Bei JLL binden die HR-Führungskräfte Megan Kleinick und Jane Curran KI gezielt ein, um die Mitarbeiter-Experience und die betriebliche Effizienz zu verbessern – mit klarem Fokus auf robuste Prozesse und erstklassige Datenqualität. Sie nutzen KI-gestütztes Recruiting, um große Bewerberzahlen zu managen, und setzen zunehmend auf generative KI-Tools sowie personalisierte KI-Agenten für verschiedene HR-Funktionen.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit folgenden Themen:
In der globalen Immobilienbranche managt JLL mehr als 100.000 Beschäftigte in über 80 Ländern – und das HR-Team bildet dabei das unverzichtbare Fundament für eine positive Mitarbeiter-Experience. In diesem komplexen Umfeld wird derzeit eine KI-Transformation vorangetrieben, die von den HR-Führungskräften Megan Kleinick, Head of HR Technology, und Jane Curran, Head of HR Operations, orchestriert wird. Ihre Arbeit gewährt wertvolle Einblicke in die strategische KI-Integration – verstanden nicht als radikaler Umbruch, sondern als kontinuierliche Entwicklung, die auf grundlegenden Prinzipien und einem fundierten Verständnis menschlichen Verhaltens basiert.
„Robuste Prozesse führen zu besseren Daten – und diese wiederum zu leistungsstarker KI.“
Jane Curran
Head of HR Operations
JLL
Im Zentrum ihres Ansatzes steht ein gemeinsames Ziel: stabile Prozesse zu etablieren, die erfolgreiche Technologie-Rollouts ermöglichen. „Robuste Prozesse führen zu besseren Daten – und diese wiederum zu leistungsstarker KI“, sagt Jane Curran. Selbst fortschrittlichste KI-Tools sind nur so effektiv wie die Daten, mit denen sie arbeiten. Die HR-Funktion bei JLL geht über rein administrative Aufgaben hinaus. Es geht darum, die Mitarbeiter-Experience zu verbessern, Effizienz sicherzustellen und bei jeder Interaktion präzise Informationen zu liefern. „Wir möchten sicherstellen, dass Mitarbeiter auf Anhieb die richtige Antwort erhalten, wenn sie Fragen haben“, betont Jane. „Jetzt konzentrieren wir uns darauf, dies mithilfe von Technologie zu erreichen.“
Megan Kleinick, seit sieben Jahren bei JLL und mit umfassender Erfahrung in der Implementierung von HCM-Systemen, bringt die Technologiekompetenz in diese Partnerschaft ein. Sie verantwortete den Aufbau der internen Kompetenzen für das globale System von JLL und managt nun ein Portfolio von mehr als 30 HR-Technologien. Die Zusammenarbeit zwischen ihrem Team, das optimale Technologie entwickelt, und Janes Team, das für Akzeptanz und Enablement sorgt, bildet das Fundament ihrer Strategie.
„Wir verschmelzen zu einer Einheit, wenn es darum geht, Produkte und HR-Prozesse ganzheitlich zu betrachten“, erklärt Kleinick. Dieser kollaborative Ansatz ist entscheidend, da JLL effizient skalieren möchte. Curran ergänzt: „Unser zukünftiges Wachstum sollte durch betriebliche Effizienz entstehen – nicht durch die permanente Annahme, dass weitere Mitarbeiter eingestellt werden müssen.“ Dies unterstreicht das Anliegen, Führungskräfte zum aktiven Einsatz vorhandener Technologie zu ermutigen. „Wir haben erstklassige Technologie im Einsatz. Unsere Führungskräfte sollten also fragen: ‚Wie haben Sie heute KI eingesetzt?‘ Fördern Sie den Dialog und Ideenaustausch, um das Team zu inspirieren, neue Arbeitsweisen zu entwickeln und die verfügbare Technologie optimal zu nutzen.“
„Unsere Führungskräfte sollten fragen: ‚Wie haben Sie heute KI eingesetzt? Wie haben Sie die vorhandene Technologie für sich genutzt?“
Megan Kleinick
Director, Global HR
JLL
Die KI-Journey von JLL im HR-Bereich nahm bereits vor dem aktuellen KI-Hype ihren Anfang. Das Unternehmen investiert seit 2019 in KI-Technologie und war ein Early Adopter generativer KI. Im Jahr 2024 startete das Unternehmen mit JLL Falcon eine KI-gestützte Grundlagenplattform, die umfassende proprietäre Daten mit modernsten KI-Modellen kombiniert. Sie ermöglicht die intelligentesten und präzisesten Anwendungen und Agenten für Führungskräfte im Bereich Unternehmen und Gewerbeimmobilien.
Der erste wichtige Vorstoß in Richtung innovativer, zukunftsweisender KI-gestützter Talentakquise erfolgte mit HiredScore. Auslöser für diese Entscheidung war eine konkrete Herausforderung in Indien: ein überwältigendes Bewerberaufkommen, das es Recruitern unmöglich machte, Einstellungsprozesse zeitnah abzuschließen. Im Jahr 2021 implementierte JLL HiredScore in Indien und setzte dessen Spotlight-Funktion zur Kandidatenvorauswahl sowie Fetch zur Wiederentdeckung früherer Kandidaten ein – ein Mechanismus zur erneuten Kontaktaufnahme mit Bewerbern, die bereits im System erfasst waren und zuvor Interesse an JLL bekundet hatten.
