Wie Sana bei Workday neue Maßstäbe für Arbeit setzt

Inhalt

• Use Case 1. Eingehende Daten intelligent sortieren und strukturieren
• Use Case 2. Spezialisierte Agenten gezielt einsetzen und Prozesse ausführen
• Use Case 3. Abteilungsübergreifende Kommunikation verbessern
• Use Case 4. Aktivitäten verdichten und nächste Schritte klar ableiten

Die Integration von künstlicher Intelligenz macht Unternehmen oft nicht einfacher, sondern zunächst komplexer. Mit jedem neuen Tool, mit jedem zusätzlichen Agenten wächst die Fragmentierung der Arbeitsumgebung. Systeme entstehen nebeneinander, statt zusammenzuwachsen.

Genau hier setzt Sana von Workday an. Die Plattform schafft eine einheitliche Schnittstelle, die Informationen bündelt und Prozesse gezielt automatisiert. Weniger Reibung. Mehr Überblick.

Bei Workday ist das keine Theorie. Die Teams nutzen Sana täglich. Nach der Übernahme wurde die Lösung in nur 60 Tagen in das bestehende Ökosystem integriert. Heute liegt die Akzeptanz bei 80 Prozent der 21.000 Mitarbeitenden. Jede Woche greifen mehr als 12.200 aktive Nutzer darauf zu.

Diese Umsetzung zeigt schnell konkrete Wirkung. In der Rechtsabteilung wurde die Prüfung von 1.500 Verträgen, ursprünglich auf 9.000 Stunden geschätzt, in einen skalierbaren, reibungslosen Prozess überführt. Die Analysezeit pro Vertrag sank von sechs Stunden auf 15 Minuten. Der eingesetzte KI-Agent hat den globalen Teams so mehr als 8.600 Stunden eingespart.

Auch die Produktteams haben ihre Arbeitsweise grundlegend verändert. Manuelle Datenkonsolidierung wurde durch ein automatisiertes Analysewerkzeug ersetzt, das Nutzungstrends in Sekunden sichtbar macht. Der Effekt ist direkt messbar. Bis zu zehn Stunden weniger Aufwand pro Reporting-Zyklus.

Im Vertrieb verschiebt sich der Fokus ebenfalls. Ein strategischer Agent übernimmt die Wettbewerbsbeobachtung vollständig autonom. Preisvergleiche und Marktmodellierungen entstehen in Echtzeit, ohne Abhängigkeit von externen Ressourcen.

Was hier sichtbar wird, geht über Effizienzgewinne hinaus. Ob technisches Wissen breiter verfügbar wird oder die E-Mail-Flut strukturiert wird. Sana automatisiert nicht nur Aufgaben. Die Plattform verschiebt das zugrunde liegende Betriebsmodell.

Use Case 1. Eingehende Daten intelligent sortieren und strukturieren

Der Beginn eines Arbeitstags ist oft weniger operativ als kognitiv fordernd. Informationsströme müssen gesichtet, priorisiert und eingeordnet werden. Genau hier entsteht Reibung.

George Margrove, Senior Research Expert bei Workday, nutzt dafür den WeekIQ-Agenten von Sana, eine Art digitaler Stabschef. Das System ist direkt mit seinem E-Mail-Postfach verbunden und priorisiert eingehende Informationen automatisch.

„Die Integration zwischen Sana und meinem E-Mail-System hat meine Arbeitsroutine grundlegend verändert“, sagt er.

Der Effekt zeigt sich besonders in der Vorbereitung komplexer Termine. Große Mengen an Informationen werden vorab gefiltert und verdichtet. „Sana hat es mir ermöglicht, eine riesige Menge an Informationen zu strukturieren und vor wichtigen Meetings die relevanten Schwerpunkte herauszuarbeiten, ohne jedes Dokument einzeln prüfen zu müssen.“

Dieser Use Case zeigt ein Muster, das sich im gesamten Unternehmen bestätigt. Je stärker Sana in bestehende Systeme eingebunden ist, desto höher die Akzeptanz. Konkret: Wer fünf oder mehr Anwendungen integriert, nutzt die Plattform signifikant intensiver. Der Mehrwert wächst mit der Datenbasis, auf die der Agent zugreifen kann.

Gleichzeitig verschiebt sich der Fokus der Mitarbeitenden. Weniger Zeit für administrative Aufgaben, mehr Raum für echte Wertschöpfung.

Ein Beispiel: Aktuell entsteht ein personalisierter Agent, der als virtueller Karrierecoach fungiert. Die Rolle der KI verändert sich damit grundlegend. Sie wird nicht nur zum Werkzeug, sondern zum Sparringspartner im Denkprozess.

