Was dynamisches Wachstum vom Finanzmanagement fordert

Mit über 20 Jahren Erfahrung am Markt beschäftigt Webhelp heute rund 100.000 Mitarbeiter an mehr als 200 Standorten und Home Offices in über 55 Ländern. Webhelp ist ein End-to-End-Partner für alle B2C und B2B Customer Journeys und entwickelt, realisiert und optimiert unvergessliche Kundenerlebnisse für die digitale Welt. Die „Buy and Build“-Strategie des rasch wachsenden Unternehmens verfolgt die gezielte Akquisition von Firmen mit ähnlichen Business-Modellen. Für Till Jelinek, CFO DACH bei Webhelp, ist klar: „Erfolgreiche Akquisitionen brauchen Synergien, eine Konsistenz in der Berichterstattung sowie eine Transparenz zur Steuerung der Geschäftsentwicklung. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist – insbesondere im Hinblick auf die internationalen Standorte – Compliance.“

Um eine effiziente Integration von Unternehmen zu erreichen, sieht Jelinek den CFO in einer aktiven Rolle, der als Treiber, Entscheider und Umsetzer stark involviert ist. Als Grundlage ist die Definition der Ziele und Leistungskennzahlen (KPIs) notwendig, um eine gemeinsame Basis für transparente Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse zwischen den Gesellschaften zu schaffen. Das entscheidende Werkzeug dafür ist ein agiles Finanzmanagementsystem, das auf den folgenden drei Erfolgsfaktoren basiert: 

• Schnelle Integration für eine hohe Datenqualität und damit zuverlässige Grundlagen für strategische und operative Entscheidungen.

• Pragmatisches Vorgehen bei der Einführung von Prozessen und Standards mit Fokus auf Kernfunktionen und ein Blick auf die Themen, die ab Tag eins wirklich notwendig sind.

• Ein dediziertes Projektmanagement-Team, das genügend Kapazitäten in der Projektphase gewährleistet und zu einem späteren Zeitpunkt die notwendigen Ressourcen für den ERP-Support sicherstellt.

Webhelp setzt dafür mit Workday Financial Management auf ein agiles, cloudbasiertes System. Auf wachstumsorientierte Unternehmen ausgerichtet lässt sich die Lösung einfach auf veränderte Rahmenbedingungen anpassen und erlaubt auch international schnelle Roll-outs, um unzureichende oder veraltete Bestandssysteme abzulösen. Dabei sollten nach Jelinek wichtige Anforderungen erfüllt sein: 

• Ein Bestands-Setup im Finanzwesen, wie z.B. Kontenpläne oder Reportings, müssen einfach auf zugekaufte Unternehmensbereiche übertragbar sein, um eine durchgängig einheitliche Unternehmenssteuerung sicherzustellen.

• Nach der ersten Implementierung verantworten interne Teams die Prozesse (z.B. für Kreditoren- und Debitorenprozesse) unabhängig von externen Partnern. So verbleibt Know-how im Unternehmen, was eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit und Qualität gewährleistet.   

• Benutzerfreundlich gestaltet, mit einem modernen „Look and Feel“ verkürzt Workday nicht nur Schulungszeiten, sondern schafft auch eine bessere emotionale Akzeptanz innerhalb des Teams.

Standardisierung ist für Jelinek oberstes Prinzip. Ausnahmen erzeugen nur mehr Komplexität und verlängern Roll-out-Zyklen, was wiederum die Kosten erhöht. „Bei Webhelp existiert weltweit eine klare System-Governance: Nur der System CFO und die Group Finance sind für den Betrieb und die Pflege des ERP-Systems zuständig. So entstehen bei weiteren Skalierungen keine zusätzlichen Kosten“, betont Jelinek. „Ein ERP-System muss ab Tag eins gemanagt werden und benötigt ein hoch qualifiziertes internes Support-Team, das bei zukünftigen Implementierungen Know-how bereit- und – im Hinblick auf die Personalentwicklung – eine kontinuierliche Aus- und Weiterbildung sicherstellt.“