Die erste Implementierung mit etwa 20 Recruitern lief rund ein Jahr, bevor sie schrittweise auf andere globale Regionen ausgeweitet wurde. Die umfassendere Expansion zeigte eine enthusiastische Aufnahme durch Recruiter mit positivem Feedback, was die Dynamik für einen globalen Rollout im Jahr 2022 auslöste.
Die Implementierung neuer Technologien in dieser Größenordnung macht sorgfältiges Change Management erforderlich – ein Aspekt, den Curran und Kleinick gleichermaßen hervorheben. Curran nennt „Geschwindigkeit und Skalierung des Wandels“ als entscheidende Faktoren. Während Führungskräfte auf Vorstandsebene unmittelbare Produktivitätsgewinne durch KI erwarten könnten, gibt sie zu bedenken, dass echte Skalierung deutlich mehr Zeit benötigt. Ein entscheidender Faktor liegt in der Veränderung tief verwurzelter Arbeitsgewohnheiten.
„Betriebliche Effizienz ist ein Wachstumstreiber. Wir setzen auf Spitzentechnologie, um Workflows zu optimieren und damit die Employee Experience grundlegend zu verändern.“
Jane Curran
Head of HR Operations
JLL
„Die Menschen müssen ihre Verhaltens- und Arbeitsweise ändern, um KI zu nutzen“, betont Curran. Dies widerlegt die irrtümliche Annahme, KI sei ein Substitut für menschliche Arbeitskräfte. Sie erklärt: „Jeder denkt, KI schaltet sich einfach ein und erledigt die Arbeit von selbst. Aber so funktioniert das nicht. Sie ist nur ein zusätzliches Tool, mit dem wir besser arbeiten. Wir Menschen sind Teil des Prozesses. KI funktioniert nicht ohne uns – wir müssen unseren Teil dazu beitragen.“
Für HiredScore setzte Currans Team auf kontinuierliche Kommunikation und Weiterbildung, die über den ursprünglichen Launch hinausging. Es überwachte auch die Akzeptanzraten und integrierte diese Daten in die Kennzahlen der Recruiter, teilweise mit Unterstützung von HiredScore. Kleinick stellt fest, dass die Anwenderakzeptanz für innovative KI-Tools sehr hoch ist – Anwender erwarten geradezu, neue Funktionen zu testen, sobald sie zur Verfügung stehen.
Die präzise Messung der unternehmensweiten statistischen Auswirkungen von HiredScore bei JLL bleibt zwar anspruchsvoll, doch das Anwenderfeedback fällt überwiegend positiv aus. „Unsere Recruiter sind begeistert davon. Die Zufriedenheit unter Recruitern ist hoch – würde man ihnen ein solches Tool jetzt wegnehmen, wäre das wirklich hart für sie“, berichtet Kleinick. HiredScore trug auch zur Optimierung der Anzeigenausgaben bei, da es die Wiederentdeckung früherer Kandidaten verbesserte.
Eine weitere wichtige Erkenntnis von JLL: Die anfängliche Tendenz, Recruitern zu viele Optionen anzubieten, hemmte paradoxerweise die Akzeptanz. „Wir dachten, das würde die Akzeptanz erhöhen“, erinnert sich Kleinick, „aber manchmal ist es besser, präskriptiv vorzugehen und ihnen genau zu sagen, wie sie die Lösungen optimal nutzen können.“
Für die Zukunft sehen beide Führungskräfte eine umfassende HR-Transformation durch KI voraus. Anfang 2024 führte JLL „Ask HR“ ein, ein preisgekröntes generatives KI-Tool, das sofortige Antworten auf Fragen zu HR-Richtlinien liefert. Ziel ist es, mithilfe von Automatisierung einfache Antworten zu liefern und manuelle Eingriffe bei Routineanfragen auf ein Minimum zu reduzieren. Die Zukunft des Recruitings erfordert einen stärker segmentierten Ansatz, da nicht alle Arten der Personalbeschaffung gleich sind. Dazu müssen Unternehmen KI-Lösungen und -Prozesse sowohl an Rollen mit hohem Volumen als auch an spezialisierte Führungspositionen anpassen.
Das übergeordnete Ziel ist die Entwicklung von KI-Agenten oder -Assistenten, die verschiedene HR-Funktionen intelligent unterstützen können – von der Personalbeschaffung bis zum Onboarding der Mitarbeiter. Ein weiterer Schwerpunkt ist die interne Mobilität: Mit HiredScore ermöglicht JLL seinen Mitarbeitern, Interesse an internen Positionen zu signalisieren und KI-gestützte Stellenempfehlungen zu erhalten. Ein weiterer Fokus liegt künftig auf der Kompetenzentwicklung: Mitarbeiter erhalten Unterstützung dabei, neue Skills zu identifizieren und zu erlernen, die den dynamischen Anforderungen von JLL entsprechen. Durch ihren strategischen Ansatz implementieren Megan Kleinick und Jane Curran mehr als nur Technologie: Sie schaffen aktiv die Grundlage für HR-Prozesse bei JLL, die Effizienzgewinne mit einem ausgeprägten Fokus auf Mitarbeitende verbinden.
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