 Dollar auf Ihre Gewinnmarge auswirkt – in diesem Fall würde sie auf 75% fallen.

Diese Methode ist besonders hilfreich, wenn Sie die Auswirkungen von Veränderungen in mehreren Variablen gleichzeitig betrachten möchten. Der Szenario-Manager ermöglicht es Ihnen, verschiedene "Was wäre, wenn"-Szenarien zu erstellen und schnell zu vergleichen, wie jede dieser Änderungen Ihr Geschäftsergebnis beeinflussen würde.

Datentabelle

Die letzte Methode zur Durchführung einer Was-wäre-wenn-Analyse in Excel eignet sich am besten, um die Auswirkungen von Änderungen an einem einzelnen Faktor zu untersuchen, wie zum Beispiel den Zinssatz eines Darlehens. In dem unten stehenden Beispiel beträgt die monatliche Zahlung für ein 30-jähriges Darlehen über 100.000 Euro mit einem Zinssatz von 5% 536,82 Euro.

Um herauszufinden, wie sich unterschiedliche Zinssätze auf die monatlichen Zahlungsbeträge auswirken, erstellen Sie eine neue Liste mit Zinssätzen. In einer angrenzenden Spalte geben Sie die Formel ein, mit der Sie den ursprünglichen monatlichen Zahlungsbetrag berechnet haben.

Markieren Sie den gesamten Bereich der neuen Datentabelle, einschließlich der Variablenwerte (Zinssätze), der Formel und leerer Zellen. Wählen Sie „Datentabelle“ aus dem Dropdown-Menü „Was-wäre-wenn“.

Im Feld für die Spalteneingabezelle geben Sie B2 oder 5% ein, da der Zinssatz der einzige variable Faktor ist, den Sie analysieren. Klicken Sie auf „OK“.

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, schnell zu sehen, wie sich Änderungen in einem einzelnen Faktor – in diesem Fall dem Zinssatz – auf ein Endergebnis, wie die monatliche Darlehenszahlung, auswirken. Es ist ein effizientes Werkzeug, um die Sensitivität Ihrer finanziellen Berechnungen gegenüber Veränderungen eines spezifischen Parameters zu verstehen.

Die Ergebnisse werden automatisch unter den leeren Zellen für die monatlichen Zahlungen ausgefüllt und entsprechen den Zinssätzen in der Spalte daneben. Hier sehen Sie, dass eine Erhöhung des Zinssatzes auf 6 % die monatlichen Zahlungen auf 599,55 € erhöht; eine Erhöhung auf 7 % erhöht sie auf 665,30 € und so weiter, vorausgesetzt, alle anderen Variablen bleiben gleich.

Entdecken Sie die Vorteile von Workday Adaptive Planning

Excel-Funktionen haben CFOs jahrzehntelang gute Dienste geleistet, aber sie sind auch schwer zu handhaben, fehleranfällig und unzuverlässig.

Insbesondere FP&A-Teams haben oft Schwierigkeiten, die Daten aus mehreren Kalkulationstabellen zusammenzuführen, was zu eingeschränkten, veralteten Daten führt. Herkömmliche Methoden wie Excel ermöglichen es Unternehmen nicht, schnell Was-wäre-wenn-Szenarien zu modellieren, um zu planen und auf Marktveränderungen zu reagieren, so dass die Unternehmen nicht auf die Zukunft vorbereitet sind.

Moderne, Cloud-basierte ERPs mit automatisierter Datenverarbeitungstechnologie im Backend können schnell fortschrittliche Analysen und Prognosen erstellen, die sich leicht anpassen, interpretieren und weitergeben lassen.

Workday Adaptive Planning zum Beispiel hilft FP&A-Teams, mehrere Szenarien zu vergleichen und Prognosen schnell zu aktualisieren, um sich an neue Marktinformationen anzupassen. Die Software erleichtert auch die gemeinsame Nutzung von Daten und demokratisiert den Planungsprozess, indem sie jeder Abteilung die Möglichkeit gibt, eine Was-wäre-wenn-Analyse durchzuführen und in Echtzeit zu sehen, wie sich die von ihr vorgenommenen Änderungen auf andere Teile des Unternehmens auswirken.

Ein weiterer großer Vorteil? Die Ergebnisse sind nicht in Tabellenkalkulationen gefangen, sondern stehen in einem flexiblen, cloudbasierten System zur Verfügung, das als einzige Quelle der Wahrheit für das Unternehmen dient.

Für das Hotel- und Freizeitunternehmen Belmond hat der Einsatz von Workday Adaptive Planning die Szenarioplanung im gesamten Unternehmen verbessert und das Risikomanagement gestärkt. Auf dem Höhepunkt der Pandemie nutzte Belmond Adaptive Planning, um Pläne auf der Grundlage der sich entwickelnden Gesetzgebung, Quarantänevorschriften und Öffnungsanforderungen zu modellieren und so den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Das Unternehmen verlässt sich auch weiterhin auf die Technologie, um sich besser auf die Auswirkungen störender Ereignisse auf Einnahmen, Ausgaben, Arbeitskräfte und mehr vorzubereiten.

Ein Unternehmen, das in der Lage ist, sich schnell an neue Möglichkeiten anzupassen und sich auf unvorhergesehene Veränderungen einzustellen, ist für dauerhaften Erfolg gerüstet. Führungskräfte können die Zukunft vielleicht nicht vorhersagen, aber sie können Was-wäre-wenn-Analysen nutzen, um für die Szenarien zu planen, die sie wahrscheinlich treffen werden. Und wenn jeder in einem Unternehmen für Was-wäre-wenn-Szenarien planen kann, ist die Widerstandsfähigkeit so gut wie garantiert.