„Ich bitte den Agenten, seine eigenen Anweisungen zu analysieren und Schwächen offenzulegen, damit er daraus bessere Ansätze entwickeln kann.“

Use Case 2. Spezialisierte Agenten gezielt einsetzen und Prozesse ausführen

Sobald die Planung abgeschlossen ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Genau hier entstehen oft Engpässe. Komplexe Projekte bringen einen hohen Dokumentationsaufwand mit sich. Entscheidungen verzögern sich, weil Informationen erst aufbereitet werden müssen.

Kyle Troyer, Integrationsberater bei Workday, setzt hier auf KI als stillen Partner im Hintergrund. Der Agent übernimmt die Verarbeitung der Rohdaten, während sich die Teams auf Steuerung und Entscheidungen konzentrieren können.

Eine zentrale Rolle spielt dabei der Sana Notetaker. Er dokumentiert nicht nur Meetings, sondern filtert relevante Entscheidungen heraus und sorgt für konsistente Protokolle.

„Das Tool wird zu einer dynamischen Wissensbasis. Entscheidungen lassen sich jederzeit gezielt abrufen“, so Kyle Troyer.

Auch Nirupama Balu, Produktmanagerin, nutzt diesen Ansatz. Indem sie zentrale Punkte bewusst mündlich formuliert, erhöht sie die Qualität der KI-generierten Zusammenfassungen. Anschließend erstellt Sana automatisch strukturierte Zwischenberichte, die direkt in die Produkt-Roadmap einfließen.

„Innerhalb einer Stunde nach einer Ausschusssitzung liegt ein konsolidierter Aktionsplan für das gesamte Team vor.“

Use Case 3. Abteilungsübergreifende Kommunikation verbessern

Kommunikation über Abteilungen und Regionen hinweg ist einer der größten Reibungspunkte in Organisationen. Unterschiedliche Sprachen, unterschiedliche Kontexte, unterschiedliche Erwartungen.

Sana reduziert genau diese Komplexität.

Isabell Moreno, technische Beraterin für Finanzintegration, nutzt den Agenten Email Ghostwriter, um mit deutsch-, französisch- und englischsprachigen Märkten zu arbeiten. Das System berücksichtigt sprachliche Nuancen und kulturelle Unterschiede. Übersetzungsaufwand entfällt. Die gewonnene Zeit fließt direkt in die Kundenarbeit.

Auch in der technischen Dokumentation verändert sich die Arbeitsweise. Elle Waters, Leiterin für Produktzugänglichkeit, verbindet Sana mit internen Wissensquellen wie Google Drive, Jira und Confluence. So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Entwicklung und Geschäftsstrategie.

Die KI übersetzt komplexe Inhalte in verständliche, handlungsorientierte Formate. Fachjargon wird zugänglich. Entscheidungen werden nachvollziehbar.

Gleichzeitig bleibt der Mensch im Loop. Ziele, Tonalität und Kontext werden bewusst vorgegeben, bevor Inhalte für unterschiedliche Zielgruppen ausgearbeitet werden.

Use Case 4. Aktivitäten verdichten und nächste Schritte klar ableiten

Am Ende eines Projekts entscheidet sich, ob aus Aktivität tatsächlich Fortschritt wird. Ohne klare Verdichtung entsteht Stillstand.

Viele Mitarbeitende nutzen Sana deshalb als zentrales Konsolidierungstool. Statt manueller Nachverfolgung entsteht eine strukturierte Übersicht über alle Maßnahmen, Entscheidungen und offenen Punkte.

Das reduziert nicht nur Aufwand, sondern auch kognitive Belastung.

August Jackson, Vice President für Global Strategic Intelligence bei Workday, setzt genau hier an. In einem Umfeld, in dem Informationen schnell veralten, nutzt er Sana, um Entwicklungen kontinuierlich einzuordnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

„Der Wert von KI liegt in ihrer Fähigkeit, Informationen zu bündeln, nicht Menschen zu ersetzen“, betont er.

Am Ende einer Produktionsphase weicht operative Hektik einer neuen Form von Kontrolle. Informationen sind geordnet, Entscheidungen nachvollziehbar, nächste Schritte klar.

Gleichzeitig beginnt im Hintergrund bereits der nächste Zyklus. Die Plattform analysiert anstehende Termine, stellt relevante Unterlagen zusammen und erstellt erste Fortschrittsberichte.

Das verändert auch den Abschluss eines Arbeitstags. Mitarbeitende können sich ausloggen, ohne offene Enden im Kopf. Nicht, weil weniger Arbeit anfällt. Sondern weil die Struktur dahinter trägt.